Almacén de Mantenimiento: Qué es, Elementos, Claves y Más

El almacén de Mantenimiento y repuestos, suministros y artículos generales de ferretería, constituye uno de los medios más importantes del área.

Se considera importante, pues debe poder abastecer a los Talleres y Gremios con la menor demora posible; por otra parte, sus existencias deben mantenerse a un nivel económico. Luego, el almacén de Mantenimiento, debe mantener sus existencias dentro de un equilibrio entre ambos límites.

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Elementos en el Almacén de Mantenimiento

Las existencias son los elementos más primarios, y son todos los materiales y objetos almacenados.

Las existencias
El nivel de existencias del almacén se compone de elementos que se pueden agrupar en seis grandes conceptos:

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a) ferretería: son todos los elementos de uso general, cuya aplicación no sólo se dirige al trabajo en sí mismo, sino también en tareas auxiliares y complementarias (tornillos, sogas, alambres, clavos, pinturería, etc.);

b) suministros: se consideran, como tales, a todos aquellos elementos que se aplican en forma directa, pero generalizada, a todos los trabajos (combustibles, solventes, lubricantes, barras de ferrosos, caños y valvulería, bujes, chapas y planchas, etc.);

c) repuestos universales: son todos aquellos elementos de recambio que pueden aplicarse a todo tipo de maquinaria o equipo (rulemanes, sellos, juntas, crapodinas, etc.);

d) repuestos específicos: son elementos de diseño, tal que no pueden ser reemplazados por repuestos universales o suministros. Su provisión está a cargo del fabricante original o por determinados proveedores.

e) repuestos comunes: son repuestos específicos o suministros que pueden ser intercambiados entre equipos iguales o similares (motores eléctricos, reductores de velocidad, acoplamientos, etc.);

f) conjuntos: el almacén guarda también una serie de conjuntos armados, componentes de equipos. Estos conjuntos, para reponer, pueden ser nuevos o reacondicionados en los talleres propios o de
terceros.

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Claves para tener un buen almacén de mantenimiento

Pero ¿cuáles son las claves para lograr una óptima gestión de repuestos y almacén de mantenimiento? A continuación, se podrán comprobar los puntos más importantes que llevarán a una empresa a conseguir la consecución de los objetivos en este campo.

1. Contar con una alta planificación

Todo almacén de mantenimiento debe encontrarse planificado de tal forma que permita la utilización de los activos de una manera adecuada. Gracias a esta planificación, se podrá tener acceso a aquellas referencias que la empresa tiene almacenadas.

Para lograr que todos los puntos se cumplan de forma correcta, es imprescindible contar con todo el material necesario para el mantenimiento. De este modo, disponer de un proveedor de suministros industriales nos garantizará la tranquilidad de tener siempre un almacén actualizado. En relación a esto, es vital tener en cuenta el siguiente punto.

2. Inventario actualizado

El inventario es el conjunto almacenado de materiales, artículos o mercancías que podrán ser utilizados para su comercialización o para propio provecho. En este caso, reflejará el conjunto de repuestos relacionados con el mantenimiento y campo de maquinaria de la compañía. Un correcto inventario reflejará todos los movimientos que se han llevado a cabo en el almacén.

Aquí no solo se recoge la relación ordenada de bienes almacenados, sino que podemos reflejar también datos importantes del material almacenado, a través de pequeñas descripciones.

Por un lado, el ajuste del inventario permitirá atender cualquier demanda surgida de imprevisto con inmediatez. Mientras que por otro, establecerá un equilibrio entre dos intereses, los técnicos y los económicos.

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También quedarán directamente relacionadas el área ejecutiva de una empresa con el departamento de gestión de repuestos y almacén de mantenimiento. En este sentido, contar con un inventario de mantenimiento actualizado, como señalábamos más arriba, nos ayudará a la rápida resolución de problemas inesperados.

3. Herramientas de gestión del almacén de mantenimiento

Existen herramientas de software informático creadas para gestionar adecuadamente las tareas propias del área de almacenamiento. Estas herramientas nos ayudarán a administrar, con la eficiencia suficiente, los inventarios de repuestos disponibles en el almacén. También permitirán determinar varias funciones, como pueden ser el control de los repuestos más solicitados por la empresa o las rotaciones de los activos.

Los movimientos de almacén

Un almacén eficiente es un sector de servicios, dinámico y con gestión económica, a lo que debe sumarse su velocidad de repuesta, como todo otro servicio. En su funcionamiento se verifican una serie de movimientos de ingresos, salidas, eliminación y devolución
de elementos.

Por otra parte, el personal a cargo del almacén tiene importantes tareas administrativas, que hacen al control de existencias y tareas operativas.

Éstos son los movimientos que se verifican:

1. Revisión de niveles de existencia

La revisión de los niveles de existencia de un artículo (clase de material, lote de pedido económico, inventario de seguridad, etc.) la efectúa un empleado de almacén; es aconsejable que las tareas de revisión de inventario las realice:

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1) cada tres pedidos de reposición;
2) cada vez que se agoten las existencias del material;
3) anualmente para los artículos de poco movimiento.

2. Eliminación de materiales de inventario

Si después de revisar los niveles de existencia el empleado determina que no es conveniente mantener un artículo en Inventario, debe preparar un informe y enviarlo al responsable o jefe de la sección para que analice y apruebe o rechace la baja del material. Si el material es obsoleto, debería preparar un aviso de baja inmediata, con el fin de que actualicen los registros y archivos.

3. Inclusión de un nuevo artículo en el inventario

Cuando se requiere incluir un nuevo artículo en inventario, el interesado debería requerir un alta de bien al Almacén, junto con las especificaciones y planos disponibles del artículo. Se abrirá, entonces, la ficha del material.

Compras determinará los posibles proveedores, los anotará en la ficha del material y registrará en
la "Solicitud de Inclusión" el tiempo de reposición, precio del artículo y otros datos necesarios. Este último documento se enviará a Control de Inventarios para que se clasifique el artículo y se apruebe su inclusión en inventarios

4. Recepción de materiales en almacén

El empleado de almacén recibe los materiales y copias del "Informe de Recepción" y los coteja con el fin de verificar que el material recibido coincide con lo indicado en el informe. Posteriormente, y en caso de que tenga pedidos pendientes de cumplimiento, avisará al usuario la llegada de dichos artículos.

5. Retiro de materiales de almacén

Cuando se desee retirar artículos del almacén, el solicitante debe preparar un "Vale de Retiro de Materiales" y obtener la aprobación de un supervisor con firma autorizada. El vale debe entregarse al encargado de almacén, quien verificará la disponibilidad de los artículos solicitados.

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En caso de que no haya suficiente cantidad de los materiales requeridos comprobará la existencia de posibles sustitutos por medio de la Tarjeta de Existencia del material.

Los materiales se entregan al usuario y el vale se envía al empleado de Control de Inventarios para que actualice los registros perpetuos de inventario y para que solicite, cuando sea necesario, la compra o la fabricación de dichos artículos

6. Devolución de materiales de almacén

El solicitante debe llenar un "Vale de Devolución de Material" y presentarlo al encargado de almacén, quien verificará si está preparado correctamente. En caso de que exista duda sobre el buen estado del artículo, debe pedirse la intervención de un empleado de Control de Calidad, quien comprobará si el material satisface las normas de calidad de la compañía.

7. Normas mínimas de almacenaje

Para guardar un repuesto, pieza reparada o subconjunto se seguirán estas normas:

— Identificación: deberán ser perfectamente identificadas con el código de almacenes en la Tarjeta con escritura indeleble;

— Protección: las piezas almacenadas serán protegidas en parte (o totalidad) para evitar ser dañadas; se usarán grasas anticorrosivas, papel parafinado, encajonado, paletas, esqueletos, camas, etc.;

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— Localización: la determinación del lugar donde se encuentra cada pieza se podrá hacer topográficamente, es decir, siguiendo un esquema, o bien literalmente, en forma escrita.

Importancia del almacén de mantenimiento

La gestión de repuestos y almacén de mantenimiento suele ser una de las tareas principales en las que se centra el departamento de mantenimiento de cualquier corporación. Su principal objetivo es lograr la usabilidad, en el menor tiempo posible, de aquellos activos pertenecientes a la entidad.

Una óptima gestión del mantenimiento beneficia a toda empresa, ya que se reduce el tiempo en múltiples procesos, como por ejemplo, en la propia producción, al contar con un menor número de averías.

Además, también se minimizan gastos derivados de un posible derroche de materia prima innecesaria. Estos gastos pueden ser ocasionados a su vez por otros motivos, como una producción anómala e inservible de los bienes, provocada por culpa de errores de la maquinaria.

Consecuencias de su Mala Administración

En estos momentos, el almacén ha dejado de ser "un simple lugar para guardar cosas nuevas y usadas", sino que debe considerarse una verdadera área de gestión que debe manejarse como tal. Es decir, que puede llegar a constituirse, por una mala administración de las existencias, en un área que
provoque serias pérdidas.

Y éstos serían los principales motivos de mala administración de los almacenes:
— existencias en exceso: en este caso se produce una sobreinversión y la consecuente carga financiera, a lo que hay que agregar la desvalorización de existencias por obsolescencia tecnológica y envejecimiento;
— existencias en defecto: esto afecta a los programas de obras y de mantenimiento, provocando, muchas veces, altos montos por lucro cesante.

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¿Se puede tener más de un almacén de mantenimiento?

Puede ser que sea conveniente tener separados el almacén centrl de aquél destinado al Mantenimiento. Esta división podría presentar algunas ventajas, que son las siguientes:
— rápido acceso (cercanía) del personal de Mantenimiento y de los Talleres;
— menos trámites administrativos.

En cambio se pueden citar estas desventajas:
— descentralización administrativa, lo que implica una duplicación de controles posteriores;
— quizá mayor espacio necesario destinado a almacenajes y duplicación de equipos de movimiento;
— más personal.

Sin duda que es más conveniente tener un solo almacén, pero la experiencia indica que los requerimientos de las obras nuevas, obras de mejoras, el mantenimiento diario y las grandes paradas de equipos e instalaciones operativas exigen tener un almacén ordenado y dispuesto administrativa y físicamente (en uno o varios lugares de la fábrica o planta) de tal forma de satisfacer eficientemente esos requerimientos del área de Mantenimiento.

Por tal razón, en muchas firmas, el almacén general está separado del almacén destinado a los fines anteriormente citados, especialmente en los casos que existan varias plantas separadas entre sí por alguna distancia considerable.