Guía completa para usar la herramienta de personalización de Office

Hoy en día, personalizar la instalación de Microsoft Office es una necesidad real en entornos empresariales y educativos. Gracias a la Herramienta de personalización de Office, los administradores de sistemas pueden adaptar la instalación de Office a las necesidades específicas de su organización, optimizando tiempos, recursos y asegurando una configuración coherente entre dispositivos.

En esta guía completa, aprenderás cómo usar la Herramienta de personalización de Office paso a paso, qué ventajas ofrece, qué puedes modificar con ella y qué herramientas adicionales necesitas para llevar tu configuración a buen puerto. Ya seas un profesional de IT, un técnico o simplemente un usuario avanzado, esta información te ayudará a dominar este potente recurso.

¿Qué es la herramienta de personalización de Office?

La Office Customization Tool (OCT por sus siglas en inglés) es una utilidad proporcionada por Microsoft que permite crear archivos de configuración para la instalación personalizada de Office. Esta herramienta es especialmente útil en entornos corporativos o educativos, donde es frecuente necesitar una configuración específica para cientos o miles de dispositivos.

No debe confundirse con el instalador tradicional, ya que el instalador por defecto instala todas las aplicaciones y en sus configuraciones estándar. Sin embargo, al utilizar esta herramienta puedes:

• Seleccionar qué aplicaciones de Office se instalan (por ejemplo, excluir Access, Publisher o Skype).
• Definir el idioma predeterminado o múltiples idiomas.
• Establecer canales de actualización como mensual, semestral u otro.
• Aplicar automáticamente licencias y claves de producto.
• Establecer preferencias específicas como las ubicaciones de guardado, tipo de archivo predeterminado, notificaciones de macros, etc.

Otra gran ventaja es que la configuración generada se guarda como un archivo XML, que posteriormente podrás usar junto a la Herramienta de implementación de Office (Office Deployment Tool o ODT) para ejecutar la instalación de forma automatizada.

Acceso y primeros pasos con la herramienta

Para comenzar el proceso, el acceso a la herramienta de personalización de Office se realiza a través del navegador, en el sitio web oficial de Microsoft 365. Basta con buscar en tu navegador “Office Customization Tool” y acceder al primer resultado que apunta al dominio de Microsoft.

Una vez dentro del asistente, se te guiará paso a paso por los diferentes apartados de configuración para crear tu archivo personalizado. Veamos cada sección y sus posibilidades más en detalle.

Configuración de producto y versión

Lo primero que el asistente te pedirá es seleccionar la arquitectura (32 o 64 bits) y los productos que deseas incluir en la instalación. Por ejemplo, puedes elegir:

• Office 365 Apps
• Office LTSC 2021
• Visio
• Project
• Access Runtime

Aquí también se define el canal de actualización que deseas para mantener el software al día. Las opciones comunes incluyen:

• Canal mensual empresarial: actualizaciones estables mensuales.
• Canal semestral: ideal para despliegues con pruebas previas.
• Canal actual: obtención rápida de nuevas funciones.

Aplicaciones, idiomas y opciones adicionales

Tras elegir el producto, podrás seleccionar las aplicaciones específicas de Office que deseas instalar o excluir. Desde aquí es posible, por ejemplo, desmarcar Publisher o Skype si no son necesarios para tus usuarios.

En el apartado de idioma, puedes escoger uno o varios idiomas, y también activar la opción “Coincidir con el sistema operativo” para que se instalen automáticamente los idiomas configurados en el sistema del usuario.

Opciones de instalación

En esta sección puedes decidir si deseas instalar Office desde la nube (CDN de Microsoft) o desde una fuente local. Para entornos empresariales, lo más habitual es hacerlo desde un servidor propio para reducir el uso de ancho de banda externo.

También puedes decidir si la instalación será visible para el usuario, si se cerrarán aplicaciones de Office que estén abiertas y otros detalles como el bloqueo de reinicio automático si hubiese actualizaciones importantes.

Actualizaciones y mejoras

Dentro del bloque de actualizaciones, la herramienta permite configurar cómo se gestionarán las mejoras futuras del software. Puedes indicar que las actualizaciones se descarguen directamente desde la nube, desde una ubicación local compartida o a través de Configuration Manager.

Otra opción avanzada consiste en permitir la eliminación automática de versiones anteriores de Office en formato MSI. Esta funcionalidad es clave si realizas una migración desde versiones más antiguas como Office 2016 o 2013.

Licenciamiento y activación

En este apartado puedes configurar cómo se activará el producto instalado. Las opciones más comunes incluyen:

• Basado en usuario
• Basado en dispositivo
• Modo compartido para escritorios remotos o entornos de escritorio virtual

También puedes aceptar automáticamente los términos del contrato de licencia y proporcionar claves como KMS o MAK si estás usando una licencia por volumen.

Preferencias de aplicación

Uno de los elementos más potentes de esta herramienta es la capacidad de personalizar los ajustes internos de cada aplicación de Office. Desde aquí puedes establecer configuraciones predeterminadas para Word, Excel, Outlook, PowerPoint y otras.

Ejemplos comunes incluyen:

• Desactivar notificaciones de macros VBA
• Configurar las ubicaciones predefinidas para guardar archivos
• Usar formatos como .docx o .xlsx como estándar

Estas preferencias se pueden aplicar tanto en nuevas instalaciones como en instalaciones existentes.

Exportar y aplicar la configuración

Una vez definidas todas las secciones, el asistente te permitirá revisar un resumen de la configuración y luego te pedirá exportar el archivo. Este archivo se guarda en formato XML con el nombre que elijas, por ejemplo: configuration.xml.

Al exportar puedes elegir entre guardarlo localmente o directamente en la nube si estás administrando desde el centro de administración de Microsoft 365.

Aplicación de la configuración con Office Deployment Tool

La Herramienta de personalización de Office no instala directamente nada. Para usar el archivo configuration.xml, necesitas la Office Deployment Tool.

Estos son los pasos básicos:

1. Descargar la herramienta desde el sitio oficial de Microsoft.
2. Ejecutar el archivo como administrador para extraer su contenido.
3. Colocar el archivo configuration.xml en la misma carpeta que setup.exe.
4. Desde la línea de comandos, ejecutar lo siguiente:
   setup.exe /configure configuration.xml

Esto iniciará la instalación de Microsoft Office de acuerdo con las preferencias que configuraste previamente. Si, por el contrario, deseas descargar solamente los archivos de instalación desde internet a tu red local, utiliza:
setup.exe /download configuration.xml

Administrar archivos en la nube

Otra función avanzada que ofrece esta herramienta es la posibilidad de guardar tus archivos de configuración en la nube, dentro del centro de administración de Microsoft 365. Esto es útil si, por ejemplo, tienes varios perfiles de configuración según departamentos o equipos.

Desde la sección de Configuración del dispositivo en el panel de administración, podrás:

• Crear y guardar nuevos archivos
• Editar archivos existentes ya almacenados
• Duplicar archivos para crear variaciones
• Descargar o subir archivos de configuración

Casos de uso reales: Office 2019, 2021 y Office LTSC

La herramienta es compatible tanto con instalaciones tradicionales de Office 2019 o 2021 como con versiones bajo licencia por volumen como Office LTSC 2021.

Para proyectos como estos, es común preparar una carpeta de red compartida donde se almacenen:

• El archivo setup.exe
• El archivo configuration.xml
• Los archivos descargados de Office

Una vez que el entorno está completo, puedes clonar esa carpeta en múltiples dispositivos para realizar instalaciones automatizadas en toda la organización.

La herramienta de personalización de Office es un recurso esencial para cualquier administrador de sistemas que quiera tener el control absoluto sobre cómo y qué se instala en los equipos de su organización. Desde elegir qué productos incluir, cómo se actualizan, en qué idiomas, hasta establecer políticas de uso específicas, todo se puede definir con precisión. Gracias a su integración con la herramienta de implementación, esta solución resulta ideal para despliegues masivos y bien organizados. Además, al permitir guardar configuraciones en la nube y editarlas fácilmente, ofrece flexibilidad y productividad en entornos dinámicos. Si lo que deseas es dejar de ocuparte manualmente de cada instalación de Office, este es el camino.