Cómo configurar Windows Information Protection (WIP) en Windows 10 y 11

En la actualidad, la protección de la información corporativa es una prioridad clave para las organizaciones que utilizan dispositivos Windows, especialmente ante la movilidad y la mezcla de datos personales con empresariales en los equipos. Windows Information Protection (WIP) surge como una solución eficaz para asegurar los datos, limitar su uso y aplicar directivas que previenen la fuga de información, incluso cuando los empleados trabajan desde lugares remotos o mezclan su vida personal con la laboral en el mismo dispositivo.

Este artículo está pensado para ayudarte a entender, configurar y aprovechar al máximo Windows Information Protection en equipos con Windows 10 o Windows 11, tanto si gestionas un entorno empresarial grande como si simplemente necesitas proteger la información sensible de tu organización de una forma eficiente. Aquí encontrarás explicaciones claras, pasos detallados y recomendaciones prácticas, integrando toda la información relevante que ofrecen los principales fabricantes y expertos en la materia.

¿Qué es Windows Information Protection?

WIP es una funcionalidad integrada en sistemas Windows 10 y posteriores diseñada para proteger los datos corporativos frente a los riesgos de fuga o Robo, aplicando políticas automáticas sobre aplicaciones y archivos, tanto dentro de la red corporativa como fuera de ella. A través de directivas creadas por la organización, se establece qué aplicaciones pueden acceder, crear y modificar datos de empresa, diferenciando claramente entre lo personal y lo profesional, incluso en un solo dispositivo.

Esta característica es la evolución de la antigua Enterprise Data Protection (EDP), e integra de manera sencilla tanto la gestión de dispositivos móviles (MDM) como la gestión de aplicaciones móviles (MAM), permitiendo un control granular sobre el tráfico de datos, el acceso a archivos y la gestión remota de la información.

¿Para qué sirve y quién debería usar WIP?

La protección de datos mediante WIP está especialmente recomendada en empresas donde los empleados:

• Utilizan dispositivos personales y corporativos para trabajar y almacenar datos sensibles.
• Necesitan distinguir claramente entre archivos personales y de empresa.
• Requieren acceso a recursos empresariales desde distintas ubicaciones y redes.
• Es importante poder borrar de manera selectiva los datos de trabajo, sin afectar a la información personal del usuario.
• Desean auditar el uso y comportamiento sobre los datos protegidos o evitar que se compartan fuera de las aplicaciones seguras.

WIP añade una capa adicional de protección incluso cuando los datos se transfieren a otros dispositivos o medios (por ejemplo, llaves USB) y garantiza que la información de la empresa permanezca cifrada y controlada en todo momento.

Componentes esenciales de WIP y su funcionamiento

Para entender cómo funciona WIP, hay que conocer algunos conceptos clave:

• Directivas de protección: Las reglas que dicta la organización para determinar qué datos se protegen, cómo y con qué aplicaciones.
• Aplicaciones permitidas o de la lista blanca: Solo estas apps, registradas por el administrador, pueden acceder y operar sobre los archivos protegidos.
• Aplicaciones denegadas: Estas aplicaciones no tienen acceso a los datos empresariales.
• Aplicaciones exentas: Pueden leer la información de empresa, pero no modificarla ni crear nuevos datos.
• Protección de archivos y portapapeles: WIP controla si el usuario puede copiar y pegar datos protegidos a aplicaciones personales y viceversa.
• Cifrado y borrado selectivo: Si el usuario se da de baja o elimina la aplicación, es posible eliminar de forma remota toda la información empresarial del dispositivo.

Artículo relacionado:

Control inteligente de aplicaciones en Windows 11: Guía detallada para entender y activar esta protección

Modelos de implementación y experiencias de usuario

WIP puede aplicarse usando tanto MDM (Mobile Device Management) como MAM (Mobile Application Management). En un escenario típico:

• Los empleados inscriben su dispositivo en la solución de gestión de la empresa, como Microsoft Intune o System Center Configuration Manager (SCCM).
• El administrador implementa una directiva de WIP que define qué aplicaciones gestiona la organización y cómo se controlan los datos.
• Si el usuario no inscribe su dispositivo en MDM, pero utiliza aplicaciones específicas sujetas a MAM, recibirá igualmente la política sobre esas apps.

La experiencia de usuario puede variar mucho en función de los niveles de exigencia configurados en la política de WIP:

• Silencioso: WIP actúa en segundo plano, simplemente registrando todos los intentos de compartir datos de manera no autorizada, sin bloquear ninguna acción. Ideal para auditoría.
• Advertencia (Override): El usuario recibe una advertencia si intenta compartir datos empresariales de forma insegura, pero puede ignorar la advertencia y completar la acción. Todas las acciones quedan registradas.
• Bloqueo: El modo más estricto. Impide completamente que los usuarios compartan datos protegidos fuera de las aplicaciones y entornos autorizados.

El administrador puede decidir en todo momento qué experiencia quiere dar al usuario y adaptar el nivel de protección al contexto de la empresa o el tipo de información gestionada.

Elementos de configuración esenciales en una política WIP

Para llevar a cabo una implementación eficaz de Windows Information Protection, hay varios parámetros clave que deben configurarse:

• Lista de dominios protegidos: Define los dominios corporativos que serán considerados de empresa por el sistema.
• Intervalos de IP: Especifica qué rangos de IP forman parte de la red segura corporativa; esencial para diferenciar entre ubicaciones de trabajo y personales.
• Servidores proxy: Relación de servidores utilizados para los recursos empresariales, garantizando así el acceso protegido a la información en la nube.
• Recursos de la nube: Define a qué dominios o recursos en la nube se aplicarán las políticas WIP, gestionando el tráfico y el acceso a datos críticos.
• Certificado de recuperación de datos: Permite a la organización descifrar archivos protegidos en caso de emergencia o recuperación.
• Configuración de revocación de claves: Determina si, al desinscribir un dispositivo, se revocan las claves de cifrado y se bloquea el acceso a datos protegidos.

Además, WIP puede mostrar iconos de superposición sobre archivos, aplicaciones y recursos protegidos, facilitando la identificación visual para los usuarios.

Configuración paso a paso de WIP en dispositivos Windows

La configuración de WIP suele realizarse a través de soluciones centralizadas de gestión, ya sea mediante MDM, MAM o el uso de archivos XML de AppLocker para definir listas de aplicaciones. Los pasos básicos son:

1. Planificación y definición de directivas: Determina qué información se va a proteger, qué aplicaciones estarán permitidas y el nivel de protección deseado.
2. Creación del certificado de recuperación: Es indispensable generar y almacenar de forma segura el certificado que permitirá a la empresa recuperar datos cifrados en caso necesario. Puede hacerse, por ejemplo, ejecutando el comando cipher /r:ESFDRA en un equipo Windows, lo que genera los archivos .cer y .pfx protegidos por contraseña.
3. Configuración de directivas en la consola de administración: Según la solución elegida (Intune, Citrix XenMobile, BlackBerry UEM, etc.), accede al panel de directivas y define parámetros como dominios, intervalos de IP, recursos en la nube y servidores proxy.
4. Asignación de aplicaciones: Usa AppLocker o el sistema propio de la plataforma para incluir o excluir aplicaciones. Las apps listadas como permitidas podrán crear, editar y leer datos de empresa; las denegadas quedarán excluidas completamente y las exentas solo podrán consultar la información.
5. Distribución e inscripción de dispositivos: Los usuarios inscriben sus equipos en el sistema y reciben automáticamente la configuración de protección.
6. Pruebas y validación: Es fundamental probar que la política funciona según lo esperado: que los archivos personales y de empresa se diferencian correctamente, y que la protección no interfiere con el uso normal del dispositivo.

Esta estructura permite un control total sobre la información sensible y ayuda a mantener a salvo los datos de empresa en diferentes escenarios de trabajo, incluyendo el teletrabajo y el BYOD (Bring Your Own Device).

Casos particulares y escenarios de uso avanzados

Algunas aplicaciones populares, como Dropbox Business, son compatibles con WIP. Si la app está incluida en la lista de permitidos de la política, todos los archivos sincronizados en la cuenta empresarial estarán protegidos de manera automática.

En cambio, WIP no se integra con cuentas personales, así que sólo las cuentas de equipo o empresariales pueden beneficiarse de la protección. Además, si la política bloquea la sincronización de archivos a dominios no autorizados, esa información no se descargará ni estará disponible para usuarios no permitidos, asegurando la confidencialidad incluso si se intenta acceder desde fuera del entorno empresarial.

Para desarrolladores y empresas que crean aplicaciones personalizadas, es importante tener en cuenta lo siguiente:

• Si la app se utiliza tanto para fines personales como de empresa, conviene habilitarla para distinguir de forma inteligente ambos tipos de datos, usando las API de WIP proporcionadas por Microsoft.
• Si es una aplicación puramente empresarial, se puede declarar directamente como habilitada para la empresa.
• En el caso de apps de escritorio tradicionales, no siempre es necesario habilitar WIP, pero sí es recomendable probar si funcionan correctamente bajo la política, evitando cifrar accidentalmente archivos personales del usuario.

Ejemplos prácticos de configuración XML de aplicaciones permitidas y denegadas

La asignación de permisos a aplicaciones puede hacerse de forma detallada mediante estructuras XML como las que utiliza Microsoft AppLocker o las consolas de administración de Citrix y BlackBerry. Por ejemplo, se pueden definir reglas para:

• Permitir todos los archivos de una determinada ruta ejecutable.
• Denegar específicamente la ejecución de ciertos programas, como WordPad, basándose en el nombre del editor y la ubicación.
• Permitir selectivamente aplicaciones como Notepad.

Un ejemplo de regla sería:

<FilePathRule Name="(Default Rule) All files" ... Action="Allow"> ... </FilePathRule>
<FilePublisherRule Name="WORDPAD.EXE ..." Action="Deny"> ... </FilePublisherRule>
<FilePublisherRule Name="NOTEPAD.EXE ..." Action="Allow"> ... </FilePublisherRule>

Estas configuraciones permiten una customización total de qué herramientas pueden interactuar con los archivos de empresa, bloqueando automáticamente el uso de aquellas que puedan suponer una vulnerabilidad o no sean aprobadas.

Consejos de mantenimiento y mejores prácticas con WIP

Para lograr una implementación exitosa, es recomendable tener en cuenta los siguientes consejos:

• Revisa periódicamente la lista de aplicaciones permitidas y denegadas. La tecnología avanza rápido y pueden aparecer nuevas versiones o software no contemplado inicialmente.
• Asegúrate de que el certificado de recuperación se mantiene actualizado y seguro. Es la única vía para recuperar datos protegidos si ocurren problemas graves o se pierde el acceso a un dispositivo.
• Comunica a los usuarios las políticas de uso y las consecuencias de intentar compartir datos fuera de los canales autorizados. La formación es clave para evitar errores y fugas accidentales.
• Utiliza los informes de auditoría para detectar patrones de comportamiento anómalos o posibles intentos de exfiltración de datos.
• Adapta los niveles de protección según el contexto, el perfil de los usuarios y la sensibilidad de los datos. No todas las áreas de la empresa requieren el mismo nivel de bloqueo, y una política demasiado restrictiva puede afectar a la productividad.

La correcta administración y actualización de las políticas de WIP garantiza que los dispositivos Windows estén siempre protegidos, incluso en escenarios complejos como el teletrabajo, el uso compartido de equipos o la integración con soluciones cloud y de almacenamiento externo. Para profundizar en distintos aspectos de la gestión de dispositivos y protección de recursos, puedes consultar nuestra sección de diagnóstico y visor de eventos en Windows 11.

Aplicando de manera adecuada las funcionalidades de Windows Information Protection, las empresas logran un equilibrio entre seguridad y usabilidad, permitiendo a los empleados trabajar de forma productiva y segura, con la tranquilidad de que la información vital del negocio permanece bajo control en todo momento.

Isaac

Redactor apasionado del mundo de los bytes y la tecnología en general. Me encanta compartir mis conocimientos a través de la escritura, y eso es lo que haré en este blog, mostrarte todo lo más interesante sobre gadgets, software, hardware, tendencias tecnológicas, y más. Mi objetivo es ayudarte a navegar por el mundo digital de forma sencilla y entretenida.