Verifactu retrasa su obligación y reabre el debate sobre la factura electrónica

El Gobierno ha decidido dar un año más de margen a empresas y profesionales antes de hacer obligatorio Verifactu, el nuevo sistema de control de facturación diseñado por la Agencia Tributaria. El cambio llega a pocas semanas de la fecha prevista y supone un respiro para miles de pymes y autónomos que aún no habían adaptado sus programas de facturación.

Con esta decisión, el Ejecutivo intenta rebajar la tensión generada en el tejido empresarial por la cercanía de los plazos y, al mismo tiempo, ganar tiempo para una implantación más ordenada de una normativa compleja que afecta de lleno a la digitalización de los procesos de facturación en España.

Qué es exactamente Verifactu y qué persigue

Verifactu es el nombre con el que se conoce al reglamento que fija las normas técnicas que deben cumplir los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soportan la facturación de empresarios y profesionales. Nace de la Ley de prevención y lucha contra el fraude fiscal y se desarrolla a través del Real Decreto 1007/2023.

La idea de fondo es sencilla: cada vez que se emita una factura, el software deberá generar un registro de facturación con una especie de “huella digital” del documento, que no pueda ser manipulado ni borrado. Ese registro debe cumplir un formato estándar, como un archivo XML, permitir su almacenamiento seguro y, en su caso, enviarse automáticamente a la Agencia Tributaria (AEAT).

En la práctica, los programas de facturación tendrán que crear un archivo asociado a cada factura, incorporar un código QR que permita acceder a determinados datos fiscales y asegurar la trazabilidad de los pagos. Con ello se busca cerrar la puerta al llamado “software de doble uso”, que facilita la ocultación de ingresos y alimenta la economía sumergida.

A partir de la aplicación de la norma, las empresas dispondrán de dos vías principales: conservar esos registros en sus propios sistemas, para aportarlos cuando Hacienda los solicite, o acogerse a la modalidad Verifactu en sentido estricto, en la que el software envía automáticamente los datos a la AEAT, que pasa a custodiar esa información en tiempo real.

Nuevas fechas: un año más de margen para empresas y autónomos

El real decreto ley aprobado por el Consejo de Ministros incorpora una nueva prórroga en la entrada en vigor de Verifactu. El calendario queda ahora así: las entidades que tributan por el Impuesto sobre Sociedades -es decir, empresas de cualquier tamaño, así como fundaciones, asociaciones y otros sujetos pasivos- tendrán hasta el 1 de enero de 2027 para tener operativo el sistema.

Para el resto de afectados que utilicen programas de facturación, fundamentalmente autónomos y pequeñas empresas que no tributan por sociedades pero sí realizan actividades económicas, la obligación arrancará el 1 de julio de 2027. Se amplía, por tanto, doce meses el plazo que estaba vigente hasta ahora.

El recorrido de las fechas ha sido accidentado. La normativa se empezó a perfilar en 2021, el reglamento se aprobó en 2023 y la primera hoja de ruta fijaba julio de 2025 como punto de partida. Posteriormente se retrasó a enero y julio de 2026, según el tipo de contribuyente, y ahora se añade un segundo aplazamiento que empuja todo a 2027.

En la propia exposición de motivos del decreto ley se alegan dos grandes razones para este nuevo retraso: la necesidad de adaptar los sistemas informáticos de facturación y el objetivo de asegurar una implantación “ordenada y homogénea” en el conjunto del tejido productivo. Hacienda asume de esta forma que buena parte de las empresas no iba a llegar a tiempo a la anterior fecha límite.

El Ministerio de Hacienda, además, insiste en que este margen extra debe servir para que las compañías mejoren su preparación y para que los desarrolladores de software ajusten sus productos a los requisitos técnicos, evitando una transición precipitada que podría haber generado errores, sanciones y más confusión.

A quién afecta Verifactu y quién queda fuera

El sistema se aplicará a todos los empresarios y profesionales, tanto personas físicas como jurídicas, así como a entidades sin personalidad que desarrollen actividades económicas y estén sujetas al IRPF, al Impuesto sobre Sociedades o al Impuesto sobre la Renta de no Residentes mediante establecimiento permanente en España, siempre que estén domiciliados en territorio de régimen común.

Quedan excluidos, por tanto, los contribuyentes residentes en el País Vasco y Navarra, que cuentan con haciendas forales y normativa propia, así como las empresas ya adheridas al Suministro Inmediato de Información (SII), el sistema por el que ciertas compañías remiten sus libros de IVA casi en tiempo real a la Agencia Tributaria.

Otro bloque que, de momento, se mantiene al margen es el de las pymes y autónomos que no utilizan software de facturación en sentido estricto y continúan emitiendo facturas manualmente o con documentos simples elaborados en procesadores de texto como Word o Excel, sin automatismos ni integraciones.

Sin embargo, el límite no está tanto en la herramienta como en el uso que se hace de ella. En cuanto se incorporan funciones automáticas -control de numeración, fórmulas para totales e impuestos, generación de libros de facturas, macros o exportación sistemática de datos- ese entorno pasa a considerarse un Sistema Informático de Facturación (SIF) y deberá ajustarse a los requisitos de Verifactu a partir de la fecha obligatoria.

Asociaciones profesionales y colegios de gestores recuerdan que la intención es que el sistema se aplique a quienes ya operan con herramientas digitales para emitir sus facturas. Aun así, advierten de que muchos pequeños negocios que hoy trabajan de forma manual probablemente acabarán digitalizándose en pocos años, por lo que el alcance real de Verifactu puede ir creciendo con el tiempo.

Relación entre Verifactu y la futura factura electrónica obligatoria

En paralelo a Verifactu, el tejido empresarial se enfrenta a otro cambio relevante: la implantación de la factura electrónica obligatoria en las operaciones entre empresas y autónomos. Esta medida deriva de la Ley Crea y Crece, aprobada en 2022, y aún está pendiente del desarrollo reglamentario por parte del Ministerio de Economía.

Expertos en fiscalidad y asesoría empresarial subrayan que se trata de dos normativas distintas, con objetivos complementarios pero no idénticos. Verifactu pone el foco en la seguridad, la integridad y la trazabilidad interna de las facturas, mientras que la obligación de facturación electrónica se orienta a la interoperabilidad entre empresas y al control de las transacciones comerciales.

Adaptarse a Verifactu, por tanto, no sustituye la futura obligación de emitir factura electrónica, aunque sí puede facilitar el camino. Quienes avancen ya en la implantación de software certificado y procesos digitales estarán en mejor posición cuando se concreten los plazos y requisitos técnicos de la e-factura, previstos también para los próximos años.

Desde el ámbito de las soluciones tecnológicas se insiste en que las empresas que retrasen la adaptación “hasta el último momento” corren el riesgo de perder competitividad, especialmente si sus competidores ya trabajan con sistemas que agilizan la gestión, mejoran el control interno y reducen errores en la facturación.

Aunque el calendario definitivo de la factura electrónica aún no está cerrado, las previsiones manejadas por el sector apuntan a que su obligatoriedad llegará de forma escalonada y se solapará en el tiempo con la plena implantación de Verifactu, lo que obligará a muchas compañías a planificar con antelación sus proyectos de digitalización.

Herramientas disponibles: entre la app gratuita de Hacienda y el software privado

Para facilitar el cumplimiento de la normativa, la Agencia Tributaria pondrá a disposición de los contribuyentes una aplicación gratuita de facturación adaptada a Verifactu, especialmente pensada para autónomos y pequeñas empresas que no quieran invertir en soluciones de pago ni realizar desarrollos complejos.

Esta herramienta oficial permitirá emitir facturas verificables, generar los correspondientes registros de facturación y, en su caso, remitir la información a la AEAT sin coste adicional. De esta forma, Hacienda intenta rebajar una de las principales preocupaciones del colectivo de autónomos: el impacto económico de la transición a sistemas certificados.

Al margen de la solución pública, el mercado ya ofrece una amplia gama de programas de facturación privados adaptados o adaptables a Verifactu. Suelen integrarse con otros módulos de contabilidad, inventario o gestión empresarial, y están orientados tanto a pymes como a compañías de mayor tamaño.

Estos productos privados ofrecen funcionalidades adicionales -analítica fiscal, cuadros de mando, automatización de tareas administrativas o integraciones con bancos y plataformas de cobro-, pero su coste varía en función del número de usuarios, el volumen de facturas y los servicios asociados. Diversos estudios y patronales apuntan a que una parte de los empresarios prevé invertir entre 1.000 y 6.000 euros en adaptación de software y equipos.

En cualquier caso, las asociaciones de asesores fiscales y gestores administrativos reclaman que se aproveche la prórroga para clarificar con detalle qué sujetos están realmente obligados, cómo será la transición para quienes ya utilizan determinadas herramientas y qué soporte recibirán los negocios con menos recursos y menor nivel de digitalización.

Motivos del aplazamiento y contexto político

El nuevo retraso de Verifactu llega en un contexto político delicado. El real decreto ley que recoge la prórroga forma parte de un paquete de medidas con el que el Gobierno busca cumplir compromisos pendientes con Junts, según ha admitido el propio presidente del Ejecutivo en una entrevista radiofónica.

El texto normativo justifica formalmente la ampliación del plazo por la necesaria adecuación técnica de los programas de facturación y la voluntad de evitar un despliegue precipitado que pudiera generar incidencias masivas. Sin embargo, el componente político es evidente: la demanda de más tiempo para pymes y autónomos era una de las reclamaciones trasladadas desde el tejido empresarial catalán y recogida por la formación independentista.

En rueda de prensa posterior al Consejo de Ministros, la portavoz del Gobierno ha subrayado que la prórroga es una medida “especialmente relevante” para pequeñas y medianas empresas y trabajadores por cuenta propia, aliviando la presión que suponía arrancar el año con una obligación para la que muchos no estaban preparados.

Fuentes del Ministerio de Hacienda recuerdan que la estimación inicial de la Agencia Tributaria era que en torno a dos millones de empresas que tributan por Impuesto sobre Sociedades y unos 2,4 millones de autónomos debían incorporarse al sistema en las fechas ahora pospuestas. La realidad es que, según algunos estudios sectoriales, solo una minoría había completado la implantación.

Al mismo tiempo, el Gobierno vincula la medida con otras decisiones orientadas a facilitar el cumplimiento de las obligaciones fiscales y dar mayor flexibilidad a las administraciones públicas en el uso de su superávit para determinadas inversiones financieramente sostenibles, aunque estas cuestiones quedan más alejadas del día a día de pymes y autónomos.

Reacciones de autónomos, pymes y patronales

La prórroga ha tenido un recibimiento dispar, aunque en general predomina el alivio entre los colectivos más directamente afectados. Patronales y asociaciones de autónomos llevaban semanas reclamando abiertamente el aplazamiento, argumentando que la mayoría de pequeños negocios no llegaba a tiempo.

Desde la Federación Nacional de Asociaciones de Trabajadores Autónomos (ATA) se ha calificado la medida como un “alivio para los autónomos”, que venían manifestando su cansancio ante lo que consideran una sucesión de nuevas cargas, trámites y obligaciones en un contexto económico todavía incierto. Su presidente venía advirtiendo de que muchos profesionales “no estaban preparados” para el salto.

Otras organizaciones empresariales, como la patronal Cepyme o la catalana Pimec, también habían pedido una moratoria adicional, poniendo el foco en el coste económico y organizativo que supone la adaptación a un nuevo entorno digital de facturación. Sectores como panaderías, carnicerías o pescaderías reclamaron de forma conjunta que se tuviera en cuenta la realidad de los negocios de carácter artesano y tradicional, en su mayoría microempresas con recursos muy limitados.

La Unión de Profesionales y Trabajadores Autónomos (UPTA), por su parte, ha sido más crítica con el vaivén normativo. Su presidente considera que anunciar fechas y luego echarse atrás genera desconfianza y alimenta la sensación de inseguridad jurídica entre los profesionales, que no saben a qué atenerse ni cuándo deben realizar determinadas inversiones.

Desde el Consejo General de Gestores Administrativos se valora positivamente el respiro que proporciona la prórroga, pero se advierte de que solo tendrá sentido si se aprovecha para “hacer bien lo que no se ha hecho hasta ahora”: delimitar con precisión el ámbito subjetivo de la norma, ordenar su implantación y evitar que el mercado vuelva a verse envuelto en una oleada de dudas e interpretaciones contradictorias.

Ámbito antifraude, control de ingresos y posibles sanciones

Verifactu se enmarca dentro de la estrategia de Hacienda para combatir el fraude tributario y reducir la economía sumergida asociada a la manipulación de facturas y registros de venta. El objetivo es impedir que se oculten ingresos mediante programas que permiten alterar o borrar apuntes sin dejar rastro.

El sistema obliga a que los programas de facturación funcionen bajo criterios de autenticidad, integridad y trazabilidad, de forma que cualquier modificación de una factura se haga, si procede, mediante una factura rectificativa vinculada a la original y quede todo perfectamente documentado.

Algunos expertos matizan que la eficacia de Verifactu tiene un límite evidente: allí donde directamente no se emite factura, la herramienta pierde su utilidad. Es el caso de ciertos nichos de actividad en los que una parte del fraude se produce precisamente por la ausencia de documentación, algo que el sistema no puede resolver por sí solo.

En todo caso, el nuevo marco normativo no altera de por sí la fiscalidad aplicable -los tipos de IVA o las reglas de liquidación de impuestos se mantienen-, pero sí permite a la Administración conocer con mayor detalle y rapidez los ingresos de profesionales y empresas que utilicen estos sistemas.

El incumplimiento de los requisitos puede acarrear sanciones significativas, que en determinados supuestos pueden alcanzar hasta 50.000 euros. De ahí la importancia de que la adaptación a Verifactu se haga con tiempo, con asesoramiento adecuado y verificando que el software elegido cumple con las especificaciones técnicas fijadas en el reglamento.

Con el nuevo aplazamiento, empresas y autónomos ganan tiempo, pero también se enfrentan al reto de no posponer indefinidamente una adaptación que tarde o temprano llegará: Verifactu, la futura factura electrónica obligatoria y el uso creciente de software certificado marcan un rumbo claro hacia una fiscalidad cada vez más digitalizada, en la que la planificación y la información serán claves para evitar sustos de última hora.