Formatos de Word explicados: guía detallada de extensiones y usos

En el ecosistema actual de la ofimática, conocer los formatos de archivo compatibles con Microsoft Word es algo que puede ayudarte a trabajar mejor, compartir documentos sin problemas y solucionar cualquier eventualidad relacionada con la edición, compatibilidad o recuperación de archivos. Aunque la mayoría utilizamos Word en nuestro día a día, muchos no somos conscientes de la variedad de formatos que existen y las diferencias clave entre ellos. Incluso cuando hablamos de archivos tan conocidos como .doc y .docx, hay matices y cambios que pueden marcar la diferencia dependiendo del uso y la aplicación concreta.

En este artículo vamos a desgranar y explicar con todo lujo de detalles cada uno de los formatos de archivo que puedes encontrar y utilizar en Word. Nos detendremos en las extensiones más habituales y aquellas menos conocidas que pueden resultar muy útiles en contextos específicos, desde plantillas automatizadas y formatos compatibles con otros sistemas, hasta opciones ideales para impresión o archivo seguro. Si alguna vez te has preguntado qué diferencia hay entre .dotx y .dot, para qué sirve un .pdf al guardarlo desde Word o cuándo es recomendable usar .rtf o .xml, este es tu artículo.

¿Por qué existen tantos formatos en Word?

Cada formato de archivo define cómo se almacenan y organizan los datos de un documento. No todas las aplicaciones pueden leer todos los formatos, y algunos solo permiten acceder a ciertas partes del archivo (por ejemplo, el texto sí pero el formato no). Microsoft Word, desde sus primeras versiones, apostó por tener formatos propios capaces de almacenar no solo texto sino también estilos, imágenes, tablas y todo tipo de objetos. Sin embargo, la evolución de la informática, los estándares abiertos y la interoperabilidad han dado lugar a una amplia gama de extensiones, cada una pensada para un uso específico.

El avance desde formatos binarios antiguos hasta los actuales formatos basados en XML ha supuesto mejoras en cuanto a compatibilidad, seguridad, tamaño y recuperación de documentos. También ha facilitado la integración con otras suites ofimáticas, sistemas operativos alternativos y procesos automatizados.

Formatos nativos de Word: .doc y .docx

Durante muchos años, el formato por defecto de Word fue el .doc. Este formato binario, reconocido por casi todas las suites ofimáticas desde los años 80, permitía almacenar texto con formato, imágenes y otros elementos. Era el estándar de facto para cualquier documento de texto con formato en el entorno empresarial y educativo.

Sin embargo, a partir de Office 2007, Microsoft introdujo un nuevo estándar basado en XML denominado .docx. Este cambio respondía a la necesidad de adaptarse a los estándares abiertos y mejorar la interoperabilidad entre diferentes plataformas y programas. La X en .docx viene precisamente de XML (eXtensible Markup Language).

• .doc: Formato binario, compatible con versiones antiguas de Word y otras suites. Menos eficiente en tamaño y menos seguro ante corrupción de archivos.
• .docx: Formato moderno basado en archivos comprimidos ZIP que contienen datos en XML. Ocupa menos espacio (hasta un 75% menos en muchos casos), mejora la recuperación de archivos dañados al dividir el contenido de forma modular, y permite nuevas funciones como autoguardado, comprobaciones de accesibilidad y mayor privacidad (eliminación de datos personales y facilidad para detectar macros).

Actualmente, Word sigue permitiendo abrir y guardar ambos formatos, aunque el uso de .docx es el recomendado por ser más eficiente y compatible.

Formatos de plantilla: .dot, .dotx, .dotm

En el mundo profesional y de la empresa, las plantillas son esenciales para crear documentos uniformes como facturas, cartas, formularios o documentos legales. Word dispone de varios formatos para estos casos:

• .dot: Plantilla tradicional en formato binario. Compatible con versiones antiguas de Word. Al crear un documento desde una plantilla .dot, se generan nuevos archivos independientes con la configuración de la plantilla.
• .dotx: Evolución moderna de las plantillas, basada en OpenXML. Más segura frente a corrupciones, tamaño más pequeño y mayor portabilidad. Es el formato recomendado para plantillas desde Office 2007 en adelante. Permite aprovechar todas las ventajas del formato .docx en cuanto a modularidad y compatibilidad.
• .dotm: Similar a .dotx pero con la capacidad de incluir macros, es decir, automatizaciones programadas en VBA que te permiten tareas repetitivas o procesos avanzados dentro de los documentos generados.

El uso de plantillas .dotx o .dotm facilita crear documentos consistentes con márgenes, estilos, logotipos, encabezados y pies de página predefinidos, algo imprescindible en entornos corporativos o académicos.

Formatos habilitados para macros: .docm y .dotm

En ocasiones, necesitamos documentos que no solo guarden información, sino que permitan automatizar tareas o incluir pequeñas aplicaciones internas. Los formatos .docm y .dotm están pensados para esto. Su principal diferencia respecto a .docx y .dotx es que permiten almacenar código VBA (Visual Basic for Applications) y hojas de macros de versiones antiguas.

• .docm: Documento estándar de Word con la capacidad de ejecutar macros.
• .dotm: Plantilla de Word con soporte para macros, ideal para crear documentos repetitivos con funcionalidades automáticas.

Es importante saber que el uso de macros puede suponer un riesgo de seguridad si se ejecutan archivos de fuentes no confiables. Siempre hay que comprobar el origen antes de habilitar el contenido.

Formatos para intercambio y compatibilidad: .odt, .rtf, .txt, .pdf, .xml

Word no vive aislado, y en muchas ocasiones es fundamental compartir archivos con personas que utilizan otros programas. Aquí entran en juego varios formatos estandarizados:

• .odt: Formato OpenDocument, utilizado por OpenOffice, LibreOffice, Google Docs y otras suites alternativas. Es una opción cuando necesitamos asegurar compatibilidad con software libre. Aunque Word permite abrir y guardar en este formato, algunas características avanzadas pueden no transferirse correctamente o perderse.
• .rtf (Rich Text Format): Permite guardar documentos con formato básico (negrita, cursiva, tablas sencillas), compatible con la mayoría de editores de texto. Es útil cuando trabajamos en entornos heterogéneos pero no almacena funciones avanzadas ni objetos complejos.
• .txt: Formato de texto plano sin formato, ideal para eliminar todo rastro de estilos, imágenes y objetos. Existen distintas variantes según sistema operativo (Windows, Macintosh, MS-DOS, Unicode). Es el más sencillo y universal de todos.
• .pdf (Portable Document Format): Utilizado para documentos que requieren conservar el aspecto original tanto en pantalla como en impresión. Los archivos PDF no pueden modificarse fácilmente y son ideales para compartir información definitiva, folletos, contratos firmados electrónicamente o documentos para imprenta. Word permite generar PDFs directamente.
• .xml: XML es un formato de datos estructurados que permite la integración con otros sistemas y la manipulación automatizada del documento. Hay variantes específicas como «Hoja de cálculo XML 2003» para Excel, pero también Word puede exportar parte del contenido en XML para procesos de automatización o integración con bases de datos.

Estos formatos se adaptan a distintos escenarios, desde la máxima compatibilidad y simplicidad (.txt), hasta la conservación total del formato y la inalterabilidad (.pdf).

Formatos web y de archivo único: .htm, .html, .mht, .mhtml

A veces necesitamos publicar documentos de Word en Internet o enviar archivos que lo contengan todo en un único archivo. Para estos casos existen varios formatos de exportación:

• .htm, .html: Permiten guardar el documento como página web. El resultado puede ser una carpeta (con el archivo .htm o .html y todos los recursos asociados: imágenes, scripts, sonidos, etc.)
• .mht, .mhtml: Variante de archivo web «de un solo archivo» que empaqueta todos los elementos (texto, imágenes, scripts) en un único archivo, facilitando el envío por email o almacenamiento.

Estos formatos son muy útiles para publicar contenidos en intranets, webs o compartir información de forma visualmente fiel pero fuera del entorno de Word.

Formatos para impresión, archivo y datos: .xps, .csv, .xml, .wps y otros

No todos los archivos generados con Word están pensados para ser editados. Algunos formatos están orientados a archivado, impresión profesional o integración con otras aplicaciones:

• .xps (XML Paper Specification): Alternativa a PDF desarrollada por Microsoft. Permite conservar el formato exacto al imprimir o ver el documento en pantalla; los datos no se modifican fácilmente y se asegura la fidelidad del contenido.
• .csv (Comma Separated Values): Aunque más habitual en Excel, Word puede exportar tablas simples en este formato que utiliza «comas» para separar los valores, facilitando el intercambio de datos con bases de datos o programas de contabilidad. Hay variantes para Windows, Macintosh y MS-DOS.
• .wps: Antiguo formato de Microsoft Works, menos habitual hoy día pero aún reconocido por Word para compatibilidad con documentos muy antiguos.
• .xml: Ya comentado antes, usado para datos estructurados y automatización.

En entornos empresariales y administrativos, contar con estas opciones permite satisfacer requisitos legales, técnicos o de interoperabilidad.

Formatos complementarios de Excel y Word: relación y compatibilidad

Cuando hablamos de Word no podemos olvidar que muchas veces los formatos de archivo se solapan con Excel y otras aplicaciones de Office. Por ejemplo, archivos como .xlsx, .xls, .xlsm, .xltx, .xltm, .xlsb, .xps, .dbf, .dif, .ods, .prn, .slk aportan compatibilidad entre hojas de cálculo y procesadores de texto. Esto permite flujos de trabajo mixtos, como incrustar una tabla de Excel en un documento Word o importar datos desde otros sistemas.

• .xlsx: Formato de libro de Excel basado en XML, no almacena macros.
• .xlsm: Igual que .xlsx pero con soporte para macros.
• .xlsb: Formato binario de Excel para mayor rendimiento en archivos grandes.
• .ods: Igual que en Word, formato de hoja de cálculo OpenDocument.
• .csv, .xml: Compatibles entre aplicaciones para intercambio de datos.

Si bien Word no puede abrir directamente todos estos formatos, sí reconoce los más comunes y permite la importación sencilla de datos y objetos. Para ampliar conocimientos sobre la gestión de estos formatos, puedes consultar cómo convertir una tabla de Word.

Diferencias, pérdidas de formato y limitaciones conocidas

Convertir entre formatos diferentes puede conllevar pérdidas de funcionalidad. Por ejemplo, guardar un documento con tablas, imágenes y estilos avanzados en .txt o .csv eliminará todo el formato y dejará solo el texto plano. Lo mismo ocurre al guardar como .odt si se están usando funciones muy específicas de Word que no existen en OpenOffice o LibreOffice. Es fundamental conocer las limitaciones de cada formato y elegir el adecuado para cada necesidad.

• Al exportar a .pdf o .xps se obtiene un archivo «cerrado» que no es editable salvo con herramientas específicas.
• El formato .docx es el más versátil y seguro para uso general.
• Las plantillas .dotx y .dotm facilitan la estandarización de documentos en empresas.
• El uso de .odt puede generar incompatibilidades si se utilizan funciones avanzadas de Word.

Compatibilidad de Word Online y versiones alternativas

Word Online y otras versiones web o móviles no ofrecen soporte total para todos los formatos tradicionales, aunque sí cubren los principales (.docx, .doc, .pdf, .rtf, .odt, .txt, .html). Para acceso a formatos menos habituales o funciones avanzadas, suele ser necesario acudir a la versión de escritorio. Esto es importante en entornos colaborativos o educativos donde se trabaja desde la nube.

Evolución y futuro de los formatos de archivo en Word

Microsoft ha apostado desde hace años por los formatos basados en XML, abiertos y normalizados, lo que asegura la compatibilidad futura y la interoperabilidad con otras aplicaciones. No obstante, el soporte para formatos antiguos sigue presente para garantizar la apertura de documentos históricos, algo fundamental en empresas y organizaciones con archivos de larga duración.

Conocer todos estos formatos, sus ventajas, limitaciones y aplicaciones, es clave para aprovechar al máximo las capacidades de Word y evitar problemas de compatibilidad, seguridad o pérdida de información. Elegir el formato adecuado es una decisión estratégica según la finalidad del documento, su destinatario y el uso previsto. Ya sea para edición colaborativa, impresión profesional, archivado o integración con otras plataformas, Word ofrece una gama completa de formatos para cualquier situación.

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