Qué hacer si no puedes pegar contenido externo en Microsoft Office

¿Te has topado alguna vez con el incordio de intentar copiar información de otra aplicación a Word, Excel o cualquier otra herramienta de Microsoft Office y ver que no sucede nada? Puede parecer increíble que una función tan básica falle, pero la realidad es que puede ocurrir por muchos motivos y no siempre es sencillo averiguar el porqué.

En este artículo desgranamos de arriba abajo todas las causas, escenarios y soluciones posibles cuando copiar y pegar contenido en Office o desde una aplicación externa no funciona. Da igual si usas Word, Excel, PowerPoint o la versión web, aquí vas a encontrar respuestas muy claras, ordenadas y prácticas para todos los perfiles.

¿Por qué no puedo pegar contenido de una aplicación externa a Office?

Las causas que pueden provocar que no puedas pegar contenido en Office son muy variadas y van desde pequeños bloqueos puntuales del portapapeles hasta configuraciones de seguridad, errores en la instalación, incompatibilidad de formatos, conflictos con programas instalados o problemas en el propio sistema operativo.

• Formatos incompatibles: El contenido que copias desde otras aplicaciones (como navegadores, PDFs, u otros programas de ofimática) puede tener un formato que Office no reconoce o no puede interpretar correctamente. Por ejemplo, copiar una tabla de un PDF o un contenido enriquecido de una web puede perder el formato al pegarse o ni siquiera dejarte hacerlo.
• Protección del documento: Si el documento de Word, Excel o PowerPoint está protegido, puedes encontrar bloqueada la función de pegar para evitar modificaciones no deseadas.
• Limitaciones del portapapeles: El portapapeles de Windows se puede saturar, quedar bloqueado por un programa o seguir guardando el contenido anterior sin actualizarse.
• Errores de Office o Windows: El propio Office o el sistema pueden estar dañados, necesitar una actualización urgente o tener archivos corruptos que impidan que las funciones más básicas respondan como deberían.
• Programas de terceros: Algunas aplicaciones, especialmente gestores de portapapeles o programas de macros, pueden entrar en conflicto con Office y provocar que copiar/pegar no funcione correctamente.
• Teclado o atajos bloqueados: Un fallo físico en el teclado (por ejemplo, una tecla Ctrl que no funciona), atajos modificados o problemas con drivers pueden también bloquear la función de copiar y pegar.

Copiar y pegar en Office desde otras aplicaciones: cómo debería funcionar

El comportamiento de copiar y pegar en Microsoft Office puede variar según el programa, la versión y la fuente desde la que intentas copiar información. Aquí tienes los escenarios más habituales:

• Desde otra aplicación a Word o Excel: Puedes copiar texto, imágenes, tablas, etc., pero el formato puede perderse dependiendo del origen y el destino. Por ejemplo, copiar una tabla HTML de una web a Word suele mantener el diseño, mientras que pegarla en Excel puede convertir el contenido en texto plano o desordenado.
• Entre documentos de Office: Al copiar y pegar dentro de Office (por ejemplo, de Excel a Word), normalmente se mantiene el formato, pero puedes elegir pegar solo texto, mantener formato de origen o pegado especial.
• Office online (Word para la Web, Excel Online): Aquí existen limitaciones extra: no siempre se mantiene el formato y, en ocasiones, hay que recurrir al menú contextual o las opciones de la barra para “pegar solo texto”.
• Imágenes y objetos: No siempre puedes pegar imágenes desde Internet en Word Online. Si falla, guarda la imagen y luego usa la función de ‘Insertar imagen’.
• Tablas, listas e hipervínculos: Al copiar tablas o listas complejas desde webs o PDFs pueden perder formatos como el tipo de borde o el color. Los hipervínculos suelen mantenerse, pero si no, deberás insertarlos manualmente.

Problemas frecuentes al copiar/pegar en Office

Estos son los fallos que más se repiten cuando intentas pegar contenido en Office desde otras aplicaciones:

• No pasa nada al pegar: Ni se pega el contenido ni aparece mensaje de error. Puede ser un bloqueo del portapapeles, una incompatibilidad de formato o un fallo de la aplicación.
• Solo se pega parte del contenido: Por ejemplo, se pega el texto pero se pierden imágenes, formatos o tablas.
• Mensaje de error: Saltan avisos como “Microsoft Office no puede pegar los datos”, “La información copiada supera el límite permitido” o similar.
• Se pega con formato diferente: El contenido aparece desordenado, sin imágenes, sin colores o con estilos cambiados.

Soluciones rápidas: lo primero que debes probar

Antes de entrar en configuraciones avanzadas, hay algunos pasos simples y efectivos que suelen solucionar el problema de copiar/pegar en Office:

• Reinicia el equipo y las aplicaciones: Cierra Word, Excel o la aplicación que estés usando y vuelve a abrirla. Si no basta, reinicia Windows.
• Prueba con métodos alternativos: Utiliza el menú contextual (botón derecho) o usa atajos alternativos como Shift + Insert (para pegar).
• Copia el contenido primero en el Bloc de notas: El Bloc de notas elimina formatos ocultos. Copia ahí y luego vuelve a copiarlo para pegar en Office. También puedes consultar cómo limpiar el formato en Word tras pegar texto.
• Comprueba tu teclado: Si usas Ctrl+C y Ctrl+V, asegúrate de que las teclas funcionan. Prueba con otro teclado si puedes.
• Borra el historial del portapapeles: Ejecuta “echo off | clip” en la ventana CMD para limpiar el portapapeles de Windows. En Windows 10/11 puedes usar Windows + V para gestionar el portapapeles y borrarlo.

Soluciones específicas para cada aplicación de Office

En Word

• Usa “Pegado especial”: Si el formato se pierde o no pega nada, selecciona ‘Pegado especial’ y elige ‘Texto sin formato’ para evitar conflictos de estilos. Para mantener el formato, también puedes consultar cómo insertar contenido en Word manteniendo el formato.
• Desactiva complementos y macros: A veces, los complementos o macros pueden bloquear el portapapeles. Prueba a iniciar Word en Modo seguro (mantén pulsada la tecla Ctrl al abrir Word).
• Comprueba la protección del documento: Si el archivo tiene restringida la edición, ve a la pestaña “Revisar” y mira si está activada la protección. Si tienes permisos, desactivarla.

En Excel

• Revisa celdas combinadas: Excel no permite pegar datos en celdas combinadas. Selecciona el rango de destino, ve a “Combinar y centrar” y descombina todo antes de pegar.
• Usa “Pegado especial” para datos complejos: Si copias tablas de otras fuentes, prueba diferentes opciones de pegado especial: “Valores”, “Formato”, etc. También puedes consultar herramientas para crear mejores tablas en Excel.
• Desactiva “Ignorar otras aplicaciones que usan DDE”: Ve a Archivo > Opciones > Avanzadas y desmarca la casilla “Ignorar otras aplicaciones que utilizan el Intercambio Dinámico de Datos (DDE)”.
• Reinicia el proceso “rdpclip.exe”: Si usas Escritorio Remoto, busca el proceso en el Administrador de Tareas, termínalo y ejecútalo de nuevo desde C:\Windows\System32\rdpclip.exe.

En Office para Web

• Pega solo texto desde el menú: Si pega con un formato extraño, utiliza la opción de “Pegar solo texto” desde la barra (puede que necesites una extensión en Chrome o Edge para un pegado avanzado). Para otras configuraciones, también puedes consultar cómo editar páginas web en iPhone.
• Guarda y vuelve a cargar la página: A veces el navegador bloquea el portapapeles. Recarga Word Online o Excel Online.
• Para imágenes y tablas complejas: Descarga la imagen/tablas y usa el menú Insertar de Office Web.

Soluciones avanzadas si nada funciona

Actualiza Office y Windows

Tanto Office como Windows lanzan parches frecuentemente para corregir errores, incluyendo problemas con el portapapeles. Ve a “Actualización y seguridad” en Configuración de Windows y asegúrate de estar al día. Haz lo mismo desde cualquier app de Office, en Archivo > Cuenta > Opciones de actualización.

Repara la instalación de Office

Accede a “Agregar o quitar programas”, selecciona Microsoft Office y pulsa en “Modificar” para elegir la reparación rápida o reparación en línea. Para más detalles, también puedes consultar cómo hacer copia de seguridad y restaurar navegadores en Windows.

Desinstala programas de terceros

Gestores de portapapeles, herramientas de macros o algunos antivirus pueden bloquear el portapapeles. Desinstala o desactiva estos programas y prueba de nuevo.

Arranca en modo limpio o modo seguro

• Modo seguro: Pulsa “Ctrl” al abrir Word o Excel y selecciona iniciar en modo seguro. Esto desactiva complementos y configuraciones avanzadas.
• Arranque limpio: Ejecuta “msconfig”, desactiva todos los servicios de terceros y elementos de inicio, y reinicia. Si copiar y pegar funciona así, ve activando las apps una a una hasta localizar la culpable.

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Casos particulares y errores frecuentes

Copiar grandes volúmenes de datos

Excel y Word pueden tener problemas al pegar conjuntos muy grandes de información o tablas con muchas filas y columnas. Si trabajas con archivos XLS tradicionales, considera usar XLSX (admite hasta un millón de filas) para evitar errores de capacidad.

Límites de formatos o tablas complejas

Al copiar tablas o información desde webs o PDFs, conviene pegar primero en el Bloc de notas para limpiar el formato y después pegar en Office. Si se pierde el formato original, usa la barra de herramientas para corregirlo manualmente.

Protección por seguridad

Algunos documentos pueden tener la función de copiar y pegar bloqueada a propósito para evitar cambios. Si se trata de un archivo protegido por otro usuario o administrador, solicita permisos.

Errores del portapapeles

Si el portapapeles se bloquea, usa el comando “echo off | clip” en CMD para vaciarlo. En Windows 10/11 puedes activar el historial del portapapeles para gestionar varios elementos a la vez (Windows + V).

Errores por malware o virus

Algunos virus pueden bloquear funciones básicas. Haz un análisis completo del equipo con tu antivirus y con herramientas antimalware adicionales para descartar infecciones.

Cuestiones específicas de Excel: Configuración avanzada del pegado

Excel cuenta con varias opciones de seguridad y configuración en el Centro de confianza para controlar conexiones externas, vínculos, tipos de datos y más. Si el problema de pegado afecta solo a Excel y está relacionado con conexiones de datos externas o archivos de consulta, ve a:

• Archivo > Opciones > Centro de confianza > Configuración del Centro de confianza > Contenido externo
• Desde aquí puedes modificar cómo se gestionan las conexiones de datos, los vínculos de libros, los tipos de datos vinculados (como cotizaciones bursátiles), la integración de DDE y las consultas de Microsoft Query.
• Por defecto, Excel pregunta al usuario antes de habilitar conexiones o actualizar vínculos. Si tienes restricciones, pide al administrador el ajuste de configuraciones.

Soluciones específicas si recibes mensajes de error

• “La información copiada supera el límite de tamaño”: Intenta dividir el contenido y pegarlo por partes. Si es un archivo HTML o tabla compleja, usa ‘Pegado especial’ o prueba primero en Bloc de notas.
• “No se puede pegar datos en celdas combinadas”: Descombina todas las celdas de la zona de destino antes de pegar.

Isaac

Redactor apasionado del mundo de los bytes y la tecnología en general. Me encanta compartir mis conocimientos a través de la escritura, y eso es lo que haré en este blog, mostrarte todo lo más interesante sobre gadgets, software, hardware, tendencias tecnológicas, y más. Mi objetivo es ayudarte a navegar por el mundo digital de forma sencilla y entretenida.