Microsoft 365 vs Google Workspace y migración en empresas

Si llevas tiempo trabajando con Google Workspace y te estás planteando dar el salto a Microsoft 365, probablemente tengas a la mitad del equipo encantado con Gmail, Drive y Docs… y a la otra mitad jurando que sin Word, Excel y PowerPoint no pueden vivir. Esta situación es más habitual de lo que parece: organizaciones que han apostado por Google hace años, han formado a sus usuarios, pero siguen teniendo un porcentaje muy alto que prefiere el ecosistema de Microsoft.

En este contexto, la duda habitual es si mantenerse en Google Workspace, pasar todo a Microsoft 365 o convivir a medias siguiendo con Office instalado en los equipos y archivos en Drive. Y, por supuesto, aparece otro tema clave: cómo hacer una migración ordenada de correo, archivos, calendarios y permisos sin romper nada y sin tener a los usuarios una semana parados. Vamos a desgranar todo esto con calma y con una mirada muy práctica.

Microsoft 365: ecosistema potente para entornos empresariales exigentes

Cuando hablamos de Microsoft 365 (antes Office 365) nos referimos a una plataforma que combina las clásicas aplicaciones de escritorio con servicios en la nube, seguridad avanzada y herramientas de colaboración modernas. Es decir, junta el Word y el Excel de toda la vida con Teams, SharePoint, OneDrive y todo el tinglado de administración y seguridad de Microsoft.

Entre sus componentes más conocidos están las aplicaciones de Office de escritorio y web (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access, Publisher), a las que se suman herramientas colaborativas como Teams, SharePoint y OneDrive, servicios corporativos como Exchange Online o la Power Platform, y un conjunto creciente de soluciones de seguridad como Microsoft Defender y las funciones de cumplimiento normativo.

Uno de los grandes puntos fuertes de Microsoft 365 es su funcionamiento completo sin conexión: los usuarios pueden seguir trabajando con todos los recursos de Word, Excel o PowerPoint aunque se queden sin Internet, algo vital en empresas con viajes frecuentes, obras, delegaciones con mala conectividad o simplemente usuarios que prefieren el modelo tradicional de fichero local sincronizado después.

Además, la plataforma está muy pensada para integrarse con infraestructuras Windows y Active Directory, por lo que encaja especialmente bien en organizaciones que ya viven en entorno Microsoft, con servidores, dominios y aplicaciones de negocio basadas en tecnologías de la casa.

En el lado menos amable, Microsoft 365 arrastra cierta complejidad de configuración y administración. El centro de administración es muy potente, pero requiere conocimientos técnicos para sacarle todo el jugo. La curva de aprendizaje también puede resultar algo más pronunciada para usuarios que no estén acostumbrados al ecosistema Microsoft, sobre todo si llegan de entornos puramente web como Google Workspace.

Google Workspace: colaboración en la nube sin complicaciones

Google Workspace (antes G Suite) nació desde el primer día con la idea de que todo suceda en el navegador y en tiempo real. Nada de instalar paquetería pesada: Docs, Sheets, Slides, Gmail, Calendar, Meet… todo se consume desde la web o desde apps móviles muy ligeras y pensadas para trabajar desde cualquier sitio.

El corazón de la suite está formado por Gmail, Drive, Docs, Sheets, Slides, Calendar, Chat y Meet, a lo que se suman utilidades como Forms, Sites, Keep, Jamboard o AppSheet. Es decir, tienes cubierto el correo corporativo, el almacenamiento en la nube, la ofimática básica, las videollamadas y la mensajería interna, con un enfoque muy centrado en la sencillez.

La gran baza de Google Workspace está en su colaboración simultánea sobre documentos: varios usuarios pueden editar al mismo tiempo un archivo, ver los cambios en directo, comentar, sugerir y chatear dentro del propio doc sin preocuparse por versiones o bloqueos de archivos. Para equipos distribuidos, startups y empresas con cultura muy horizontal, esto es oro puro.

Otro punto muy valorado es su interfaz limpia y minimalista, que hace que la mayoría de usuarios se aclaren en pocos minutos, especialmente si ya venían usando cuentas personales de Gmail o Google Drive. Para organizaciones con poco equipo de IT, esta sencillez reduce incidencias y tiempo de soporte.

El lado menos positivo es que la dependencia de la conexión a Internet es bastante marcada: existen modos offline, sí, pero no llegan al nivel de madurez de las aplicaciones de escritorio de Microsoft. Además, aunque la compatibilidad con archivos de Office ha mejorado mucho, los documentos de Excel o Word complejos pueden dar guerra al abrirlos o editarlos en Google Docs o Sheets.

Comparativa clave: experiencia de usuario, colaboración y almacenamiento

Si nos centramos en el día a día del usuario, Microsoft 365 ofrece interfaces más cargadas de opciones y posibilidades, con cintas llenas de menús, pestañas y configuraciones avanzadas. Esto es perfecto para usuarios que exprimen Excel o Word a fondo, pero puede resultar abrumador para perfiles más básicos.

Google Workspace, en cambio, apuesta por un diseño más limpio y con funciones mostradas de forma contextual, ocultando parte de la complejidad para que la persona no se pierda. Se gana en rapidez de adopción, aunque algunos usuarios avanzados echan en falta opciones más profundas en documentos muy complejos.

En colaboración, Microsoft 365 se apoya especialmente en Teams, SharePoint y la coautoría en Office. Teams unifica chat, canales, videollamadas y edición conjunta de documentos alojados en OneDrive o SharePoint. La coautoría funciona bien, aunque a veces la experiencia es menos homogénea entre las versiones de escritorio y las online.

Google Workspace, por su parte, tiene la colaboración en tiempo real incrustada en el ADN. Todo está pensado para compartir rápido, editar a la vez y comentar. La integración de Meet en Calendar y en los propios documentos hace muy sencillo pasar de un correo o un doc a una videollamada sin fricción.

En almacenamiento y gestión de archivos, OneDrive y SharePoint aportan un modelo de biblioteca documental muy estructurado, con control granular de permisos, flujos de aprobación, metadatos y políticas de retención. Google Drive, en cambio, destaca por su simplicidad (y existen alternativas como Proton Drive): búsquedas potentes, compartición ágil y previsualización de casi cualquier archivo sin necesidad de aplicaciones extra.

Seguridad, cumplimiento normativo e integración con otros sistemas

Cuando hablamos de seguridad y cumplimiento, Microsoft 365 suele llevar ventaja en sectores muy regulados (finanzas, sanidad, administración pública) porque incluye opciones como DLP avanzada, gobierno de la información, Microsoft Defender, control muy fino de identidades y acceso, además de un catálogo amplio de certificaciones (GDPR, HIPAA, ISO 27001, etc.).

Google Workspace tampoco se queda corto en este terreno: aprovecha la infraestructura global y las medidas de seguridad de Google, con verificación en dos pasos, protección frente a phishing y malware, Vault para retención de datos y eDiscovery, así como controles de acceso contextuales. Sin embargo, algunos controles son menos detallados que los de Microsoft en escenarios muy complejos.

En cuanto a la integración con otras aplicaciones, Microsoft juega en casa cuando la empresa ya tiene entornos Windows, Azure, aplicaciones .NET o soluciones de negocio clásicas. La Power Platform (Power Automate, Power Apps, Power BI, Power Pages) permite automatizar procesos, crear apps low code y conectar datos de múltiples orígenes con un alto nivel de integración nativa.

Google Workspace encaja como un guante en organizaciones muy cloud nativas, con muchas aplicaciones SaaS y uso intensivo de Google Cloud Platform. El Marketplace de complementos y las APIs abiertas permiten conectar servicios de terceros, aunque en algunos casos haya que recurrir más a desarrollos específicos o integraciones externas.

En comunicación y videoconferencia, Teams y Google Meet cubren sobradamente las necesidades de la mayoría de empresas. Teams suele ganar puntos en entornos donde se quiere integrar telefonía corporativa (Teams Phone) o grandes eventos en directo, mientras que Meet se aprecia por su simplicidad y su buen funcionamiento dentro del ecosistema Google.

Qué plataforma encaja mejor según el tipo y tamaño de empresa

La estructura de la organización influye mucho en la decisión. En empresas con jerarquías tradicionales y departamentos muy definidos, Microsoft 365 suele cuadrar mejor por su control granular, la posibilidad de configurar políticas muy finas por área y su facilidad para integrarse con sistemas heredados y bases de datos corporativas.

En organizaciones con estructuras planas, equipos multifuncionales y cultura de colaboración muy horizontal, Google Workspace es especialmente cómodo: todo el mundo comparte, comenta y colabora en tiempo real sin preocuparse demasiado de la “arquitectura documental” por debajo.

Por tamaño, las grandes corporaciones con miles de empleados tienden a apostar por planes Enterprise de Microsoft 365 o de Google Workspace en función de si priorizan cumplimiento normativo extremo e integración con sistemas legacy (más favorable a Microsoft) o agilidad y colaboración en tiempo real a gran escala (más alineado con Google).

En empresas medianas, tanto Microsoft 365 Business Premium como Google Workspace Business Plus ofrecen combinaciones muy razonables de precio, funcionalidad y seguridad. La balanza suele inclinarla el entorno previo: si ya se vive en Office clásico y Windows, se cae del lado Microsoft; si el negocio nació en la nube con Gmail y apps web, suele ganar Google.

Para pequeñas empresas y startups con menos de 50 personas, la decisión suele venir condicionada por la facilidad de uso y el presupuesto de IT. Google Workspace Business Starter facilita una puesta en marcha ultra rápida, mientras que Microsoft 365 Business Basic o Business Standard resultan muy atractivos cuando se quiere incluir también las aplicaciones de escritorio con licencias por usuario para varios dispositivos.

El papel del dispositivo: empresas 100% Mac y riesgos con OneDrive

Cuando entran en juego entornos donde todos los usuarios trabajan con Mac, la decisión tiene matices adicionales. Muchos administradores de sistemas reportan que Google Drive se comporta de forma bastante estable en macOS, con un cliente de sincronización que, aunque no perfecto, suele dar menos quebraderos de cabeza que algunas versiones de OneDrive en escenarios exigentes.

En pequeñas empresas creativas o estudios de arquitectura, diseño o marketing, es habitual encontrar equipos totalmente Mac que valoran especialmente la estabilidad del almacenamiento. En estos casos, la apuesta por Microsoft 365 como plataforma de correo, ofimática y colaboración puede chocar con la desconfianza respecto a OneDrive y, sobre todo, al uso intensivo de SharePoint desde Mac.

Para un despacho pequeño de, por ejemplo, ocho profesionales que actualmente usan correo de GoDaddy y Dropbox para compartir archivos, el dilema es claro: si el correo, las reuniones y la parte ofimática les empujan a Microsoft 365, pero el almacenamiento en la nube les parece más sólido en Google Drive, hay que valorar muy bien el impacto de posibles incidencias de sincronización en macOS.

En estos escenarios conviene estudiar si el volumen de archivos, su tamaño y la necesidad de trabajar con bibliotecas complejas y metadatos de SharePoint justifican pasar todo a Microsoft, o si puede tener sentido mantener parte de la operativa en Google Drive o incluso combinar soluciones según el tipo de contenido y la criticidad.

Por otro lado, Microsoft ha ido mejorando progresivamente el cliente de OneDrive para Mac y la integración con Finder, reduciendo incidencias de sincronización que hace unos años eran bastante frecuentes. Aun así, para empresas muy sensibles a cualquier problema con los archivos (como un estudio de arquitectura que maneja planos, modelos 3D y documentación pesada), es recomendable hacer pruebas piloto antes de dar el salto completo.

De Google Workspace a Microsoft 365: qué se puede migrar y qué no

Si se decide pasar de Google Workspace a Microsoft 365, lo primero es tener claro qué tipos de datos se pueden migrar y qué limitaciones. En un proyecto estándar se pueden trasladar correos, reglas básicas de correo, calendarios y contactos. Además, se pueden mover archivos de Google Drive a OneDrive y SharePoint, conservando buena parte de los metadatos y permisos.

La migración de usuarios suele hacerse en lotes o tandas, lo que permite plantear un proyecto por fases: se van creando los buzones en Microsoft 365, se define quién entra en cada lote y se van migrando grupos de personas en ventanas de tiempo controladas para reducir el impacto en la operativa diaria.

Es fundamental tener el dominio ya verificado en Microsoft 365 y haber configurado los registros DNS necesarios, especialmente los TXT y MX, antes de tocar nada serio. Esta parte suele coordinarse con el proveedor de hosting o DNS para evitar cortes de correo.

No todo lo de Google salta tal cual. Hay que contar con limitaciones como, por ejemplo, la no migración de reservas de salas de reunión, la pérdida de colores de eventos en calendarios, la migración parcial de contactos (con un máximo de tres direcciones de correo por contacto) o la ausencia de etiquetas personalizadas, URLs de contacto o algunas categorías específicas de Gmail.

Además, existen cuotas y restricciones en la API de Google que pueden afectar al rendimiento de la migración de calendarios y contactos. Por eso es habitual que, aunque el proceso inicial se configure en cuestión de horas, la migración completa de grandes volúmenes de información tarde varios días en terminar.

Requisitos previos y métodos para la migración de correo y datos

Antes de arrancar el proceso de migración de Google Workspace a Microsoft 365 conviene asegurarse de que las personas encargadas cuentan con los roles adecuados en ambos entornos: permisos de administración o, como mínimo, rol de creador de proyecto en Google para poder registrar las APIs y configurar el acceso, y permisos administrativos en Microsoft 365 para crear usuarios, buzones y conectores, así como contar con respaldos previos.

En la práctica, suele ser necesario crear subdominios para enrutar el correo durante la coexistencia (por ejemplo, uno para el flujo hacia Microsoft 365 y otro para el flujo residual hacia Google) y tener a todos los usuarios aprovisionados en Microsoft 365 antes de meterlos en un lote de migración.

Los métodos de migración disponibles incluyen desde herramientas nativas de Microsoft 365 para migrar desde Google hasta soluciones de terceros especializadas, pasando por scripts y herramientas manuales para escenarios más pequeños o muy personalizados. La elección del método dependerá del número de buzones, el volumen de datos y el presupuesto.

En proyectos bien planteados se combinan migraciones iniciales masivas con sincronizaciones diferenciales cerca del momento de cambio de MX, de forma que el corte para los usuarios sea lo más corto posible. Es decir, se migra “lo gordo” días antes y, justo antes del cambio definitivo, se hace una pasada para traer lo nuevo que haya entrado.

Conviene tener un plan de comunicación interna claro: avisos previos, ventana prevista de cambio, instrucciones para configurar Outlook, Teams u otras aplicaciones, y un canal de soporte reforzado los primeros días para absorber dudas y pequeños problemas.

Migración de archivos: de Google Drive a OneDrive y SharePoint

Más allá del correo, uno de los pasos más delicados es la migración de archivos de Google Drive a la nube de Microsoft. Aquí entra en juego Migration Manager, la herramienta que Microsoft ofrece para analizar, planificar y ejecutar el traslado de contenido a OneDrive y SharePoint conservando la estructura, los permisos y buena parte de los metadatos.

En un flujo estándar, lo primero es conectar el entorno de Google con el proyecto de migración, para lo que hay que instalar la aplicación de migración de Microsoft 365 desde Google Workspace Marketplace y otorgarle los permisos necesarios. Una vez hecho, se pueden registrar las cuentas o unidades de Drive que se van a examinar.

El siguiente paso es analizar el contenido de Google Drive: la herramienta escanea las unidades, detecta posibles problemas (archivos con nombres o rutas demasiado largos, tipos de archivo no admitidos, errores de permisos, etc.) y genera informes descargables que permiten revisar qué puede bloquear la migración o qué habrá que corregir previamente.

Cuando un conjunto de unidades de Drive aparece como “listo para migrar”, se pueden añadir a la lista de migraciones y revisar las rutas de destino, ajustando qué contenido va a OneDrive personal y qué contenido va a bibliotecas de SharePoint asociadas a equipos o departamentos.

Una parte clave es la asignación de identidades entre Google y Microsoft 365: hay que mapear dominios, usuarios y grupos de un lado al otro para que, al terminar la migración, los permisos de lectura y edición se mantengan razonablemente alineados con la situación original.

Migration Manager Lite: migraciones simplificadas para pymes

Para empresas pequeñas y medianas con menos de 100 licencias, Microsoft ha creado Migration Manager Lite, una versión recortada y más sencilla del administrador de migración estándar, pensada para que pymes y partners puedan mover contenido de Google Drive a Microsoft 365 sin tener que pelearse con todas las opciones avanzadas.

Este modo Lite viene habilitado por defecto en inquilinos SMB cuando se crea un proyecto de migración y se accede desde el Centro de administración de Microsoft 365, en el apartado de configuración y migración/importaciones, seleccionando Google Drive o Google Workspace como origen.

Para empezar a usarlo, hace falta comprobar que se dispone de permisos suficientes en el inquilino de destino (normalmente rol de administrador global, de SharePoint o similar) y que la cuenta de Google que se emplea para conectar tiene acceso de lectura a las unidades y cuentas de usuario a migrar.

Una vez creado el proyecto, se sigue una secuencia guiada muy clara: conexión al origen, examen de contenido, definición de destinos, asignación de identidades y lanzamiento de la migración con monitorización del progreso. Para muchas pymes, esto reduce significativamente el esfuerzo técnico necesario.

Aun con este modo simplificado, sigue siendo recomendable contar con alguien con experiencia previa en migraciones, al menos para revisar los informes de análisis y validar que la topología de bibliotecas en SharePoint y OneDrive responde a la forma real de trabajar de la empresa, y no solo a una copia literal de cómo estaban las cosas en Drive.

Costes, ROI y mitos sobre el precio entre Google Workspace y Microsoft 365

Durante años se ha dado por hecho que Google Workspace era “más barato” que Microsoft 365, en parte porque muchos empezaron con versiones gratuitas de G Suite o cuentas personales de Gmail reconvertidas en herramientas de trabajo sin costes directos evidentes.

Sin embargo, a medida que Google ha ido retirando planes gratuitos para empresas y consolidando modelos de suscripción, esa ventaja de precio se ha ido difuminando. Hoy la comparación real debe hacerse mirando no solo la cuota mensual por licencia, sino el coste total de propiedad: integración con otras aplicaciones, tiempo de gestión, necesidades de seguridad, productividad del equipo, etc.

Estudios como los informes de impacto económico total sobre Microsoft Teams muestran retornos de inversión muy elevados cuando se analiza la reducción de tiempo en reuniones, la eliminación de desplazamientos, la mejora en coordinación de equipos y la aceleración en la toma de decisiones.

Algo parecido sucede con la adopción de Google Workspace en organizaciones que parten de modelos muy fragmentados: pasar todo a una plataforma cloud colaborativa reduce silos de información, mejora la incorporación de nuevas personas y hace que el trabajo remoto sea viable sin un gran despliegue de infraestructura.

Al final, la clave está en analizar cuánto cuesta realmente seguir como hasta ahora: licencias sueltas de Office, almacenamiento en Dropbox o similares, correo de terceros, servicios de backup dispersos, soluciones de seguridad adicionales… y compararlo con el coste y las capacidades de una suite integrada como Microsoft 365 o Google Workspace.

Seguridad avanzada, trabajo híbrido y modernización del puesto de trabajo

La extensión del trabajo híbrido y remoto ha hecho que ya no valga con tener solo ofimática y correo. Las empresas necesitan soluciones que protejan los datos en cualquier dispositivo, que faciliten la autenticación segura desde cualquier ubicación y que permitan vigilar posibles amenazas de manera centralizada.

Microsoft ha potenciado mucho esta parte con herramientas como Microsoft 365 Defender for Business, que agrupa protección contra malware, gestión de vulnerabilidades, gobierno de la información y respuestas automatizadas ante incidentes, con un enfoque de XDR (detección y respuesta extendida) que mira endoints, identidades, correo y aplicaciones de forma conjunta.

Para organizaciones que están reemplazando equipos heredados, servidores locales y soluciones antiguas por servicios cloud, este tipo de plataformas integradas simplifican bastante la vida: menos productos distintos que mantener, menos ventanas que controlar y una visión más clara de quién accede a qué.

Google también ha reforzado su apuesta por la seguridad: controles avanzados en administración de endpoints, reglas de seguridad contextual, herramientas de auditoría y un esfuerzo constante en proteger cuentas frente al phishing y al secuestro. En entornos donde la mayoría de aplicaciones están en la nube y se accede desde navegadores actualizados, este modelo encaja muy bien.

En ambos casos, el reto suele estar en la correcta configuración inicial y en la formación a usuarios para que se acostumbren a prácticas como la autenticación multifactor (MFA), la gestión responsable de contraseñas y la identificación de correos sospechosos.

Elegir entre Microsoft 365 y Google Workspace y planificar una migración desde Google hacia el ecosistema de Microsoft no es una decisión trivial ni se resuelve solo mirando el precio de la licencia: influyen la cultura de la empresa, el tipo de dispositivos que se usan (Windows, Mac, móviles), el sector en el que se opera, el peso de la seguridad y el cumplimiento normativo, la compatibilidad con documentos complejos y, sobre todo, la forma real en la que los equipos colaboran en su día a día; cuanto más se entiendan estos factores y mejor se diseñe el proyecto de migración -correos, calendarios, contactos y archivos con sus permisos-, más sentido tendrá la plataforma elegida y más fácil será que las personas la adopten sin dramas y con la sensación de que, ahora sí, las herramientas de productividad trabajan a su favor y no en su contra.