- Distintas formas de crear sondeos en Outlook: Windows, Mac, Web y con Microsoft Forms
- Opciones y configuraciones avanzadas para personalizar tus encuestas y sondeos
- Aspectos de accesibilidad y gestión de resultados para una experiencia completa
¿Quieres saber cómo crear un sondeo en Outlook y sacar el máximo partido a las encuestas por correo? Este proceso puede parecer sencillo, pero Outlook pone a tu disposición distintas maneras de sondear a tus contactos, tanto dentro como fuera de tu organización, con opciones que varían según la plataforma (Windows, Mac, web o incluso integrando Microsoft Forms).
En este artículo descubrirás en detalle todo lo que necesitas saber para organizar un sondeo en Outlook, elegir la mejor forma de hacerlo según tu caso, personalizar la experiencia y gestionar los resultados como un auténtico profesional. Además, verás trucos y consejos para que tus encuestas sean efectivas, rápidas y adaptadas incluso a usuarios que requieran opciones de accesibilidad.
¿Por qué usar sondeos en Outlook?
Los sondeos en Outlook te permiten recopilar opiniones, elegir fechas para reuniones o tomar decisiones de forma colaborativa, ahorrando tiempo y evitando esos infinitos correos de ida y vuelta para cuadrar agendas. Además, la integración con herramientas como Microsoft Forms y la posibilidad de votar directamente desde el email convierten a Outlook en una opción muy atractiva para quienes buscan una solución rápida, ordenada y con resultados visibles al instante.
Diferentes formas de crear sondeos en Outlook
Outlook te da varias herramientas dependiendo de si usas la versión de escritorio (Windows o Mac), Outlook en la web, o si prefieres emplear Microsoft Forms para crear cuestionarios más elaborados. Cada método tiene particularidades interesantes. Veamos cada uno en profundidad:
Crear un sondeo desde Outlook en Windows
En la versión de escritorio para Windows, Outlook te ofrece la función de crear un sondeo directamente desde la ventana de redacción de un nuevo correo electrónico. El proceso es práctico y muy útil para coordinar reuniones o elegir entre varias alternativas. Aquí están los pasos destacados:
- Configura tu reunión: Al redactar un nuevo email, accede a ‘Insertar’ y selecciona ‘Sondeo’. Podrás ver y gestionar los sondeos que hayas creado, elegir la zona horaria, duración y limitar las opciones de horario a tu jornada laboral.
- Elige las fechas y horas: Ve añadiendo las opciones posibles. Puedes navegar entre días usando el selector de fechas y ver la disponibilidad de los participantes (colores verde, rojo, púrpura y gris indican si están libres, ocupados, fuera de oficina o con estado desconocido).
- Pulsa ‘Siguiente’: Aquí puedes eliminar opciones, añadir ubicación, activar o desactivar la opción de reunión online y gestionar diversas configuraciones avanzadas.
- Configura opciones avanzadas: Puedes permitir que la reunión se programe de forma automática cuando todos voten por una opción, mantener bloqueadas las horas propuestas en tu calendario, recibir notificaciones de cada voto o requerir autenticación para votar.
- Crea y envía el sondeo: Una vez terminado, Outlook inserta el sondeo en tu correo e incluye enlaces para votar y para acceder a todos tus sondeos creados. Sólo tienes que seleccionar a los destinatarios y enviar.
Este método destaca por su rapidez y por hacer sencillo el proceso de encontrar el mejor horario para una reunión entre varias personas.
Crear un sondeo en Outlook para Mac
La versión para Mac mantiene una experiencia similar con algunas particularidades ajustadas al sistema operativo.
- Redacta un nuevo correo y accede a la pestaña ‘Mensaje’ y selecciona ‘Sondeo’.
- Introduce tu pregunta y opciones de respuesta. Puedes añadir tantas opciones como desees. Si quieres permitir respuestas múltiples, activa el interruptor de ‘Varias respuestas’.
- Inserta el sondeo en el cuerpo del email y verás un enlace para que los destinatarios voten, junto con tu dirección en copia (CC). Solo queda personalizar el mensaje y enviar.
En Mac, los destinatarios verán el sondeo directamente en el cuerpo del correo o, si no es posible, tendrán un enlace para votar en su navegador. Puedes comprobar los resultados desde la tarjeta de votación en el correo o accediendo a Microsoft Forms para ver los detalles ampliados.
Crear un sondeo en Outlook Web (Outlook Online)
Si usas Outlook en el navegador, la posibilidad de añadir un sondeo se encuentra en las opciones de la ventana de redacción de un correo nuevo. Además, esta versión es compatible con la mayoría de lectores de pantalla, facilitando la participación a personas con necesidades de accesibilidad. El flujo sería el siguiente:
- Redacta un email y navega hasta encontrar el botón ‘Más acciones de redacción’, luego elige la opción de ‘Sondeo’.
- Introduce la pregunta y las respuestas. Puedes añadir tantas opciones como quieras y decidir si permites respuestas múltiples.
- Pulsa en ‘Agregar al correo electrónico’ para insertar el sondeo en tu mensaje.
- Completa el correo con los destinatarios y cualquier nota adicional. Cuando estén listos, sólo tienes que enviar.
Outlook en la web facilita la gestión de los resultados del sondeo desde el propio mensaje recibido, con la opción de consultar votos y ver estadísticas de manera visual.
Realizar encuestas y sondeos usando Microsoft Forms
Para quienes requieren más posibilidades, Microsoft Forms y su integración con Outlook permite crear encuestas más elaboradas, con varias preguntas, lógica de salto y diferentes tipos de respuestas. El procedimiento sería:
- Accede a Microsoft Forms en forms.office.com e inicia sesión con tu cuenta de Office 365 o Microsoft.
- Crea un nuevo formulario o cuestionario. Ponle título, añade una descripción si quieres y elige entre distintos tipos de preguntas: opción única o múltiple, texto corto o largo, clasificaciones, fechas, escala de Likert, carga de archivo (limitado a usuarios de la organización), etc.
- Aprovecha las opciones avanzadas como marcar preguntas obligatorias, añadir ramificaciones (para que, según la respuesta, se muestren o no nuevas preguntas), configurar fechas de cierre o recibir notificaciones por email de cada respuesta recibida.
- Pulsa en ‘Recopilar respuestas’. Obtendrás un enlace que puedes copiar y pegar en tu email de Outlook, en redes sociales o donde necesites.
Las respuestas se pueden consultar en la pestaña de ‘Respuestas’ de Forms, con gráficos automáticos, porcentajes y opción de exportación a Excel para análisis más profundo. Esta opción es la más flexible para formularios extensos o para quienes quieren personalizaciones avanzadas y un control total sobre los datos recogidos.
Características y diferencias clave entre los métodos
- Los sondeos rápidos en Outlook (escritorio o web) son ideales para una pregunta cerrada (tipo sí/no, elegir una fecha, etc.), se crean y envían en menos de un minuto y cualquier usuario con el enlace puede votar. No permiten edición posterior, pero integran la votación dentro del correo.
- Microsoft Forms permite formularios o cuestionarios complejos con múltiples preguntas, lógica, diferentes tipos de respuesta, exportación y personalización. Estos sondeos pueden limitar la participación a usuarios de la organización y permiten editar la configuración y el contenido en cualquier momento.
- En ambas formas, los destinatarios de fuera de la organización reciban un enlace a Forms para responder, mientras que los internos pueden votar directamente desde el email (mensaje procesable).
Opciones avanzadas de configuración y personalización
Si buscas ir un paso más allá a la hora de gestionar tus sondeos, Outlook ofrece varias configuraciones:
- Programar reunión automática cuando hay consenso: Outlook puede programar el evento en el calendario automáticamente si todos los asistentes eligen la misma opción.
- Reservar fechas en el calendario provisionalmente: Se pueden bloquear todas las horas propuestas como eventos provisionales, liberándose en cuanto se decida el día final o se cancele el sondeo.
- Notificaciones automáticas: Puedes recibir un correo por cada voto nuevo, con el estado del sondeo actualizado.
- Requerir autenticación: Obliga a los votantes a identificarse para evitar votos anónimos.
- Agregar localización y activar/desactivar reunión online: Personaliza el sondeo según si la reunión será presencial o virtual, eligiendo el proveedor de conferencias predeterminado (Teams, Zoom, etc.).
Accesibilidad: crear sondeos compatibles para todos
El equipo de Microsoft ha incorporado ayudas para que las personas con discapacidad puedan crear y responder sondeos usando lectores de pantalla como Narrador de Windows, JAWS o NVDA. El panel de sondeo en Outlook Web es completamente navegable mediante teclado y el proceso es el siguiente:
- Utiliza la tecla TAB para moverte por las distintas opciones.
- Escucha las indicaciones del lector de pantalla para saber dónde escribir la pregunta, introducir las opciones de respuesta o añadir nuevas opciones.
- Configura si quieres permitir respuestas múltiples o no.
- Inserta el sondeo en el email y añade los destinatarios, tu mensaje adicional y envía.
- Consulta los resultados abriendo el correo recibido y desplazándote hasta la sección de resultados.
Además, existe soporte técnico específico para personas con discapacidad, con atención especializada y recursos de accesibilidad disponibles.
Gestionar y consultar los resultados de un sondeo
Consultar los resultados de tu sondeo varía ligeramente según el método empleado. Si usas el sistema de sondeos rápidos de Outlook, los votos se actualizan en tiempo real dentro del correo original y puedes ver quién ha votado y qué ha elegido en el caso de usuarios autenticados.
En Microsoft Forms, cuentas con una pestaña de ‘Respuestas’ con gráficos y estadísticas muy visuales. Puedes profundizar viendo el detalle por usuario, filtrar, imprimir un resumen en PDF o descargar los datos en Excel para segmentar los resultados como prefieras.
Funciones útiles para aprovechar al máximo Forms y Outlook
- El menú de tres puntos en Forms te permite configurar notificaciones, limitar quién puede contestar, poner fecha de cierre y obtener enlaces para compartir tu formulario.
- Las opciones de ramificación permiten crear rutas personalizadas dentro de la encuesta, mostrando nuevas preguntas según la respuesta anterior.
- En Outlook, puedes gestionar todos tus sondeos creados y acceder a las estadísticas desde el panel específico.
Redactor apasionado del mundo de los bytes y la tecnología en general. Me encanta compartir mis conocimientos a través de la escritura, y eso es lo que haré en este blog, mostrarte todo lo más interesante sobre gadgets, software, hardware, tendencias tecnológicas, y más. Mi objetivo es ayudarte a navegar por el mundo digital de forma sencilla y entretenida.