Cómo realizar encuestas en Microsoft Forms

Microsoft Forms es una herramienta increíblemente versátil que forma parte del ecosistema Microsoft 365. Con ella, usuarios particulares o profesionales pueden diseñar encuestas, cuestionarios, formularios y más con facilidad. Esta herramienta, aunque aparentemente sencilla, cuenta con una serie de funcionalidades que la hacen perfecta para recopilar datos de manera eficiente y profesional.

Ya sea que desees realizar encuestas para tu trabajo, tus estudios o incluso para eventos personales, Microsoft Forms ofrece múltiples opciones que se adaptan a tus necesidades. En este artículo te explicaremos en profundidad cómo realizar encuestas de manera efectiva para que puedas aprovechar todo su potencial.

Acceso a Microsoft Forms

Para empezar, es imprescindible tener acceso a Microsoft Forms, lo que requiere una cuenta de Microsoft, ya sea gratuita (como Hotmail, Live o Outlook.com) o de pago ligada a Microsoft 365. Si tienes una institución educativa o empresarial, probablemente también tengas acceso a esta herramienta gracias a tu suscripción.

Una vez que confirmes tu acceso, todo lo que necesitas hacer es iniciar sesión en forms.office.com. Desde allí, podrás explorar las funcionalidades y empezar a crear tus encuestas o cuestionarios.

Cómo crear una encuesta desde cero

Existen dos maneras principales de crear encuestas en Microsoft Forms: con la ayuda de Copilot o manualmente. Ambas opciones son sencillas, pero cada una tiene sus ventajas según lo que estés buscando crear.

Crear una encuesta con Copilot

El asistente Copilot, integrado en algunas versiones de Microsoft Forms, simplifica aún más la creación de formularios al generar un borrador basado en tus descripciones. Para utilizarlo:

• Inicia sesión en Microsoft Forms con tu cuenta Microsoft 365.
• Haz clic en Nuevo cuestionario.
• Introduce una descripción breve de lo que necesitas. Por ejemplo: «Encuesta de satisfacción del cliente».
• Selecciona Generar, y Copilot se encargará de ofrecerte un borrador con preguntas, títulos y respuestas sugeridas.

Si no estás satisfecho con el resultado inicial, puedes solicitar ajustes adicionales o realizar cambios manualmente. Una vez listo, guarda y comparte la encuesta.

Crear una encuesta manualmente

Si prefieres un enfoque más personalizado, puedes optar por construir tu encuesta desde cero manualmente:

• Accede a la plataforma y selecciona Nuevo formulario.
• Asigna un nombre y descripción a tu encuesta.
• Empieza a añadir preguntas. Microsoft Forms ofrece varios tipos de preguntas: de opción múltiple, texto abierto, valoraciones, fechas, entre otros.
• Configura las respuestas esperadas, como la obligatoriedad o la posibilidad de seleccionar varias opciones.
• Incluye imágenes, secciones adicionales o bifurcaciones según sea necesario para mejorar la experiencia del usuario.

Interfaz y configuración de encuestas

Una vez que hayas diseñado las preguntas, puedes ajustar la configuración de tu encuesta para que sea lo más eficiente posible. Algunas configuraciones clave incluyen:

• Audiencia: Puedes hacer que tu encuesta sea accesible para todos, solo miembros de tu organización o personas específicas.
• Fecha de caducidad: Establece un límite de tiempo para la recopilación de respuestas.
• Respuestas anónimas: Decide si necesitas identificar a los participantes o si prefieres mantener su anonimato.
• Barra de progreso: Activa esta función para mostrar a los usuarios cuánto han avanzado en la encuesta.

Estas configuraciones no solo harán tu encuesta más profesional, sino que también mejorarán la experiencia de quienes la completan.

Cómo compartir tu encuesta

Una vez que tu encuesta esté finalizada, la distribución es clave. Microsoft Forms te permite compartir tus encuestas de diversas maneras:

• Enlace: Copia el enlace y envíalo a través de email o mensajes.
• Código QR: Descarga un código QR que los usuarios puedan escanear para acceder a la encuesta.
• Insertar: Utiliza el código de inserción para integrarlo en sitios web o blogs.

Además, puedes personalizar invitaciones atractivas para enviar mediante Outlook, Teams u otras plataformas.

Verificación y edición de encuestas

Antes de compartir tu encuesta, asegúrate de probarla utilizando la opción de Vista previa. En este modo, puedes responder las preguntas simulando la experiencia de los participantes. Si detectas errores o necesitas mejorar algo, vuelve a la edición y realiza los ajustes necesarios.

Después de lanzar tu encuesta, también podrás modificarla si es necesario. Sin embargo, ten en cuenta que los cambios podrían afectar a las respuestas ya enviadas.

Analizar y gestionar respuestas

Una vez que los usuarios completen tu encuesta, Microsoft Forms recopila todas las respuestas en un panel de análisis sencillo de usar. Desde este lugar, puedes:

• Ver gráficos visuales con las respuestas acumuladas.
• Descargar los datos en formato Excel para análisis más detallados.
• Configurar notificaciones para recibir alertas por cada formulario completado.

Si tus encuestas tienen límites de respuestas, puedes liberar espacio exportando los datos y eliminándolos directamente de Forms.

Explorar todas las opciones que ofrece Microsoft Forms te permitirá no solo crear encuestas y cuestionarios más efectivos, sino también optimizar la manera en que interactúas con tu audiencia. Ya sea que busques obtener perspectivas de clientes, opiniones internas en tu empresa o simplemente conocer mejor a tu público, esta herramienta es clave para lograrlo con éxito.