Dónde se guarda la cola de impresión en Windows 11 y cómo gestionarla a fondo

En Windows, todo lo que envías a imprimir pasa por una cola de impresión gestionada por el servicio “Cola de impresión” (spooler). Saber dónde se guarda, cómo abrirla y cómo vaciarla cuando se atasca te ahorra tiempo y disgustos.

Además de localizar su carpeta física, es útil dominar cómo ver y administrar los trabajos, activar el historial, y qué hacer cuando un documento queda atascado en “Cancelando” o “En cola”. A continuación encontrarás una guía detallada y práctica con todos los procedimientos clave en Windows 11.

¿Dónde se guarda la cola de impresión en Windows 11?

La ubicación por defecto donde Windows almacena temporalmente los trabajos de impresión es %WINDIR%\System32\spool\PRINTERS. Ahí es donde el sistema deja los archivos spool (como .SPL y .SHD) mientras esperan su turno para imprimirse.

Ese directorio actúa como “zona de paso”; por eso, cuando hay bloqueos, vaciar su contenido con el servicio detenido suele resolver los atascos. Es importante no borrar nada mientras el servicio está funcionando y hay trabajos en curso.

Para abrir esa carpeta al instante, presiona Windows + R, escribe %WINDIR%\system32\spool\printers y pulsa Entrar. Se abrirá directamente la carpeta PRINTERS donde residen los trabajos en cola.

El responsable de gestionar todo este proceso es el servicio Cola de impresión (spoolsv.exe). Si la ruta de spool se ha personalizado (por ejemplo, desde las propiedades del servidor de impresión), recuerda que la ubicación efectiva puede ser distinta a la predeterminada.

Cómo ver la cola de impresión en Windows 11

Desde la aplicación Configuración puedes visualizar y administrar los trabajos pendientes con unos pocos clics. Es el camino más directo para usuarios de Windows 11.

1. Abre Configuración con Windows + I y entra en Bluetooth y dispositivos > Impresoras y escáneres.
2. Selecciona tu impresora y pulsa Abrir cola para ver los trabajos pendientes.
3. Si no aparecen elementos, significa que no hay documentos a la espera de imprimirse.

También puedes llegar desde el Panel de control: Dispositivos e impresoras > clic derecho en la impresora > Ver qué se está imprimiendo. Esta vista es equivalente y ofrece las mismas opciones de gestión.

Gestionar trabajos: pausar, reanudar, reiniciar, cancelar y cambiar prioridad

En la ventana de la cola, haz clic derecho sobre un trabajo para ver las acciones disponibles. Estas opciones te dan control fino sobre cada documento en espera.

• Pausa / Reanudar: detén temporalmente la impresión y vuelve a ponerla en marcha cuando lo necesites.
• Reiniciar: vuelve a comenzar el trabajo desde el principio, útil si ha fallado la primera tentativa.
• Cancelar: elimina el trabajo de la cola; Windows te pedirá confirmación para evitar borrados accidentales.
• Propiedades: muestra información detallada y pestañas como Presentación y Papel/Calidad; aquí puedes ajustar preferencias del trabajo concreto.

Si seleccionas varios trabajos a la vez, podrás aplicar cambios en bloque. Además, en Propiedades del trabajo puedes aumentar la prioridad para adelantarlo frente a otros documentos.

Cuando la cola se atasca: cómo vaciarla y reiniciarla

Uno de los problemas más comunes es que la cola se queda bloqueada y ves trabajos atascados en “Cancelando” o “En cola”. Hay varias formas eficaces de devolverla a la normalidad.

1) Reinicia el PC

Parece obvio, pero funciona a menudo: reiniciar el equipo (no solo apagar y encender) restablece procesos y limpia la cola en el arranque, permitiéndote imprimir de nuevo sin bloqueos.

2) Reinicia el servicio “Cola de impresión” (services.msc)

Desde el administrador de servicios de Windows puedes parar y arrancar el spooler para forzar la liberación de los trabajos. Es rápido y no interrumpe tu sesión.

1. Presiona Windows + R, escribe services.msc y pulsa Entrar.
2. Busca Cola de impresión, haz doble clic y pulsa Detener.
3. Tras unos segundos, vuelve a pulsar Iniciar o Reiniciar servicio.

Si con eso no queda limpia, combina este reinicio con el borrado de los archivos temporales de la carpeta PRINTERS (paso siguiente). Es la fórmula más efectiva para atascos persistentes.

3) Borrar manualmente la carpeta de la cola

El proceso consiste en detener el servicio, borrar los archivos temporales y volver a arrancarlo. Hazlo con permisos de administrador para evitar errores.

1. Abre services.msc, detén Cola de impresión.
2. Presiona Windows + R y accede a %WINDIR%\system32\spool\printers.
3. Elimina todo el contenido de la carpeta (no borres la carpeta PRINTERS, solo sus archivos).
4. Vuelve a services.msc y pulsa Iniciar en Cola de impresión.

Con esto la cola queda vacía y lista para aceptar nuevos trabajos. Evita imprimir durante el proceso hasta arrancar de nuevo el servicio.

4) Vaciar la cola con comandos o un script

Si prefieres automatizar, puedes usar CMD como administrador y ejecutar una secuencia que detiene el servicio, limpia la carpeta y arranca de nuevo. Es ideal para crear un BAT reutilizable.

net stop spooler
DEL "%SYSTEMROOT%\System32\spool\PRINTERS\*.*" /Q /F
net start spooler

Guárdalo en un archivo .BAT y, cuando haga falta, haz doble clic para vaciar la cola en segundos. Es una solución práctica cuando el problema reaparece con frecuencia.

Activar y consultar el historial de impresiones con el Visor de eventos

Windows puede llevar un registro de la actividad de impresión, muy útil para auditoría, diagnóstico y control. Se activa desde el Visor de eventos.

1. Abre el Visor de eventos (búscalo en el menú Inicio o ejecuta eventvwr.msc).
2. Navega a Registros de Aplicaciones y servicios > Microsoft > Windows > PrintService.
3. Clic derecho en Operational (Operativo) > Propiedades.
4. Marca Habilitar registro y, si quieres, Sobrescribir eventos si es necesario.
5. Ajusta el tamaño máximo del registro (por defecto ~1028 KB) y aplica los cambios.

Para consultar los eventos, vuelve a esa misma ruta y selecciona “Operativo” o usa Acciones > Abrir registro guardado. Verás fechas, usuarios, número de páginas y detalles de cada trabajo. Puedes agrupar por categoría haciendo clic en la cabecera de la columna para encontrar patrones o incidencias.

Conservar documentos impresos en la cola

Si quieres poder consultar los trabajos ya impresos por cada impresora, activa la opción “Conservar documentos impresos” en las propiedades avanzadas de la impresora.

1. Ve a Configuración > Bluetooth y dispositivos > Impresoras y escáneres.
2. Selecciona tu impresora > Administrar > Propiedades de impresora.
3. En la pestaña Avanzado, marca Conservar documentos impresos y Aceptar.

También puedes abrir la cola, ir al menú Impresora > Propiedades y activar la casilla en Avanzado. Desde ese momento se mantendrá un historial local de lo que se ha impreso con ese dispositivo.

Propiedades del servidor de impresión y notificaciones

En Impresoras y escáneres encontrarás un enlace a Propiedades del servidor de impresión dentro de Ajustes relacionados. Desde ahí puedes ajustar opciones globales.

Marca las casillas Mostrar notificaciones informativas para impresoras locales y para impresoras de red para recibir avisos de estado, errores y eventos relevantes durante la impresión.

En esta consola también es posible verificar o cambiar la carpeta de spool utilizada por el servidor de impresión. Si la mueves a otra unidad, recuerda documentar el cambio, ya que afectará a la ubicación real donde se guarda la cola.

Privacidad y seguridad del historial de impresión

El historial de impresión puede revelar actividad, nombres de documentos y horarios, información sensible en entornos compartidos. Actívalo solo si lo necesitas y limpia periódicamente registros y trabajos.

Si la prioridad es la privacidad, puedes desactivar el registro en el Visor de eventos y desmarcar “Conservar documentos impresos”. Cuando sea necesario, borra la actividad limpiando la carpeta PRINTERS con el servicio detenido.

Problemas frecuentes y soluciones rápidas

Si la impresora está “Fuera de línea”, no responde o la cola vuelve a bloquearse, revisa estos puntos antes de profundizar:

• Conectividad: cableado, red Wi‑Fi o IP correcta si es una impresora en red.
• Servicio en ejecución: comprueba que “Cola de impresión” está iniciado en services.msc.
• Reinicios: primero del spooler, luego del PC y, si procede, de la impresora.

Si sigue fallando, puede ser un problema de controladores. Actualizar o reinstalar los drivers suele resolver conflictos, sobre todo en impresoras en red.

1. Descarga el controlador desde la web oficial del fabricante.
2. Prueba Windows Update desde el Administrador de dispositivos para buscar versiones compatibles.
3. Como alternativa, usa un actualizador de drivers de confianza si sabes lo que haces.

En casos extremos, elimina por completo la impresora y vuelve a agregarla desde cero. Una reinstalación limpia restaura parámetros y evita residuos de configuraciones previas.

Ver qué se ha impreso: opciones de registro

Con el historial activado en el Visor de eventos podrás revisar todos los eventos de impresión (impresiones correctas, fallos, cancelaciones), con fecha, usuario y detalles.

Si prefieres verlo por dispositivo, activar “Conservar documentos impresos” te permite consultar la lista histórica desde la cola de esa impresora concreta, además de los trabajos en curso.

Herramientas de terceros para registrar y auditar impresiones

Si las opciones de Windows se te quedan cortas, hay utilidades que registran y presentan estadísticas de manera más clara o a nivel empresarial.

PaperCut Print Logger (gratuito)

Registra operaciones de impresión en Windows y muestra actividad en tiempo real con fecha, hora, usuario, páginas y títulos de documento. Genera informes en HTML y CSV, y permite exportar por día o mes.

Desde su directorio de instalación puedes abrir ViewLogs para ver reportes por fechas. También es posible acceder a los CSV en la carpeta de logs y analizarlos en Excel. Ideal para un control básico y gratuito.

PrintLimit Print Tracking

Solución de gestión centralizada para Windows, Linux, Unix y Mac, con o sin servidor de impresión. Permite monitorizar, limitar y contabilizar impresiones, con análisis de costes y flujos de aprobación.

Es de pago (prueba de 30 días), y orientado a organizaciones que buscan control, cuotas y facturación por cliente o proyecto.

ThinPrint

Pensado para entornos profesionales, centraliza el control y ofrece informes detallados de uso y costes. Escalable, con módulos y complementos, y cifrado SSL/TLS de 128 bits para máxima seguridad.

Su objetivo es reducir cuellos de botella y garantizar disponibilidad del circuito de impresión, mejorando la eficiencia en oficinas con varias impresoras y equipos.

Print Censor

Herramienta de pago con prueba de 30 días, enfocada en estadísticas detalladas, almacenamiento de documentos, cuotas y restricciones. Tiene ediciones Personal, Professional y Enterprise.

Su interfaz prioriza los datos y permite un control fino del sistema de impresión, útil para ahorrar consumibles y reforzar la seguridad operativa.

Atajos y trucos útiles

Para abrir rápido los elementos clave recuerda estos accesos: services.msc para servicios, eventvwr.msc para el Visor de eventos y %WINDIR%\System32\spool\PRINTERS para la carpeta de la cola.

Si prefieres pasar por la Configuración moderna, entra en Bluetooth y dispositivos > Impresoras y escáneres, donde tendrás todo a mano: abrir cola, administrar, propiedades y acceso a ajustes relacionados.

¿Y si usas Mac?

Aunque aquí nos centramos en Windows, en macOS también puedes acceder y gestionar el historial, con procedimientos propios del sistema. La filosofía es similar: activar registro, consultar eventos y limpiar si lo que prima es la privacidad.

Tras recorrer las rutas, opciones y soluciones, ya sabes exactamente dónde se guarda la cola de impresión, cómo abrirla, cómo gestionarla y qué hacer cuando se atasca. Con los registros activados y los atajos dominados, lidiar con errores, prioridades o historiales deja de ser un quebradero de cabeza y pasa a ser una tarea de dos minutos.