Cómo ver los trabajos en la cola de impresión de Windows 11

Cuando mandas a imprimir algo en Windows, ese documento no va “directo” a la impresora: primero pasa por una lista de espera que el sistema administra. En esa lista, llamada cola de impresión, se apilan los trabajos y puedes ver qué hay en curso, qué está pausado o qué está bloqueando todo. Saber abrir y manejar esa cola en Windows 11 te ahorra tiempo y muchos enfados cuando la impresora decide no colaborar.

Además, hay momentos en los que conviene priorizar un documento, pausar otro o eliminar uno que enviaste por error. Para eso existe la ventana de la cola. Desde ahí también puedes ver si algo se ha quedado “atascado” y poner remedio. En esta guía práctica y detallada verás cómo abrir la cola en Windows 11, gestionar trabajos, activar un historial de impresiones y resolver bloqueos típicos del servicio de impresión.

Qué es la cola de impresión y por qué conviene controlarla

La cola de impresión es, en la práctica, una pequeña base de datos donde Windows guarda los trabajos que van llegando a la impresora, gestionándolos en orden de entrada (FIFO) salvo que cambies prioridades. Desde esa lista puedes pausar, reanudar, reiniciar o cancelar tareas y comprobar si hay algo bloqueado que impide imprimir lo siguiente.

Normalmente, cuando mandas a imprimir, verás un icono de impresora en el área de notificación; desde ahí puedes abrir la lista. Si lo prefieres, puedes acceder manualmente siempre que quieras. Controlar la cola es clave cuando la impresora está fuera de línea, sin tinta o con un error puntual, y quieres reordenar o detener trabajos sin borrar todo.

Cómo ver la cola de impresión en Windows 11

Abrir la cola en Windows 11 es muy sencillo desde la aplicación de Configuración. Estos son los pasos para llegar a la ventana donde aparecen los trabajos que están pendientes de imprimirse:

1. Haz clic derecho en el botón Inicio y entra en Configuración > Bluetooth y dispositivos > Impresoras & escáneres.
2. Selecciona la impresora que estás usando y pulsa el botón Abrir cola.
3. Se abrirá una ventana con el nombre de la impresora y, debajo, la lista de trabajos. Si la lista está vacía, no hay nada en espera.

También puedes llegar desde el panel clásico de “Dispositivos e impresoras”, pero en Windows 11 la ruta más directa es Configuración. El botón Abrir cola es el que te lleva al panel donde sucede todo.

Administrar trabajos: pausar, reanudar, reiniciar, cancelar y ver propiedades

Una vez en la ventana de la cola, verás cada documento con su estado, propietario, tamaño y fecha. Con el botón derecho sobre un trabajo se abre un menú con acciones. Estas opciones te permiten tomar el control sin tocar la impresora:

• Pausa: detiene temporalmente un trabajo. La opción cambia a Reanudar para continuar más tarde.
• Reiniciar: vuelve a comenzar la impresión desde el principio, útil si ha habido un fallo puntual.
• Cancelar: elimina el trabajo de la cola, ideal si te equivocaste de archivo o ya no lo necesitas.
• Propiedades: abre información detallada del trabajo y pestañas de configuración como Presentación y Papel/Calidad, muy útiles si quieres revisar cómo se está enviando el documento.

Además, puedes seleccionar varios trabajos a la vez para aplicar una acción conjunta (por ejemplo, cancelar varios de golpe). La opción Propiedades también permite ajustar la prioridad del trabajo: cuanto mayor, antes se imprimirá frente a otros en espera.

Si en algún momento necesitas detener por completo el envío a la impresora, puedes pausar todos los trabajos temporalmente desde el menú de la ventana de cola. Esto resulta útil en fallos mecánicos o si la impresora se queda sin papel y no quieres que se acumulen más envíos.

Cómo ver lo que has impreso: activar el historial de impresiones

Si necesitas llevar un registro de qué se ha impreso, Windows puede guardar un historial mediante el Visor de eventos. Activarlo apenas lleva un minuto y después podrás consultar qué documentos han pasado por la impresora.

Para habilitar el registro del servicio de impresión (PrintService): usa el Visor de eventos con esta ruta:

1. Abre el Visor de eventos desde el buscador de la barra de tareas.
2. Ve a Registros de aplicaciones: Microsoft > Windows > PrintService.
3. En el panel Operativo, haz clic derecho en Propiedades y marca Habilitar registro. Puedes elegir “Sobrescribir eventos si es necesario” para que se vaya renovando.

Una vez activado, entra cuando quieras a esa misma sección del Visor para revisar qué se ha impreso. Es muy útil para equipos compartidos o para llevar un control de consumibles cuando varios usuarios usan la misma impresora.

Guardar una copia de los trabajos: “Conservar documentos impresos”

Otra forma de mantener rastro es indicarle a Windows que conserve los trabajos una vez impresos. Esta opción se encuentra en las propiedades avanzadas de la impresora y permite que, tras imprimirse, el documento permanezca visible en la cola.

1. Abre Configuración > Bluetooth y dispositivos > Impresoras & escáneres y entra en tu impresora.
2. Desde la cola, abre el menú Impresora > Propiedades.
3. En la pestaña Avanzado, marca Conservar documentos impresos y confirma con Aceptar.

Con esta casilla marcada, podrás consultar trabajos ya completados y, si procede, reimprimirlos sin tener que volver a abrir el documento original. Es una opción perfecta para flujos con muchas reimpresiones o validaciones internas.

Cuando la cola se atasca: causas habituales y soluciones rápidas

Por muy robusto que sea el sistema, la cola de impresión puede quedarse “pillada”. Es típico que un trabajo aparezca como Cancelando y no se vaya nunca, bloqueando al resto. Antes de desesperarte, prueba estas medidas escalonadas que suelen resolver la mayoría de incidencias:

1) Reinicia el PC

Parece lo de siempre, pero funciona. Un reinicio completo cierra procesos y limpia el estado del servicio de impresión, que vuelve a arrancar limpio. Es la forma más rápida de recuperar la cola cuando todo se ha quedado congelado.

2) Reinicia el servicio “Cola de impresión” (spooler)

Si no quieres reiniciar el equipo, puedes reiniciar solo el servicio que gestiona la cola. Accede al gestor de servicios de Windows y reinícialo:

1. Pulsa Windows + R, escribe services.msc y confirma.
2. Busca Cola de impresión, selecciónala y pulsa Reiniciar en el panel superior izquierdo.

Esto detiene temporalmente el servicio, borra su estado interno y vuelve a arrancarlo. En muchos casos, tras reiniciar el spooler la impresora vuelve a aceptar trabajos con normalidad.

3) Script rápido para limpiar la cola

Si prefieres automatizarlo, usa una consola con permisos de administrador y lanza esta secuencia. Detiene el spooler, borra los temporales de la cola y lo arranca de nuevo:

net stop spooler
Del "%SYSTEMROOT%\System32\spool\PRINTERS\*" /Q /F
net start spooler

Si te interesa, guarda esos comandos en un archivo .BAT para tenerlo a mano y ejecutarlo con doble clic cuando la cola se encalle. Es especialmente práctico si imprimes a menudo y necesitas reacción rápida.

4) Borrado manual de la carpeta PRINTERS

Otra variante consiste en limpiar a mano los archivos retenidos por el spooler. Debes parar antes el servicio de impresión, borrar los ficheros y volver a iniciarlo:

1. Detén la Cola de impresión desde services.msc o con net stop spooler.
2. Navega a C:\Windows\System32\spool\PRINTERS y elimina todos los archivos (verás nombres tipo FP00008 o FP00008.SHD).
3. Inicia de nuevo el servicio con net start spooler o desde el panel de Servicios.

Con esto se elimina cualquier resto que impida avanzar. Si había un trabajo corrupto, desaparecerá y podrás volver a imprimir de inmediato.

5) Controladores y reinstalación de la impresora

Si el atasco persiste, puede ser cosa de drivers (más común en impresoras en red). Actualiza o reinstala. Identifica los drivers que faltan y actualízalos. Puedes bajar el controlador desde la web del fabricante o usar Windows Update desde el Administrador de dispositivos, e incluso herramientas de terceros para mantenerlos al día.

Otra alternativa es quitar la impresora y volver a instalarla desde cero. Quitar dispositivo en Windows 11 es así:

1. Ve a Configuración > Bluetooth y dispositivos > Impresoras & escáneres.
2. Selecciona la impresora y pulsa Quitar. Confirma con Sí.

Para reinstalarla, asegúrate de que esté encendida y conectada. Windows suele detectarla al pulsar “Agregar dispositivo” en Impresoras & escáneres. Si no aparece, elige Agregar manualmente.

6) Agregar manualmente una impresora local o de red

Si el asistente automático no la encuentra, recurre a la configuración manual. El propio asistente te ofrece distintas formas de buscar la impresora; si está conectada localmente, usa la opción de impresora local o de red con configuración manual:

1. Elige Usar un puerto existente y selecciona el puerto correcto (USB, LPT o COM).
2. Para el controlador, pulsa Tengo disco si lo tienes; si no, usa Windows Update para ampliar la lista de modelos.
3. Selecciona fabricante y modelo y pulsa Siguiente.
4. Asigna un nombre a tu gusto y confirma con Siguiente.
5. Decide si compartir la impresora en red o no, y continúa.
6. Usa Imprimir una página de prueba para verificar que todo funciona y termina con Finalizar.

Con esto tendrás la impresora operativa, con el driver correcto y la cola limpia. Si el problema era un controlador inadecuado o corrupto, quedará resuelto.

7) El caso de Adobe PDF y el arrastrar y soltar

Hay quienes usaban la cola de “Adobe PDF” para arrastrar cientos de documentos y convertirlos más rápido que desde la aplicación. En versiones recientes, esta función puede no estar disponible. Si algo similar te falla de repente, limpiar la cola y revisar controladores suele ser el primer paso para recuperar la estabilidad del spooler.

8) Eliminar colas problemáticas desde el Registro (avanzado)

Si no puedes quitar una cola atascada por vías normales, existe la opción de eliminarla desde el Registro. Eso sí, es un método avanzado que conviene usar con cuidado. Modificar el Registro puede causar problemas en el sistema si borras claves por error. Hazlo solo si te sientes cómodo y, preferiblemente, con copia de seguridad.

1. Abre Ejecutar, escribe command y confirma, luego teclea regedit y pulsa Intro.
2. Navega a Equipo > HKEY_CURRENT_USER > Printers > Connections.
3. Elimina únicamente la cola de la impresora afectada. No borres nada más.

Tras ello, reinicia el servicio de impresión o el equipo y vuelve a instalar la impresora si fuera necesario. Este método “a fondo” es útil cuando ni la limpieza de la carpeta PRINTERS ni el reinicio del spooler arreglan la situación.

9) Solucionador de problemas de Windows

Windows incluye asistentes que detectan y corrigen fallos comunes de impresión. En Windows 11/10 puedes abrir el solucionador de “Usar una impresora” desde el Panel de control clásico:

1. Busca troubleshooting o “Solución de problemas” en el buscador.
2. Abre Troubleshooting Settings (Configuración de solución de problemas) o el Panel de control.
3. En Hardware y sonido, ejecuta Usar una impresora.
4. Pulsa Opciones avanzadas y luego Ejecutar como administrador.
5. Selecciona Siguiente y aplica las correcciones sugeridas.

Si aún trabajas con Windows 8/8.1 o Windows 7, el asistente equivalente se encuentra en el Panel de control, dentro de Solución de problemas > Hardware y sonido > Usar una impresora. Ejecutarlo como administrador aumenta las probabilidades de que repare permisos y servicios.

Cuándo conviene reinstalar todo desde cero

Si después de limpiar la carpeta PRINTERS, reiniciar el spooler, pasar el solucionador y actualizar drivers, la cola sigue en bucle, lo sensato es reinstalar la impresora. Quita el dispositivo desde Configuración, reinicia el equipo y añádelo de nuevo, preferiblemente con el driver del fabricante.

En entornos compartidos o con impresoras en red, asegúrate de que tienes permisos para instalarlas o de que el dispositivo está visible en la red. La opción Agregar manualmente te permitirá especificar la impresora por dirección o por puerto, según el caso.

Buenas prácticas para evitar bloqueos

Aunque los atascos son inevitables de vez en cuando, hay costumbres que ayudan. No canceles un trabajo justo cuando la impresora empieza a imprimir; espera unos segundos o pausa primero. Mantén los controladores al día, revisa consumibles y conecta la impresora a una toma estable.

Si compartes impresora con más gente, activa el historial del Visor de eventos o marca “Conservar documentos impresos” para saber qué ha pasado. Esto facilita detectar patrones si siempre se bloquea con ciertos formatos o tamaños de archivo.

Dominar la cola de impresión marca la diferencia entre perder un rato peleándote con la impresora o resolver en dos clics. Has visto cómo abrirla en Windows 11, gestionar trabajos, conservar un registro y, sobre todo, desbloquearla cuando se queda “pensando”. Con el reinicio del servicio, la limpieza de PRINTERS, la reinstalación de la impresora y el uso del solucionador tendrás cubiertos prácticamente todos los escenarios habituales.

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Isaac

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