Cómo poner contraseña y cifrar documentos en LibreOffice Writer

Si trabajas con documentos sensibles en tu ordenador, ponerles contraseña en LibreOffice no es ningún capricho: es una forma muy práctica de que, aunque alguien consiga el archivo, no pueda leer ni una sola línea sin tu permiso. Desde informes médicos hasta tu declaración de la renta o un listado de contraseñas, cifrar documentos con una clave robusta puede ahorrarte un buen susto si tu PC, móvil o memoria USB caen en manos ajenas.

También es muy útil cuando quieres compartir datos delicados con otra persona, por ejemplo, enviar tu DNI o los datos de la tarjeta a un familiar para que haga una gestión por ti. En lugar de mandar la información en claro por correo o mensajería, puedes cifrar el documento, adjuntarlo y compartir la contraseña por otro canal distinto. Aunque alguien intercepte el archivo, solo verá caracteres sin sentido gracias al cifrado fuerte que usa LibreOffice.

Por qué merece la pena proteger documentos con contraseña

La mayoría de usuarios no se plantea hasta que tiene un problema que sus documentos de oficina contienen información muy sensible. En un simple texto de LibreOffice Writer puedes guardar datos médicos, contratos laborales, presupuestos, copias de documentos oficiales o cualquier cosa que no te gustaría que circulara por ahí.

Cuando esos archivos se almacenan en la nube, en un pendrive o en una carpeta del ordenador sin ninguna protección, basta con que alguien tenga acceso al dispositivo para abrirlos sin más obstáculos. Si en cambio los guardas cifrados con una contraseña fuerte, estás añadiendo una capa de defensa muy potente contra robos, pérdidas de dispositivos o accesos no autorizados.

Los formatos de LibreOffice en su versión actual utilizan cifrado robusto basado en estándares modernos. Eso significa que, si eliges bien la contraseña, a nivel práctico el contenido será imposible de leer sin conocerla, incluso aunque alguien se descargue el archivo y trate de abrirlo con herramientas externas.

Cómo guardar un documento de LibreOffice Writer con contraseña

LibreOffice Writer incorpora de serie todo lo que necesitas para guardar un documento protegido con contraseña, sin instalar nada adicional. El proceso es muy sencillo, pero conviene entender qué opciones aparecen para no confundirse.

Si el archivo ya existe y solo quieres protegerlo a partir de ahora, tendrás que usar Archivo > Guardar como. Si es un documento nuevo que aún no se ha guardado nunca, al pulsar en Guardar la aplicación abrirá directamente el mismo cuadro de diálogo que Guardar como, así que el proceso es idéntico.

En la ventana de guardado, además de elegir la carpeta y el nombre del archivo, verás una casilla que indica algo como “Guardar con contraseña”. Esa casilla es la clave de todo el proceso: marca esa opción antes de pulsar en Guardar para que LibreOffice te pida definir la clave.

En cuanto confirmes el guardado, aparece el cuadro “Definir contraseña”. Este diálogo tiene dos partes principales y un botón de “+ Opciones” para ver todas las posibilidades de protección. Aunque pueda parecer algo técnico, realmente se reduce a decidir si quieres proteger:

• La apertura del documento (que nadie pueda abrirlo sin contraseña).
• Solo la modificación (que cualquiera pueda leerlo, pero no editarlo sin clave).
• Ambas cosas con contraseñas diferentes, si necesitas un control más fino.

Impedir que se abra el documento sin conocer la contraseña

Si tu prioridad es que nadie pueda ni siquiera ver el contenido, tienes que centrarte en la sección de “Contraseña de cifrado del archivo” dentro del cuadro “Definir contraseña”. Es ahí donde se configura la clave de apertura.

En ese apartado debes escribir una contraseña en el primer campo y volver a escribirla en el campo de confirmación justo debajo. LibreOffice te obliga a esta doble introducción para evitar errores tipográficos, porque si guardas el documento con una contraseña que en realidad has tecleado mal, no habrá forma de acceder más adelante.

El programa aplica un nivel de cifrado muy alto al contenido del archivo: texto, imágenes y objetos incrustados quedarán protegidos y no podrán leerse con editores externos ni con herramientas que traten de abrir el fichero por la fuerza. Si pierdes esa contraseña o la olvidas, no existe un “truco” mágico para recuperarla; en la práctica, el documento se considera irrecuperable.

Por eso es fundamental que la clave que elijas sea a la vez segura y recordable. No utilices datos obvios como tu nombre, tu número de teléfono, una fecha de nacimiento o palabras fácilmente asociadas contigo. Tampoco repitas la misma clave que usas en otras cuentas, porque estarías abriendo una puerta enorme a ataques basados en filtraciones previas.

Usar la opción “Abrir archivo solo para lectura”

En el mismo cuadro de “Definir contraseña” puedes marcar la casilla “Abrir archivo solo para lectura”. Esta opción no sustituye a la contraseña de cifrado, sino que modifica el comportamiento al abrir el documento una vez introducida la clave correcta.

Cuando activas esta función, al abrir el archivo cifrado se mostrará en modo solo lectura. Normalmente verás una banda en la parte superior indicando que el documento está bloqueado frente a cambios, junto con un botón que te permite pasar a modo edición.

Este ajuste es útil si quieres evitar cambios accidentales sobre tus propios documentos protegidos, obligándote a dar un paso extra antes de modificar nada. También sirve para que otras personas a las que les des la contraseña puedan leerlo de entrada sin editarlo por error, aunque después tengan la opción de activar la edición.

Permitir la lectura, pero bloquear la modificación del documento

Hay escenarios en los que te interesa que cualquiera pueda abrir y leer el documento libremente, pero que no pueda cambiar su contenido sin autorización. Para eso existe la sección “Contraseña para compartir el archivo”, también dentro del cuadro “Definir contraseña”.

En esta parte defines una clave distinta a la de apertura (o incluso solo esta, si no vas a proteger la apertura). Escribes la contraseña de modificación en el primer campo y la repites debajo para confirmarla. Una vez hecho y guardado el documento, LibreOffice lo considera protegido contra edición.

Al abrir el archivo, Writer mostrará el contenido, pero lo hará en modo solo lectura, indicando en la interfaz que no se puede editar. Aunque te permite ver todo el texto, si quieres cambiar algo tendrás que pasar a modo edición y, en ese momento, el programa te pedirá la contraseña de modificación. Solo quien conozca esa clave podrá guardar cambios sobre el documento original.

Es importante entender un matiz: esta protección de modificación no impide que alguien guarde una copia del contenido. Cualquiera podría abrir el documento en modo lectura, usar Archivo > Guardar como para crear un nuevo archivo sin protección y editar esa copia. La protección de modificación sirve para blindar el documento original, no para impedir que su contenido se pueda reutilizar en otro archivo.

Abrir un documento protegido para lectura o modificación

Cuando intentes abrir un archivo de LibreOffice guardado con contraseña de apertura, el programa mostrará un cuadro de diálogo llamado algo como “Escriba la contraseña”. Tendrás que introducir la clave correcta para poder acceder al contenido; si te equivocas, LibreOffice no podrá abrirlo.

En el caso de documentos protegidos solo para modificación, al abrirlos verás igualmente un aviso de que estás en modo solo lectura. Podrás desplazarte por el texto, copiar fragmentos o imprimirlo, pero no cambiar nada sin pulsar el botón de edición. Al hacerlo, aparecerá de nuevo un diálogo solicitando la contraseña de modificación.

Si has configurado a la vez una contraseña de apertura y otra de modificación, recuerda que son dos niveles de protección distintos. Conocer la clave de modificación no te permitirá abrir el archivo si no introduces también la contraseña de cifrado en el primer paso.

Proteger solo contra apertura, solo contra modificación o ambas cosas

LibreOffice te da bastante flexibilidad, así que puedes combinar las opciones de distintas formas según tus necesidades. De hecho, es posible definir dos contraseñas diferentes: una para descifrar y abrir el archivo, y otra específica para permitir cambios en el documento ya abierto.

En la práctica, puedes encontrarte con estos escenarios típicos:

• Bloqueo total (apertura + modificación): defines la contraseña de cifrado y, además, una contraseña de modificación. Solo quien conozca la primera podrá ver el documento, y solo quien tenga la segunda podrá editarlo. Es la opción más restrictiva.
• Solo cifrado de apertura: rellenas la parte de “Contraseña de cifrado del archivo” y dejas en blanco la de modificación. Cualquiera que tenga la clave podrá leer y editar el documento sin más limitaciones.
• Solo bloqueo de cambios: no activas contraseña de cifrado, pero sí defines una clave en “Contraseña para compartir el archivo”. Así el documento es legible para todo el mundo, pero solo editable para quien tenga esa contraseña de modificación.

Cuando quieras retirar completamente la protección de un documento que ya tenía contraseña, bastará con abrirlo (introduciendo la clave si es necesario), ir a Archivo > Guardar como y desmarcar la casilla “Guardar con contraseña”. Después de guardar la nueva versión, ese archivo ya no pedirá ninguna clave.

Otras formas de proteger contenido en LibreOffice Writer

Además del sistema de cifrado y contraseñas al guardar el archivo, LibreOffice ofrece varias funciones internas para evitar modificaciones accidentales o no deseadas en partes concretas del documento: secciones, tablas, índices, campos y el propio documento en ciertos formatos.

Proteger secciones del documento

En Writer puedes dividir el contenido en secciones y, sobre cada una de ellas, activar una protección de escritura, con o sin contraseña. Eso sirve, por ejemplo, para impedir que se editen determinados fragmentos de un contrato, una plantilla o un informe.

Si la sección aún no existe, selecciona el texto que quieres proteger y crea una sección desde el menú correspondiente de Writer. Si ya tienes secciones definidas, puedes ir al diálogo de edición de secciones, elegir la que te interese en la lista o bien usar el Navegador, hacer clic con el botón derecho sobre la sección y acceder a sus propiedades.

En las opciones de esa sección encontrarás el apartado de “Protección contra escritura”. Si solo quieres bloquearla sin contraseña, marca la casilla “Proteger” y listo. Si deseas que el desbloqueo requiera clave, marca también la opción “Con contraseña” y pulsa el botón “Contraseña” para introducirla dos veces.

Para cambiar la protección más adelante, vuelves a ese mismo diálogo de secciones. Si la sección estaba protegida sin contraseña y ahora quieres añadir una, marcas “Con contraseña” y defines la clave. Si ya tenía contraseña y quieres quitarla, desmarcas esa casilla e introduces la clave actual para confirmarlo. También puedes cambiarla pulsando en “Contraseña” y escribiendo una nueva dos veces.

Si lo que quieres es desactivar totalmente la protección de la sección, basta con desmarcar la casilla “Proteger”. Si estaba protegida con contraseña, tendrás que introducirla para confirmar el cambio.

Proteger celdas y tablas en documentos de Writer

Writer también permite proteger el contenido de celdas sueltas o tablas completas, algo útil cuando diseñas formularios o documentos con estructuras tabulares que no quieres que se deformen.

Para una o varias celdas, colocas el cursor dentro o seleccionas el rango y utilizas la opción correspondiente del menú de tabla para activar la protección. Si lo que necesitas es proteger la tabla al completo, la seleccionas entera y accedes a la misma opción desde el menú.

Cuando quieras revertir esa protección, basta con situar el cursor en las celdas protegidas y usar la opción de desproteger en el mismo menú. En el caso de una tabla entera, también puedes usar el Navegador: haces clic derecho sobre la tabla y eliges “Tabla ▸ Desproteger”, o seleccionas todo y utilizas el menú de tabla para quitar el bloqueo.

Bloquear sumarios e índices frente a cambios manuales

Los índices y tablas de contenidos generados automáticamente por Writer se crean ya con protección contra modificaciones directas, para evitar que se alteren a mano y se estropeen.

Si necesitas ajustar esa protección, puedes hacer clic con el botón derecho sobre el índice o el sumario en el propio documento y abrir el cuadro de edición del índice. En la pestaña “Tipo” encontrarás la casilla “Protegido contra cambios manuales”, que puedes marcar o desmarcar según te convenga.

Otra forma es usar el Navegador: localizas el índice en la lista, pulsas con el botón derecho y activas o desactivas la opción “Índice ▸ Solo lectura”. Así decides si ese elemento admite cambios manuales o si solo se puede actualizar mediante las herramientas automáticas de LibreOffice.

Proteger campos, marcadores y el documento completo

En los ajustes de LibreOffice Writer puedes habilitar funciones generales para proteger todos los campos o todos los marcadores frente a modificaciones, lo que ayuda a impedir errores al editar documentos con mucha automatización.

Además, existe una opción específica para proteger el documento entero contra cambios cuando se guarda en determinados formatos como .doc, .docx, .odt u .ott. En ese caso, desde el menú de opciones de LibreOffice Writer, en el apartado de compatibilidad, puedes activar la casilla “Proteger formulario” para que el documento se trate como un formulario bloqueado.

Proteger contenido, posición y tamaño de objetos en Writer

Cuando insertas imágenes, marcos, diagramas u objetos OLE en un documento, a veces te interesa que no se muevan ni se redimensionen por accidente, especialmente en diseños más elaborados o plantillas.

Cada tipo de objeto tiene su propio diálogo de propiedades donde puedes activar protecciones específicas de contenido, posición y tamaño. Aunque el camino del menú cambia ligeramente según el objeto, la idea es siempre la misma: seleccionas el elemento, abres sus propiedades y marcas las casillas de protección que necesites.

Para una imagen, por ejemplo, la seleccionas y eliges Formato > Imagen > Propiedades desde el menú principal, o bien entras en “Propiedades” desde el menú contextual. En la pestaña “Opciones” verás la sección “Proteger”, en la que puedes marcar contenido, posición y/o tamaño para que no cambien.

Si se trata de un cuadro de texto o una forma, primero seleccionas el objeto y luego abres Formato > Cuadro de texto y forma > Posición y tamaño (o usas la opción equivalente del menú contextual). Dentro de la pestaña “Posición y tamaño” encontrarás de nuevo la sección de protección para bloquear el movimiento o el redimensionado.

En el caso de marcos u objetos OLE, el procedimiento es muy similar: seleccionas el objeto, eliges Formato > Marco y objeto > Propiedades o abres el menú contextual con “Objeto”, y en la pestaña “Opciones” activas o desactivas las casillas de proteger contenido, posición y tamaño.

Otras opciones de protección y cifrado relacionadas

Aunque el foco aquí está en LibreOffice, conviene saber que existen programas externos muy utilizados para cifrar archivos de cualquier tipo antes de subirlos a la nube o compartirlos. No son imprescindibles para usar contraseñas en Writer, pero sí complementan bien la seguridad general de tus documentos. En entornos corporativos también existen controles como DLP en Microsoft 365 para proteger datos sensibles.

Herramientas como 7-Zip, AES Crypt, AxCrypt o VeraCrypt permiten cifrar archivos individuales o incluso carpetas completas con algoritmos robustos (como AES-256) y una contraseña fuerte. También puedes firmar digitalmente documentos en Windows para añadir integridad y autenticidad a tus ficheros. De esta forma, aunque alguien acceda a tu cuenta en la nube o a tu disco duro, seguirá viendo solo un archivo cifrado ilegible sin conocer la clave.

También es frecuente comprimir muchos documentos en un único archivo .rar protegido con contraseña utilizando WinRAR. Esto facilita la gestión cuando quieres proteger un montón de ficheros de golpe, en lugar de ir uno por uno. Simplemente seleccionas la carpeta, eliges la opción “añadir al archivo” en el menú de WinRAR y defines una contraseña para todo el paquete.

En el caso de servicios como Google Drive, la plataforma no ofrece un sistema nativo de cifrado por archivo con contraseña al estilo de LibreOffice. La solución pasa por cifrar primero el documento en tu PC (ya sea con la función de LibreOffice o con uno de estos programas externos) y luego subir el archivo protegido a la nube.

Cómo elegir una contraseña fuerte para tus documentos

De poco sirve todo este despliegue de seguridad si luego utilizas una clave del tipo “1234” o “maria2020”. Una contraseña fiable debe tener unas características mínimas para que resulte difícil de adivinar o de romper por fuerza bruta.

Lo recomendable es que tu contraseña tenga al menos 8 caracteres, aunque mejor si te acercas a 12 o más, y que mezcles letras mayúsculas y minúsculas, números y símbolos. Cada carácter adicional complica muchísimo el trabajo de un atacante que intente probar combinaciones al azar.

También es vital que sea una contraseña única y aleatoria: no reutilices la misma clave que usas en tu correo, redes sociales u otros servicios online. Evita palabras del diccionario y combinaciones obvias; en su lugar, puedes usar una frase larga con alguna variación creativa, o bien apoyarte en un gestor de contraseñas que genere cadenas seguras por ti.

Aunque a todos nos tienta usar contraseñas fáciles de recordar, suelen ser las primeras que caen en un ataque. Si el documento que estás protegiendo contiene información realmente confidencial (datos bancarios, documentación legal, historiales médicos, etc.), merece la pena hacer el esfuerzo y utilizar una clave seria.

Consejos extra para mantener tus documentos a salvo

Poner una contraseña a tus archivos de LibreOffice es solo una parte de la historia. Para que la protección sea realmente efectiva, necesitas cuidar también el estado general de seguridad de tu equipo y tus hábitos de uso.

En primer lugar, es importante tener tanto el sistema operativo como LibreOffice siempre actualizados. Las nuevas versiones corrigen vulnerabilidades que los atacantes podrían explotar para acceder a tu equipo o a tus documentos. En Windows, por ejemplo, puedes revisar Windows Update desde la Configuración y aplicar parches con regularidad, y es recomendable limpiar el historial de documentos recientes en Office para reducir fugas de privacidad.

Además, deberías contar con un buen antivirus que supervise el sistema y detecte amenazas antes de que afecten a tus datos. Windows Defender es una opción bastante competente integrada en el sistema, pero también hay alternativas de terceros, gratuitas y de pago, como Avast o Bitdefender.

Otro punto clave es instalar programas solo desde fuentes oficiales. Descargar LibreOffice, cifradores o cualquier otro software desde webs dudosas puede acabar metiendo malware en tu PC, con el riesgo de que cifren tus propios archivos para pedirte un rescate o que roben la información directamente.

Por último, el sentido común sigue siendo tu mejor aliado: no abras adjuntos extraños que te lleguen por correo, no pulses en enlaces sospechosos y no instales complementos que no sabes de dónde salen. Muchos ataques necesitan que el usuario haga clic en algún sitio para empezar a funcionar; si no lo haces, el malware se queda sin oportunidad.

Con todo esto en mente, usar las funciones de LibreOffice para añadir contraseñas y cifrado a tus documentos más sensibles te dará un nivel de seguridad muy razonable frente a miradas indiscretas, pérdidas de dispositivos y accesos no autorizados, siempre que acompañes esa protección técnica con buenas prácticas y contraseñas a la altura.