Azure Information Protection (AIP) unified labeling: qué es y cómo funciona

En el mundo empresarial actual, donde la información circula constantemente entre empleados, clientes y colaboradores, proteger los datos sensibles se ha convertido en una tarea prioritaria para todo tipo de organizaciones. Ya no basta con confiar en cortafuegos o contraseñas robustas; la protección debe viajar junto a los documentos a lo largo de todo su ciclo de vida. Surge así la necesidad de herramientas especializadas como Azure Information Protection (AIP), que van mucho más allá del simple cifrado y se convierten en pilares clave para la gestión segura de la información.

Si alguna vez te has preguntado cómo asegurarte de que únicamente las personas adecuadas pueden acceder, leer y modificar tus archivos y correos electrónicos más confidenciales, este artículo es para ti. Aquí descubrirás qué es Azure Information Protection, cómo funciona el unified labeling, sus ventajas, funcionamiento técnico, integración con el ecosistema Microsoft y por qué representa un salto adelante en la protección de datos en la nube y en entornos híbridos.

¿Qué es Azure Information Protection (AIP)?

Azure Information Protection, conocido como AIP, es una solución cloud de Microsoft integrada dentro de la familia de Microsoft Purview Information Protection. Su misión principal es permitir a las empresas clasificar, etiquetar, proteger y controlar información sensible tanto en documentos como en correos electrónicos, abalándose en tecnologías como el cifrado y el etiquetado de confidencialidad para garantizar la seguridad de los datos desde que se crean hasta que llegan a su destino, dentro o fuera de la organización.

AIP está diseñado para ser una herramienta potente pero muy flexible, no se trata de una solución aislada: viene incluida de serie en muchas licencias de Microsoft 365, lo que facilita su adopción en entornos empresariales que ya usan Word, Excel, PowerPoint u Outlook. Su integración total permite que los usuarios puedan cifrar, etiquetar y controlar el acceso a la información interna de la compañía de manera sencilla y sin cambiar sus hábitos de trabajo habituales.

La tecnología subyacente clave es Azure Rights Management (Azure RMS), encargado de ofrecer seguridad persistente a los archivos, de modo que los permisos y etiquetas viajan con el contenido, gestionando quién puede visualizarlo, editarlo o reenviarlo según el nivel de seguridad asignado.

Principales funcionalidades de Azure Information Protection

Azure Information Protection destaca por su amplia variedad de funciones avanzadas pensadas para cubrir diferentes escenarios de protección y clasificación de información. Algunas de las funcionalidades más relevantes son:

• Clasificación de la información: permite establecer diferentes niveles de confidencialidad para documentos y correos, ya sea de forma manual, automática o recomendada según las políticas organizacionales.
• Etiquetado unificado: introduce una forma homogénea de aplicar y gestionar etiquetas de seguridad en todo el entorno Microsoft 365, facilitando la administración y el cumplimiento de normativas.
• Cifrado de datos: protege el contenido por medio de cifrado robusto, asegurando que sólo los usuarios autorizados puedan acceder a la información, sin importar dónde se encuentre almacenada o enviada.
• Control de permisos y seguimiento: posibilita asignar permisos específicos (lectura, edición, reenvío) a usuarios y grupos, y realizar un seguimiento detallado de quién accede y qué hace con cada documento.
• Integración con aplicaciones y servicios: funciona de manera nativa en Office y herramientas de Microsoft 365, y ofrece SDKs para ampliar la protección a apps de terceros o desarrollos propios.
• Escáner y analizador de información: facilita la detección y etiquetado automatizados de archivos almacenados localmente en servidores o repositorios.

Estas capacidades, combinadas, consiguen que la protección de datos deje de ser una preocupación aislada de IT para convertirse en un proceso automático, integrado y gestionable a gran escala.

El concepto de ‘unified labeling’ o etiquetado unificado

Hasta hace poco, existían diferencias entre cómo se aplicaban y gestionaban las etiquetas de protección en las distintas aplicaciones de Office y servicios de Microsoft. Esto complicaba la administración y a menudo generaba confusión entre usuarios y equipos de seguridad. Para resolverlo, Microsoft introdujo el etiquetado unificado (unified labeling), una evolución clave que unifica la experiencia de etiquetar información sensible en todo el ecosistema Microsoft 365 y Purview Information Protection.

Con esta funcionalidad, las organizaciones pueden definir, publicar y gestionar etiquetas de sensibilidad desde un único portal de cumplimiento, aplicándose de manera consistente en aplicaciones como Word, Outlook, Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint y OneDrive. Así, se elimina la fragmentación y se garantiza que las directivas de seguridad se respetan independientemente de dónde se cree o comparta el fichero.

El etiquetado unificado supone también el fin del antiguo complemento de etiquetado de AIP (retirado en abril de 2024), y Microsoft anima a las empresas a migrar todas sus políticas y etiquetas al sistema integrado, lo que mejora la fiabilidad, rendimiento y facilidad de administración. Además, el sistema permite la integración de etiquetas con sensores DLP (Data Loss Prevention) y otras funciones de cumplimiento.

¿Cómo funciona técnicamente Azure Information Protection?

El funcionamiento de AIP se basa en una arquitectura cloud apoyada en varios componentes clave:

• Azure Rights Management: el motor que proporciona el cifrado, control de derechos y persistencia de la protección en los archivos y correos electrónicos.
• Etiquetas y políticas: los administradores crean etiquetas de sensibilidad (Confidencial, Solo Interno, Público, etc.) y establecen reglas y condiciones para su aplicación (manual, recomendada o automática).
• Aplicaciones y clientes: los usuarios pueden aplicar etiquetas y protección desde las propias aplicaciones Office, ya sea en escritorio, móvil o versiones web. Además, existen clientes AIP específicos para escenarios avanzados o sistemas operativos alternativos.
• SDK de Microsoft Information Protection: los desarrolladores pueden usar este kit para ofrecer etiquetado y protección nativa en aplicaciones de terceros o personalizadas, ampliando el alcance de la seguridad a medida.
• Escáner y analizador: permiten inspeccionar repositorios locales, identificar información sensible y aplicar automáticamente etiquetas y protección, útil especialmente para migraciones o auditorías.

El proceso típico incluye:

• El usuario crea o edita un archivo o correo.
• La plataforma puede sugerir una etiqueta según el contenido detectado (por ejemplo, si encuentra datos personales).
• El usuario o una regla automática aplica la etiqueta y activa la protección (cifrado, restricciones de acceso, marcas de agua, etc.).
• La información viaja protegida, y sólo quienes tengan permisos adecuados pueden verla, modificarla o compartirla. Los permisos se almacenan, incluso si el archivo sale del entorno corporativo.
• El administrador puede consultar informes, revocar el acceso a documentos o modificar permisos a posteriori.

Una ventaja clave es que la protección no se limita al perímetro de red, sino que viaja permanentemente con el documento allí donde vaya.

Planes, licencias y características disponibles en Azure Information Protection

AIP está disponible a través de diferentes planes de Microsoft 365 y Purview, existiendo varias opciones que van desde Azure Information Protection Premium P1 hasta P2. Cada una de ellas da acceso a distintos niveles de funcionalidad:

• Purview Information Protection para Office 365: incluye consumo de contenido protegido, plantillas personalizadas, integración básica y controles administrativos esenciales.
• Azure Information Protection Premium P1: añade protección para archivos no Office, clasificación manual, analizador y escáner local, seguimiento y revocación, SDK multiplataforma y más.
• P2: maximiza las capacidades incluyendo reglas de clasificación automática, cifrado de doble clave y etiquetado automatizado en archivos locales.

La elección del plan depende del tamaño de la organización, la criticidad de los datos y el nivel de automatización deseado. Además, en regiones como la Unión Europea existen matices en la disponibilidad y precios según el país.

Funcionamiento del etiquetado y clasificación

Uno de los pilares de Azure Information Protection es la clasificación mediante etiquetas de confidencialidad. Estas etiquetas se pueden aplicar manualmente, a través de sugerencias automáticas o de manera obligatoria según políticas de la empresa.

Las etiquetas permiten, por ejemplo:

• Impedir la impresión o edición de ciertos documentos.
• Restringir el reenvío o la exportación de correos electrónicos.
• Forzar el cifrado y la marcación visual (marcas de agua, avisos, etc.).
• Limitar el acceso a grupos específicos o individuos concretos.

El administrador puede incluso impedir que los usuarios cambien o eliminen una etiqueta si el contenido ya está protegido y no tienen permisos suficientes, garantizando así que la información más sensible siempre permanezca bajo control.

Integración y compatibilidad con otras aplicaciones y soluciones

AIP ha sido diseñado para integrarse en el día a día de organizaciones que ya utilizan Microsoft 365, pero su alcance va mucho más allá. Mediante el SDK de Microsoft Information Protection, es posible extender la clasificación y protección a servicios y aplicaciones de terceros: sistemas de CAD/CAM, agentes de seguridad cloud, soluciones de prevención de fugas, apps móviles, Linux, iOS, Mac y mucho más. Puedes ampliar información sobre cómo usar Microsoft Purview en su documentación oficial.

Asimismo, algunos programas como Nitro PDF Pro han integrado soporte para las etiquetas de AIP, de modo que los permisos y restricciones definidas por el autor se respetan aunque el archivo salga del entorno tradicional de Office.

La protección de archivos no Office (imágenes, PDFs, documentos de texto, etc.) también es posible en los planes avanzados, permitiendo que la gestión de la confidencialidad abarque cualquier tipo de dato relevante para la organización.

Gestión avanzada, administración y seguimiento

Uno de los grandes valores añadidos de Azure Information Protection reside en su potente consola de administración, desde la que los responsables de seguridad pueden:

• Crear, modificar y desplegar etiquetas y políticas para toda la organización.
• Monitorizar el uso de la información protegida, quién la consulta, edita o comparte.
• Revocar accesos a documentos en caso de error o incidente.
• Limitar la aplicación de políticas a grupos concretos o usuarios determinados.
• Editar registros para evitar la ejecución de funciones en usuarios sin licencia.

La integración con los centros de administración de Microsoft Purview facilita la supervisión y el cumplimiento de normativas como GDPR, HIPAA, ISO 27001 y otras exigidas en sectores altamente regulados.

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Características destacadas y ventajas competitivas

Entre las muchas posibilidades que ofrece Azure Information Protection, destacan:

• Bring Your Own Key (BYOK): permite que las organizaciones gestionen sus propias claves de cifrado, garantizando un mayor control sobre la seguridad.
• Cifrado de doble clave: añade una capa extra de seguridad al requerir dos claves distintas para acceder a ciertos documentos ultra sensibles.
• SDK multiplataforma: posibilita la extensión de etiquetado y protección a cualquier entorno operativo.
• Gestión y seguimiento centralizados: desde la misma consola es posible controlar todos los aspectos del ciclo de vida de la información sensible.
• Integración DLP y otras soluciones: mediante la persistencia de metadatos de clasificación, las soluciones de prevención de fuga de datos pueden identificar y accionar sobre información sensible etiquetada.
• Protección persistente e independiente de ubicación: los archivos siguen protegidos incluso si salen del entorno corporativo.

Y como punto a destacar: la solución se actualiza y amplía constantemente, adaptándose a nuevos escenarios y requisitos regulatorios mediante la integración continua en el universo Microsoft Purview y Microsoft 365.

Isaac

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