Cómo firmar un PDF en el móvil: apps, tipos de firma y guía completa

Hoy llevamos el trabajo, el banco, las gestiones con la administración y hasta las compras diarias en el bolsillo. No es raro que cada vez más gente se pregunte cómo firmar un PDF en el móvil sin tener que imprimir nada, sin escáner y sin andar persiguiendo a nadie para que coja un bolígrafo. El móvil se ha convertido en nuestra pequeña oficina portátil.

Lo mejor de todo es que ya no hablamos de soluciones raras o complicadas: existen apps muy sencillas para firmar documentos desde el móvil, tanto en Android como en iPhone, que cubren desde la típica firma dibujada con el dedo hasta firmas digitales avanzadas con validez jurídica reforzada. Vamos a ver, con calma y al detalle, todas las opciones que tienes, cómo se usan y en qué casos te conviene cada una.

Firmar documentos con el móvil: qué puedes hacer hoy en día

Los teléfonos y tablets han pasado de ser un simple dispositivo para llamar a convertirse en herramientas clave para gestionar documentos, contratos y trámites. Igual que ya haces transferencias o pides cita médica desde el móvil, también puedes firmar PDFs y otros formatos de archivo sin papel de por medio.

Hasta hace no tanto, lo habitual era imprimir el documento, firmarlo a mano, escanearlo y volver a enviarlo. Un proceso lento, que gasta papel, tinta y tiempo. Hoy, gracias a las apps de firma electrónica y a la normativa vigente, puedes dejar tu rúbrica de forma 100 % digital y que sea plenamente válida para la mayoría de gestiones cotidianas y profesionales.

En España, desde la Ley 6/2020, se refuerza el uso de la firma electrónica como vía válida para autenticar documentos digitales. Según el nivel de seguridad que necesites, podrás optar por firmas electrónicas simples, biométricas o avanzadas con certificado digital, todas ellas realizables desde el móvil con las herramientas adecuadas.

Además, muchas de estas aplicaciones no se limitan al PDF: permiten firmar Word, Excel, imágenes y otros tipos de archivos, almacenar los documentos en la nube, pedir firmas a otras personas y llevar un control muy fino del estado de cada trámite.

Tipos de firma electrónica que puedes usar desde el móvil

Antes de elegir app conviene entender qué tipos de firma te vas a encontrar, porque no todas ofrecen el mismo nivel de seguridad y validez jurídica. En el móvil, en la práctica, verás sobre todo estas modalidades:

La más básica es la firma electrónica simple, que suele consistir en una firma dibujada con el dedo sobre la pantalla o en una imagen de tu rúbrica insertada en el PDF. Es muy útil para documentos de poco riesgo (por ejemplo, un formulario escolar o una autorización interna) y es la que ofrecen muchas apps generalistas como opción rápida.

Un paso más allá está la firma biométrica, que recoge datos del trazo de tu firma (velocidad, presión, ritmo) y los asocia al documento. Este tipo de firma, muy usada por soluciones como PortaSigma, refuerza la identificación del firmante y es más sólida ante posibles disputas.

Luego encontramos la firma electrónica avanzada, que suele combinar un sistema de autenticación doble (por ejemplo, envío de código al móvil o verificación por correo) con un certificado digital emitido por una entidad de confianza. Es la que se utiliza cuando se requiere mayor seguridad jurídica, como ciertos contratos o acuerdos más sensibles.

Por último, la llamada firma digital con sello de tiempo y cumplimiento de normativas como eIDAS, ESIGN o EUTA, añade un sellado de tiempo certificado y un sistema de cifrado que garantiza la integridad del documento y el momento exacto en que se firmó. Herramientas como iLovePDF ofrecen esta opción para contratos empresariales y documentos regulados.

Aplicaciones para firmar PDF en el móvil: las más completas

Existen muchas alternativas, pero algunas se han convertido en auténticos referentes por su facilidad de uso, compatibilidad y seguridad. Vamos a repasar las principales opciones para firmar PDF en Android y iOS, qué aportan y en qué casos brillan más.

SignEasy: autofirma, firma en persona y firma remota

SignEasy es una de las apps más conocidas cuando se habla de firmar y rellenar documentos desde el móvil. Su punto fuerte es que cubre varios escenarios: puedes firmar tú mismo, hacer que alguien firme en tu dispositivo o enviar el documento a otra persona para que lo firme a distancia.

Con SignEasy puedes firmar, completar y mandar documentos en múltiples formatos: PDF, Word, Excel, archivos de texto, Pages, imágenes JPG o PNG y más. Esto significa que no tienes que convertirlo todo a PDF previamente; la propia app se encarga de adaptarlo para que puedas añadir tu firma y otros datos.

Si ya tienes tu firma escaneada en papel, la aplicación permite subir una imagen para usarla como firma. También incluye opciones de autofirma directamente en pantalla, de modo que puedes dibujar tu rúbrica con el dedo o con un lápiz electrónico y reutilizarla tantas veces como quieras.

A nivel de gestión de archivos, SignEasy se integra con los principales servicios de almacenamiento en la nube: Dropbox, Box, Evernote y otros. Así puedes importar documentos fácilmente desde cualquier dispositivo y mantenerlos sincronizados, siempre bajo conexión segura mediante cifrado SSL para proteger lo que envías y guardas.

En cuanto al modelo de uso, SignEasy ofrece un periodo de prueba gratuito de siete días. Pasado ese tiempo, para seguir utilizando todas sus funciones tendrás que optar por una suscripción mensual o anual, o bien por la compra de un paquete de firmas prepagado, según lo que te convenga.

DocuSign: una de las soluciones más extendidas

DocuSign es prácticamente un estándar de facto en el mundo de la firma electrónica profesional, con millones de usuarios en todo el mundo. Desde su app móvil puedes completar y firmar PDFs y otros documentos, así como solicitar la firma de otras personas, ya sea de forma presencial en tu dispositivo o enviándoles un correo con el enlace al documento.

La aplicación admite PDF, Word, Excel e imágenes (JPEG, PNG, TIFF, entre otros formatos), de manera que resulta muy flexible para el día a día de empresas y autónomos. Igual que otras soluciones potentes, se integra con servicios en la nube como Dropbox, Box, Google Drive, Evernote o Salesforce para que puedas acceder a tus contratos y formularios desde cualquier lugar.

En materia de seguridad, DocuSign incorpora cifrado avanzado y opciones de configuración de privacidad, lo que permite establecer distintos grados de protección según el tipo de documento. Esto resulta interesante cuando se manejan datos sensibles o se trabaja en sectores regulados.

Una de las grandes ventajas de DocuSign es que cuenta con una versión gratuita con firmas ilimitadas, ideal si quieres probar la herramienta o si tus necesidades son puntuales. Si más adelante te quedas corto, puedes pasar a alguno de los planes de pago, que añaden funciones adicionales y mayor volumen de envíos.

SignNow: firma y seguimiento de documentos

SignNow se centra en hacer muy fácil el proceso de convertir cualquier archivo o imagen en un PDF firmable. Puedes cargar un documento desde el correo, desde la nube o incluso tomar una foto con la cámara del móvil, y la app lo transformará automáticamente a PDF para que puedas editarlo.

Una vez convertido, SignNow te permite rellenar campos con texto, añadir fechas y plasmar tu firma con el dedo. El flujo es bastante directo, pensado para que en pocos toques tengas el documento listo para enviarlo o archivarlo.

Al igual que otras aplicaciones similares, SignNow se integra con servicios de almacenamiento en la nube y permite mandar documentos a otras personas para que los firmen. Su punto diferencial es que incluye un sistema de seguimiento con notificaciones, de manera que sabrás en qué momento cada destinatario ha firmado y el documento ya está completado.

Según la propia compañía, la seguridad está protegida con encriptación de nivel bancario, algo muy valorado si estás trabajando con información sensible o contratos relevantes. Esto refuerza la confianza a la hora de usar la herramienta en entornos empresariales.

La versión gratuita de SignNow ofrece las funciones básicas e incluye la posibilidad de firmar un número limitado de documentos al mes. Si se te queda corto, podrás contratar un plan de pago para ampliar tanto el límite de documentos como las opciones avanzadas disponibles.

Soluciones de Adobe para firmar PDF en el móvil

Si hablamos de PDF es imposible no mencionar a Adobe, creador del formato. La compañía ofrece varias herramientas que facilitan rellenar y firmar documentos directamente en el móvil o tablet, tanto para usuarios que solo quieren algo rápido como para quienes necesitan trabajar de forma más intensiva con PDFs.

Adobe Fill & Sign: rellenar formularios y firmar al vuelo

Adobe Fill & Sign es una app pensada para quienes necesitan rellenar y firmar formularios PDF de manera sencilla. La idea es que no tengas que complicarte: abres el documento, introduces los datos necesarios y añades tu firma en cuestión de segundos.

Una de sus funciones más prácticas es que permite hacer una foto de un documento en papel para convertirlo en archivo digital. A partir de esa captura, la aplicación genera un documento que puedes rellenar, firmar y enviar por correo o guardar en la nube, sin pasar por un escáner tradicional.

En lo que respecta a la firma, puedes dibujar tu rúbrica con el dedo o con un lápiz electrónico y también guardar tus iniciales para insertarlas rápidamente donde haga falta. Es una herramienta muy intuitiva, ideal para usuarios que quieren algo rápido y gratuito sin suscripciones.

La principal pega es que no ofrece tantas funciones avanzadas de seguridad o de gestión de flujos de firma como otras plataformas más profesionales. Aun así, para tareas cotidianas y documentos de menor relevancia legal, suele ser más que suficiente.

Adobe Acrobat Reader en el móvil: tutorial paso a paso

Otra opción muy popular para firmar PDFs desde el teléfono es usar la app oficial de Adobe Acrobat Reader en Android o iPhone. La mayoría de usuarios la asocia solo a leer documentos, pero también permite firmarlos con tu propia mano de forma muy sencilla.

Lo primero es descargar la aplicación desde Google Play o App Store e iniciar sesión con una cuenta (puedes usar tu cuenta de Google, Apple, Facebook o una de Adobe). Tras aceptar las condiciones de uso, la app quedará lista para trabajar con tus PDFs.

En la pantalla de inicio verás los documentos PDF más recientes que la aplicación haya detectado en tu móvil. Si el archivo que quieres firmar es uno de los últimos que has descargado, normalmente aparecerá ahí mismo. En caso contrario, puedes pulsar el icono de “+” y abrirlo desde el explorador de archivos o desde tu nube.

Una vez abierto el documento, en la parte inferior de la pantalla aparece una barra de opciones. Ahí debes elegir “Rellenar y firmar”. Después, toca sobre el icono con forma de pluma situado a la derecha y selecciona la opción “Añadir firma”.

La aplicación mostrará una pantalla donde podrás dibujar tu firma con el dedo. Cuando estés conforme, pulsa en “Hecho” y vuelve al documento: solo tendrás que colocar la firma en la zona deseada tocando con el dedo sobre el punto concreto del PDF. A partir de ahí podrás guardar el archivo y compartirlo por correo, mensajería u otros medios.

Como truco añadido, desde el propio ecosistema de Google puedes escanear documentos con la app de Google Drive. De esta forma, usando solo el móvil, puedes escanear el papel, generar el PDF y firmarlo con Adobe Acrobat Reader, evitando por completo la impresora.

Firmar sin instalar nada: herramientas del propio móvil y soluciones web

Puede que no quieras instalar más apps o que solo necesites firmar un documento de forma puntual. En ese caso, tienes varias alternativas que funcionan sin demasiadas complicaciones, ya sea usando herramientas incluidas en el sistema operativo o recurriendo a soluciones web.

Función de firma en iPhone: sin apps adicionales

Si tienes un iPhone, Apple incluye de serie una función que te permite insertar una firma en un PDF desde la app de Archivos, Mail u otras compatibles. Es una opción muy socorrida cuando no quieres liarte con aplicaciones de terceros.

El flujo es simple: abres el documento y pulsas en el icono que parece la punta de un bolígrafo. Esto abre el panel de herramientas de marcado. Después tocas el símbolo “+” y eliges “Firma”. Aparecerá un recuadro donde podrás dibujar tu firma con el dedo o, si ya la has creado antes, seleccionarla de la lista de firmas guardadas.

Una vez creada o seleccionada, solo tienes que colocar la firma en el lugar adecuado del PDF, ajustando el tamaño con los dedos si es necesario. Es rápida y cómoda, aunque su nivel de seguridad es más bien básico y se parece mucho a la típica firma dibujada en pantalla.

PortaSigma: plataforma web con distintos niveles de firma

Cuando necesitas algo más profesional, con mayor seguridad jurídica y trazabilidad, soluciones como PortaSigma entran en juego. Se trata de una plataforma web que se puede integrar en todo tipo de organizaciones y que permite certificar documentos sin necesidad de que el usuario se registre para cada trámite.

PortaSigma funciona en la nube, lo que implica que no tienes que descargar ni instalar software en el móvil. Accedes desde el navegador, el servidor se encarga de gestionar los documentos y estos quedan almacenados en un entorno seguro y confidencial, accesible siempre que lo necesites.

La gran ventaja de esta herramienta es que te deja elegir entre varios modelos de firma electrónica, en función del nivel de seguridad jurídica que requiera cada proceso. Dispone de firma electrónica básica, firma biométrica, firma avanzada con doble autenticación y firma con certificado digital centralizado.

Además, la plataforma ofrece funcionalidades de control y seguimiento de las firmas. Por ejemplo, puedes configurar notificaciones para recibir un aviso cuando una persona haya firmado un documento, lo que ayuda a saber en cada momento en qué estado se encuentra cada gestión y a acelerar los procesos internos.

iLovePDF: firmar PDFs online y desde el móvil

iLovePDF es una conocida suite online para trabajar con documentos PDF, que incluye una herramienta de firma digital gratuita muy completa. Sirve tanto para profesionales y empresas como para estudiantes o personas que solo necesitan firmar algún documento de vez en cuando.

La herramienta para firmar PDF simplifica al máximo la autenticación de documentos: te permite añadir tu firma y también solicitar firmas a otras personas. Todo el flujo se hace desde el navegador o desde la app móvil, con una interfaz muy intuitiva.

Con la función “Firmar PDF” de iLovePDF dispones de tres formas distintas de crear tu firma: puedes escribirla como texto, dibujarla con el ratón o el panel táctil, o bien subir una imagen de tu firma (escaneada o fotografiada). Una vez creada, podrás reutilizarla en todos los PDFs que necesites.

Para usarla, el procedimiento es sencillo: subes el documento que deseas firmar, creas tu firma con el método que prefieras y la insertas donde corresponda en el PDF. No solo sirve para facturas o formularios, también para contratos y acuerdos más serios, gracias a sus opciones avanzadas.

La herramienta distingue entre firma electrónica simple y firma digital. La primera es la versión digital de tu firma manuscrita, perfecta para documentos sin apenas implicaciones legales (por ejemplo, un formulario de consentimiento escolar). La segunda añade un sello de tiempo certificado eIDAS y cumple con normativas como ESIGN, EUTA y eIDAS, lo que la hace adecuada para NDAs, contratos empresariales y documentos sujetos a regulación.

Si necesitas que otra persona firme un contrato, iLovePDF permite enviar solicitudes de firma por correo electrónico. Para esta función sí hace falta crear una cuenta y acceder con tus credenciales. Desde tu panel podrás seguir el estado de cada petición de firma y gestionar todo el flujo de forma centralizada.

Además, iLovePDF ofrece una app móvil para iOS y Android desde la que puedes firmar documentos y formularios PDF en unos segundos. La versión móvil es más básica que la herramienta web, pero suficiente para firmar sobre la marcha desde cualquier lugar.

Apps específicas para firmar PDFs en Android: ejemplo de Sign PDF

En Android hay también aplicaciones centradas casi exclusivamente en una cosa: permitirte firmar un PDF rápido, gratis y sin mareos. Un buen ejemplo es la app “Sign PDF: Free, Quickly and Easily”, que ilustra muy bien lo que ofrece este tipo de herramientas ligeras.

El objetivo de esta clase de apps es que, en apenas un par de pasos, selecciones el documento, añadas tu firma y lo compartas o guardes. Sin registros, sin suscripciones obligatorias y sin pasar por servidores externos si no quieres.

En el caso concreto de Sign PDF, la app genera las firmas directamente en tu dispositivo y mantiene los documentos siempre dentro del móvil, con soporte incluso para funcionar sin conexión. Esto significa que no utiliza almacenamiento en la nube ni servidores externos, algo interesante si tu prioridad es la privacidad.

También sirve como visor y editor básico de PDF, de modo que, además de firmar, puedes hacer pequeñas modificaciones sobre el documento. La interfaz incorpora un panel de firma avanzado que imita bastante bien la sensación de una firma real con bolígrafo, evitando que parezca un simple garabato de app de dibujo.

Otra característica útil es la importación selectiva de documentos mediante el selector nativo de Android. En lugar de pedir acceso general a todos tus archivos, la app te deja escoger qué PDF concreto quieres abrir, pudiendo traerlo también desde Google Drive, Dropbox y otros orígenes.

Como extra, admite documentos protegidos con contraseña: la app te pedirá la clave, descifrará el archivo para que puedas firmarlo y luego lo volverá a cifrar manteniendo los permisos originales. Además, te deja elegir el color de la “tinta” de la firma (azul, negro, rojo, verde, etc.) para que se parezca a tu bolígrafo habitual.

Aplicaciones de firma electrónica de la Administración: AutoFirma y compañía

Además de las herramientas comerciales, también existen soluciones ofrecidas por las administraciones públicas para firmar documentos electrónicos con certificado digital, especialmente orientadas a trámites oficiales.

Un ejemplo muy conocido en España es AutoFirma, la aplicación de firma de la Administración. Está pensada para firmar prácticamente cualquier tipo de documento electrónico, superando las limitaciones de programas como Word o Adobe, que solo firman sus propios formatos y exigen que el destinatario tenga la misma aplicación para verificar la firma.

Las herramientas específicas de firma, como AutoFirma, se pueden descargar de forma gratuita y permiten añadir una firma electrónica reconocida por los sistemas de la administración. Aunque tradicionalmente se han usado más en ordenador, también existen adaptaciones y apps móviles o demos web que permiten probar la firma desde el teléfono.

En alguno de estos entornos web de prueba puedes, por ejemplo, elegir el formato de firma y seleccionar el archivo que quieres firmar, o incluso trabajar con datos de ejemplo o formularios web simples. Son soluciones pensadas para garantizar que la firma se ajusta a lo que exige la normativa y para asegurar la identidad del firmante y la integridad del mensaje.

Ventajas de firmar documentos con el móvil

Adoptar la firma electrónica desde el móvil no es solo una cuestión de comodidad; tiene un impacto directo en tiempos, costes y control de los procesos, tanto si trabajas por tu cuenta como si formas parte de una organización.

En primer lugar, está el ahorro de tiempo y de recursos. Al prescindir del papel y de la impresión constante, reduces costes de material (folios, tinta, mantenimiento de impresoras) y acortas radicalmente el ciclo de preparación, firma y devolución de cada documento. Ese tiempo que ya no inviertes en tareas repetitivas se puede destinar a actividades de mayor valor y productividad.

Además, muchas de estas plataformas, especialmente las de corte profesional como PortaSigma o iLovePDF, ofrecen mayor control sobre el proceso de firma. Puedes saber quién ha firmado, quién falta, cuándo se envió el documento y recibir notificaciones en tiempo real cuando se completa una firma, lo que ayuda a tomar decisiones más rápido.

Otro punto clave es la eliminación de esperas innecesarias. En trámites donde el tiempo es determinante, como la aceptación de presupuestos o la firma de contratos de servicios, disponer de firma digital reduce drásticamente los plazos. Esto facilita cerrar acuerdos más deprisa y mejorar la experiencia del cliente o colaborador.

Por último, la firma electrónica contribuye a una gestión documental más ordenada y segura. Al centralizar los documentos en la nube o en servidores específicos, con cifrado y registro de acciones, se minimiza el riesgo de extravío, se mejora la trazabilidad y se facilita el cumplimiento normativo, algo especialmente importante en sectores regulados.

Firmar un PDF en el móvil ha dejado de ser un truco puntual para convertirse en una forma habitual de trabajar: desde firmas rápidas dibujadas con el dedo en apps como Adobe Fill & Sign o la herramienta de iPhone, hasta soluciones más completas como SignEasy, DocuSign, SignNow, iLovePDF o PortaSigma, pasando por aplicaciones específicas de la Administración como AutoFirma. Elegir bien la herramienta, el tipo de firma y el nivel de seguridad que necesitas te permitirá cerrar trámites, contratos y gestiones a golpe de pantalla, ahorrando tiempo, papel y quebraderos de cabeza.