Cómo usar archivos con Copilot: Guía completa y paso a paso

Microsoft Copilot se ha convertido en una herramienta fundamental para mejorar la productividad mediante el uso de inteligencia artificial generativa. Una de las funcionalidades más potentes que ofrece es la posibilidad de trabajar directamente con archivos cargados por el usuario. Ya sea para resumir documentos, generar respuestas detalladas o crear contenido basado en texto, imágenes y datos estructurados, Copilot está preparado para extraer valor de los archivos que incorporas a la conversación.

En este artículo vamos a explorar todo lo que necesitas saber sobre cómo usar archivos con Copilot, desde los tipos de documentos compatibles hasta cómo cargarlos, gestionarlos y aprovecharlo en diferentes contextos como Word, OneDrive, Microsoft Security Copilot, y escenarios educativos o profesionales. Si estás buscando una guía completa y en lenguaje claro, sigue leyendo porque lo vamos a cubrir todo.

¿Qué tipos de archivos se pueden usar con Microsoft Copilot?

Copilot es compatible con una variedad de formatos de archivo, tanto de texto como multimedia. Sin embargo, hay algunas diferencias según la herramienta o el entorno en el que estés utilizando Copilot:

• Documentos de texto: DOC, DOCX, PDF, TXT, MD, LOG, RTF.
• Hojas de cálculo: XLS, XLSX, CSV, ODS.
• Presentaciones: PPT, PPTX, ODP.
• Archivos estructurados: JSON, YAML, XML.
• Otros compatibles: EPUB, HTML, TEX, Apple iWork (Pages, Keynote, Numbers).
• Imágenes (solo en Copilot general): PNG, JPEG, PJP, JFIF.

Los archivos multimedia como audio, vídeo o ejecutables no están permitidos como fuente para respuestas generativas en versiones empresariales como Copilot Studio.

¿Dónde se almacenan los archivos que subes a Copilot?

Microsoft asegura que los archivos subidos se guardan de manera segura dependiendo del producto:

• En Copilot Studio, los archivos se almacenan en Microsoft Dataverse.
• En Security Copilot, los archivos permanecen en la ubicación geográfica del inquilino pero fuera del entorno de Microsoft 365 habitual.
• En el Copilot general (en el navegador), los archivos se eliminan automáticamente después de 30 días.

Además, en todos los casos Microsoft no utiliza esos archivos para entrenar modelos de IA, lo cual aumenta su fiabilidad para entornos profesionales o educativos.

Cómo cargar y utilizar archivos en las distintas versiones de Copilot

En Microsoft Copilot para el navegador

Copilot te permite subir archivos directamente desde la ventana de conversación. Para hacerlo:

1. Pulsa el icono de “Abrir (+)” o arrastra un archivo al chat.
2. Selecciona el archivo desde tu dispositivo; este se mostrará como adjunto en el hilo del chat.
3. Realiza una pregunta relacionada con ese archivo, como: “¿Qué conclusiones se pueden extraer de este documento?”
4. Puedes seguir haciendo preguntas relacionadas mientras permanezcas en esa conversación.

El límite de cada archivo es de 50 MB, y puedes introducir archivos PDF, Word, Excel, JSON, entre otros.

Desde Microsoft Word (Copilot en Word)

Copilot en Word permite crear contenido desde cero, editar textos existentes o trabajar sobre archivos relacionados. Sus funciones incluyen:

• Generar borradores: escribiendo un mensaje como “Escribe una propuesta para el nuevo sabor de café”.
• Crear contenido a partir de archivos: usando “/” puedes seleccionar hasta 10 documentos como base (PDF, Word, TXT, PowerPoint, etc.).
• Agregar contenido en secciones existentes: selecciona texto y pide que lo amplíe o lo reformule.
• Guardar o editar los resultados: puedes conservar, regenerar o descartar los borradores generados.

Además, puedes indicar formatos o estilos, por ejemplo: “Hazlo más conciso y en tono formal”. Para profundizar en cómo usar archivos en Word, puedes visitar la guía completa en mejorar textos con Copilot en Word.

Uso de archivos en OneDrive con Copilot

Copilot permite generar resúmenes rápidos directamente desde la interfaz de OneDrive, sin necesidad de abrir los archivos:

1. Accede a onedrive.com con tu cuenta.
2. Mantén el cursor sobre el archivo y pulsa el botón Copilot, luego elige “Resumir”.
3. También puedes seleccionar hasta 5 archivos y generar un resumen conjunto.
4. Desde el panel lateral, puedes realizar preguntas personalizadas como “¿Qué ventas se registraron en enero?”

Esto acelera significativamente la revisión de documentos largos o múltiples archivos al mismo tiempo. Si quieres aprender más sobre cómo gestionar archivos en Windows, te recomendamos visitar File Search Companion para Windows.

En Microsoft Security Copilot

En entornos de ciberseguridad, cargar documentos es clave para que Copilot procese políticas, plantillas u otros procedimientos operativos.

1. Verifica que tus archivos estén en formato DOCX, PDF, TXT o MD y no superen los 3 MB cada uno (máximo 20 MB por sesión).
2. Abre el panel de “Orígenes” desde Copilot y selecciona la pestaña Archivos.
3. Pulsa en “Cargar archivo” y súbelo desde tu PC.
4. Activa la casilla para habilitar el archivo en la sesión.

Solo tú tendrás acceso a los archivos que subas y estarán disponibles mientras dure tu sesión vigente. Para entender mejor cómo funciona la gestión de créditos en Microsoft 365, revisa cómo funcionan los créditos en IA con Microsoft 365.

Copilot Studio: respuestas generativas con documentos

Si estás creando un agente conversacional en Copilot Studio, puedes usar documentos como fuente de conocimiento para respuestas generativas. El proceso es el siguiente:

1. Desde el entorno del agente, accede a Configuración > IA generativa.
2. Arrastra tus archivos o haz clic en “Explorar” para localizarlos.
3. Una vez cargados, se indexan y el estado cambia a “Listo” (esto puede tardar unos minutos).
4. Puedes desactivarlos en nodos específicos si así lo deseas.

Los archivos subidos se exportan junto con el agente, preservando su configuración, y no se sobrescriben archivos con el mismo nombre. Para conocer más detalles sobre la creación de agentes en Copilot Studio, visita Microsoft Security Copilot y agentes IA.

Control de acceso y eliminación de documentos

En plataformas profesionales como Security Copilot o Studio:

• Solo el usuario que subió el archivo puede acceder a él.
• Los archivos pueden eliminarse manualmente desde el panel de gestión correspondiente.
• En algunos entornos, los propietarios pueden restringir quiénes pueden subir archivos.

Cómo redactar buenas solicitudes cuando usas archivos

Para obtener los mejores resultados, recuerda incluir estos elementos en tu petición:

• Objetivo: qué resultado esperas (resumen, análisis, carta, etc.).
• Contexto: proporciona detalles relevantes (rol, situación laboral, sector, etc.).
• Origen de datos: menciona claramente el archivo si es necesario.
• Expectativas: cómo quieres que sea la respuesta (tono, longitud, formato).

Un ejemplo sería: “Genera una hoja de ruta de estudio con hitos semanales basada en este documento que contiene mi currículum”.

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Isaac

Redactor apasionado del mundo de los bytes y la tecnología en general. Me encanta compartir mis conocimientos a través de la escritura, y eso es lo que haré en este blog, mostrarte todo lo más interesante sobre gadgets, software, hardware, tendencias tecnológicas, y más. Mi objetivo es ayudarte a navegar por el mundo digital de forma sencilla y entretenida.