¿Qué sucede con tus archivos y almacenamiento si cancelas Microsoft 365?

Si alguna vez te has planteado cancelar tu suscripción a Microsoft 365, es posible que te asalten un sinfín de dudas acerca de lo que ocurrirá con tus datos almacenados, el acceso a tus archivos y la gestión de las aplicaciones que tanto utilizas a diario. La preocupación es lógica, ya que la suite de Microsoft no solo abarca aplicaciones ofimáticas, sino también servicios en la nube, como OneDrive, donde probablemente reside buena parte de tu información personal o profesional.

En este artículo vamos a desmenuzar, con todo lujo de detalles y sin dejar ningún cabo suelto, qué pasa exactamente cuando cancelas o dejas expirar tu suscripción a Microsoft 365, cómo afecta tanto a usuarios individuales como empresas, y qué medidas puedes tomar para no perder ni un solo dato importante. Además, te contaremos cómo es el proceso de baja, los periodos de gracia existentes, y qué alternativas tienes para no dejar todo en manos del azar si decides dar este paso.

¿Qué es Microsoft 365 y cuál es su alcance?

Microsoft 365, anteriormente conocido como Office 365, va mucho más allá de las clásicas aplicaciones Word, Excel o PowerPoint. Se trata de un ecosistema completo basado en la nube, que agrupa herramientas de productividad, correo electrónico, servicios de colaboración, almacenamiento en línea con OneDrive y otras utilidades como Outlook, Teams y Exchange.

Al contratar una suscripción a Microsoft 365, disfrutas de acceso multiplataforma a estas aplicaciones, con la posibilidad de instalar versiones de escritorio en varios dispositivos y trabajar tanto online como offline.

Modalidades de suscripción: ¿personal, familiar o empresa?

Microsoft 365 ofrece distintos tipos de suscripciones:

• Personal o individual: Orientada a usuarios individuales, con las aplicaciones ofimáticas y hasta 1 TB de almacenamiento en OneDrive.
• Familiar: Permite hasta seis usuarios, cada uno con su propio espacio de almacenamiento y acceso a las apps.
• Empresas y organizaciones: Incluye características avanzadas de administración, correo empresarial, Teams, Exchange, SharePoint y la posibilidad de gestionar usuarios y permisos.
• Educativo: Pensada para centros de estudio y estudiantes con licencias específicas.

Las condiciones de cancelación y los periodos de retención de datos pueden variar ligeramente entre estos tipos de suscripción.

¿Cuándo deberías considerar cancelar tu suscripción?

Puedes plantearte dar de baja Microsoft 365 por varias razones: si has encontrado una alternativa que se adapte mejor a tus necesidades, si ya no utilizas las aplicaciones o si prefieres gestionar tus documentos y datos por tu cuenta, sin depender de servicios en la nube.

También puede ser necesario cancelar porque la organización cambia de proveedor o la suscripción ya no resulta coste-efectiva. En cualquier caso, es fundamental conocer el impacto real antes de actuar.

Pasos para cancelar una suscripción a Microsoft 365

El proceso de baja depende de cómo hayas adquirido tu suscripción. Si la compraste directamente a Microsoft, debes acceder con tu cuenta al portal de administración de servicios y suscripciones, elegir la opción «Cancelar suscripción» o «Actualizar o cancelar» y seguir los pasos indicados en pantalla.

Si tu suscripción proviene de un distribuidor externo (por ejemplo, a través de Google Play, Apple Store o con un proveedor como Orange), deberás ponerte en contacto directamente con ese canal para gestionar la baja o cualquier posible reembolso.

Estados del ciclo de vida de una suscripción: ¿qué ocurre tras cancelar?

Una vez que se solicita la cancelación o expira la suscripción, Microsoft 365 no corta el acceso de inmediato, sino que inicia una secuencia de «estados de ciclo de vida» que determinan cómo y durante cuánto tiempo se puede acceder a los datos y servicios.

Estos estados son:

• Activo
• Expirado
• Deshabilitado
• Eliminado

Cada estado tiene sus particularidades tanto para usuarios como administradores:

• Activo: Acceso total a servicios, aplicaciones y datos.
• Expirado: En la mayoría de casos, los usuarios siguen con acceso normal durante 30 días (90 para contratos enterprise o licencias por volumen). Es una última oportunidad para renovar o hacer copia de seguridad.
• Deshabilitado: Los usuarios pierden el acceso inmediato a las aplicaciones y archivos. Los administradores aún pueden entrar al centro de administración y acceder a los datos durante 90 días para salvaguardarlos si es necesario.
• Eliminado: Tras esos 90 días, los datos asociados a la cuenta (documentos, correos, archivos de OneDrive, etc.) se eliminan permanentemente y ya no es posible recuperarlos.

Impacto en el acceso a los datos y archivos almacenados

La cancelación afecta especialmente al almacenamiento en la nube, como OneDrive, y a los correos electrónicos de Outlook/Exchange. Cuando se inicia el proceso de baja:

• Durante el estado expirado, puedes seguir editando, descargando y gestionando tus archivos normalmente.
• Al pasar a deshabilitado, solo el administrador podrá acceder a los archivos para hacer copias de seguridad. El resto de usuarios tendrán sus aplicaciones en modo «solo lectura» o verán avisos de producto sin licencia.
• Después de 90 días en deshabilitado, todos los datos almacenados en OneDrive, correos, calendarios y contactos se eliminan definitivamente y no hay vuelta atrás.

¿Qué ocurre con las aplicaciones instaladas?

Cuando cancelas tu suscripción, las aplicaciones de escritorio de Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint, etc.) entran en un modo de funcionalidad reducida.

Esto significa que:

• Puedes abrir, ver e imprimir documentos pero ya no podrás editarlos, crear nuevos o guardar cambios.
• Las aplicaciones muestran notificaciones avisando de que el producto no tiene licencia activa.
• Las apps móviles, en el caso de cuentas individuales, también pueden limitar su funcionamiento a modo lectura.

En empresas, los administradores pueden reutilizar licencias para otros usuarios o reactivar la misma suscripción si lo desean, siempre que estén dentro del periodo de gracia.

¿Qué pasa con OneDrive y el almacenamiento en la nube?

OneDrive es uno de los servicios más afectados tras la cancelación de Microsoft 365, ya sea para particulares o empresas.

En la práctica:

• Durante el periodo expirado (30 días habitualmente), el usuario puede seguir accediendo y descargando todos sus archivos almacenados.
• Al pasar a deshabilitado, solo el administrador podrá entrar en la cuenta de OneDrive y sacar los datos, mientras que el usuario pierde el acceso por completo.
• Transcurridos 90 días, el contenido del almacenamiento online se purga permanentemente.

Cancelación durante la prueba gratuita y versiones de evaluación

En las suscripciones de prueba (habitualmente de un mes de duración), si no cancelas antes de que termine el periodo, la suscripción se convertirá automáticamente en una de pago y empezarán a cobrarte.

Microsoft suele otorgar una fase de «expirado» de 30 días más una vez acaba la prueba, durante la cual aún puedes comprar una suscripción o sacar tus datos. Tras ese plazo, la información y archivos asociados a la cuenta de prueba se eliminan y no se pueden recuperar.

¿Qué pueden hacer administradores y usuarios durante el proceso?

En cuentas empresariales, los administradores tienen derechos especiales durante todo el ciclo de vida tras la cancelación.

• Pueden seguir accediendo al centro de administración y a los datos almacenados mientras la cuenta esté en estado deshabilitado.
• Pueden reactivar la suscripción durante el periodo de gracia sin perder datos.
• Pueden reasignar licencias o migrar información a otras cuentas o suscripciones.

Los usuarios, una vez que la suscripción está deshabilitada, solo pueden acceder a documentos de modo lectura y no tienen permisos para realizar cambios.

¿Se puede recuperar una suscripción cancelada?

Siempre que no haya transcurrido el periodo de eliminación definitiva (generalmente 90 días desde la cancelación efectiva), los administradores pueden «revivir» la suscripción y todo volverá a estar como antes, ya que los datos se conservan intactos hasta el fin del estado deshabilitado.

Si han pasado más de 90 días, todo el contenido se elimina y la cuenta queda totalmente inactiva, siendo imposible restaurarla.

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Isaac

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