Historia de Microsoft Office y Microsoft 365: de la suite clásica a la nube

Durante décadas, la suite ofimática de Microsoft ha marcado el ritmo de la productividad en empresas, educación y hogares, hasta el punto de que para mucha gente ofimática equivale a Office. En la actualidad, la marca convive con su evolución en la nube bajo el nombre Microsoft 365, pero el recorrido histórico de Word, Excel, PowerPoint y compañía explica por qué sigue siendo el referente del sector.

Microsoft Office es una suite ofimática formada por aplicaciones de escritorio, servidores y servicios, programada principalmente en C++. Tradicionalmente se ha distribuido bajo licencia comercial de pago único (ediciones perpetuas), mientras que Microsoft 365 es la evolución por suscripción como servicio (SaaS), con lanzamientos y mejoras continuas y una integración profunda con la nube.

Originalmente lanzado en 1989 para Mac y en 1990 para Windows, el paquete agrupaba Word, Excel y PowerPoint, con una edición profesional que sumaba Access. Con los años las apps se han hecho más potentes, han compartido componentes como el corrector y OLE, y han incorporado automatización con Visual Basic para Aplicaciones (VBA), además de convertirse en plataforma de desarrollo para soluciones de negocio.

En enero de 2023 se completó el rebranding: la marca Office dio paso a Microsoft 365 a nivel global. Aun así, conviven ediciones perpetuas (por ejemplo, Office 2021) con la oferta de suscripción, y se han anunciado iteraciones orientadas a empresas como Office 2024 sin funcionalidades cloud ni IA Copilot para quienes buscan una propuesta sin dependencias en línea.

Orígenes y primeras versiones (1989-1995)

La primera aparición de la suite se produjo en Macintosh en 1989, con el desembarco en Windows un año después, el 1 de octubre de 1990. Aquellos paquetes iniciales reunían Word, Excel y PowerPoint, y en algunas ediciones profesionales se añadía Access, cumpliendo la promesa de un bundle más económico que comprar cada aplicación por separado.

En el ciclo de Office 3.x para Windows (30 de agosto de 1992) se incluyeron Word 2.0, Excel 4.0, PowerPoint 3.0 y Mail 3.0. Fue la primera entrega en publicarse en CD-ROM, y en 1993 llegó una edición Professional que añadía Access 1.0. Ese mismo año apareció Office 4.0 con Word 6.0 (salto de numeración para alinear familias), Excel 4.0a y PowerPoint 3.0.

Office 4.2 (1994) se adaptó a Windows NT con compatibilidad para i386, Alpha, MIPS y PowerPC. Curiosamente, Word y Excel eran de 32 bits, mientras que PowerPoint seguía siendo de 16 bits, reflejando la transición tecnológica que vivía Windows por entonces y el avance progresivo a arquitecturas de 32 bits.

El 24 de agosto de 1995 apareció Office 95, que llevó todos los componentes a la numeración 7.0 para unificar la suite. Se diseñó como paquete nativo de 32 bits alineado con Windows 95 y llegó en edición Estándar (Word, Excel, PowerPoint y Schedule+) y Profesional (añadiendo Access 7.0). Como anécdota, el Excel de aquella época escondía el minijuego Hall of Tortured Souls.

Evolución y grandes hitos (1996-2024)

Office 97 (19 de noviembre de 1996) introdujo Command Bars para unificar menús y barras de herramientas, corrección ortográfica avanzada y al popular (y polémico) asistente Clippy. Fue además el primer producto de Microsoft que requirió activación, anticipo de una práctica que sería habitual en la compañía.

En 1999 llegó Office 2000 con énfasis web: creación y publicación de HTML, colaboración vía NetMeeting, migración de perfiles entre equipos y una versión renovada del asistente. También se incorporaron PhotoDraw y Web Components, señal de que la suite ampliaba su alcance con utilidades gráficas y para la creación de páginas.

Office XP (2001) trajo etiquetas inteligentes (Smart Tags), paneles de tareas, nuevas opciones colaborativas con MSN Groups y SharePoint, así como reconocimiento de voz y escritura. Office 2003, por su parte, añadió InfoPath y OneNote, renovó iconografía e impulsó el uso de XML; fue un lanzamiento continuista en Word, Excel y PowerPoint, aunque Outlook ganó funciones de seguridad como la autenticación Kerberos.

Con Office 2007 llegó la mayor revolución de interfaz en años: la cinta de opciones (Ribbon) de la Fluent UI desplazó menús tradicionales, llegaron las pestañas contextuales, la vista previa dinámica de formatos (Live Preview), la mini barra contextual y la barra de acceso rápido. Además, debutaron los formatos Office Open XML (como .docx, .xlsx, .pptx), la exportación a PDF/XPS y la compatibilidad con OpenDocument.

Office 2010 continuó la senda con Backstage View para la gestión de archivos y la pestaña Archivo sustituyendo al antiguo Botón de Office. Fue también la entrega con distribución de 32 y 64 bits, y la última con soporte para sistemas veteranos como Windows XP SP3 y Windows Vista, marcando el cierre de una larga etapa de compatibilidad.

En 2013, además de la estética Metro, la suite se acercó a la nube: sincronización de preferencias, guardado directo en OneDrive y vinculación de licencia con Office 365. Office 2016 reforzó la coautoría en tiempo real, integró la búsqueda por comandos Tell Me, añadió Insights con Bing y facilitó el trabajo híbrido entre escritorio y web.

Office 2019 (24 de septiembre de 2018) fue la alternativa sin suscripción para quienes preferían pago único, con mejoras como el modo oscuro, herramientas de dibujo para pantallas táctiles, mapas 2D y nuevas funciones en Excel, transiciones como Morph y Zoom en PowerPoint y optimizaciones en Outlook. Se posicionó como una edición offline que acercaba capacidades populares de Microsoft 365 a entornos sin nube.

Office 2021 (5 de octubre de 2021) se alineó con el lanzamiento de Windows 11, incorporó coautoría en tiempo real, compatibilidad con OpenDocument 1.3, mejoras de búsqueda y retoques visuales. Además consolidó la convivencia entre la edición perpetua y la suscripción, de modo que quien lo necesitara podía trabajar localmente y aprovechar la integración con la nube cuando fuera oportuno sin depender de un plan mensual.

En marzo de 2024 se anunció la vista previa de Office 2024 orientada a empresas y profesionales sin capacidades cloud ni IA Copilot, y las tablas de versiones señalan un lanzamiento a 1 de octubre de 2024 con Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Project, Visio y Access. Esta edición aparece como la última para Windows 10 y la última en incluir Outlook local, marcando de nuevo un hito en la estrategia de producto.

Microsoft 365: suscripción, servicios y alcance

Microsoft 365 (antes Office 365) debutó en 2011 como línea de servicios por suscripción y hoy es el centro de la oferta con soporte activo en más de 100 idiomas. Está disponible en Windows 8.1, 10 y 11, Windows Server 2016/2019, Windows 10X, Android y acceso desde Linux mediante apps y web, integrando de forma natural equipos, móviles y navegador.

El paquete reúne las aplicaciones clásicas y servicios en la nube como Teams, SharePoint y Exchange Online. Se ofrecen planes para hogar, pymes, empresa y educación, con combinaciones que incluyen Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Publisher (según canal), OneDrive para empresas y Teams como eje de comunicación y colaboración.

Junto al núcleo productivo hay aplicaciones y servicios como Sway, Delve, Forms, To Do, Planner, Stream o Bookings, así como Outlook.com para correo web. Microsoft ha reforzado el ecosistema con utilidades para videollamadas, flujos de trabajo, cuestionarios, analítica y contenido multimedia, con la coautoría en tiempo real como seña de identidad.

Aplicaciones principales de la suite

Word es el procesador de texto con mayor presencia del mercado: su antiguo formato .doc fue de facto un estándar durante años, y desde Word 2007 migró al esquema .docx basado en XML. La primera versión apareció en 1983 para MS-DOS y popularizó el uso del ratón con paquetes que lo incluían. También se integró en Microsoft Works en ciertas ediciones.

Excel comenzó como Multiplan y terminó imponiéndose a Lotus 1-2-3 y Quattro Pro. Hoy domina el análisis de datos con fórmulas avanzadas y gráficos, y ha ido sumando capacidades como Mapas 2D, nuevas funciones y líneas temporales. Está disponible en Windows y macOS, y es pieza clave en entornos financieros y de ingeniería.

PowerPoint se centra en presentaciones multimedia con texto, imagen, audio, animaciones y vídeo. En móviles existe PowerPoint Mobile (Android e iOS) para editar sobre la marcha, incluyendo SmartArt y animaciones. Junto con Word y Excel forma la tríada clásica con la que se identifica a Office desde sus inicios.

Outlook integra correo, calendario, tareas y contactos. En Mac, durante años su equivalente fue Entourage con un conjunto más limitado hasta la alineación total con Outlook. OneNote reúne notas escritas a mano y tecleadas, dibujos, recortes y audio; pasó de app independiente a componente central desde Office 2013 y hoy está disponible como aplicación web y móvil con sincronización en la nube.

El catálogo profesional se completa con Access (bases de datos), Project (gestión de proyectos) y Visio (diagramas y flujos). En movilidad, la app Microsoft Office unifica Word, Excel y PowerPoint con extras como notas rápidas, escaneo y formularios; Lens permite capturar y exportar imágenes a PDF y otros formatos, y Office Remote sirvió para controlar presentaciones desde el móvil.

Servicios empresariales y experiencia web

SharePoint es la plataforma de colaboración y gestión documental de Microsoft. Se articula en módulos como Excel Services (edición de hojas en servidor), Project Server (gestión de proyectos) y Search Server (búsquedas). En comunicaciones, la edición empresarial de Skype (Skype Empresarial) dio paso al protagonismo de Teams, y Exchange continúa como el servidor de correo por excelencia.

La experiencia web moderna se apoya en Office.com para abrir, editar y guardar nativamente archivos Open XML (.docx, .xlsx, .pptx) y OpenDocument (.odt, .ods, .odp). Los documentos con formatos heredados (.doc, .xls, .ppt) se convierten para edición online, y hay límites: no se accede ni ejecutan macros, no se abren CSV en Excel web ni HTML en Word web, y los archivos protegidos por contraseña no pueden editarse en el navegador.

Desde julio de 2013, Word online puede renderizar PDF y convertirlos a .docx con fidelidad variable, y desde noviembre de ese año las apps admiten coautoría en tiempo real y autoguardado. Para empresas existe Office Online Server para nubes privadas junto a SharePoint, Exchange y Lync/Skype, así como un visor en línea (Online Doc Viewer) para embeber documentos en sitios web.

Los navegadores compatibles incluyen Microsoft Edge, Internet Explorer 11, las versiones recientes de Firefox y Chrome, y Safari a partir de OS X 10.8. Esto ha facilitado el trabajo multiplataforma, sumando Linux a través del navegador y garantizando que la edición básica sea accesible sin instalación local.

Formatos y compatibilidad

Entre 1997 y 2003 predominó la familia de formatos propietarios 97-2003, mientras que con Office 2007/2008 se formalizaron los archivos Office Open XML (docx, xlsx, pptx), que siguen vigentes como estándar abierto. A la vez, la suite ha mantenido compatibilidad con OpenDocument, Rich Text Format (RTF), texto plano y otros como Microsoft Office Theme.

La coexistencia de formatos facilita la interoperabilidad, aunque en la web no se ejecutan macros ni se abren ciertos tipos especiales. En escritorio, la importación/exportación a PDF y XPS se consolidó desde 2007, y el soporte de ODF ha mejorado con el tiempo (por ejemplo, con la especificación 1.3 en Office 2021), reforzando la colaboración con herramientas de terceros.

Ciclo de vida y soporte

Microsoft gestiona su suite bajo la directiva de Ciclo de vida de soporte, con etapas de soporte principal y extendido. Versiones anteriores a Office 95 están sin soporte; Office 95 terminó soporte principal en 2000 y extendido en 2001; Office 97 en 2002/2004; Office 2000 en 2004/2009; Office XP en 2006/2011; y Office 2003 finalizó el 14 de enero de 2014.

Office 2007 quedó sin soporte en 2017; Office 2010 terminó el extendido el 13 de octubre de 2020; Office 2013 cerró el 11 de abril de 2023; Office 2016 mantiene extendido hasta el 14 de octubre de 2025; Office 2019 finalizó el principal en octubre de 2023 y el extendido concluye el 14 de octubre de 2025; y Office 2021 tiene soporte principal hasta el 13 de octubre de 2026 sin período extendido.

Ediciones, licencias y componentes

Office 2021 para Windows se distribuye en ediciones como Home & Student, Home & Business, Standard, Professional, Professional Plus (volumen), además de LTSC Standard y LTSC Professional Plus para escenarios específicos. Las combinaciones de apps cambian según edición: por ejemplo, Outlook, Publisher y Access no están en todas, y Professional Plus es exclusiva de licenciamiento por volumen.

Existen tablas históricas donde se ven diferencias de canal (OEM, venta al por menor, volumen) y precios orientativos como 125,10 €, 341,10 € o 629,10 € según edición, con Education & Students gratuita y Professional Plus ligada a volumen. Estas referencias ayudan a entender el posicionamiento, aunque cada mercado y periodo ajusta su oferta.

En macOS, Office para Mac 2021 aparece en variantes Home and Student, Standard, Professional y LTSC, todas con Word y PowerPoint, y la profesional incluye Outlook. La edición de Mac ha seguido su propio calendario con hitos como la optimización para chips Apple (ARM) o el soporte para AppleScript en la rama 2008.

Office en Mac: cronología destacada

Office para Mac se lanzó el 19 de junio de 1989. Entre sus versiones emblemáticas figuran Office 2001; la primera edición nativa para Mac OS X (Office X, 2001); Office 2004 (con paquetes Student and Teacher/Standard y Professional, incluyendo Virtual PC en este último); Office 2008 (con AppleScript); Office 2011 (que recuperó macros en Mac); Office 2016, 2019 y 2021 con Outlook y OneNote; y un ciclo 2024 que acompaña la evolución multiplataforma reciente.

En el segmento Mac se aprecia la convergencia funcional con Windows a partir de 2016, mejorando compatibilidad de formatos, coautoría y servicios. La cadencia de actualizaciones ha tendido a sincronizar lanzamientos, y el ecosistema se ha beneficiado de OneDrive, Teams y Outlook con un nivel de paridad cada vez más alto entre plataformas.

En macOS, Office para Mac 2021 aparece en variantes Home and Student, Standard, Professional y LTSC, todas con Word y PowerPoint, y la profesional incluye Outlook. La edición de Mac ha seguido su propio calendario con hitos como la optimización para chips Apple (ARM) o el soporte para AppleScript en la rama 2008.

Aplicaciones retiradas y cambios de marca

A lo largo del tiempo se han retirado componentes como Accounting Express, el Ayudante de Office (Clippy), Microsoft Binder, FrontPage (reemplazado por SharePoint Designer y Expression Web), InterConnect (Japón), Microsoft Mail, PhotoDraw, Photo Editor (sustituido por Picture Manager), Schedule Plus, Vizact, Office Picture Manager, InfoPath (soporte finalizado en 2023) y Publisher (última versión 2021; retirada en entornos Microsoft 365 entre 2024-2025 y soporte hasta 2026 en licencias perpetuas).

También desaparecieron herramientas como Office Accounting, Document Imaging/Scanning y Virtual PC, además de servidores como Forms Server, Groove Server, Project Portfolio Server y PerformancePoint Server. En el frente de consumidor, Hotmail pasó a Outlook.com y SkyDrive a OneDrive; Office Mobile y Office Online quedaron descontinuados al integrarse en Microsoft 365 (cierre de Office Online en enero de 2023).

Competidores en el ecosistema ofimático

En el mercado conviven alternativas como Apache OpenOffice, LibreOffice, Calligra Suite, OnlyOffice, WPS Office, ThinkFree Office, OfficeSuite o iWork. Todas ofrecen propuestas válidas, pero la fortaleza de Microsoft reside en su integración multiplataforma, el empuje de Teams y OneDrive, y la continuidad de funciones avanzadas en entornos empresariales.

Cronología resumida de versiones para Windows

La historia para Windows recoge hitos técnicos y de compatibilidad: Office 3.0 (1990) con Word, Excel y PowerPoint; 4.0 (1992); 5.0 (1993) con ediciones 16/32 bits; 6.0 (1994), última para Windows 3.x; 7.0 (1995) para Windows 95; 8.0 (1997) con Word 97 y el ajuste del Y2K en SR-2; 9.0 (2000), última para Windows 95; 10.0 (XP/2002), última para Windows 98/Me y NT 4.0; 11.0 (2003), última para Windows 2000; 12.0 (2007) junto a Windows Vista; 14.0 (2010) en 32/64 bits; 15.0 (2013) con Lync, Visio, OneNote e InfoPath; 16.0 (2016) junto a Windows 10; 16.0 (2019) con Skype Empresarial; 16.0 (2021) alineado con Windows 11; y 16.0 (2024), última para Windows 10 y última con Outlook local.

Este itinerario evidencia cómo Office ha ido abandonando plataformas antiguas a la vez que incorporaba nuevas capacidades y servicios. La pauta actual separa la rama de suscripción con mejoras continuas y la rama perpetua con seguridad y estabilidad, ideal para entornos con requisitos de control estrictos.

A la vista de todo el recorrido, Office/Microsoft 365 ha pasado de ser un simple paquete de productividad a un ecosistema completo de aplicaciones de escritorio, servicios en la nube y herramientas colaborativas. La combinación de ediciones perpetuas, suscripción, compatibilidad de formatos, políticas claras de soporte y una oferta que abarca desde Word y Excel hasta Teams y SharePoint explica por qué sigue siendo la referencia, sin perder de vista a quienes prefieren instalación local ni a quienes exigen colaboración en tiempo real desde cualquier dispositivo.