Formatos de archivo de Excel: Guía completa y práctica de extensiones

Trabajar con Excel implica habitualmente enfrentarnos a una gran diversidad de formatos de archivo que pueden generar dudas o incluso problemas de compatibilidad si no los conocemos bien. Manejar correctamente las extensiones y formatos de archivos en Excel es esencial para sacar el máximo partido al programa y evitar sustos, pérdida de información o incompatibilidades innecesarias. Ya sea porque trabajas con diferentes versiones, necesitas intercambiar datos con otros programas o simplemente quieres optimizar el rendimiento de tus hojas, saber qué significa cada extensión y en qué caso utilizarla te puede ahorrar mucho tiempo y dolores de cabeza.

En este artículo vamos a realizar un repaso exhaustivo y práctico a todos los formatos que admite Excel y qué papel juega cada uno: desde los clásicos .xlsx y .xls hasta los menos conocidos como .xltm, .xlsb, .ods o .mhtml. Además, entenderás para qué sirven, sus ventajas, limitaciones y los casos en los que elegir uno u otro es más conveniente. Prepárate para resolver dudas y convertirte en un auténtico experto en archivos de Excel.

¿Por qué existen tantos formatos de archivo en Excel?

La diversidad de formatos de archivo en Excel no es una casualidad, sino el resultado de años de evolución del programa y la adopción de diferentes necesidades por parte de los usuarios. Desde sus primeras versiones, Excel ha ido sumando nuevas extensiones según las capacidades técnicas de cada era y la demanda de interoperabilidad con otros sistemas y aplicaciones. Así, hoy en día nos encontramos con una verdadera constelación de formatos que cubren desde el trabajo clásico de hojas de cálculo hasta la automatización avanzada con macros, integración con bases de datos, publicación web y compartición de información en formato portable.

Otro factor clave es la retrocompatibilidad, ya que muchas empresas y usuarios conservan documentos de hace décadas. Excel sigue soportando formatos antiguos como .xls o .xlt, pero también ha incorporado desde 2007 los formatos basados en XML (Open XML), como .xlsx o .xlsm, que ofrecen más seguridad, mejor compresión y mayor versatilidad para integraciones externas.

Formatos principales de archivos de Excel

Estos son los formatos más usados en el día a día de cualquier usuario de Excel. Todos tienen sus propias características y limitaciones que conviene conocer.

• .xlsx (Libro de Excel): Es el formato por defecto desde Excel 2007 en adelante. Basado en el estándar Open XML, mejora la seguridad y el rendimiento respecto al .xls. No permite almacenar macros ni código VBA. Es ideal para hojas de cálculo convencionales sin automatizaciones.
• .xlsm (Libro habilitado para macros): Prácticamente igual al anterior, pero añade la posibilidad de guardar macros y código VBA para automatizar tareas. Si tu archivo tiene macros, debes guardarlo con esta extensión.
• .xls (Libro de Excel 97-2003): Es el formato clásico (binario) anterior a la era XML. Se usa por compatibilidad con versiones antiguas, aunque carece de muchas funciones modernas de Excel. Todavía útil si tienes que compartir archivos con usuarios que no hayan actualizado su suite de Office.
• .xlsb (Libro binario de Excel): Aquí Excel guarda el archivo en un formato binario en lugar de XML. Es mucho más rápido para abrir y guardar archivos muy grandes y también admite macros. Perfecto para hojas con grandes cantidades de datos o para quienes buscan el máximo rendimiento.
• .xltx (Plantilla de Excel): Permite crear plantillas reutilizables sin macros. Siempre que quieras crear nuevos libros basados en un modelo común, utiliza este formato.
• .xltm (Plantilla habilitada para macros): Igual que el anterior, pero con soporte para macros. Si tu plantilla incluye automatizaciones, este es el formato adecuado.
• .xlt (Plantilla clásico de Excel 97-2003): Formato binario heredado, para plantillas en versiones antiguas. Usar solo si necesitas compatibilidad completa hacia atrás.

Formatos de texto: intercambio de datos y compatibilidad universal

Excel también permite guardar y abrir archivos en formatos universales de texto. Estos formatos son imprescindibles para importar o exportar datos hacia otros programas, bases de datos y sistemas.

• .csv (Comma-Separated Values): El archivo de texto con valores separados por comas es el formato estrella para la importación y exportación de datos. Permite mover datos fácilmente entre Excel y cualquier otro software (bases de datos, aplicaciones web, sistemas de gestión, etc.). Existen variantes según el sistema operativo (Windows, Macintosh, MS-DOS), pero todas comparten la sencillez y portabilidad del formato.
• .txt (Texto delimitado por tabulaciones): Similar al CSV, pero los campos se separan por tabulaciones en vez de comas. Indicado cuando los datos contienen comas y se busca evitar confusiones. Hay variantes para Windows, Macintosh y MS-DOS, además de la opción de guardar como texto Unicode para admitir caracteres especiales de cualquier idioma.
• .prn (Texto con formato delimitado por espacios): Herencia de los antiguos programas Lotus, este formato organiza los datos usando espacios en blanco como separadores. Muy útil en ciertos entornos antiguos.
• .dif (Data Interchange Format): Antigua y aún soportada, permite intercambio de datos con algunos sistemas y programas especializados.
• .slk (SYLK: Symbolic Link Format): Otro formato clásico para el intercambio con sistemas antiguos y hojas de cálculo ajenas a Microsoft.

Formatos para interoperabilidad y apertura de datos

• .xml (Extensible Markup Language): Excel permite trabajar con archivos XML tanto para datos (estructura de información) como para hojas de cálculo completas (XML Spreadsheet 2003). Este artículo sobre formatos de compresión puede ser interesante para entender cómo optimizar el tamaño de tus archivos XML en Excel cuando la compatibilidad y la apertura rápida sean prioritarios.
• .ods (OpenDocument Spreadsheet): Este es el formato estándar abierto utilizado por suites como LibreOffice o OpenOffice. Desde hace varias versiones, Excel es compatible con la apertura y el guardado de archivos .ods, facilitando así la colaboración en entornos mixtos.

Formatos de exportación y publicación web

• .htm y .html (Página web): Al guardar un archivo de Excel como página web, se obtiene una carpeta con archivos auxiliares para los elementos multimedia y scripts de la hoja. Muy útil para publicar tablas y datos directamente en la web, aunque algo en desuso frente a otras soluciones modernas.
• .mht y .mhtml (Página web de archivo único): Variante más avanzada respecto al HTML simple, ya que almacena en un solo archivo todos los recursos necesarios. Aquí puedes aprender a pasar tablas de Excel a Word y facilitar su publicación en sitios web o presentaciones.

Formatos para compatibilidad con bases de datos y programas especializados

• .dbf (dBase III/IV): Excel permite abrir archivos en este veterano formato de bases de datos, aunque ya no permite guardarlos directamente en .dbf. Útil para importar datos desde sistemas antiguos.

Formatos de solo lectura y conservación de formato para impresión y archivo

• .pdf (Portable Document Format): Imprescindible para compartir informes, presupuestos o cualquier documento de Excel que deba conservar su formato exacto, tanto en pantalla como impreso. Los archivos PDF No pueden ser editados fácilmente, lo que ayuda a garantizar la integridad de la información.
• .xps (XML Paper Specification): Menos conocido que el PDF, XPS es la alternativa de Microsoft para conservar el formato de los documentos. Su uso es similar, aunque menos extendido fuera del ecosistema Windows.

Formatos de complementos y automatización avanzada

• .xlam (Complementos de Excel): Este formato se utiliza para los complementos programados en VBA y funciones personalizadas que se cargan automáticamente en Excel para extender sus capacidades. Permiten ejecutar código y añadir nuevas funciones a todos los archivos que abramos.
• .xla (Complemento clásico de Excel 97-2003): Versión antigua de los complementos, orientada a la compatibilidad con entornos de versiones anteriores.

Formatos adicionales compatibles con Excel

• .xlw (Libro de Excel 4.0): Aunque ya casi es una reliquia, Excel 4.0 permite guardar y abrir este formato, que solo admite hojas de cálculo, gráficos y macros. Hoy día solo puede abrirse, no guardarse.
• .xlr (Hoja de cálculo Works 6.0-9.0): Admitido para la apertura de archivos antiguos de Microsoft Works.

Formatos utilizados por el portapapeles de Office

El portapapeles de Microsoft Office puede manejar una variedad de formatos al copiar y pegar desde Excel. Además de los formatos de imagen (.wmf, .emf, .bmp), también soporta los formatos nativos de Excel, texto, CSV, SYLK, DIF y RTF. Esto es fundamental a la hora de compartir datos entre aplicaciones, permitiendo que la información viaje con su formato o se adapte automáticamente al destino.

Formatos no compatibles y descontinuados

Con el paso del tiempo, Excel ha dejado de admitir ciertos formatos antiguos que ya no se corresponden con las necesidades actuales ni con los estándares tecnológicos. Algunos ejemplos de formatos no soportados (no se pueden abrir ni guardar) incluyen:

• .xlc (Gráficos de Excel 2.0/3.0)
• Formatos de Lotus 1-2-3 (.wk1, .wk2, .wk3, .wk4, .wks)
• DBF2 (dBase II)
• .wb1, .wb3, .wq1 (Quattro Pro)

En caso de necesitar trabajar con alguno de ellos, es posible recurrir a programas de terceros especializados en conversión de formatos o transformar primero el archivo a un formato compatible intermedio.

Consejos para elegir el formato adecuado en Excel

• Para trabajar con la versión más moderna y segura, siempre que sea posible usa .xlsx si no necesitas macros, o .xlsm si sí las usas.
• Si manejas grandes volúmenes de datos y buscas más velocidad, dale una oportunidad a .xlsb, el formato binario.
• Para plantillas compartidas sin macros, .xltx es el ideal; con macros, elige .xltm.
• Para compartir datos con otros sistemas o importar/exportar, .csv y .txt son insustituibles.
• ¿Necesitas total portabilidad y bloqueo de edición? Guarda tu informe en PDF o XPS.
• Si el receptor usa LibreOffice/OpenOffice, elige .ods.

Preguntas frecuentes sobre formatos de Excel

• ¿Puedo abrir archivos .xls antiguos en Excel moderno? Sí, se abrirán en modo compatibilidad. Es recomendable convertirlos a .xlsx para aprovechar las funciones más recientes.
• ¿Puedo guardar archivos .xlsx como .pdf? Sí, Excel permite exportar directamente a PDF conservando tanto el diseño como el formato visual.
• ¿Qué pasa si guardo una hoja con macros en .xlsx? Perderás los macros. Para que se mantengan, debes usar .xlsm.
• ¿Cuál es la diferencia entre .xlsb y .xlsx? El primero es formato binario y suele ser más rápido con grandes cantidades de datos o archivos complejos. El segundo es más estándar y es el predeterminado desde 2007.
• ¿Existen riesgos de seguridad al usar macros? Sí. Por eso Excel distingue entre formatos que admiten macros y los que no. No abras archivos con macros de fuentes desconocidas.

La estructura oculta de las extensiones de Excel: cómo interpretarlas

Desde la llegada de los formatos Open XML, las extensiones de Excel han seguido una lógica clara:

• Las dos primeras letras (xl) indican Excel.
• La tercera letra señala el tipo: s (spreadsheet/libro), t (template/plantilla), a (add-in/complemento).
• La última letra revela la tecnología: x (XML), m (macro-enabled), b (binario).

Por ejemplo, .xlsb es un libro binario, .xltx es una plantilla XML sin macros, .xlsm es un libro XML con macros. Este artículo te explica cómo arreglar incompatibilidades en extensiones y formatos de archivos.

Limitaciones al guardar en otros formatos

Algunos formatos no admiten todas las características de Excel:

• Guardar como .csv o .txt implica perder formatos, fórmulas, gráficos, hojas múltiples y macros.
• El formato .ods puede provocar ligeras pérdidas de formato o funcionalidad avanzada cuando se abre en Excel.
• Al exportar a .pdf o .xps, todo es solo visual: no habrá datos editables en Excel.

Consejos prácticas para evitar problemas

• Antes de guardar en un formato diferente, haz copia de seguridad del archivo original.
• Si compartes archivos con otras personas, pregunta con qué versión y programa trabajarán para elegir el formato más adecuado.
• Usa nombres descriptivos para saber si el archivo contiene macros o es solo plantilla.
• Asegúrate de no perder datos importantes al pasar de Excel a un archivo de texto plano.

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Comparativa de formatos de compresión: ¿Cuál ofrece la mayor capacidad?

Dominar los distintos formatos de archivo de Excel te permitirá optimizar el flujo de trabajo, prevenir problemas de compatibilidad y sacar el máximo provecho de tus hojas de cálculo. Saber cuándo elegir cada formato es como tener las llaves de todas las puertas del programa: desde automatizaciones con macros, bases de datos, integraciones web o simples importaciones y exportaciones, cada extensión tiene su función. La próxima vez que pulses «Guardar como…» hazlo con confianza y elige el formato que realmente necesitas.

Isaac

Redactor apasionado del mundo de los bytes y la tecnología en general. Me encanta compartir mis conocimientos a través de la escritura, y eso es lo que haré en este blog, mostrarte todo lo más interesante sobre gadgets, software, hardware, tendencias tecnológicas, y más. Mi objetivo es ayudarte a navegar por el mundo digital de forma sencilla y entretenida.