Control de cambios y comentarios en Word: guía completa paso a paso

Dominar el control de cambios y los comentarios en Word es una de esas habilidades que te ahorran tiempo, malentendidos y retrabajos. Si colaboras con otras personas o revisas textos a menudo, esta función se convierte en tu mejor aliada para ver, aceptar o rechazar modificaciones y conversar dentro del propio documento.

Puede parecer simple a primera vista, pero tiene mucha miga: modos de visualización, filtros por tipo de marca, selección de revisores, globos, panel de revisiones, aceptación masiva o selectiva y opciones para imprimir o exportar sin marcas. En esta guía te explico paso a paso todo lo que necesitas para activarlo y configurarlo y sacarle el máximo partido sin perderte por el camino.

Qué es y cómo funciona el control de cambios

El control de cambios registra cada edición que se hace en el archivo: inserciones, eliminaciones, ajustes de formato y también comentarios. Cada modificación queda señalada y asociada a su autor, lo que facilita revisar propuestas antes de incorporarlas definitivamente.

Por defecto, Word resalta el texto añadido en color y subrayado, y marca las eliminaciones con tachado. En el margen derecho se muestran globos con información contextual sobre lo que ha cambiado; al situar el puntero sobre la modificación verás detalles ampliados del cambio concreto.

Cuando colaboran varias personas, Word asigna colores distintos a cada autor para diferenciar rápidamente quién hizo qué. Además, puedes ajustar si el marcado se ve en línea o en globos, y decidir qué tipos de marcas se muestran: inserciones y eliminaciones, formato o incluso entrada con lápiz digital.

Si prefieres una vista consolidada para ver de un vistazo lo pendiente, abre el Panel de revisiones. Este panel muestra una lista compacta de las revisiones abiertas y un contador con el número total, perfecta para no dejarte nada sin revisar.

Activar, desactivar y opciones básicas

Para empezar, ve a la pestaña «Revisar» y activa «Control de cambios» dentro del grupo «Seguimiento». Desde ese momento Word registrará cualquier modificación que hagas en el documento.

Dependiendo de la versión, puedes elegir si el seguimiento se aplica «Para todos los usuarios» o «Solo para mí». Esta distinción es útil cuando quieres limitar la visibilidad de tu propio marcado frente al del resto del equipo.

¿Ves el botón en gris y no te deja activarlo? Lo habitual es que el documento esté protegido con restricción de edición. Comprueba en «Revisar» > «Restringir edición» si hay protecciones activas y desactívalas con la contraseña correspondiente para habilitar el seguimiento.

Para desactivarlo, vuelve al mismo botón de «Control de cambios» y pulsa de nuevo. Ten en cuenta que al desactivar el control de cambios se deja de registrar lo nuevo, pero las marcas existentes permanecen visibles hasta que las aceptes o rechaces.

Mostrar u ocultar el marcado según lo que necesites

La visualización es clave para trabajar cómodo. En «Mostrar para revisión» encontrarás cuatro modos: «Revisiones simples», «Todas las revisiones», «Ninguna revisión» y «Original». Con «Revisiones simples» verás el texto final con un marcador en el margen para avisar de cambios; «Todas las revisiones» activa la vista completa con todos los detalles.

Si seleccionas «Ninguna revisión», Word oculta marcas y enseña el documento tal como quedaría si aceptaras todo. La opción «Original» devuelve el archivo al estado previo a las modificaciones, ideal para comparar cómo era el texto antes de empezar la revisión.

Dentro de «Mostrar marcas» puedes granular aún más qué quieres ver: insertar/eliminar, formato, anotaciones hechas con lápiz digital y cómo se presentan. Los globos permiten desplazar al margen la información de los cambios, mientras que el seguimiento en línea la integra en el cuerpo del texto; también es posible mostrar solo el formato en globos y mantener el resto en línea.

Este control fino del marcado es perfecto para reducir ruido visual cuando hay muchas microediciones. Activa únicamente lo relevante en cada fase de revisión y trabaja con un entorno más limpio.

Filtrar las marcas por revisor

En documentos con múltiples personas editando, ver todo a la vez puede resultar abrumador. Word permite filtrar por autor desde «Mostrar marcas» > «Revisores», de modo que solo veas los cambios de quienes te interesan.

En la lista de «Otros autores» marca o desmarca los nombres según proceda o elige «Todos los revisores». Así puedes trabajar primero con un revisor y después con el siguiente, manteniendo el control del flujo de revisión.

Aceptar y rechazar cambios con precisión

El grupo «Cambios» dentro de «Revisar» reúne las herramientas para aceptar o rechazar. Muévete con «Anterior» y «Siguiente» para recorrer las marcas una a una sin perderte ninguna.

Cuando te plantes en un cambio concreto, tienes varias posibilidades: aceptar o rechazar esa modificación y pasar a la siguiente, o hacerlo sin moverte si prefieres quedarte en el mismo punto. Las flechas de las opciones «Aceptar» y «Rechazar» despliegan comandos adicionales para trabajar más deprisa.

Entre esas acciones destacan: «Aceptar y pasar al siguiente», «Rechazar y pasar al siguiente», y las opciones contextuales «Aceptar inserción», «Aceptar eliminación» o «Aceptar cambio» (o su equivalente de rechazo). Estas últimas son útiles cuando quieres confirmar un tipo específico de marca sin avanzar en la lista.

Si has aplicado filtros en la vista (por ejemplo, estás mostrando solo a un revisor), «Aceptar todo lo mostrado» es mano de santo: confirma de una tacada lo visible y respeta lo oculto. Igualmente, existe «Rechazar todo lo mostrado» para descartar lo visible sin tocar el resto.

Para cerrar una revisión de manera global, usa «Aceptar todo» o «Rechazar todo». Incluso puedes elegir «Aceptar todo y detener el seguimiento» (o su equivalente de rechazo) para dejar el documento limpio y con el control de cambios desactivado de un plumazo.

No olvides que también puedes resolver un cambio puntual con el botón derecho del ratón o desde la pequeña barra flotante que aparece al seleccionar el texto. Esta vía es cómoda para decisiones rápidas sin navegar por toda la cinta.

Si quieres moverte entre marcas sin aceptar ni rechazar, utiliza «Anterior» o «Siguiente». Te permite inspeccionar lo que hay pendiente antes de tomar decisiones, especialmente útil en documentos densos.

Trabajo con comentarios: añadir, responder y eliminar

Los comentarios sirven para discutir dudas, justificar propuestas o pedir aclaraciones sin tocar el contenido. Selecciona el texto y usa «Nuevo comentario» en la pestaña «Revisar» para insertarlo; después podrás responder en hilo para mantener la conversación ordenada.

Para navegar entre comentarios, apóyate también en «Anterior» y «Siguiente». Así evitarás dejar preguntas sin contestar y podrás ir cerrando conversaciones conforme resuelvas asuntos.

¿Toca limpiar? Abre el comentario, pulsa en los puntos suspensivos del globo y elige «Eliminar hilo» para borrarlo por completo. Este método borra el comentario y todas sus respuestas de una sola vez, dejando la página despejada.

Si vas a compartir o imprimir, conviene ocultar anotaciones y marcas. Selecciona «Sin revisión» en «Mostrar para revisión» para ocultarlas mientras exportas o imprimes, evitando que viajen comentarios internos o marcas de edición.

Comparar documentos y combinar revisiones

Cuando manejas dos versiones de un mismo archivo, la herramienta «Comparar» es la forma más fiable de ver diferencias y unificarlas. Ve a «Revisar» > «Comparar» y elige los documentos original y revisado desde el cuadro de diálogo (botones de examinar).

Tras aceptar, Word genera un tercer documento con el resultado de la comparación. Las diferencias suelen señalarse con subrayado y color, y a la derecha puedes visualizar simultáneamente el original y la versión revisada para tener todo el contexto.

Si no ves ambos archivos fuente en pantalla, despliega el menú del comando «Comparar» y selecciona «Mostrar documento fuente» > «Mostrar ambos». Esto te permite trabajar con las tres vistas a la vez y decidir con criterio qué conservar.

Ajustes de visualización: tipos de marca y globos

Además de elegir el modo general de visualización, puedes ir al menú de «Mostrar marcas» para afinar qué se enseña en pantalla. Activa o desactiva «Inserciones y eliminaciones», «Formato» o «Entrada con lápiz» según lo que necesites revisar en cada momento.

En cuanto a la presentación, elige entre mostrar cambios en globos en el margen o en línea. La opción «Mostrar solo el formato en globos» reduce el ruido en el texto y deja las modificaciones de estilo agrupadas en el lateral, lo que facilita la lectura del contenido.

Este juego de filtros es especialmente práctico cuando la revisión es intensa en estilo (negritas, cursivas, tamaños). Separar el formato del contenido ayuda a decidir primero lo sustantivo y después afinar la presentación.

Imprimir y compartir sin marcas

La información de revisión puede imprimirse, pero no siempre interesa. Antes de mandar a papel, entra en «Archivo» > «Imprimir» y, en «Configuración», desmarca «Imprimir documento con revisiones» si aparece activa.

Otra alternativa es cambiar el modo de visualización a «Sin revisión» antes de imprimir o exportar a PDF. Con este ajuste obtendrás la versión final sin marcas ni comentarios, o puedes elegir «Original» para sacar la versión previa al proceso de edición.

Como norma general, antes de compartir un archivo definitivo conviene aceptar o rechazar todo lo pendiente y eliminar metadatos y comentarios ya resueltos. Evitarás enviar contenido sensible o conversaciones internas por descuido.

Consejos de uso y buenas prácticas

Define roles claros: quién propone cambios, quién los revisa y quién los acepta de forma final. Cuanto más nítido sea el flujo, menos fricciones habrá y más rápido cerraréis la edición.

No marques absolutamente todo si no hace falta. Abusar de cambios de formato o microajustes puede enturbiar la lectura; si la fase lo permite, deja fuera las minucias y céntrate en lo importante.

Empieza por recorrer los cambios rechazando lo que no proceda y deja para el final las aceptaciones en bloque. Al terminar, «Aceptar todo lo mostrado» es muy útil si estabas filtrando por revisor o por tipo de marca.

Acostúmbrate al Panel de revisiones para comprobar que no queda nada abierto. Ese contador de pendientes es tu red de seguridad para no olvidar detalles antes de cerrar el documento.

Cuando cierres la revisión, desactiva el control de cambios para evitar crear marcas nuevas por accidente. Y si el botón aparece bloqueado, revisa la sección de «Restringir edición» por si hay protecciones que debas deshabilitar con contraseña.

Atajos prácticos para agilizar tu revisión

Botón derecho sobre una marca para aceptar o rechazar al vuelo, sin desplazarte por la cinta. La mini barra flotante también te ofrece las acciones esenciales con un clic.

Si estás filtrando por revisor, combina «Aceptar todo lo mostrado» con un repaso final visual. Así consolidas rápido lo que ya has validado y evitas sorpresas con cambios que no estaban visibles.

Alterna «Revisiones simples» para leer el flujo del texto y «Todas las revisiones» para la fase de decisión fina. Este cambio de vista reduce fatiga visual y mejora la comprensión global del documento.

En proyectos largos, usa globos para el formato y marcas en línea para el contenido. La separación te ayuda a priorizar lo editorial y dejar la estética para una segunda vuelta.

Cuando hay conflictos entre versiones, la herramienta «Comparar» con la vista de documentos fuente a la derecha es insustituible. Trabajar con los tres paneles a la vez agiliza la resolución y disminuye el riesgo de perder contenido válido.

Pasos detallados más comunes (referencia rápida)

Activa o desactiva el control de cambios desde «Revisar» > «Control de cambios». Elige si aplica para todos los usuarios o solo para ti cuando la opción esté disponible.

Para ajustar lo que ves, entra en «Mostrar para revisión» y alterna entre los cuatro modos. Configura «Mostrar marcas» para seleccionar tipos de marca y cómo se ven (en globos o en línea).

Acepta o rechaza cambios desde el grupo «Cambios»: individualmente, pasando al siguiente o quedándote en el mismo. Usa las listas desplegables para aceptar o rechazar todo lo mostrado, o todo el documento si estás cerrando la revisión.

Filtra por autor desde «Mostrar marcas» > «Revisores» para centrarte en una persona. Marca «Todos los revisores» si quieres volver a la vista completa con todos los participantes.

Para comentarios, inserta con «Nuevo comentario», responde en hilo y elimina desde los puntos suspensivos con «Eliminar hilo». Oculta comentarios y marcas con «Sin revisión» al exportar o imprimir para evitar que viajen a terceros.

Si tu botón de «Control de cambios» está deshabilitado, revisa «Restringir edición». Quita la protección con la contraseña si es necesario para recuperar el control total.

Trabajando todo lo anterior con una metodología clara, Word pasa de ser un simple editor a una plataforma de colaboración potente. Controlar la visualización, los filtros por revisor y las opciones de aceptación masiva te darán velocidad y precisión, mientras que los comentarios y la comparación de versiones cierran el círculo para revisiones profesionales sin sobresaltos.