Configurar accesos directos para automatizar flujos de trabajo

Si pasas buena parte del día delante del ordenador, configurar accesos directos para automatizar flujos de trabajo puede marcar la diferencia entre ir siempre apagando fuegos o tener tus tareas bajo control. Los atajos de teclado, los accesos directos de escritorio y las URL especiales de ejecución permiten disparar procesos complejos con un par de teclas o un doble clic, sin tener que navegar por menús eternos.

En este artículo vamos a desgranar, con calma pero al grano, cómo aprovechar accesos directos en herramientas como Power Automate para escritorio, Slack y servicios de automatización tipo Zapier o Make. Verás qué tipos de flujos de trabajo existen, cómo se activan mediante atajos y qué debes tener en cuenta en temas de permisos, limitaciones y privacidad para no llevarte sustos.

Qué es un flujo de trabajo y por qué tiene sentido automatizarlo

Antes de ponernos a tocar teclas conviene tener claro qué entendemos por workflow o flujo de trabajo. En el ámbito del software, un flujo de trabajo es una secuencia estructurada de pasos automatizados que llevan de un punto A a un punto B: recibes algo (un correo, un evento, una orden manual), se ejecutan una serie de acciones y se obtiene un resultado tangible.

Piensa en un workflow como en una cadena de tareas encadenadas en la que la salida de un paso se convierte en la entrada del siguiente. Por ejemplo: se recibe un correo importante, se extrae el asunto, se manda a una IA para que lo resuma, se guarda el resumen en un documento y se te envía un mensaje a Telegram con ese texto. Todo eso puede ocurrir sin que toques nada más allá de lanzar el flujo con accesos rápidos y macros.

Fuera del mundo puramente digital también se habla de flujos de trabajo. En una empresa, solicitar vacaciones puede ser un workflow: empleado pide, jefe aprueba, RR. HH. registra. La diferencia es que, cuando lo llevamos a herramientas como Power Automate, Zapier, Make o el Creador de flujos de Slack, muchas de esas fases dejan de ser manuales.

Automatizar estos procesos permite ahorrar tiempo, reducir errores humanos y estandarizar tareas repetitivas. En vez de estar copiando datos de un sitio a otro o abriendo siempre las mismas aplicaciones, configuras el flujo una vez y luego lo disparas con un acceso directo o de forma totalmente automática.

Dentro de la automatización hay varios tipos de workflows. Están los flujos secuenciales, donde cada paso se completa antes de pasar al siguiente; los flujos paralelos, que ejecutan varias tareas a la vez y luego unen resultados; y los flujos condicionales, que cambian de ruta según reglas del tipo “si pasa X, haz A; si no, haz B”. Muchos de los ejemplos que veremos combinan estos tres enfoques.

Accesos directos en Power Automate para escritorio: teclado, escritorio y URL

Power Automate para escritorio (antes conocido como Power Automate Desktop) es la apuesta de Microsoft para automatizar tareas en Windows. Lo potente es que, además de iniciar los flujos desde la consola, puedes dispararlos con accesos directos de teclado, accesos directos de escritorio y direcciones URL especiales, lo que encaja perfecto con una rutina de trabajo rápida.

Lo primero que necesitas es cumplir unos requisitos básicos. Power Automate para escritorio debe estar instalado en el equipo, tienes que haber iniciado sesión con tu cuenta y necesitas un plan de Power Automate Premium o acceso a un entorno de pago por uso. Sin esto, los flujos de escritorio y sus accesos directos no podrán funcionar correctamente.

Configurar métodos abreviados de teclado para flujos de escritorio

Power Automate permite asignar accesos directos de teclado para dos cosas: iniciar un flujo de escritorio concreto y controlar la ejecución (pausar, reanudar o detener). Así evitas abrir la consola cada vez que quieras lanzar una automatización.

Para crear un atajo de teclado que ejecute un flujo, abre la consola de Power Automate para escritorio, localiza el flujo deseado, haz clic derecho sobre su nombre y entra en Propiedades. En el cuadro de diálogo verás un campo donde puedes introducir la tecla o combinación de teclas que actuará como disparador. A partir de ese momento, cuando uses ese atajo el flujo se iniciará en esa máquina y con tu usuario.

Si el flujo definido requiere variables de entrada, al lanzarlo mediante el atajo de teclado aparecerá la consola pidiéndote que rellenes los valores adecuados. No pierdes control: la automatización corre, pero tú decides qué datos introducir cada vez que haga falta.

Para crear el atajo, en la consola haz clic derecho sobre el flujo y entrando en las propiedades del acceso directo encontrarás el campo para asignar la combinación. Para la parte de control de ejecución (pausa, reanudar, detener), los atajos no se asignan en cada flujo sino en la propia configuración de la consola. Desde ahí, puedes definir combinaciones globales que afectarán al flujo en curso, lo cual es especialmente útil en pruebas o si algo se queda colgado.

Conviene tener en cuenta que hay ciertas limitaciones técnicas. Power Automate solo admite como métodos abreviados una tecla de función suelta (por ejemplo F9) o combinaciones que incluyan al menos una tecla modificadora (Ctrl, Alt, Shift o la tecla Windows) junto con otra tecla. Nada de pulsar únicamente “A” o “B” para evitar choques con la escritura normal.

Además, los atajos se guardan por usuario y por máquina. Esto significa que cada persona que use ese equipo puede definir sus propios accesos directos para el mismo flujo, y que los atajos de un ordenador no se replican mágicamente a otro. Si trabajas con varias máquinas, toca configurar acceso directo en cada una.

Crear accesos directos de escritorio para flujos

Otra forma cómoda de lanzar un flujo de escritorio es usar accesos directos en el propio escritorio de Windows. Esto viene muy bien para quien prefiere hacer doble clic a memorizar combinaciones de teclas.

El procedimiento es sencillo: en la consola de Power Automate, haz clic derecho sobre el flujo de escritorio que quieras lanzar de esta forma y selecciona Crear acceso directo del escritorio. El sistema generará un acceso directo en tu escritorio, que luego puedes mover a cualquier carpeta de tu máquina si quieres tenerlo más ordenado.

Al hacer doble clic en ese icono se ejecutará el flujo asociado. Si el flujo solicita variables de entrada, la consola volverá a pedir los datos necesarios antes de arrancar. Funciona igual que con los atajos de teclado, solo que el disparador es un icono tradicional.

Por defecto, Power Automate muestra siempre un diálogo de confirmación cuando se invoca un flujo desde una URL o desde un acceso directo de escritorio. Es una capa extra de seguridad para que no se lance nada sin querer. Si en tu escenario está todo controlado y prefieres velocidad, puedes entrar en la configuración de la consola y desactivar la opción “Mostrar diálogo de confirmación al invocar flujos externamente”. También es posible cambiar este comportamiento modificando la entrada correspondiente en el registro de Windows.

Usar URL especiales para ejecutar flujos de escritorio

Más allá del teclado y del escritorio, Power Automate admite direcciones URL específicas que disparan flujos. Son muy flexibles, porque puedes pegarlas en el navegador, ejecutarlas desde el diálogo Ejecutar de Windows, usarlas en scripts o integrarlas con el Programador de tareas.

Las URL de ejecución tienen esquemas del tipo ms-powerautomate:/console/flow/run y permiten identificar el flujo mediante su nombre, su ID o una combinación entorno+ID/nombre. Algunos formatos habituales son:

• ms-powerautomate:/console/flow/run?workflowName=

• ms-powerautomate:/console/flow/run?workflowId=

• ms-powerautomate:/console/flow/run?environmentId=&workflowId=

• ms-powerautomate:/console/flow/run?environmentId=&workflowName=

En las dos primeras variantes no se especifica entorno, así que Power Automate utiliza el entorno seleccionado actualmente en la consola. Si no se indica ni nombre ni identificador del flujo, el comando se ignora porque no sabe qué tiene que ejecutar.

Cuando la URL incluye un environmentId y la consola está en otro entorno diferente, Power Automate cambia automáticamente al entorno indicado para poder iniciar el flujo correcto. Esto simplifica mucho las cosas si manejas varios entornos (desarrollo, pruebas, producción) desde la misma máquina.

Para poder construir estas URL necesitas localizar algunos identificadores. El ID de entorno se puede obtener desde el portal web de Power Automate, seleccionando el entorno deseado y copiando el valor que aparece en la barra de direcciones en la sección “Mis flujos”. El ID del flujo de escritorio, en cambio, lo verás abriendo la consola de Power Automate para escritorio, haciendo clic derecho sobre el flujo y entrando en Propiedades: ahí encontrarás un identificador único que podrás reutilizar en tus URL.

Estas direcciones pueden usarse desde el símbolo del sistema o scripts. Por ejemplo, en instalaciones MSI puedes invocar un flujo con un comando similar a:
"C:\Program Files (x86)\Power Automate Desktop\dotnet\PAD.Console.Host.exe" "ms-powerautomate:/console/flow/run?workflowName="

Y también es posible integrarlas con el Programador de tareas de Windows para disparar flujos sin intervención humana a determinadas horas o ante eventos concretos. En una tarea programada típica, se establecen como “Programa/script” las rutas:

• MSI: C:\Program Files (x86)\Power Automate Desktop\dotnet\PAD.Console.Host.exe

• Microsoft Store: C:\WINDOWS\system32\WindowsPowerShell\v1.0\powershell.exe

Parámetros avanzados en las URL de ejecución

Las URL de ejecución no se quedan en el identificador del flujo. Puedes añadir parámetros de entrada opcionales para controlar todavía más cómo se comporta el proceso. Entre los más interesantes están inputArguments, autologin y runId.

El parámetro inputArguments sirve para pasar las variables de entrada del flujo directamente en la URL, en formato JSON. Por ejemplo:
ms-powerautomate:/console/flow/run?workflowId=&inputArguments={"NombreExterno1":"Valor1","NombreExterno2":123}

Si en ese bloque se incluyen todas las variables necesarias, la consola no te pedirá nada al arrancar el flujo, porque ya tiene toda la información. Es especialmente útil cuando quieres lanzar el mismo flujo con valores distintos desde scripts o integraciones externas. Para profundizar en parámetros de entrada en accesos directos verás técnicas y ejemplos útiles.

El parámetro autologin permite que Power Automate inicie sesión silenciosamente usando la cuenta actual de Windows, sin interacción del usuario. Eso sí, hay un requisito clave: el usuario debe estar previamente cerrado en Power Automate y la aplicación no puede estar ejecutándose. Una URL con este comportamiento podría ser:
ms-powerautomate:/console/flow/run?workflowId=&autologin=true

Por último, el parámetro runId te permite definir un GUID específico que se utilizará para etiquetar y organizar los registros de esa ejecución. Power Automate creará una carpeta bajo:
C:\Usuarios\\AppData\Local\Microsoft\Power Automate Desktop\Console\Scripts\\Runs\
y guardará allí los logs correspondientes. Esto simplifica mucho el análisis posterior de errores o la auditoría de ejecuciones.

Una URL con runId tendría un aspecto similar a:
ms-powerautomate:/console/flow/run?workflowId=&runId=

Accesos directos y flujos de trabajo dentro de Slack

No todo pasa por el sistema operativo. En herramientas colaborativas como Slack también es posible automatizar flujos de trabajo y dispararlos con accesos directos, comandos y pequeños botones integrados en las conversaciones, lo que reduce un montón el tiempo dedicado a tareas rutinarias del equipo.

Slack ofrece varios tipos de accesos rápidos: accesos directos de aplicaciones, comandos de barra diagonal y flujos de trabajo personalizados que se pueden invocar desde el propio cuadro de mensajes. Cada uno tiene su papel dentro de la plataforma.

Accesos directos de aplicaciones en Slack

Muchas aplicaciones que se integran con Slack (Asana, Trello, GitHub, etc.) incluyen accesos directos específicos que permiten realizar acciones en esos servicios sin salir del espacio de trabajo. Desde un canal puedes, por ejemplo, crear una tarea, subir un archivo a otro sistema o consultar el estado de un ticket.

Al usar uno de estos accesos, Slack suele pedirte que completes algo de información adicional para definir mejor la acción: tal vez un título, un enlace o una descripción. Lo habitual es que el propio menú muestre mensajes de ayuda a medida que escribes, porque cada desarrollador de app define qué campos son obligatorios y cómo deben rellenarse.

Estos atajos tienen la ventaja de que encapsulan flujos relativamente complejos en un par de clics: en vez de abrir el navegador, iniciar sesión en el servicio y crear el ítem a mano, lo haces directamente desde la conversación donde surgió la necesidad.

Comandos de barra diagonal

Los comandos de barra diagonal en Slack son otra forma muy rápida de lanzar acciones automatizadas. En cualquier canal o mensaje directo puedes escribir una barra (/) seguida de un comando y parámetros, y Slack interpretará la instrucción.

Hay comandos integrados en la propia plataforma (para cambiar el estado, gestionar notificaciones, crear recordatorios, etc.) y otros añadidos por aplicaciones de terceros. En ambos casos, permiten ejecutar tareas típicas sin tener que navegar por menús: escribes el comando, pulsas Intro y listo.

Algunos comandos pueden estar restringidos a propietarios o administradores de espacios de trabajo, otros no funcionan en la app móvil y ciertos comandos avanzados solo están activos en planes de pago. Aun así, la base disponible en cualquier espacio es suficiente para cubrir muchas acciones habituales del día a día.

Flujos de trabajo personalizados en Slack

Slack incluye su propio Creador de flujos de trabajo, que permite diseñar automatizaciones dentro de la plataforma sin necesidad de programar. Pueden ser procesos sencillos (por ejemplo, un formulario para pedir vacaciones en un canal de RR. HH.) o cadenas más complejas enlazadas con otras herramientas.

Una vez creado un flujo de trabajo, Slack te deja “marcarlo” en una conversación concreta. Cuando lo haces, el campo de mensajes se sustituye por un botón que lanza el flujo. Cualquier miembro del canal puede pulsar ese botón para activar el proceso o volver al cuadro de texto normal usando la opción “Enviar un mensaje”.

En los planes Enterprise, los administradores de canal pueden decidir quién tiene permiso para añadir, eliminar o destacar flujos de trabajo en cada canal. Esto evita que cualquiera llene la conversación de automatismos que no vienen a cuento y da margen para aplicar políticas por tipo de rol, definidas por los propietarios de la organización.

Si ves que en tu canal otros miembros pueden añadir o quitar flujos, pero tú no, puede que tu rol tenga restricciones adicionales. En ese caso, toca hablar con el propietario del espacio de trabajo o con soporte interno para que revisen permisos.

Además de los flujos internos, Slack mantiene un catálogo amplísimo de aplicaciones e integraciones (Asana, Jira, Trello, Google Drive, Zapier, etc.) orientadas a automatizar partes del trabajo: recordatorios, sincronización de archivos, notificaciones inteligentes, análisis de datos, gestión de proyectos y un largo etcétera.

Cómo se configuran y disparan workflows en plataformas de automatización

Más allá de Power Automate y Slack, existen servicios especializados como Zapier, Make.com y otros similares cuyo propósito principal es construir workflows entre decenas o cientos de aplicaciones web. Son ideales para unir piezas que, de otra forma, tendrías que coordinar tú a mano.

Estas herramientas funcionan como un lienzo en blanco en el que vas encadenando pasos. Muchos ofrecen plantillas preconfiguradas (por ejemplo, “cuando alguien rellena un formulario de Google, crea un lead en tu CRM y mándate un correo”). Las plantillas sirven tanto para arrancar rápido como para inspirarte y ver qué se puede hacer.

Para usar estos servicios tienes que conectar tus cuentas de terceros. A veces basta con iniciar sesión y conceder permisos desde la propia plataforma (OAuth típico de Google, Microsoft, Slack, etc.) y, en otros casos, debes generar una clave API en la herramienta de destino y pegarla en la configuración del conector.

Una vez vinculados los servicios, la interfaz te permite ir definiendo qué ocurre en cada etapa: filtrar información, transformarla, enriquecerla con IA, guardar resultados en hojas de cálculo, mandar notificaciones o llamar a otras APIs. La combinación de bloques puede ser tan simple o tan compleja como necesites.

En todos estos sistemas, el primer elemento suele ser un trigger o disparador. Puede ser un evento externo (un correo entrante, un nuevo registro en una base de datos, un cambio de estado en un CRM), un disparo programado (cada hora, cada día a una hora concreta) o un disparo manual desde un panel o incluso desde un acceso directo de tu navegador.

A partir de ese gatillo, construyes la cadena de acciones hasta llegar al resultado final, que normalmente es algún tipo de salida concreta: envío de un mensaje, creación de un documento, actualización de un registro o generación de un informe. En algunos casos se incorporan pasos condicionales (ramas según el contenido) y acciones en paralelo para procesar distintos datos a la vez.

En el caso particular de la IA, muchas plataformas permiten incluir un modelo como parte del workflow. Por ejemplo, puedes enviarle un texto o un conjunto de datos, pedirle que genere un resumen estructurado y luego usar ese resultado para alimentar otra etapa (como la actualización de un panel de control o la respuesta automática a un correo).

Privacidad y seguridad al automatizar con accesos directos

Todo lo que sea atajar pasos implica ceder cierta parte del control a la herramienta, así que es fundamental revisar la parte de privacidad y seguridad cuando montes flujos de trabajo, especialmente si los disparas con accesos directos fáciles de usar.

Si conectas servicios como Gmail, Slack o tu CRM a plataformas de automatización, cada vez que el flujo se active, parte de la información de esos servicios viajará a través del proveedor de automatización. Esto incluye correos, datos de clientes, documentos o cualquier contenido que el workflow necesite para hacer su trabajo.

Cuando introduces una IA en la ecuación, el tema se complica aún más. Los prompts y textos que envías al modelo también se almacenan o se procesan en servidores de terceros, con sus propias políticas de retención de datos. No significa que no debas usar estas soluciones, pero sí que tienes que valorar qué tipo de información es aceptable compartir y cuál debe permanecer siempre en sistemas internos.

En entornos corporativos es muy recomendable coordinar la automatización con el equipo de TI o de seguridad. Ellos pueden ayudarte a revisar contratos de tratamiento de datos, configurar autenticación reforzada (por ejemplo, inicio de sesión único o MFA), limitar los conectores disponibles y establecer reglas claras sobre el tipo de datos que pueden pasar por workflows externos.

En herramientas como Power Automate, esas preocupaciones se traducen también en decidir cuándo mostrar diálogos de confirmación al lanzar flujos desde accesos directos o URLs. En un entorno personal quizá no importe tanto desactivarlos para ganar velocidad, pero en un servidor compartido o en un equipo de producción sí es buena idea mantenerlas activas para evitar ejecuciones accidentales.

En resumen, automatizar con accesos directos es una auténtica mejora de productividad cuando se hace con cabeza. Al combinar atajos de teclado, accesos directos de escritorio, URL de ejecución y accesos rápidos en apps colaborativas puedes orquestar flujos muy potentes que reduzcan trabajo mecánico y minimicen errores. La clave está en dedicar tiempo inicial a diseñar bien el workflow, documentarlo, probarlo con calma y aplicar buenas prácticas de seguridad y privacidad para que el remedio no sea peor que la enfermedad.