¿Te has preguntado alguna vez cómo podrías mejorar el trabajo en equipo y compartir información de forma ágil usando OneNote? Esta herramienta, perteneciente al ecosistema de Microsoft, no solo sirve para tomar notas personales, sino también para crear espacios colaborativos donde varias personas pueden aportar, editar y organizar información simultáneamente. Gracias a OneNote, hoy es más sencillo que nunca gestionar proyectos compartidos, coordinar tareas o planificar eventos con familiares, compañeros y amigos.
En este artículo vamos a sumergirnos de lleno en todas las formas posibles de compartir y colaborar en cuadernos de OneNote, explicando desde lo más básico hasta trucos y consejos avanzados, aprovechando al máximo las funciones que Microsoft ha ido añadiendo y puliendo con el tiempo. Si alguna vez tuviste dudas sobre la colaboración en tiempo real, los permisos, la sincronización entre dispositivos o cómo sacar partido a las integraciones de Microsoft 365, aquí encontrarás todas las respuestas y más.
¿Qué es OneNote y por qué es tan útil para compartir?
OneNote es mucho más que una aplicación para tomar notas; es una completa plataforma digital de organización que permite, no solo anotar ideas, sino también almacenar imágenes, audios, archivos y hasta grabaciones. Pero lo que realmente destaca de OneNote es su capacidad para compartir y colaborar en tiempo real. Imagina un cuaderno abierto para todo tu equipo, donde cada uno puede ver y editar contenido desde cualquier parte del mundo y cualquier dispositivo, manteniendo siempre la versión más actualizada.
Esta versatilidad es posible por la sincronización en la nube a través de OneDrive, un servicio que almacena tus cuadernos y los hace accesibles, permitiendo compartir el acceso con quien decidas y bajo los permisos que elijas: solo lectura o edición completa.
Ventajas de compartir y colaborar en OneNote
El éxito de OneNote como herramienta colaborativa reside en una serie de funciones que marcan la diferencia en el trabajo diario:
- Acceso y edición en tiempo real: Varios usuarios pueden trabajar simultáneamente sobre el mismo cuaderno y ver los cambios al instante.
- Diferentes niveles de permisos: Puedes controlar quiénes pueden editar o solo ver el contenido, lo que facilita trabajar de forma segura.
- Organización avanzada: Cada cuaderno se puede dividir en secciones y páginas, facilitando la gestión de información.
- Historial de versiones: Permite ver quién ha hecho cambios y cuándo, e incluso recuperar versiones anteriores de las notas.
- Sincronización automática: Al estar en la nube, todos los cambios se guardan y sincronizan automáticamente en todos los dispositivos.
- Integración total con Microsoft 365: Puedes vincular tareas de Outlook, adjuntar archivos de Word, Excel o PowerPoint, y acceder a OneNote desde Windows, Mac, iOS o Android.
¿Cómo se puede compartir un cuaderno de OneNote?
Para compartir un cuaderno basta con seguir una serie de pasos sencillos, aunque la experiencia puede variar ligeramente según el dispositivo o sistema operativo que estés usando.
La forma más habitual consiste en almacenar el cuaderno en OneDrive, de tal manera que sea accesible para los usuarios que tú determines. Desde ahí, puedes:
- Invitar directamente a personas introduciendo sus correos electrónicos y eligiendo el tipo de acceso: edición o solo lectura.
- Generar un enlace compartido para remitir por email o mensajería, que permite el acceso directo al cuaderno. También podrás determinar si ese enlace será solo de vista o también de edición, así como establecer fecha de caducidad para el acceso.
En aplicaciones móviles como OneNote para iOS, a través de VoiceOver o el lector de pantalla, la accesibilidad está garantizada. Basta con abrir la vista de secciones, buscar el botón de compartir, escribir los correos de los colaboradores y pulsar enviar. ¡Así de fácil!
Paso a paso: compartir un cuaderno desde el ordenador
Si trabajas desde Windows o Mac, y tu cuaderno ya está alojado en OneDrive o SharePoint, compartirlo resulta muy sencillo:
- Abre OneNote y elige el cuaderno que quieres compartir.
- Haz clic en Archivo > Compartir, o busca el botón Compartir en la cinta de opciones.
- Selecciona Compartir con otras personas.
- Introduce los nombres o correos electrónicos de quienes vayan a colaborar contigo.
- Decide si podrán editar o simplemente ver el contenido.
- Opcionalmente, añade una nota personal con las instrucciones o motivos de la invitación.
- Pulsa Compartir, y ¡listo!
En esta ventana también puedes generar un enlace personalizado, copiando la url para compartirla directamente por chat, WhatsApp o cualquier otro medio. Incluso puedes definir la expiración de ese enlace para mayor seguridad.
Cómo compartir desde dispositivos móviles
En smartphones y tablets, el procedimiento es igualmente intuitivo, aunque varía un poco según si usas Android o iOS:
- Abre el cuaderno que deseas compartir.
- Busca el icono de compartir (normalmente un icono de persona o una flecha).
- Elige si quieres invitar por correo electrónico o generar un enlace de acceso.
- Decide el tipo de permisos y pulsa enviar.
Un detalle interesante es que en OneNote para iOS, se puede navegar por los menús con gestos VoiceOver, accediendo así a todas las opciones de compartir sin limitación para usuarios con discapacidad visual.
Enviar solo una página o sección específica
En el pasado, Microsoft permitía compartir páginas individuales de cuadernos privados en OneDrive, generando enlaces de solo lectura. Sin embargo, esta funcionalidad se ha deshabilitado para mejorar la seguridad y facilitar el desarrollo de futuras opciones.
Hoy en día, si quieres compartir exclusivamente el contenido de una página, una opción es exportarla como PDF y enviarla por email. Así, el destinatario podrá ver la información, aunque no podrá editarla en OneNote directamente.
Los usuarios de OneNote en iOS pueden hacerlo desde el propio menú de la app, eligiendo la página que desean compartir, pulsando en «Acciones de página» y después en «Enviar por correo electrónico como PDF». Se redacta un nuevo correo con el archivo adjunto y solo resta añadir el destinatario.
Colaborar en tiempo real: edición simultánea y seguimiento de cambios
Una de las grandes ventajas de OneNote está en la colaboración en tiempo real. Todos los cambios realizados por los diferentes usuarios se reflejan de inmediato, y es posible ver quién ha editado qué gracias al marcado de autores (las iniciales junto a cada adición).
Para gestionar la privacidad de los autores, por ejemplo en OneNote para iOS, se puede entrar en el menú de configuración y activar la opción de «ocultar autores» si se desea mantener el anonimato o evitar distracciones visuales.
Además, si alguien elimina información por error o se necesita volver a un estado anterior, OneNote ofrece historial de versiones donde se pueden revisar y restaurar versiones previas de cualquier página.
Opciones de permisos y control de acceso
Poder gestionar los permisos con precisión es vital en cualquier herramienta colaborativa. Al compartir un cuaderno en OneNote, podrás elegir si cada colaborador puede editar o solo ver el contenido, e incluso definir fechas de expiración para los enlaces que generes.
En ámbitos educativos o profesionales, esta flexibilidad permite, por ejemplo, que un profesor comparta apuntes con todo un grupo de alumnos, pero solo permita la edición al equipo docente, o que en un proyecto de empresa solo determinados jefes de área puedan hacer modificaciones sobre ciertas secciones.
Redactor apasionado del mundo de los bytes y la tecnología en general. Me encanta compartir mis conocimientos a través de la escritura, y eso es lo que haré en este blog, mostrarte todo lo más interesante sobre gadgets, software, hardware, tendencias tecnológicas, y más. Mi objetivo es ayudarte a navegar por el mundo digital de forma sencilla y entretenida.