- Word permite crear e imprimir etiquetas idénticas o diferentes, tanto con datos manuales como mediante combinación de correspondencia.
- Las opciones de etiquetas incluyen elección de proveedor, número de producto y creación de tamaños personalizados.
- En entornos con SharePoint, las etiquetas de información se insertan según directivas del administrador para gestionar metadatos.
- Word para la Web no crea etiquetas desde cero, pero sí permite trabajar con plantillas online de etiquetas.
Si trabajas con documentos a diario, tarde o temprano vas a necesitar crear e insertar etiquetas en Word, ya sea para sobres, paquetes, documentos internos o incluso para diseñar tus propias pegatinas. Word no es solo un procesador de textos: es una herramienta muy flexible que te permite maquetar hojas completas de etiquetas listas para imprimir.
Además, en muchos entornos de trabajo con SharePoint y directivas de administración de información, es obligatorio insertar etiquetas de metadatos dentro del propio archivo antes de guardarlo o imprimirlo. Y por otro lado, si lo que buscas es algo más creativo, también puedes usar Word para diseñar pegatinas personalizadas con tu dirección, logo o mensajes, siempre que luego utilices papel adhesivo adecuado en la impresora.
Qué es una etiqueta en Word y para qué sirve
En Word podemos hablar de dos tipos de etiquetas diferentes: por un lado están las etiquetas físicas que se imprimen en hojas adhesivas (las típicas de direcciones para sobres, etiquetas de archivo, etc.), y por otro lado están las etiquetas de información (metadatos) vinculadas a SharePoint que se incrustan dentro del documento como parte de una directiva.
Las etiquetas impresas se gestionan desde la pestaña de Correspondencia y la herramienta de Sobres y etiquetas, que te permite configurar el tamaño, el número de etiquetas por página y el contenido que se va a repetir o variar en cada una. Esta función está pensada originalmente para direcciones postales y correspondencia masiva, pero se puede adaptar sin problema para otros usos.
En el caso de las etiquetas de metadatos, estas forman parte de una política de administración de información en bibliotecas de SharePoint. Su objetivo es mostrar dentro del propio documento propiedades clave, como la categoría, nivel de confidencialidad o cualquier otro dato que el administrador haya definido.
Crear e imprimir una página de etiquetas idénticas en Word
Si lo que necesitas es una hoja completa con la misma etiqueta repetida en todas las posiciones (por ejemplo, la dirección de tu empresa o un texto estándar), Word incluye un asistente muy sencillo en la pestaña Correspondencia.
Para empezar, abre un documento en blanco y ve a la pestaña Correspondencia > Etiquetas. En algunas versiones la opción está dentro del apartado Crear, mientras que en otras aparece directamente como botón Etiquetas, pero el funcionamiento es el mismo.
En el cuadro que se abre (Sobres y etiquetas), verás un área llamada Dirección. Ahí es donde podrás escribir el texto que quieras que aparezca en cada etiqueta: una dirección postal, un nombre de remitente, un pequeño mensaje o la información que te haga falta. Solo admite contenido de texto, aunque luego podrás aplicar formato desde el documento generado.
Antes de lanzarte a escribir, es recomendable pulsar el botón Opciones. Aquí es donde eliges el proveedor y modelo de tus hojas de etiquetas: por ejemplo, Avery u otros fabricantes, y el número de producto que viene impreso en el paquete de etiquetas. De esta forma, Word ajusta automáticamente el tamaño de cada etiqueta, los márgenes y cuántas caben por página.
Si tu referencia no aparece en la lista o trabajas con hojas sin marca, puedes seleccionar Nueva etiqueta y definir una etiqueta personalizada. Ahí podrás ajustar manualmente ancho, alto, márgenes, separación entre filas y columnas, etc., para que el diseño encaje con tu papel.
Cuando tengas configurado el tipo de etiqueta, vuelve a la ventana principal de Sobres y etiquetas y ahora sí, escribe la dirección o texto en el campo Dirección. Si quieres modificar el aspecto, más adelante, en el documento resultante, podrás seleccionar el texto, hacer clic derecho y cambiar fuente, tamaño o alineación con las opciones de Fuente y Párrafo.
En la parte inferior de la ventana verás la opción de Página completa de la misma etiqueta. Activa esta opción para que Word genere una hoja donde todas las celdas sean idénticas. Después, puedes elegir entre imprimir directamente o pulsar en Nuevo documento para que se cree una página de Word con la rejilla completa de etiquetas, que podrás revisar, guardar y editar con calma antes de imprimir.
Diseñar etiquetas y pegatinas personalizadas en Word
Aunque la función de etiquetas de Word se diseñó sobre todo para imprimir direcciones en sobres, lo cierto es que se le puede sacar mucho más partido. Puedes usar estas mismas plantillas para crear pegatinas personalizadas, etiquetas de producto, adhesivos con el logo de tu marca o cualquier diseño sencillo que se te ocurra.
Lo primero es decidir qué tipo de hoja de papel vas a usar. Si quieres que las etiquetas sean adhesivas, tendrás que comprar papel especial para pegatinas compatible con tu impresora (tinta o láser) y que tenga un formato de etiquetas conocido o medible. Si solo quieres etiquetas recortables, un papel normal te bastará y luego podrás usar pegamento o cinta adhesiva.
Una vez que tengas claro el formato, repite el mismo proceso: abre Word y entra en la pestaña Correspondencia, sección Crear y botón Etiquetas. Desde ahí, accede a Opciones para seleccionar la marca y número de producto, o bien para definir una nueva etiqueta personalizada con las dimensiones exactas de tu hoja.
Es importante configurar primero el formato, ya que los márgenes del campo Dirección y el espacio utilizable dentro de cada etiqueta dependen de estos parámetros. Si eliges una plantilla con muchas etiquetas por página (por ejemplo, 30 por hoja), el área de texto será más estrecha y tendrás que adaptar el diseño para que no se amontone.
Cuando hayas ajustado las opciones, vuelve a Sobres y etiquetas y escribe el contenido que quieras. Puedes poner un nombre comercial, un eslogan, la dirección, un teléfono o incluso combinar varias líneas de información. Después, pulsa en Nuevo documento para que Word genere la página con todas las etiquetas colocadas en su sitio.
En este nuevo documento podrás personalizar cada celda como si fuera una pequeña minicaja de maquetación: aplica negritas, cambia la tipografía, modifica el tamaño de letra o ajusta la alineación (centrada, izquierda, derecha). Aunque la herramienta de etiquetas no está pensada para diseños gráficos complejos, se comporta muy bien con textos sencillos y algún elemento básico adicional.
Insertar una sola etiqueta o etiquetas diferentes en una hoja
No siempre vas a querer imprimir una página completa de etiquetas idénticas. A veces solo necesitas una única etiqueta en una posición concreta de una hoja que ya has usado parcialmente, o generar muchas etiquetas distintas en la misma página (por ejemplo, una lista de nombres).
Si solo necesitas una etiqueta, en la ventana de Sobres y etiquetas elige la opción de etiqueta única y especifica la posición exacta donde quieres que aparezca, indicando fila y columna dentro de la hoja de etiquetas. De esta forma, puedes aprovechar las hojas parcialmente usadas sin desperdiciar espacio.
Para crear una página con etiquetas diferentes (como credenciales, etiquetas de nombres o direcciones variadas), lo más práctico es utilizar la función de combinación de correspondencia junto con una lista de datos en Excel o una base de datos. Pero si el volumen es pequeño, también puedes rellenar esa hoja generada por Word etiqueta a etiqueta, editando cada celda de forma manual.
Una vez que Word haya creado el documento de etiquetas, puedes tratar cada elemento como un pequeño párrafo independiente. Si te interesa, podrías incluso jugar con tamaños de letra distintos dentro de una misma etiqueta para resaltar el nombre frente a la dirección u otros datos de contacto.
Crear etiquetas con combinación de correspondencia en Word
Cuando tienes que imprimir muchas etiquetas diferentes a partir de una lista de datos (clientes, proveedores, socios, alumnos, etc.), lo que realmente te ahorra tiempo es la combinación de correspondencia. Word se conecta a un origen de datos y rellena automáticamente cada etiqueta con la información de cada registro.
Empieza creando o abriendo un documento en blanco y ve a la pestaña Correspondencia. Desde ahí, en el grupo de herramientas de combinación de correspondencia, selecciona la opción Etiquetas. Se abrirá una ventana específica (Asistente para combinar correspondencia: Etiquetas) que te guiará por el proceso.
En primer lugar, deberás configurar el tamaño de las etiquetas. En la pestaña de Etiquetas, dentro de esa ventana, podrás elegir el tipo de producto en Etiquetas de producto (por ejemplo, Avery US Letter u otros fabricantes) y, a continuación, seleccionar el número de producto concreto en el desplegable. Esto define cuántas etiquetas se imprimen por página y las dimensiones de cada una.
Una vez establecida la plantilla, toca indicar de dónde va a sacar Word los datos. En la pestaña de combinación de correspondencia, haz clic en Seleccionar lista de destinatarios. Aquí puedes elegir una hoja de cálculo de Excel, una lista de contactos de Word u otro tipo de origen compatible. Es importante que tu lista esté bien estructurada, con encabezados de columna claros (Nombre, Apellidos, Dirección, Ciudad, Código Postal, etc.).
Tras vincular la lista, coloca el cursor en la primera etiqueta del documento de Word (que servirá como base para el resto) y usa la opción Insertar campo de fusión. Se desplegará un listado con todos los campos disponibles, que corresponden a las columnas de tu origen de datos. Añade, en el orden que quieras, campos como Nombre, Apellidos, Dirección, Ciudad o cualquier otro que te interese mostrar.
Después de colocar los campos de fusión y darles el formato deseado (tipo de letra, tamaño, saltos de línea, etc.), puedes usar las herramientas de la pestaña Correspondencia para previsualizar los resultados registro a registro. Así comprobarás que los datos encajan bien y que no se cortan al final de la etiqueta.
Cuando todo esté listo, pulsa en Finalizar y combinar. Tienes la opción de generar un nuevo documento con todas las etiquetas ya rellenadas (Editar documentos individuales) o mandar directamente a imprimir. Lo más recomendable es crear primero el documento para revisar el resultado y, si hace falta, ajustar detalles de formato en algunas etiquetas concretas.
Insertar etiquetas ligadas a directivas de SharePoint
En entornos profesionales donde se usa SharePoint para gestionar documentos, puede existir una directiva de administración de información que exija insertar etiquetas de metadatos dentro de los archivos de Office. Estas etiquetas no son adhesivas ni se imprimen en papel de etiquetas, sino que son campos visibles dentro del documento (como un encabezado o una zona específica).
Una etiqueta de este tipo sirve para que la organización muestre propiedades internas del documento (metadatos) en el contenido mismo. Por ejemplo, un despacho de abogados podría obligar a que las notas de reuniones con clientes lleven una etiqueta que indique “privilegio abogado-cliente”, o una empresa podría marcar documentos como “Confidencial”, “Borrador” o “Uso interno”.
No podrás insertar estas etiquetas hasta que el administrador del sitio o de la lista haya configurado la directiva correspondiente en la biblioteca de documentos. Cuando esa política está activa, aparece en Word (u otras aplicaciones de Office) un comando de Etiqueta en la pestaña Insertar, normalmente dentro del grupo Código de barras, que te permitirá añadirla al documento.
Hay un detalle importante: los documentos que ya estaban en la biblioteca antes de activar la directiva no reciben automáticamente esa etiqueta. Para que se genere, es necesario que el archivo se desproteja y vuelva a protegerse, o que se vuelva a cargar con la política ya en vigor. En cambio, los documentos nuevos que se suban a una biblioteca con directiva activa sí tienen asignada la etiqueta desde el primer momento.
Cómo insertar manualmente una etiqueta de SharePoint en Word
Cuando trabajas con una biblioteca de SharePoint que exige el uso de etiquetas, puede que tengas que insertar la etiqueta de forma manual en el documento, dependiendo de cómo se haya configurado la política por parte del administrador.
Para ello, primero asegúrate de que la biblioteca está abierta en el sitio de SharePoint. Si la tienes en la página principal, basta con hacer clic en su nombre en el menú de Inicio rápido. Si no aparece ahí, puedes pulsar en Ver todo el contenido del sitio y después seleccionar el nombre de la biblioteca donde está guardado tu archivo.
Una vez localizada, selecciona el documento con el que quieras trabajar, haz clic en la flecha que aparece junto al nombre y elige la opción Editar en el nombre del programa de Microsoft Office (por ejemplo, Editar en Microsoft Office Word). Esto abrirá el archivo en Word para que puedas modificarlo.
Dentro de Word, coloca el cursor en la posición exacta del documento donde quieras que aparezca la etiqueta. Después ve a la pestaña Insertar, y dentro del grupo Código de barras haz clic en Etiqueta. Word insertará en esa ubicación la etiqueta definida por la directiva de SharePoint. Para terminar, no olvides pulsar en Guardar para que los cambios queden registrados en la biblioteca.
Insertar una etiqueta de SharePoint al guardar o imprimir
En algunas configuraciones más estrictas, la biblioteca del sitio de SharePoint puede obligar a que se inserte una etiqueta automáticamente cuando guardas o imprimes un documento. Si llegas a ese punto sin que el archivo tenga aún su etiqueta, aparecerá un aviso pidiéndote que la insertes.
Cuando Word te pregunte si deseas insertar la etiqueta y haces clic en Sí, el programa añadirá la etiqueta en una ubicación predefinida. La posición exacta depende de si el archivo está en modo solo lectura o edición, y del tipo de aplicación de Office que estés utilizando.
Si el documento es de solo lectura, la etiqueta se coloca en la ubicación actual del cursor. Es decir, donde estuvieras situado en el momento de guardar o imprimir. En cambio, si estás editando el archivo, Word, Excel o PowerPoint utilizan una posición estándar pensada para que la etiqueta sea visible de forma clara.
En el caso concreto de Word, la etiqueta se inserta en el encabezado de la primera página del documento. En Excel, aparece en la primera celda de la primera hoja de cálculo del libro. Y en PowerPoint, se ubica en el centro de la primera diapositiva de la presentación. Esto garantiza que la información clave de la directiva esté siempre a la vista.
Dominar todas estas funciones de Word relacionadas con las etiquetas, tanto las que se imprimen en papel como las que se relacionan con SharePoint, te permite trabajar de forma mucho más profesional y ordenada: ahorrarás tiempo preparando hojas completas de pegatinas o direcciones, aprovecharás al máximo cada hoja de etiquetas y, si trabajas en entornos empresariales con políticas de información, cumplirás sin esfuerzo con los requisitos de metadatos y clasificación de documentos.
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