Cómo Imprimir Correos Electrónicos Desde Gmail

No usar papel significa menos problemas. Sin embargo, hay ocasiones en las que se necesita una impresión física de una carta importante.

Tal vez vaya acompañada de un contrato o una factura. La versión en papel sigue siendo válida porque es segura. ¿Cómo puedo imprimir un correo electrónico y dónde puedo hacerlo si no se adjunta a mi escritorio?

Responderemos a todas sus preguntas entre su buzón y su impresora.  A continuación, te contaré cómo imprimir un correo electrónico, mostrándote todos los pasos que debes seguir, no te preocupes, son instrucciones muy sencillas y directas, incluso para aquellos que no son muy expertos en tecnología.

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¿Cómo puedo imprimir un correo electrónico?

Puede haber una variedad de razones por las que quiera imprimir un correo electrónico. El «cómo» es tan sencillo como utilizar las herramientas multifuncionales actuales, que no solo ofrecen una impresora física, sino también soluciones de impresión basadas en la nube e impresoras virtuales como Print to PDF y Send to OneNote.

Gmail es muy sencillo con funciones de impresión dependientes del navegador. Un cliente de correo electrónico de escritorio, como Microsoft Outlook 365 y 2019, ofrece tanto formas manuales de imprimir correos electrónicos como flujos de trabajo automatizados mediante reglas de Outlook. Pero antes de implementar una aplicación de escritorio como Outlook, echemos un vistazo a la versión web de Gmail.

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Cómo imprimir correos electrónicos desde Gmail

Imprimir un solo mensaje de Gmail es fácil. Abre Gmail y navega hasta el correo electrónico que quieres imprimir.

• Abre el correo electrónico en cuestión, o amplíalo si forma parte de una larga serie de conversaciones.
• Haz clic en el icono de la impresora en la esquina superior derecha. También puedes hacer clic con el botón derecho del ratón en el correo electrónico y seleccionar Imprimir en el menú contextual. Adicionalmente puede utilizar la combinación de teclas Ctrl + P.
• Aparecerá un diálogo de impresión. Selecciona la impresora en la que deseas imprimir. Recuerda que puedes «imprimir» en una impresora electrónica, en la nube, en formato PDF o simplemente en OneNote.
• Selecciona otros ajustes de la impresora, como el diseño y el número de páginas a imprimir si la nota tiene más de una página.
• Haz clic en Opciones avanzadas para ampliar las opciones de impresión disponibles en Gmail.
  • Para ahorrar papel, puedes seleccionar Escala y limitar varias páginas a una hoja.
  • Para ahorrar tinta, puedes desactivar los encabezados, los pies de página y las imágenes de fondo.

Imprimir toda la conversación de Gmail

En la vista de hilos de Gmail, puedes ver una cadena de 100 correos electrónicos en un solo hilo largo. Para imprimirlos todos, accede de nuevo a la esquina superior derecha y haz clic en el icono de la impresora, que ahora dice Imprimir todo.

También puede imprimir un correo electrónico siguiendo el orden cronológico y abriendo esta conversación. A continuación, sigue los pasos anteriores para imprimir el correo electrónico.

¿Qué pasa con la impresión de correos electrónicos en modo confidencial? La respuesta corta es que esto no es posible. Si el remitente ha activado esta configuración de privacidad, no podrás reenviar, copiar, imprimir o descargar el correo electrónico.

También puedes hacer una captura de pantalla del correo electrónico e imprimirla si deseas conservar cierta información hasta que el correo electrónico caduque.

Impresión de correos electrónicos desde Microsoft Outlook

Outlook puede ser el caballo de batalla cuando se trata de imprimir correos electrónicos o de imprimir en masa varios correos electrónicos con archivos adjuntos. Dado que el software de Office está diseñado principalmente para las empresas, hay varias formas de imprimir correos electrónicos desde Outlook y ahorrar tiempo en la impresión masiva.

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Impresión de un solo correo electrónico desde Microsoft Outlook

• Inicia Outlook y abre el correo electrónico que deseas imprimir.
• Accede al menú Cinta > Archivo > Imprimir y selecciona la impresora deseada. También puedes utilizar la combinación de teclas Ctrl + P.
• Selecciona el estilo de Memo en la configuración.

Como puede ver, Outlook ofrece dos opciones de impresión: estilo tabla y estilo nota. Cuando se imprime en forma de tabla, se muestra una lista de todos los mensajes de la bandeja de entrada. Si selecciona el estilo de nota, se imprime el correo electrónico real.

• Puede obtener una vista previa de ambos estilos antes de configurar otras opciones de impresión y hacer clic en Imprimir en el cuadro de diálogo. Las opciones de impresión también permiten seleccionar una página específica del mensaje seleccionando la opción de rango de páginas.

Impresión de archivos adjuntos en Microsoft Outlook

Sigue los pasos anteriores y marque la casilla Imprimir anexos en el cuadro de diálogo Opciones de impresión.

Uso de la impresión rápida en Microsoft Outlook

La función de impresión rápida de Outlook permite imprimir un mensaje o un grupo de correos electrónicos sin necesidad de abrirlos.

• Selecciona un solo correo electrónico o utiliza la tecla Ctrl del ratón para seleccionar varios correos electrónicos. A continuación, haz clic con el botón derecho y selecciona Impresión rápida en el menú contextual.
• Si la opción de Imprimir Anexos está activada, se imprimirán todos los anexos del mensaje.

Ten en cuenta que la impresión rápida utiliza la impresora predeterminada establecida en el diálogo de impresión. Si deseas utilizar una impresora diferente, abre el diálogo de impresión y cambia a la impresora disponible en tu sistema.

Imprime una selección en un mensaje de correo electrónico en Microsoft Outlook

¿Quieres imprimir una parte específica de un mensaje de correo electrónico en lugar de todo el mensaje? Esto se puede hacer fácilmente en Outlook, pero hay que utilizar el navegador como puente entre Outlook y la impresora.

• Abre el mensaje de correo electrónico. Accede a la cinta de opciones > ficha Mensajes > Mover grupo > Acciones > Mostrar en el navegador.
• Haz clic en Aceptar en la ventana de notificación de seguridad que se abre. El mensaje de correo electrónico se mostrará en el navegador por defecto configurado para Outlook.
• Resalta el texto o parte del mensaje directamente en la ventana del navegador.
• Accede a la función de impresión en el navegador o haz clic con el botón derecho del ratón en la selección y seleccione Imprimir.
• En Rango de páginas > haz clic en Selección > y luego en Imprimir.

Esto puede ser un hábito útil para ahorrar papel y tinta de impresora si sólo quieres guardar una parte del correo electrónico en lugar de todo el mensaje.

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¿Cómo puedo imprimir un correo electrónico desde mi iPhone o dispositivo Android?

Su ordenador de sobremesa está conectado a una impresora, por lo que la impresión está a sólo unos clics de distancia. ¿Pero qué pasa con la impresión desde el teléfono móvil? Puedes utilizar la función de impresión en PDF y guardar tu documento como archivo PDF en tu teléfono hasta que puedas acceder a una impresora.

Los usuarios de Android y iPhone pueden imprimir desde cualquier navegador móvil. El servicio AirPrint de Apple es una solución inalámbrica que no requiere la instalación de controladores. Es similar a Google Cloud Print para los usuarios de Android. Ambos permiten imprimir correos electrónicos, documentos y fotos desde cualquier lugar.

¿Dónde puedo imprimir documentos desde mi correo electrónico?

Tener tu propio ordenador, dispositivo móvil e impresora es muy práctico. ¿Pero qué pasa si estás de viaje y no tienes acceso a una impresora?

En el mundo hiperconectado de hoy, eso no es un problema. Las papelerías, las bibliotecas públicas, los centros de servicios empresariales, los hoteles y los restaurantes pueden ser su fuente. FedEx y UPS también ofrecen servicios de impresión y copia para particulares, pequeñas empresas y grandes corporaciones.

Escribe «impresoras cerca de mí» en Google Maps y tendrás muchas más opciones. Hay muchos otros lugares donde encontrar una impresora mientras se está fuera de casa. Si todo lo demás falla, confíe en la amabilidad de los desconocidos.

¿Cuándo hay que imprimir un correo electrónico?

Hace unos años se lanzó la campaña «Piensa primero, imprime después«. Esperamos que en ese tiempo nuestra conciencia medioambiental haya mejorado. Han mejorado los hábitos de impresión ecológica (por ejemplo, la impresión a doble cara) y los productos (papel reciclado y soluciones de ahorro de energía).

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Además, los clientes de correo electrónico han mejorado las funciones de almacenamiento en la nube y de gestión del buzón. Sigue las mejores prácticas en la organización del correo electrónico, y todos los datos son accesibles desde cualquier dispositivo.

Por lo tanto, solo imprima los correos electrónicos cuando sea absolutamente necesario. Si no, utiliza la función de imprimir en PDF y guárdalo en la nube o expórtalo a una solución para tomar notas como Evernote o OneNote.

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