Cómo configurar respuestas automáticas en WhatsApp Business paso a paso

WhatsApp Business se ha convertido en una herramienta imprescindible para miles de negocios. Y no es para menos, ya que permite mantener una comunicación rápida y directa con los clientes. Sin embargo, responder manualmente a cada mensaje puede llegar a ser una tarea agotadora, especialmente cuando los mensajes se repiten una y otra vez.

Por suerte, existen las respuestas automáticas, una funcionalidad que te permite ahorrar tiempo, mejorar tu imagen profesional y atender a tus clientes en cualquier momento del día. En este artículo te enseñamos cómo configurarlas paso a paso, su utilidad según cada caso y ejemplos concretos que puedes implementar desde ya.

¿Qué son las respuestas automáticas en WhatsApp Business?

Las respuestas automáticas en WhatsApp Business son mensajes predefinidos que se envían automáticamente cuando un cliente te contacta bajo ciertas condiciones: fuera del horario, al iniciar una conversación o cuando haces uso de respuestas rápidas.

Son una gran solución para mantener una atención constante y profesional, aunque no estés disponible en ese momento. Además, ayudan a generar confianza, optimizan el tiempo del personal de atención y estandarizan la calidad de las respuestas.

Existen tres tipos principales de respuestas automáticas dentro de la app WhatsApp Business:

• Mensajes de bienvenida: sirven para enviar un saludo automático cuando te escriben por primera vez, o después de 14 días sin contacto.
• Mensajes de ausencia: se envían fuera del horario laboral o cuando estás ausente.
• Respuestas rápidas: son mensajes prediseñados activables con un atajo que tú eliges. Ideales para contestar preguntas frecuentes.

Cómo configurar mensajes automáticos paso a paso

La app de WhatsApp Business incluye desde sus herramientas principales la posibilidad de crear respuestas automáticas sin necesidad de usar software externo. A continuación te mostramos cómo hacerlo en cada caso:

1. Configurar mensaje de bienvenida

Para dar una buena primera impresión nada mejor que un saludo automático. Así puedes mostrarte amable y disponible aunque no estés conectado. Estos son los pasos:

1. Abre WhatsApp Business y toca el icono de tres puntos en la esquina superior derecha.
2. Selecciona “Herramientas para la empresa” y luego ve a “Mensaje de bienvenida”.
3. Activa la opción “Enviar mensaje de bienvenida”.
4. Edita el mensaje que se enviará (por ejemplo: “¡Hola! Gracias por escribirnos. En breve responderemos tu consulta.”).
5. Define los destinatarios: todos, nuevos contactos, contactos específicos u omitir algunos.
6. Guarda los cambios y estará activo.

2. Configurar mensaje de ausencia

Cuando no estás disponible o fuera de horario, WhatsApp puede avisar automáticamente al cliente. Así se evita que crean que estás ignorando sus mensajes.

1. Accede a Herramientas para la empresa en el menú de tres puntos.
2. Toca en “Mensaje de ausencia” y activa la función.
3. Edita tu mensaje (por ejemplo: “Hola, gracias por escribir. En este momento no podemos responder, pero lo haremos en cuanto volvamos a estar disponibles.”).
4. Selecciona cuándo debe enviarse: siempre, según horario personalizado o fuera del horario laboral establecido.
5. Guarda los cambios.

3. Crear respuestas rápidas

Estas respuestas te permiten enviar mensajes frecuentes de forma instantánea al usar atajos como “/hola” o “/envío”. Para configurarlas:

1. En WhatsApp Business, ve a Herramientas para la empresa y selecciona Respuestas rápidas.
2. Pulsa en el icono “+” para crear una nueva.
3. Escribe el mensaje que quieras guardar (por ejemplo: “Nuestro horario es de 9:00 a 18:00, de lunes a viernes.”).
4. Asigna un atajo fácil de recordar como /horario.
5. Guarda y ya puedes usarla escribiendo “/horario” en cualquier conversación.

Ejemplos de mensajes automáticos para tu negocio

Aquí tienes una selección de textos que puedes copiar, adaptar o tomar como inspiración para tus propios mensajes.

Mensajes de bienvenida

• Bienvenida estándar: “¡Hola! Bienvenido a nuestra tienda. ¿En qué podemos ayudarte hoy?”
• Con agradecimiento: “Gracias por escribirnos. Valoramos tu interés y pronto te ayudaremos.”
• Con oferta: “¡Gracias por tu mensaje! Recuerda que tenemos un 10% de descuento en tu primera compra.”
• Personalizado: “Hola , estamos encantados de atenderte. ¿Qué necesitas?”

Mensajes de ausencia

• “Hola, gracias por ponerte en contacto. Ahora mismo no estamos disponibles, pero te responderemos lo antes posible.”
• “Nuestro horario de atención es de lunes a viernes, de 9:00 a 18:00. Si escribiste fuera de ese horario, responderemos al día siguiente.”
• “Estamos fuera por vacaciones hasta el . Puedes dejarnos tu mensaje y responderemos al volver.”

Respuestas rápidas útiles

• /horario: “Estamos disponibles de lunes a viernes, de 9:00 a 18:00.”
• /pago: “Aceptamos tarjeta, PayPal, transferencia bancaria y Bizum.”
• /envío: “Nuestros envíos tardan entre 3 y 5 días hábiles según la zona.”
• /devoluciones: “Puedes devolver cualquier producto dentro de los 30 días con el recibo.”
• /stock: “Sí, ese producto está disponible. ¿Quieres que lo reservemos para ti?”

Ventajas de utilizar mensajes automáticos en tu negocio

Más allá del ahorro de tiempo, configurar estas respuestas tiene múltiples beneficios que afectan directamente a la calidad de atención al cliente y el rendimiento del negocio.

1. Atención permanente sin esfuerzo

Responde automáticamente en cualquier momento del día, incluso cuando tú no estás al frente del móvil. Esto transmite profesionalismo y evita que pierdas clientes por no responder a tiempo. Si buscas más información sobre cómo mejorar la asistencia al cliente, puedes consultar este artículo sobre configurar respuestas automáticas en Outlook.

2. Ahorro de tiempo

Las respuestas rápidas reducen el trabajo repetitivo y mantienen un tono uniforme en todos los mensajes. Son ideales para las FAQs (preguntas frecuentes), devoluciones, horarios y más. Para más detalles sobre la automatización, puedes revisar este tutorial sobre activar respuestas automáticas en Outlook.

3. Automatización eficiente

Puedes automatizar tareas repetitivas como enviar saludos, confirmar pedidos o responder precios, sin necesidad de contratar más personal. Si necesitas información adicional sobre cómo organizar respuestas automáticas, revisa este artículo sobre organizar la respuesta automática.

4. Mejora en la experiencia del cliente

Un cliente que recibe un mensaje claro y rápido siente que está siendo atendido. Eso mejora la percepción de tu marca y fideliza.

¿Y si necesitas más? Usa la API de WhatsApp Business

Si tu flujo de mensajes es enorme o quieres ir más allá de lo que permite la app básica, puedes optar por WhatsApp Business API, una solución más avanzada pensada para empresas medianas o grandes.

Con ella puedes:

• Usar chatbots para responder de forma automática e inteligente.
• Enviar mensajes masivos y campañas promocionales dentro de WhatsApp.
• Agregar botones interactivos, menús o sistemas de reservas.
• Centralizar la atención desde un único número para múltiples agentes.

Para acceder a estas funciones necesitas trabajar con un proveedor oficial (BSP, por sus siglas en inglés), como Sinch Engage, que facilita el acceso técnico y la conexión a la API sin requerir que tengas equipo IT propio.

Además, plataformas como Aunoa también ofrecen soluciones de automatización mediante chatbots personalizados para responder automáticamente y estar disponible las 24 horas del día.

WhatsApp Business te ofrece múltiples herramientas para mejorar tu atención al cliente. Configurar mensajes automáticos es sencillo, gratuito y puede marcar una gran diferencia en la percepción que tu público tiene de tu negocio. Y si necesitas ir más allá, existen opciones como la API para escalar y profesionalizar aún más tu comunicación empresarial.

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Isaac

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