- Las etiquetas permiten clasificar chats por tipo de cliente o fase de compra
- Puedes crear hasta 20 etiquetas personalizadas con nombres y colores
- Aplicar etiquetas facilita el seguimiento de pedidos y mejora la atención
En el mundo de los negocios, mantener una comunicación eficaz y ordenada con los clientes es clave para ofrecer un servicio de calidad. Para quienes trabajan con WhatsApp Business, una de las mejores herramientas para lograrlo son las etiquetas. Estas permiten filtrar, segmentar y gestionar los chats de forma más eficiente, lo que se traduce en una mejor atención al cliente y mayor productividad. Si necesitas más información sobre cómo organizar chats en WhatsApp, este artículo puede resultarte útil.
Sin embargo, a pesar de ser una función que viene integrada en la aplicación, muchos aún desconocen cómo sacar el máximo partido a estas etiquetas. Desde cómo crearlas, aplicarlas correctamente, hasta cómo usarlas para procesos de venta, en este artículo te contamos con todo detalle cómo organizar a tus clientes usando etiquetas en WhatsApp Business.
¿Qué son las etiquetas en WhatsApp Business?
Las etiquetas en WhatsApp Business son una funcionalidad que permite clasificar los chats o contactos en función de distintos criterios, como el estado del pedido, la fase del proceso de compra o el tipo de cliente. Funciona como un sistema de categorización similar a las etiquetas que usamos en los correos electrónicos.
Por defecto, la aplicación viene con cinco etiquetas predefinidas:
- Nuevo cliente
- Nueva orden
- Pago pendiente
- Pagado
- Orden completada
No obstante, puedes crear hasta 20 etiquetas personalizadas adicionales para adaptarlas al flujo de trabajo y estructura de tu negocio. Estas clasificaciones facilitan enormemente el seguimiento de los clientes y sus pedidos, así como la segmentación de mensajes de difusión.
Cómo crear etiquetas nuevas paso a paso
Crear tus propias etiquetas personalizadas no lleva más de un par de minutos. Sigue estos pasos para hacerlo desde la app:
- Abre WhatsApp Business y ve a la sección de Configuración.
- Selecciona Herramientas para la empresa y luego entra en Etiquetas.
- En la esquina superior derecha, pulsa el icono “+” para añadir una nueva etiqueta.
- Introduce el nombre de la etiqueta y pulsa en Guardar.
También puedes asignarle un color distintivo a cada etiqueta para facilitar aún más su identificación visual. Solo tienes que seleccionar la etiqueta creada y elegir Asignar color.
Cómo etiquetar chats y contactos
Una vez creadas tus etiquetas personalizadas, el siguiente paso lógico es comenzar a aplicarlas en tus chats. Para ello, existen dos formas distintas:
1. Etiquetar un contacto desde la vista general:
- Mantén pulsado el chat del cliente al que deseas asignarle una etiqueta.
- Desde la barra superior, pulsa el icono de etiqueta.
- Selecciona las etiquetas que correspondan y pulsa Guardar.
2. Etiquetar desde dentro del propio chat:
- Abre el chat del cliente.
- Pulsa en los tres puntos verticales de la esquina superior derecha.
- Selecciona Más y después Etiquetar chat.
- Elige una o varias etiquetas y confirma.
Después de esto, el cliente quedará asociado a esa categoría y podrás ubicarlo fácilmente según el criterio que hayas definido.
Cómo editar o eliminar etiquetas existentes
Las operaciones de venta y atención al cliente cambian constantemente, por lo que puede que en algún momento necesites ajustar las etiquetas ya creadas. Afortunadamente, también puedes editar, cambiar nombre o eliminar etiquetas sin problema.
Los pasos para editar una etiqueta son los siguientes:
- Abre WhatsApp Business y ve a Chats.
- Desliza hacia abajo hasta visualizar la opción Etiquetas.
- Pulsa Editar y selecciona la etiqueta que quieras modificar.
- Puedes cambiar el nombre, color o eliminarla según necesites.
Esto te da total libertad para mantener siempre actualizada la estructura de clasificación dentro de tu negocio.
Cómo organizar etiquetas por tipo de cliente o fase de compra
Para que las etiquetas sean realmente útiles, es fundamental estructurarlas con sentido estratégico. Existe una gran variedad de formas de clasificar a los clientes, pero estas son algunas que puedes aplicar dependiendo de la necesidad de tu empresa:
Segmentación por tipo de cliente
Esta modalidad consiste en identificar a los clientes según su perfil o relación con tu empresa. Ejemplos de etiquetas que podrías usar:
- Clientes recurrentes
- Clientes nuevos
- Distribuidores
- Staff interno
- Asistentes a eventos
Este tipo de organización permite enviar mensajes de forma más precisa. Por ejemplo, si planeas lanzar una promoción exclusiva para clientes habituales, puedes hacerlo sin enviar el mensaje a toda tu base de datos. Para más consejos sobre cómo usar etiquetas en Instagram, consulta este otro artículo.
Segmentación por fase del proceso de compra
Clasificar según etapas del proceso comercial también es una estrategia efectiva para mejorar la conversión. Algunas etiquetas recomendadas son:
- Visitó el catálogo
- Pedido iniciado
- Pago pendiente
- Pago confirmado
- Envío en camino
- Entrega completada
Al tener identificados a los clientes en función de estas fases, puedes tomar decisiones más ágiles como enviar recordatorios, activar promociones o solicitar feedback. Esta práctica es similar a lo que se hace en programas de gestión de ventas.
Ejemplos de uso práctico de las etiquetas
Si quieres sacarle todo el jugo a las etiquetas de WhatsApp Business, puedes crear estrategias personalizadas optimizadas para tu negocio. Aquí tienes algunos ejemplos:
Recordatorio de pago: Si tienes una lista de clientes con compras pendientes de pago, puedes enviarles un mensaje tipo “Hola, tu pedido está listo. ¿Cuándo te viene bien pasar a recogerlo o realizar el pago?”
Confirmación de entrega: Una vez entregado el pedido, puedes consultar al cliente sobre la calidad del producto o servicio, usando mensajes como: “¿Todo llegó bien? ¿Hay algo que podamos mejorar?” Esto puede ayudarte a implementar una estrategia de feedback de productos.
Encuestas simples: Aprovecha etiquetas para pedir reseñas o feedback. Así mejoras la experiencia sin recurrir a formularios extensos.
Promociones dirigidas: Crea una etiqueta con tus clientes más leales y envíales promociones exclusivas para reforzar la fidelidad.
Beneficios de organizar con etiquetas en WhatsApp Business
El uso correcto de etiquetas conlleva múltiples ventajas para cualquier negocio que utilice WhatsApp como canal de comunicación:
- Mejora la experiencia del cliente al recibir atención más personalizada y rápida.
- Incrementa la productividad del equipo al facilitar el seguimiento de ventas y tareas pendientes.
- Permite la segmentación de mensajes de difusión para una comunicación más efectiva.
- Facilita el orden de los chats, evitando la saturación y pérdida de información importante.
Implementar esta funcionalidad permite reducir el caos en la bandeja de entrada y mantener la operación diaria bajo control.
Las etiquetas de WhatsApp Business son más que una simple característica visual. Usadas correctamente, pueden convertirse en un sistema de organización eficaz que centraliza la gestión de clientes, mejora la comunicación con ellos y optimiza los recursos del equipo de ventas. Tanto si te dedicas al e-commerce, como si ofreces servicios o manejas una agenda de contactos profesionales, esta herramienta te da una ventaja clara sobre quienes no la utilizan de forma estratégica.
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