Cómo ajustar el tamaño máximo del archivo OST y PST en Outlook

Gestionar bien el tamaño máximo de los archivos OST y PST en Outlook para Windows es clave para evitar errores, pérdidas de rendimiento e incluso daños en los datos. A partir de Outlook 2010, el programa trabaja por defecto con archivos de datos de hasta 50 GB, que puede ser suficiente en muchos casos, pero se queda corto si manejas buzones muy grandes o guardas correos durante años sin limpiar.

La buena noticia es que, con unos cuantos ajustes en el Registro de Windows o mediante directivas de grupo en entornos corporativos, es posible ampliar ese límite de forma controlada tanto para archivos OST (modo caché de Exchange) como para PST (archivos locales). Ahora bien, conviene hacerlo con cabeza para no disparar los problemas de rendimiento ni poner en riesgo la integridad de los datos.

Ajustes de tamaño por defecto en archivos OST y PST de Outlook

En las versiones modernas de Outlook para Windows (2010, 2013, 2016, 2019, 2021 y Microsoft 365) el cliente está preparado para trabajar con archivos de datos en formato Unicode con un máximo de 50 GB. Esto aplica a los archivos PST que creas manualmente y a los archivos OST que se generan al usar el modo de intercambio en caché.

Cuando intentas abrir un archivo PST que supera ese límite de 50 GB, Outlook muestra un mensaje de error indicando que el archivo ha alcanzado el tamaño máximo permitido y que debes reducir la cantidad de datos que contiene. Lo mismo puede ocurrir con los archivos OST si tu buzón sincronizado crece sin control.

Históricamente, Outlook también trabajaba con archivos de datos en formato ANSI (las versiones antiguas de PST y OST). En estos casos, los límites son muchísimo más bajos: el tope práctico de un PST/OST ANSI es de 2 GB. De hecho, en estos formatos antiguos se usan otros valores de registro para limitar el crecimiento del archivo: MaxFileSize y WarnFileSize.

Para los archivos de datos antiguos en formato ANSI, los valores por defecto del Registro son bastante estrictos: MaxFileSize ronda los 2.075.149.312 bytes (unos 1,93 GB) y WarnFileSize unos 1.950.368.768 bytes (alrededor de 1,81 GB). Aunque intentes aumentar estos límites por encima de 2 GB, Outlook forzará el tope a 2 GB para evitar corrupciones.

Desde Outlook 2003 en adelante, Microsoft introdujo los archivos de datos en formato Unicode, que son los que permiten crecer hasta decenas de gigabytes. En estas versiones más recientes se emplean las entradas MaxLargeFileSize y WarnLargeFileSize para controlar el tamaño máximo de PST y OST, y es ahí donde podemos intervenir para ampliarlos.

Entradas de Registro que controlan el tamaño máximo OST/PST

El comportamiento de Outlook respecto al tamaño de los archivos de datos se rige por varias entradas de registro. En los formatos modernos Unicode, las claves importantes son MaxLargeFileSize y WarnLargeFileSize, mientras que en los formatos antiguos ANSI entran en juego MaxFileSize y WarnFileSize. Entender qué hace cada una es fundamental antes de tocar nada.

La entrada MaxLargeFileSize establece el tamaño máximo absoluto al que puede crecer un archivo PST u OST en formato Unicode. Una vez alcanzado este valor, Outlook bloquea cualquier intento de que el archivo siga aumentando y puede mostrar mensajes de error invitando a eliminar correos o archivos adjuntos.

Por su parte, la entrada WarnLargeFileSize define el umbral a partir del cual Outlook deja de permitir la incorporación de nuevos datos lógicos al archivo, aunque internamente el tamaño físico aún pueda subir ligeramente por operaciones internas, compactaciones y reorganizaciones. Es, en la práctica, un límite algo más bajo que sirve de colchón de seguridad.

Microsoft recomienda que exista una distancia mínima de alrededor de un 5 % entre WarnLargeFileSize y MaxLargeFileSize, para que los procesos internos de mantenimiento del archivo (como la compactación o la reindexación) dispongan de margen de maniobra y no se encuentren con un tope inmediato.

En cambio, para los archivos de datos antiguos en formato ANSI, las claves relevantes son MaxFileSize y WarnFileSize. Estos valores trabajan en bytes y están pensados para un máximo de 2 GB, por lo que si notas que sigues usando un PST u OST “Archivo de datos de Outlook (97-2002)”, lo más sensato es importar ese archivo a un nuevo archivo de datos Unicode y dejar de ampliar artificialmente un formato obsoleto y frágil.

Rutas de Registro según versión de Outlook

Para poder editar estos límites necesitas ir a la ubicación correcta en el Editor del Registro de Windows. Cada versión de Outlook utiliza un número distinto (x.0) dentro de la ruta, y además la clave “PST” se emplea tanto para los archivos PST como para los OST en formato Unicode.

Las rutas típicas para trabajar con los límites de tamaño son variantes de HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\x.0\Outlook\PST, donde “x.0” cambia según la edición instalada del cliente de correo en tu equipo.

En función de la versión de Outlook que tengas, la ruta concreta queda así: Outlook 2003 usa 11.0, Outlook 2007 usa 12.0, Outlook 2010 usa 14.0, Outlook 2013 usa 15.0 y Outlook 2016, 2019, 2021 y Microsoft 365 utilizan 16.0. En todos los casos, bajo la clave Outlook aparece un subárbol PST si ya existe o puedes crearlo manualmente.

Si al navegar por el Registro no encuentras la carpeta PST, tendrás que crear una nueva clave con ese nombre bajo el nodo Outlook. En ella se almacenarán posteriormente los valores DWORD que definen MaxLargeFileSize y WarnLargeFileSize, ya sea para sobrescribir los límites por defecto o para habilitarlos cuando no existan.

Conviene recordar que todos estos cambios afectan indistintamente tanto a los archivos PST locales como a los archivos OST de modo caché. Si en tu Outlook se descargan carpetas compartidas, buzones adicionales o muchos adjuntos pesados, el tamaño del archivo OST puede crecer de manera notable, y la modificación de estas claves influirá directamente en ese comportamiento.

Cómo aumentar el tamaño máximo de OST/PST modificando el Registro

La forma más directa de subir el límite de tamaño de los archivos OST y PST en Outlook es a través del Editor del Registro (regedit). Es una operación delicada, pero perfectamente viable si se siguen los pasos con cuidado y, muy recomendable, tras hacer una copia de seguridad del registro o un punto de restauración del sistema.

Para empezar, debes abrir el editor de registro desde Windows. Pulsa Windows + R, escribe “regedit” y confirma. Se abrirá la herramienta donde puedes explorar las claves de configuración de las aplicaciones, entre ellas las de Office y Outlook.

Una vez dentro, navega a la ruta correspondiente a tu versión de Outlook. Por ejemplo, para Outlook 2016, 2019, 2021 o Microsoft 365 debes ir a HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\PST. En el caso de Outlook 2013 usarás 15.0, con Outlook 2010 será 14.0, con 2007 12.0 y con 2003 11.0.

Si la subclave PST ya existe, podrás ver en el panel derecho si están presentes los valores MaxLargeFileSize y WarnLargeFileSize. Si no la ves, crea primero la clave PST haciendo clic derecho sobre Outlook, seleccionando “Nuevo > Clave” y escribiendo “PST”. Después, crea los valores DWORD necesarios dentro de ella.

Para definir o modificar MaxLargeFileSize, haz clic derecho en un espacio vacío del panel derecho, elige “Nuevo > Valor de DWORD (32 bits)” y nómbralo MaxLargeFileSize. Luego haz doble clic sobre él, marca la opción “Decimal” y escribe el valor correspondiente al tamaño máximo en megabytes que quieras permitir, por ejemplo 102400 para fijar un límite de 100 GB.

Con WarnLargeFileSize el proceso es similar: crea el valor DWORD con ese nombre, entra en sus propiedades y selecciona “Decimal para introducir el tamaño en MB”. Para un MaxLargeFileSize de 100 GB (102400 MB), un valor razonable para WarnLargeFileSize serían 97280 MB (95 GB), manteniendo ese colchón del 5 % recomendado por Microsoft.

En algunos escenarios avanzados, ciertos artículos técnicos mencionan valores extremos como 4090445042 o 4294967295 al trabajar directamente en bytes o en límites máximos teóricos de archivos Unicode. En la práctica, sin embargo, no es nada recomendable acercarse a estos topes: el rendimiento de Outlook se resiente muchísimo y el riesgo de daño en el archivo aumenta.

Cuando termines de ajustar MaxLargeFileSize y WarnLargeFileSize en el Registro, cierra el editor y reinicia el equipo o, al menos, Outlook para que el programa lea los nuevos valores. A partir de ese momento, el cliente podrá crear y abrir archivos OST y PST con el nuevo límite que hayas establecido.

Cambio de límites mediante Directivas de Grupo (GPO)

En entornos corporativos, sobre todo con muchos usuarios conectados a Exchange o Microsoft 365, lo habitual es centralizar estas configuraciones mediante Directivas de Grupo (GPO) en lugar de ir equipo por equipo tocando el Registro. Este método está orientado a administradores de sistemas.

Para poder configurar estos límites mediante GPO, es necesario que en el controlador de dominio estén instalados los archivos de plantilla administrativa ADMX/ADML correspondientes a la versión de Microsoft Office que se usa en la organización. Estas plantillas exponen las opciones de Outlook dentro del editor de directivas.

Una vez cargadas las plantillas, la ruta habitual en las GPO para llegar a la configuración de los PST es algo parecido a Configuración de usuario > Plantillas administrativas > Microsoft Outlook > Varios > Configuración de PST. Desde ahí se pueden definir los límites de “PST grande” que afectan tanto a PST como a OST Unicode.

Dentro de este apartado encontrarás las opciones de “PST grande: Tamaño máximo absoluto” y “PST grande: Tamaño para desactivar la adición de nuevo contenido”. El primero se corresponde con el comportamiento de MaxLargeFileSize, y el segundo, con el de WarnLargeFileSize, por lo que los valores deben seguir la misma lógica que en el Registro.

Por ejemplo, podrías establecer “PST grande: Tamaño máximo absoluto” en un valor equivalente a 4294967295 unidades (el máximo teórico admitido), aunque lo sensato es quedarse bastante por debajo, y “PST grande: Tamaño para desactivar la adición de nuevo contenido” en 4090445042 o en valores inferiores. Siempre se ha de respetar que el segundo sea menor que el primero para conservar el margen de seguridad.

Una vez aplicada la directiva en el dominio, los usuarios heredarán esta configuración la próxima vez que se actualicen las GPO en sus equipos o tras un reinicio. Los cambios pueden tardar un poco en reflejarse, pero en cuanto se apliquen, todos los clientes Outlook afectados compartirán los mismos límites de tamaño para archivos OST y PST, lo que facilita la administración y reduce la dispersión de configuraciones manuales.

Límites recomendados y problemas de rendimiento con OST/PST grandes

Que se pueda aumentar el tamaño máximo de un archivo OST o PST no significa que sea buena idea llevarlo al límite. Desde el punto de vista práctico, los archivos de datos muy voluminosos suelen provocar problemas de rendimiento en Outlook, especialmente en equipos con hardware más modesto.

En el caso concreto de los archivos OST, Microsoft maneja una serie de recomendaciones aproximadas. Con un OST de hasta 5 GB, la experiencia de uso suele ser fluida en la mayoría de equipos actuales. Entre 5 y 10 GB, el rendimiento pasa a depender más de la velocidad del disco y de la cantidad de RAM disponible.

Cuando el OST supera los 10 GB, es habitual empezar a notar pausas breves en operaciones habituales como abrir correos, mover mensajes entre carpetas o vaciar elementos eliminados. Si el archivo llega a ser “muy grande”, por ejemplo por encima de 25 GB, esas pausas y pequeños bloqueos se vuelven más frecuentes, sobre todo mientras Outlook descarga correo nuevo o sincroniza muchas carpetas.

Algo similar ocurre con los PST: un archivo de datos local que concentra años de correo, adjuntos muy pesados y miles de elementos en una sola carpeta tiende a provocar vistas más lentas, sobre todo si no se usa la clasificación “Organizar por: Fecha” o se requieren búsquedas complejas. La indexación de Windows Search también se resiente con archivos gigantes.

Por todo ello, aunque técnicamente puedas subir los límites a valores bastante altos, es recomendable mantener los archivos por debajo de los 20-25 GB siempre que sea posible. Para buzones realmente grandes, tiene más sentido usar varios PST de archivo, una buena política de autoarchivado y limpieza periódica de mensajes que hinchar un único archivo hasta el extremo.

Cómo reducir el tamaño del buzón y de los archivos OST/PST

Aparte de elevar los límites máximos, una estrategia imprescindible es reducir el tamaño real del buzón y de los archivos de datos. Outlook ofrece varias herramientas integradas para limpiar, archivar y reorganizar correos, con el objetivo de evitar que el archivo OST o PST llegue al tope marcado.

Una función muy útil es la herramienta “Limpieza de buzón”, accesible desde la pestaña Archivo en la interfaz de Outlook. Desde ahí puedes ver el tamaño general del buzón, revisar qué carpetas ocupan más espacio y localizar mensajes muy antiguos o con adjuntos de gran tamaño que convenga borrar o mover a un archivo PST de archivo.

Dentro de esta herramienta, hay opciones específicas para consultar el tamaño de la carpeta “Elementos eliminados” y vaciarla. Es muy habitual que, sin darnos cuenta, esta carpeta crezca de manera desproporcionada y se lleve una parte importante del espacio consumido por el buzón o el archivo de datos.

También es posible que Outlook esté guardando elementos duplicados o versiones en conflicto de mensajes y reuniones en una carpeta llamada “Conflictos”. Estos conflictos se producen cuando la copia del servidor y la copia local de un elemento no coinciden. La propia herramienta de limpieza te permite revisar y eliminar estos elementos redundantes para recuperar espacio.

Además de la limpieza de buzón, es muy eficaz usar la función de “Limpieza de conversación para eliminar mensajes redundantes” dentro de hilos de correo largos. Esta característica identifica aquellos correos cuyo contenido ya está totalmente incluido en respuestas posteriores y los suprime, reduciendo el volumen sin perder información relevante.

Otra táctica sencilla para ganar espacio consiste en buscar mensajes grandes desde el cuadro de búsqueda de Outlook. Por ejemplo, puedes escribir tamaño del mensaje:>5 mb para que se muestren todos los correos que pesen más de 5 MB y decidir si los borras o los mueves a un archivo PST de archivo. Esto ayuda a descargar el buzón principal y el OST asociado.

Otros factores que afectan al rendimiento cuando los OST/PST crecen

Además del tamaño de los archivos de datos, los problemas de rendimiento en Outlook pueden deberse a varias condiciones adicionales: hardware limitado, falta de actualizaciones, complementos de terceros pesados, antivirus demasiado intrusivos o incluso una indexación de búsqueda que esté saturando el sistema.

Es fundamental verificar primero si el equipo cumple los requisitos de sistema recomendados para la versión de Office que utilizas. Si el ordenador solo alcanza los mínimos, con poca RAM, procesador justo y disco lento, Outlook notará enseguida el impacto de archivos OST y PST voluminosos.

Conviene también asegurarse de que estás trabajando con la versión más actualizada de Outlook, instalando los paquetes de servicio (Service Packs) y actualizaciones acumulativas disponibles. Muchas mejoras de rendimiento y corrección de errores vienen precisamente en estas actualizaciones.

Otro aspecto crítico es el número de elementos en una sola carpeta. Aunque el archivo OST o PST no sea exageradamente grande, tener más de 100.000 elementos en un mismo contenedor (por ejemplo, “Bandeja de entrada” o “Elementos enviados”) puede ralentizar de forma notable el cambio de vistas y ciertas operaciones, sobre todo si no usas la ordenación por fecha.

En estos casos, suele ayudar reorganizar el buzón en varias carpetas temáticas, archivar periódicamente y aprovechar la clasificación “Organizar por: Fecha” para que la carga de vistas sea más ágil. Esto aplica tanto si trabajas en modo caché con archivos OST como si usas PST para cuentas POP3 o IMAP.

Los complementos de terceros (add-ins) instalados en Outlook pueden añadir funcionalidades útiles, pero también convertirse en una fuente de problemas de rendimiento, especialmente cuando interactúan con buzones grandes y archivos OST o PST cercanos al límite de tamaño.

Para comprobar si un complemento es el causante de los cuelgues o la lentitud, puedes iniciar Outlook en modo seguro manteniendo pulsada la tecla Ctrl al abrir el programa. En este modo, los complementos COM y extensiones de cliente de Exchange se desactivan temporalmente, de modo que si el problema desaparece, es muy probable que uno de ellos sea el culpable.

Dentro de Outlook, en la pestaña Archivo > Opciones > Complementos, podrás ver los add-ins COM instalados. De fábrica suelen aparecer algunos de Microsoft (conector social, integración con OneNote, indexador de búsqueda, etc.), pero cualquier otro suele proceder de software de terceros y conviene revisar si realmente lo necesitas.

Otra fuente frecuente de problemas son las soluciones de seguridad que integran módulos específicos para analizar correo en Outlook. Aunque la protección antivirus es imprescindible, una integración excesiva o mal configurada puede ralentizar la apertura, envío y recepción de mensajes, especialmente si el archivo OST/PST es muy grande.

Siempre que sea posible, resulta más práctico dejar que el correo se analice en el propio servidor (por ejemplo, en Exchange u otros sistemas de correo corporativo) y configurarlo con el fabricante del antivirus para evitar análisis duplicados dentro de Outlook. En cualquier caso, cualquier cambio en este ámbito debe hacerse con precaución por el impacto en la seguridad.

Si a todo lo anterior se suma un cierre incorrecto de Outlook (apagados bruscos, reinicios forzados, etc.), puede que al volver a abrirlo el programa tenga que reconciliar y revisar el archivo OST o PST en segundo plano. Durante ese proceso, que se indica con un icono de engranaje en la barra de estado, el rendimiento también puede resentirse hasta que termine la comprobación.

Formatos ANSI vs Unicode y cuándo migrar tus archivos

Una diferencia clave a la hora de decidir cómo gestionar el tamaño máximo de OST y PST en Outlook es el formato del archivo de datos: ANSI o Unicode. Los límites, la robustez y las opciones de ampliación son muy distintos entre ambos.

Los archivos en formato ANSI corresponden a versiones antiguas de Outlook (por ejemplo, “Archivo de datos de Outlook (97-2002)”) y tienen un límite práctico de 2 GB. Superar ese tope dispara el riesgo de corrupción y pérdida de información, por lo que forzar su crecimiento mediante MaxFileSize y WarnFileSize es una mala idea.

Los archivos en formato Unicode, en cambio, se identifican normalmente simplemente como “Archivo de datos de Outlook” en las propiedades del archivo. Son los usados por Outlook 2003 y versiones posteriores, y son los únicos para los que merece la pena ajustar MaxLargeFileSize y WarnLargeFileSize, dado que admiten decenas de gigabytes de forma segura (dentro de lo razonable).

Si aún utilizas un PST o OST antiguo que en sus propiedades figura como “Archivo de datos de Outlook (97-2002)”, lo más recomendable es importar su contenido a un nuevo archivo de datos Unicode en un perfil actualizado de Outlook. De este modo podrás beneficiarte de límites mucho más amplios sin heredar la fragilidad del formato obsoleto.

En última instancia, si un archivo OST llega a ser tan grande que se vuelve inaccesible o dañado, siempre existe la posibilidad de recurrir a herramientas de conversión y recuperación que extraen el contenido a un PST nuevo. Sin embargo, este tipo de soluciones deben contemplarse como medida de emergencia, no como sustituto de una gestión preventiva del tamaño máximo y del mantenimiento periódico de los buzones.

Controlar hasta dónde pueden crecer tus OST y PST, limpiar con regularidad el buzón, evitar acumular cientos de miles de elementos en una sola carpeta y vigilar el impacto de complementos, antivirus e indexación son medidas que, combinadas, permiten una experiencia más estable y rápida, incluso manejando grandes volúmenes de correo.