Cómo construir un mini ERP en Excel paso a paso

Si tienes un negocio pequeño o estás arrancando un proyecto y te estás peleando todos los meses con hojas sueltas de Excel, cuentas que no cuadran y datos desperdigados, montar un mini ERP en Excel puede ser justo lo que necesitas. No hace falta gastarse un dineral en un software complejo para empezar a controlar ventas, gastos, clientes, stock y cobros con cierto orden y visión global.

La idea es construir un sistema ligero pero bien pensado dentro de Excel (o Google Sheets) que concentre la información clave y te permita comparar presupuesto con realidad, revisar indicadores básicos y tomar decisiones todas las semanas, sin esperar 10 o 15 días al cierre contable. A continuación verás cómo plantearlo, qué tablas y hojas necesitas, qué buenas prácticas conviene seguir y cómo llevarlo a un nivel casi profesional usando herramientas como Power Query y formularios de usuario.

Qué es un mini ERP en Excel y para qué sirve

Cuando hablamos de un mini ERP en Excel, nos referimos a un libro de trabajo estructurado que centraliza los procesos básicos de gestión: ventas, compras, inventario, tesorería, objetivos de ventas, seguimiento de cobros y un pequeño cuadro de mando. No es un ERP completo como los que usan las grandes empresas, pero sí un sistema que evita tener mil archivos sueltos y te obliga a trabajar con lógica de datos.

El objetivo principal es reducir trabajo repetitivo y conectar información que normalmente tienes dispersa: facturas en un sitio, lista de clientes en otro, stock en otro, cuentas bancarias en otro, etc. Con un único archivo, o con varios libros bien enlazados, puedes generar informes automáticos, detectar desviaciones y reaccionar a tiempo si las ventas flojean, si ciertos clientes acumulan demasiada deuda o si te estás quedando sin existencias de un producto clave.

Este tipo de solución encaja especialmente bien en pymes y microempresas que necesitan orden pero no pueden pagar un ERP grande o que quieren validar primero sus procesos antes de dar el salto. También es muy útil para emprendedores que desean entender de forma muy visual cómo se mueve el dinero en su proyecto: ingresos, gastos directos, gastos fijos, margen y flujo de caja.

Antes de abrir Excel: qué vas a medir y con qué disciplina

Lo primero no es crear hojas ni fórmulas, sino decidir qué indicadores vas a seguir y con qué frecuencia. Si intentas controlar todo desde el primer día, acabarás cansado y abandonarás la herramienta. Es mejor empezar con pocos KPI bien escogidos y ligados a tu presupuesto.

Algunos indicadores básicos muy prácticos para un mini ERP son ventas (unidades e importe), número de tickets o pedidos, horas productivas, costes directos clave (materia prima, horas de personal directo, publicidad diaria o semanal) y una separación clara entre gastos variables y gastos fijos. A medida que te acostumbres al sistema podrás añadir más dimensiones, como categorías de productos, canales de venta o márgenes por producto.

Para cada KPI que vayas a seguir, define con claridad el nivel de detalle (diario, semanal o mensual), la unidad de medida y quién es el responsable de introducir el dato. Por ejemplo, puede que las ventas las quieras ver por día, las horas productivas por semana y los gastos fijos por mes. Lo importante es no mezclar niveles y que la persona que alimenta el dato sepa exactamente qué, dónde y cuándo lo tiene que introducir.

Además, es clave acordar desde el principio una rutina de captura de datos: una hora del día o de la semana en la que se vuelcan las ventas del TPV, los cobros en el banco, las facturas emitidas y los gastos realizados. Por ejemplo, al cierre de cada día para ventas y producción, y los lunes por la mañana para registrar los movimientos bancarios de la semana anterior. Sin esta disciplina, el mini ERP se queda bonito pero vacío.

Estructura básica de archivos: presupuesto y realidad

Una forma robusta y sencilla de montar tu sistema es separar claramente la información de presupuesto de la información real. De este modo podrás comparar fácilmente lo que pensabas hacer con lo que realmente ha sucedido y analizar desviaciones con criterios.

Por un lado, crea una hoja o archivo que sea tu base de presupuesto. Normalmente se trata de una tabla con columnas del estilo: fecha o semana, concepto/cuenta/KPI, importe presupuestado y, si te interesa más detalle, alguna clasificación por tipo de gasto o de ingreso. Puede partir de una plantilla de “presupuesto vs real” semanal y ampliarla con tus propias categorías.

Por otro lado, diseña una base de operación real. Aquí cada fila representa un hecho concreto: una venta, un gasto, una compra, una producción, un cobro, etc. Las columnas típicas serían: fecha, tipo de operación (venta, gasto, compra), concepto o cuenta, importe, cliente o proveedor, producto, método de pago, etc. Más adelante podrás usar esta tabla como fuente para tablas dinámicas o consultas con Power Query que agreguen por día, semana o mes.

El truco está en que las categorías de tu base real coincidan con las del presupuesto. Si en el presupuesto tienes un concepto llamado “Publicidad online”, en la tabla de realidad no puedes registrar ese gasto como “Ads”, “Anuncios” o “Marketing digital” de forma aleatoria. Define un catálogo de conceptos y respétalo, o tus comparativas presupuesto vs realidad perderán fiabilidad.

Cuadro de mandos y hoja de navegación

Para que el mini ERP sea fácil de usar por todo el equipo, es muy útil crear una hoja inicial a modo de cuadro de mandos y menú de navegación. Desde aquí podrás acceder con botones o hipervínculos al resto de secciones: configuración, tablas de datos, informes, etc., e incluso exportar el panel a PowerPoint mediante enlaces dinámicos entre Excel y PowerPoint.

En este panel de control es buena idea incluir algunos ajustes generales como el mes de inicio del ejercicio, la moneda principal y el margen de plazo de pago que quieres usar para marcar alertas de cobros atrasados. Por ejemplo, puedes decidir que si un cliente se pasa más de 15 días del vencimiento previsto, aparezca resaltado en el informe de plazos de pago.

Además de los botones para ir a cada sección (productos, clientes, ventas, compras, stock, tesorería, informes de rentabilidad, etc.), puedes reservar una zona para mostrar indicadores clave en formato muy visual: ingresos totales del periodo, margen bruto, margen neto, saldos pendientes de clientes y un pequeño resumen de tesorería a 7, 14, 30, 90 y 180 días. Esto convierte el mini ERP en una especie de salpicadero desde el que ver de un vistazo la salud de tu negocio.

Sección de configuración: categorías, usuarios y parámetros

Antes de empezar a introducir datos, conviene preparar una sección de configuración donde defines las listas maestras y parámetros globales. Esta parte suele ser algo más “aburrida”, pero es la que hace que luego todo sea fluido y coherente.

En la hoja de configuración, puedes definir categorías de productos, representantes de ventas, formas de pago, tipos de gastos, monedas secundarias y cualquier otro catálogo que luego quieras usar como desplegable en tus tablas. El uso de listas desplegables (validación de datos) reduce drásticamente los errores y asegura que los conceptos sean siempre los mismos.

También es un buen lugar para establecer umbrales críticos, por ejemplo el margen de plazo de pago que comentábamos antes, o un valor por defecto para el nivel de stock crítico que luego, si hace falta, detallarás por producto. De igual modo, si trabajas con varias cuentas bancarias, puedes tener aquí los nombres cortos que usarás luego al registrar cobros y pagos.

Definición de productos y gestión básica de inventario

Una parte troncal de cualquier mini ERP es la ficha de productos. Aquí defines todo lo que compras, almacenas o vendes: artículos físicos, servicios, suscripciones, etc. Cada producto debe tener al menos un nombre y un código único.

En la tabla de productos, es recomendable incluir campos como nombre del producto, código, categoría, unidad de medida, nivel de existencias crítico (en días) y, si te aporta valor, marca o proveedor habitual. El código y la categoría te facilitarán mucho la vida para agrupar y analizar después, y la unidad (piezas, kg, metros, paquetes, etc.) te evita confusiones al mezclar referencias.

El concepto de nivel de existencias crítico en días es muy potente: no se trata solo de cuántas unidades tienes, sino de cuántos días de venta cubren esas existencias dadas tus ventas medias diarias. Más adelante, en la tabla de stock, podrás calcular una tasa de consumo diaria en función del histórico de ventas y usarla para estimar cuántos días durará el stock actual. Cuando ese valor esté por debajo del nivel crítico, la hoja puede mostrar una alerta en rojo.

Si tu actividad lo requiere, también puedes detallar ubicación de almacén, fecha de caducidad, número de lote o número de parte para gestionar metodologías tipo FIFO (primero en entrar, primero en salir) y tener mejor trazabilidad de cada partida de producto.

Base de datos de clientes y control de riesgo

Otro pilar de un mini ERP en Excel eficaz es una tabla bien cuidada de clientes que funcione casi como un mini CRM. Aquí no solo necesitas el nombre del cliente, sino también información de contacto y criterios para el seguimiento financiero.

Una estructura típica de la hoja de clientes podría incluir código de cliente, nombre, dirección, teléfono, correo electrónico, representante de ventas asignado y, de forma muy interesante, dos parámetros clave: límite de plazo de pago y límite de riesgo de saldo.

El límite de plazo de pago indica el número de días que consideras aceptable para que ese cliente te pague. Si se pasa de ese número en alguna factura, el sistema puede señalarlo en un informe de condiciones de pago. El límite de riesgo de saldo es el máximo importe que estás dispuesto a acumular como deuda con un cliente; si lo supera sin pagar y, además, rebasa su límite de plazo, deberías verlo claramente marcado en tus reportes.

Trabajar con códigos únicos de cliente es una buena costumbre, aunque ahora mismo no los uses. Los códigos facilitan filtros, agrupaciones y mantenimiento de datos (por ejemplo, si cambias el nombre comercial del cliente, el código sigue siendo el mismo y no se rompe nada). También es aconsejable evitar modificar la estructura de la tabla una vez en marcha; mejor usar botones o macros para ordenar y limpiar la base.

Objetivos de ventas, ventas reales y análisis de desempeño

Más allá de registrar lo que ha pasado, un mini ERP gana mucha fuerza cuando incorporas objetivos de ventas y comparas con las ventas reales. Esto te permite evaluar el rendimiento del equipo comercial y saber si te estás acercando a tus metas mensuales.

En una hoja de objetivos, puedes introducir para cada producto y para cada mes el importe de ventas que aspiras a lograr. No hace falta que sea perfecto; incluso una estimación razonable ya te sirve para tener una referencia. Si trabajas por categorías, también puedes definir objetivos agregados por familia de producto o por canal.

En una hoja separada, introduces las ventas reales mensuales o diarias (profundizaremos ahora en la estructura de facturas de venta). Luego, mediante tablas dinámicas o fórmulas, puedes generar un informe de “realización de ventas” que te muestre visualmente qué porcentaje del objetivo has cumplido por producto, por categoría o por vendedor, resaltando en color las áreas que van por debajo o por encima de lo previsto.

Si combinas este enfoque con información de costes unitarios y precios de venta, podrás además analizar no solo cuánto vendes, sino cuán rentable es cada línea de producto. Eso a veces destapa sorpresas: productos muy vendidos que apenas aportan margen, o referencias minoritarias que sostienen la rentabilidad global del negocio.

Costes del producto, precios de venta y costes fijos

Para que tu mini ERP tenga una dimensión financiera sólida, necesitas introducir tres tipos de datos económicos: costes unitarios de producto, precios de venta y costes fijos. Con esta información, los informes de rentabilidad cobran sentido.

En la hoja de costes del producto, puedes registrar el coste unitario por producto y por mes. Esto es útil porque el coste de compra puede variar con el tiempo, y conviene reflejar esas variaciones en el cálculo de márgenes. Si eres capaz de estimar costes futuros, podrás incluso proyectar escenarios de rentabilidad a varios meses vista.

En la hoja de precios de venta, defines el precio al que comercializas cada producto o servicio. Si vendes al mismo precio durante largos periodos, no tendrás que tocar esta parte muy a menudo; si manejas muchas promociones o tarifas por cliente, entonces necesitarás un sistema algo más sofisticado, pero para un mini ERP suele bastar con el precio estándar.

Los costes fijos (alquiler, nóminas administrativas, licencias, seguros, etc.) se introducen normalmente por mes y se consideran relativamente estables. Al alimentar estos datos en el sistema, tus informes financieros podrán mostrar el punto de equilibrio, la evolución del margen neto y el peso de los gastos fijos sobre las ventas. Es importante respetar la regla de no sobrescribir las celdas grises o con fórmulas; en general, solo deberías rellenar las celdas blancas, que son las previstas para entrada de datos.

Registro de facturas de venta y compras

El corazón del mini ERP suele estar en la tabla de registros de facturas de venta. Aquí introduces la información de todas las ventas que realizas, ya sea de forma manual, importándola con Power Query desde un CSV del TPV o desde tu programa de facturación, si lo tienes.

Una estructura estándar de esta tabla incluiría campos como fecha de la factura, fecha de vencimiento, número de factura, código y nombre del producto, código y nombre del cliente, cantidad, unidad, precio, IVA y, si trabajas con lotes, un número de parte para enlazar con el stock. Muchas de estas columnas pueden rellenarse de forma automática a partir de las tablas maestras (por ejemplo, la unidad y el tipo de producto se recuperan de la hoja de productos, el nombre del cliente se trae desde la hoja de clientes, etc.).

En paralelo, puedes tener una hoja de registros de compras para anotar las adquisiciones de mercancía o servicios. Aunque algunos cálculos principales no dependan de esta tabla, te resulta muy útil para trazabilidad y control de stock. Aquí puedes añadir columnas como código arancelario (si lo necesitas), fecha de caducidad, ubicación de almacén, proveedor y cualquier dato que ayude a localizar físicamente la mercancía.

La combinación de ambas tablas, ventas y compras, alimenta el módulo de inventario y los informes de consumo, y, si lo vinculas bien con costes y precios, la parte de margen bruto y rentabilidad por producto o por familia.

Gestión de existencias y alertas de stock

Con las compras y las ventas registradas, puedes construir una hoja de registros de existencias que mantenga al día la situación de stock de cada producto. Aunque puedes calcularlo con fórmulas, suele ser más cómodo centralizarlo en una tabla que lo muestre de forma clara.

En esta hoja, tras elegir el producto y, si procede, el número de parte o lote, el resto de datos se puede traer automáticamente: unidades en stock, fecha de primera venta registrada, fecha de última venta, tasa de consumo diaria estimada y días de existencias estimados a partir de esa tasa de consumo. Todo esto se calcula cruzando el histórico de ventas con las entradas de almacén.

La columna de días de existencias estimados es especialmente útil, ya que permite ver cuántos días de venta cubre el inventario actual. Si este valor cae por debajo del nivel crítico definido en la ficha de producto, el sistema puede mostrar una advertencia en rojo para recordarte que tienes que hacer un pedido. Así evitas tanto roturas de stock como sobredimensionar el almacén con artículos de baja rotación.

Seguimiento de cobros, plazos y tesorería

Vender está muy bien, pero si no cobras a tiempo, el negocio se resiente. Por eso resulta fundamental incluir en tu mini ERP un módulo de seguimiento de cobros que registre los pagos reales que recibes de los clientes y los compare con lo que deberían haber pagado según las facturas emitidas.

En la hoja de cobros puedes registrar fecha del cobro, código de cliente, número de pago o referencia, forma de pago, importe, fecha prevista de ingreso en cuenta, banco y notas opcionales. La fecha prevista de ingreso es importante porque algunos métodos de pago (como TPV o plataformas online) tienen un desfase entre el momento del cobro al cliente y el abono real en tu cuenta bancaria.

Con estos datos, y cruzándolos con la tabla de facturas de venta, puedes generar informes de cuentas corrientes, plazos de pago y alertas de riesgo. Por ejemplo, un informe que te muestre por cliente cuánto dinero te debe, cuánto ha pagado hasta la fecha, qué facturas están vencidas y cuántos días se están retrasando. También puedes filtrar por representante de ventas para ver la calidad de la cartera gestionada por cada uno.

Si además alimentas una pequeña hoja de tesorería a diferentes horizontes (7, 14, 30, 90 y 180 días), podrás anticipar tensiones de caja y negociar mejor con bancos y proveedores. Esta visión se completa muy bien con la información de capital de trabajo operativo: cuentas por cobrar, cuentas por pagar, inventarios y gastos pagados por anticipado, así como con el seguimiento de inversiones en activos (CAPEX), especialmente si están bajo arrendamiento y ya no se consideran gasto operativo puro.

Informes clave: financiero, rentabilidad y condiciones de pago

Una vez que tengas los datos bien organizados, llega la parte más agradecida: los informes. En un mini ERP de Excel bien montado, lo normal es contar al menos con cuatro bloques de reportes: resumen financiero, análisis de ventas, rentabilidad de productos e informes de pago y riesgo.

El informe financiero resumido consolida en una sola vista tus ingresos, tu margen bruto (ventas menos coste de producto) y tu margen neto (después de costes fijos y otros gastos). A medida que añades datos mes a mes, este informe se va extendiendo y te permite ver tendencias: meses fuertes y flojos, impacto de cambios de precio, peso de los gastos variables, etc.

El análisis de registros de facturas de venta se nutre de la tabla de ventas y normalmente se construye con tablas dinámicas. Puedes agrupar por producto, categoría, cliente, representante de ventas, zona geográfica o canal, y ver rápidamente dónde se concentran tus ventas. Si controlas mínimamente las tablas dinámicas, podrás crear vistas muy flexibles sin tocar la estructura base.

El informe de alcance del objetivo de ventas se centra en comparar objetivos con ventas reales. Suele representarse en formato de panel gráfico, donde se ve el porcentaje de consecución por producto o categoría. Es especialmente útil para revisiones mensuales con el equipo comercial, ya que se visualiza de un vistazo quién está cumpliendo objetivos y quién necesita apoyo.

El informe de rentabilidad de productos es probablemente uno de los más reveladores. Tras cruzar precios de venta, costes unitarios y costes fijos, te muestra qué productos o líneas de negocio están aportando realmente beneficio y cuáles podrían estar lastrando tus resultados. A veces descubres que un producto con poco volumen es una auténtica joya en términos de margen, o que una gama entera debería ser revisada o reposicionada.

Finalmente, el informe de condiciones de pago utiliza los límites de riesgo y de plazo que definiste en la ficha de clientes para evaluar su comportamiento de pago. El sistema puede responder preguntas como: “¿Con qué frecuencia paga este cliente?”, “¿Cuándo fue su primer y último pago?”, “¿Está dentro del margen de plazo pactado?” y, en base a ello, lanzar advertencias para aquellos que superan su límite de riesgo y acumulan retrasos significativos.

Automatización con Power Query, UserForms y macros

Si quieres dar un salto de calidad y reducir tareas manuales, merece mucho la pena usar Power Query para estructurar y relacionar tablas y formularios de usuario (UserForms en VBA) para la entrada de datos. No es obligatorio, pero sí una evolución natural cuando el mini ERP empieza a crecer.

Con Power Query puedes importar datos desde archivos CSV, sistemas de punto de venta, extractos bancarios o incluso otros libros de Excel, transformarlos (limpiar columnas, homogeneizar conceptos, combinar tablas) y cargarlos en tu modelo sin tener que copiar y pegar cada vez, y, para presentaciones, también puedes aprovechar enlaces dinámicos OLE y DDE entre Excel y PowerPoint. Además, puedes definir relaciones entre tablas (por ejemplo, entre facturas y clientes, o entre ventas y productos) de forma muy similar a como lo harías en una base de datos ligera.

Los UserForms y las macros te permiten construir pantallas de entrada de datos más amigables y guiadas: en lugar de que el usuario edite directamente la tabla, rellena un formulario con campos obligatorios, desplegables y validaciones, y el sistema vuelca la información en la tabla correspondiente. Esto reduce errores, evita que se rompa la estructura y permite controlar mejor quién toca qué.

Eso sí, es importante recordar que no conviene modificar estructuras de tablas que ya estén siendo usadas por fórmulas o consultas. Si necesitas cambiar diseños, es mejor hacerlo con cuidado, documentando qué dependencias existen, o trabajando con copias hasta estar seguro. También debes tener en cuenta la compatibilidad de macros y VBA, especialmente si vas a compartir el archivo con usuarios de Mac o versiones antiguas de Excel.

Rutina de revisión y trabajo con el contador

Un mini ERP en Excel solo aporta valor si se utiliza de forma consistente y se revisa con frecuencia. Por eso, resulta muy recomendable establecer una reunión corta semanal para revisar el cuadro de mando y tomar decisiones concretas.

En esa reunión, en lugar de perderse en detalles, puedes centrarte en tres puntos clave: mayores desviaciones entre presupuesto y realidad, causa principal y acción correctiva. Por ejemplo, si las ventas están un 20 % por debajo de lo previsto en una categoría, analizas si es un problema de precio, de promoción, de stock o de competencia, y defines medidas específicas. Es muy útil documentar estas acciones en una columna “acción” y otra “responsable” dentro de la propia hoja, para que la medición esté conectada directamente con la gestión.

También conviene revisar con tu contador o asesor cómo acortar los plazos de entrega de información financiera. Muchos despachos trabajan con un retraso de 10 días o más sobre el cierre de mes, lo que para tomar decisiones operativas es casi papel mojado. Puedes plantear procesos de automatización y prefiltros de cuentas clave (“antes de ajustes”) para tener datos casi al día anterior sobre ventas, gastos directos, variables y fijos, tesorería y capital de trabajo.

Si integras la información que te da tu contador con tu mini ERP, tendrás una visión mucho más completa: contable, operativa y de flujo de caja. Esto te permite controlar tanto el corto plazo (tesorería e inventario) como el medio plazo (rentabilidad y crecimiento) con una herramienta que, en esencia, sigue siendo solo Excel bien estructurado.

Montar un mini ERP en Excel no va de construir una macro monstruosa ni de hacer gráficos espectaculares, sino de pensar con cabeza qué datos son críticos para tu negocio, organizarlos en tablas bien diseñadas, automatizar lo justo y revisarlos con disciplina. Si estructuras productos, clientes, ventas, compras, costes, stock, cobros e informes con la lógica que hemos visto, usar herramientas como Power Query y formularios para reducir errores, y te acostumbras a revisar semanalmente las desviaciones y la tesorería a distintos plazos, tendrás un sistema sorprendentemente potente para el tamaño de tu empresa sin haber invertido en un ERP tradicional.