- Las balanzas que emiten tickets deben generar, firmar y enviar registros VeriFactu con QR y texto legal.
- Se requiere software homologado, certificado FNMT y encadenado seguro de registros.
- Sin Internet, aplica “No Veri*Factu”: conservación, firma y auditoría hasta el envío.
La obligación de adaptar las balanzas comerciales al sistema VeriFactu ya es una realidad para miles de negocios que venden productos al peso. Si emites tickets, estás emitiendo facturas simplificadas y entras de lleno en el alcance de la norma. En este artículo te guiamos, con todo detalle y en lenguaje claro, por los requisitos técnicos, operativos y legales que deben cumplir las balanzas con impresora para estar al día.
Más allá de la jerga normativa, la idea es sencilla: Hacienda exige trazabilidad, integridad e inalterabilidad de cada ticket o factura simplificada, y eso implica nuevas funciones en el software de la balanza, la incorporación de certificados digitales y la conexión con la AEAT en tiempo real o con garantías equivalentes cuando no haya Internet.
¿Qué es VeriFactu y por qué afecta a las balanzas con ticket?
VeriFactu (también referido como Veri*Factu) es la denominación usada para los sistemas de emisión de facturas verificables diseñados para combatir el fraude fiscal. Su foco, en el comercio minorista con venta al peso, son las facturas simplificadas: los tickets impresos por la balanza.
La norma impone dos pilares: por un lado, el contenido del ticket que recibe el cliente; por otro, el envío o depósito de los registros de facturación ante la AEAT. El ticket debe incluir el texto legal «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o la palabra «Veri*Factu», y un código QR escaneable que lleve a la consulta de ese registro en la Administración.
En paralelo, cada ticket genera un registro de facturación que se transmite en tiempo real o con la periodicidad establecida a la AEAT, sellado con firma electrónica válida (FNMT) para garantizar su autenticidad e inalterabilidad. En sectores como carnicerías, pescaderías, fruterías o charcuterías, donde el ticket lo emite la balanza, esta debe integrar dichas funciones.
Si solo doy tickets y no facturas, ¿tengo que cumplir?
Sí. El “ticket” de toda la vida es, legalmente, una factura simplificada. Las exigencias de VeriFactu aplican tanto a facturas completas como a facturas simplificadas. Por tanto, cualquier balanza que emita tickets como justificante de una venta debe adecuarse.
Requisitos clave de las balanzas Veri*Factu
Para cumplir, la balanza debe ocuparse del documento que entregas y del rastro digital que lo respalda. Son dos frentes obligatorios y complementarios:
- Ticket para el cliente: además de los datos habituales, debe incorporar el texto legal indicado y un código QR que permita al cliente acceder a la información en la AEAT.
- Registro de facturación: por cada ticket, la balanza genera un archivo (p. ej., XML) con firma electrónica y lo remite o deposita ante Hacienda en los términos previstos por la norma.
Este esquema persigue la trazabilidad y la integridad de la información. Cada registro queda encadenado al anterior mediante una huella o hash, evitando alteraciones no documentadas y posibilitando el seguimiento completo.
Nuevas funciones técnicas: certificado digital, XML y software homologado
Las balanzas VeriFactu deben gestionar certificados cualificados, típicamente el certificado digital de la FNMT del emisor. Ese certificado autentica la comunicación con la AEAT y firma los registros, dándoles validez legal.
El sistema genera automáticamente un fichero de registro por cada factura simplificada con la estructura, formato y codificación exigidos por la AEAT. El contenido mínimo del XML abarca datos fiscales y de control:
- NIF/CIF del emisor.
- Número y serie de factura (o número de factura simplificada).
- Tipo de factura: venta, rectificativa, anulada, etc.
- Cuotas impositivas y totales (IVA y total).
- Fecha, hora y huso horario de generación del registro.
- Huella o hash del registro anterior, con su referencia temporal, para asegurar la concatenación.
Para realizar todo esto sin intervención del usuario, la balanza debe incorporar un “Software Contable Homologado” o software de facturación validado por la Administración. Las balanzas PC (balanzas digitales con sistema operativo y software de gestión integrado) son las más adecuadas porque combinan facilidad de uso, control remoto, actualización, pantallas con contenidos y conectividad robusta.
Comunicación en directo con la AEAT: qué se envía y cómo se controla
Conectada a Internet, la balanza envía los registros de facturación y acredita su identidad con el certificado electrónico. El intercambio puede ser prácticamente en tiempo real, con envíos recurrentes de registros (por ejemplo, cada minuto), de acuerdo con los servicios web definidos por la AEAT.
La balanza debe recibir, guardar y mostrar las respuestas automáticas de la AEAT para cada envío. Una “ventana de facturación” o panel de estado facilita el control: listado de registros enviados, fecha/hora, y un indicador tipo semáforo (verde/rojo) que señala si todo es correcto o si hay errores a revisar.
Además, el ticket impreso debe incluir la mención a Veri*Factu y el QR correspondiente. El QR dirige a la URL oficial donde se visualizan los datos depositados de ese ticket, aportando transparencia inmediata al cliente.
¿Cambia la forma de trabajar del personal?
No. La operativa diaria en mostrador se mantiene. Las nuevas acciones (generación, firma y envío del registro) las ejecuta automáticamente la balanza. Eso sí, es imprescindible disponer de conexión a Internet para el modo en directo.
Escenarios sin Internet: sistema “No Veri*Factu” y requisitos en diferido
En mercados ambulantes u otras situaciones sin conectividad, la normativa contempla el intercambio en diferido, conocido como “No Veri*Factu”. Este modelo es más restrictivo y exige reforzar garantías internas hasta que la información pueda remitirse. El sistema debe asegurar integridad, trazabilidad y alerta temprana de incidencias:
- Conservación de todos los registros (facturas y facturas simplificadas) durante 4 años, dentro o fuera de la balanza.
- Firma digital de cada registro y verificación de la corrección de la firma.
- Validación previa de que cada registro cumple todos los requisitos de la normativa Veri*Factu.
- Alarmas de anomalías automáticas ante errores detectados.
- Integridad temporal: inalterabilidad con sello de fecha y hora preciso, con tolerancias estrechas (inferiores al minuto).
- Encadenamiento de registros mediante inclusión de información parcial del anterior.
- Registro de eventos cada 6 horas de funcionamiento (o antes de apagado si ocurre antes), incluyendo cualquier incidencia.
- Exportación de registros y eventos por rangos de fechas cuando la AEAT lo requiera.
- Seguimiento integral hacia adelante y hacia atrás para garantizar la trazabilidad completa.
Con estas salvaguardas, incluso sin envío inmediato, las balanzas mantienen la cadena de custodia de los datos y el cumplimiento reglamentario hasta su remisión bajo requerimiento.
¿Quién debe adaptar sus balanzas?
Debe adaptarse cualquier persona o entidad que realice operaciones sujetas a las obligaciones de facturación: personas físicas, jurídicas y entidades sin personalidad, en el ámbito del IRPF, Impuesto sobre Sociedades o IRNR, salvo las excepciones señaladas más abajo.
Excepciones: dónde no aplica o aplica otra norma
Quedan fuera las zonas no sujetas a IVA como Canarias, Ceuta y Melilla. En el Territorio Foral del País Vasco rige TicketBAI, un sistema propio con exigencias similares. Asimismo, quienes están en el sistema de Suministro Inmediato de Información (SII) o en el Territorio Foral quedan exentos del régimen VeriFactu estatal.
Calendario normativo y referencias del BOE
El marco técnico se estableció con el Real Decreto 1007/2023 (BOE 6 de diciembre de 2023). Inicialmente se habló de disponer de sistemas adaptados antes del 1 de julio de 2025, y de que la AEAT habilitaría el servicio de recepción de registros en el plazo marcado tras la orden ministerial de desarrollo.
Posteriormente, la orden ministerial publicada el 2 de abril de 2025 precisó la entrada en vigor por colectivos: antes del 1 de enero de 2026 para sociedades y antes del 1 de julio de 2026 para autónomos. También fijó plazos para que la AEAT disponga del servicio de recepción de registros. En resumen: la adaptación es inaplazable, pero con fechas escalonadas por tipo de obligado.
Modelos de balanzas y software: qué se está usando en el mercado
En el canal profesional se han consolidado balanzas PC con software de facturación integrado que ya cumplieron con TicketBAI en el País Vasco y ahora evolucionan a VeriFactu. Ejemplos habituales son equipos PC de Dibal (series CS-2100/CS-2200) con software de facturación, que ya venían preparados para entornos forales y se adaptan a los nuevos requisitos estatales.
Otro referente son las balanzas PC de EPELSA (gamas TouchScale, K-Scale y XS) con software de facturación que, bajo declaración responsable, se ajustan al Reglamento de requisitos para soluciones informáticas de facturación y a las especificaciones que se aprueben por orden ministerial. Su experiencia previa con TicketBAI acelera la transición.
En soluciones de TPV y gestión, es frecuente encontrar software como ETPOS 5 en balanzas táctiles y terminales, con soporte para TicketBAI y hoja de ruta de adaptación a VeriFactu. Estos entornos permiten actualización remota, copias en la nube y control centralizado de flotas de equipos, lo que facilita la implantación.
Sea cual sea el fabricante, la clave está en que el software esté validado, gestione certificados FNMT y genere/envíe los registros con firma y encadenado, además de ofrecer una interfaz de supervisión (ventana de facturación con estados por envío).
Homologación metrológica: no basta con “cablear” una balanza al TPV
Durante años se conectó cualquier balanza con puerto RS-232 a un TPV y listo. Esa práctica ya no es válida si el conjunto funciona como equipo de pesaje para vender y emitir tickets. Metrológicamente se evalúa el conjunto, no solo la balanza suelta.
Esto implica que la instalación, la integración y las reparaciones deben realizarlas comercializadores/reparadores habilitados e inscritos en el Centro Español de Metrología (CEM). La conformidad CE de la balanza por sí sola no legitima el uso si el sistema completo (balanza + impresora + TPV/software) no está correctamente homologado como equipo de pesaje en transacciones comerciales.
En muchos sectores industriales (aeronáutica, farmacéutica, automoción, agroalimentario) se exigen básculas y balanzas con certificación CE metrológica y certificados trazables con Nº de serie. En retail, además, el bloque de facturación bajo VeriFactu añade requisitos de software y de comunicación con la AEAT.
Balanzas “solo peso” frente a balanzas con impresora
Las balanzas “solo peso” son perfectas para operaciones internas, control de inventario o puestos donde el ticket se emite desde un TPV separado. Son rápidas, precisas y robustas, y simplifican el trabajo diario, pero no cubren por sí solas las obligaciones VeriFactu si el justificante de la venta lo emite la balanza.
Cuando la balanza imprime el ticket de la transacción, debe incorporar el software homologado, el QR, el texto legal y el circuito de firma/envío. Si el ticket lo emite el TPV, entonces es el software del TPV el que asume VeriFactu; aun así, la parte metrológica del conjunto debe estar correctamente evaluada y documentada.
Cómo debe verse la interfaz de control en la balanza
Para facilitar auditorías internas y solucionar incidencias, la mayoría de soluciones incluyen una ventana de facturación con histórico de envíos: número de registro, fecha/hora, tipo de documento (venta, rectificativa, anulada), estado de la AEAT y detalle de errores si los hubiera.
Un sistema bien diseñado mostrará un indicador simple tipo semáforo (verde si todo OK, rojo si requiere acción) y permitirá reintentos, exportaciones por rango de fechas y filtros por estado. Esta interfaz no es un capricho: reduce tiempos y evita fallos operativos.
Documentación y normativa a tener en el radar
Además de las guías técnicas de la AEAT sobre Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) y servicios web de Veri*Factu, conviene conservar a mano: Real Decreto 1007/2023 (BOE 6/12/2023) y la Orden Ministerial del 2/04/2025 que concreta el calendario. Verifica versiones y notas técnicas porque pueden actualizarse.
La AEAT prevé servicios web diferenciados para envíos en directo y para remisiones a requerimiento. Tu proveedor debe seguir esas especificaciones y mantener el software al día. Confirma también los plazos de puesta en servicio de la recepción de registros.
Quien venda o desarrolle software de facturación tiene obligaciones específicas: entregar soluciones conformes, mantenerlas y no incluir funciones que permitan ocultar o alterar registros. Si contratas integración a medida, exige documentación técnica y de conformidad.
Adoptar VeriFactu no es solo “poner un QR en el ticket”. Es asegurar que cada venta queda registrada, firmada, encadenada y, cuando toque, comunicada correctamente. Con una balanza PC homologada, software validado, certificados en orden y un buen plan de explotación, la adaptación es asumible y te deja cubierto ante inspecciones y requerimientos.
Redactor apasionado del mundo de los bytes y la tecnología en general. Me encanta compartir mis conocimientos a través de la escritura, y eso es lo que haré en este blog, mostrarte todo lo más interesante sobre gadgets, software, hardware, tendencias tecnológicas, y más. Mi objetivo es ayudarte a navegar por el mundo digital de forma sencilla y entretenida.