Cómo solucionar los problemas de sincronización más comunes en Microsoft Teams

Microsoft Teams se ha convertido en una herramienta insustituible para equipos de trabajo, centros educativos y grandes organizaciones. Su integración con otros servicios como Outlook, Exchange o plataformas de aprendizaje como Moodle o Canvas ofrece grandes ventajas, aunque también puede traer consigo varios quebraderos de cabeza cuando las cosas no funcionan como deberían.

Uno de los problemas más frecuentes tiene que ver con la sincronización: archivos que no se actualizan correctamente, errores al crear reuniones desde el calendario, estados de presencia que no reflejan la realidad o incluso conflictos al integrar Teams con otras plataformas como Dynamics 365. En este artículo vamos a repasar con detalle todos los errores de sincronización más habituales en Microsoft Teams y, lo que es más importante, cómo puedes resolverlos paso a paso.

Errores de sincronización en LMS como Canvas y Moodle

Una de las quejas más comunes entre docentes y estudiantes es que Teams no sincroniza correctamente con plataformas educativas como Moodle o Canvas. Si te has encontrado con este tipo de errores, aquí tienes las principales causas y soluciones.

Problemas de sincronización con Canvas

Si al acceder a Microsoft Teams desde Canvas aparece un error de sincronización, lo primero que debes comprobar es que estás iniciando sesión con el mismo correo electrónico asociado a tu curso en Canvas.

1. Abre Microsoft Teams en una nueva pestaña.
2. Cierra sesión desde la opción correspondiente.
3. Vuelve a iniciar sesión usando el correo vinculado a Canvas.

Si el problema persiste aun cumpliendo este requisito, puede deberse a una mala configuración por parte del administrador:

• Fallo en la asignación del campo de búsqueda: Canvas permite definir cómo se enlazan sus usuarios con los de Microsoft Azure Active Directory (AAD). Si esta asignación está mal hecha, la sincronización fallará.
• El correo del usuario no existe en AAD: Si no hay una cuenta activa en el directorio Azure para ese correo, el sistema no encuentra con quién emparejar al usuario. En este caso, el administrador debe ponerse en contacto con el soporte de Canvas.

Problemas de sincronización con Moodle

El escenario en Moodle es muy similar. Si los archivos o cursos no se sincronizan correctamente con Teams, asegúrate de estar usando el correo que tienes vinculado al curso en Moodle.

1. Accede a Teams en una nueva pestaña.
2. Cierra la sesión actual.
3. Inicia sesión con el correo sincronizado con Moodle.

Para resolver errores específicos con Moodle, también puedes revisar lo siguiente:

• Configurar adecuadamente el complemento de Moodle para Teams.
• Registrar correctamente el LTI (Learning Tools Interoperability) de Teams en Moodle.

Errores de sincronización entre Teams y Exchange Server

Microsoft Teams utiliza Exchange Server para varias funciones internas como el calendario, el estado de presencia o la programación de reuniones. Cuando esta integración falla, los síntomas son variados y pueden afectar gravemente a la experiencia del usuario.

Problemas frecuentes y síntomas

• Fallo al programar reuniones desde Outlook usando Teams: Aparece un mensaje indicando que no tienes permiso.
• Calendario sin icono en Teams o muestra «No hemos podido obtener los detalles de la reunión».
• El estado de presencia no cambia a «En una reunión» o permanece en «Fuera de la oficina» incluso después de haber cambiado el estado real.

Soluciones recomendadas

• • Ejecuta la prueba de conectividad de Exchange para Teams desde el portal del Analizador de conectividad remota de Microsoft. Esta prueba te dirá si todo está correctamente configurado.
  • Comprueba si Teams tiene permiso para acceder a Exchange Web Services (EWS). Si no es así, verifica la política EwsApplicationAccessPolicy desde PowerShell con el comando:

Get-OrganizationConfig | Select-Object Ews*

• • Si observas que está en modo EnforceAllowList, añade los identificadores adecuados:

Set-OrganizationConfig -EwsApplicationAccessPolicy EnforceAllowList -EwsAllowList @{Add="*Teams/*"}

• Asegúrate de que el protocolo OAuth está habilitado, ya que Teams lo necesita para interactuar con buzones alojados localmente.

Problemas con el calendario y estado de presencia en Teams

Los errores asociados al calendario o al estado del usuario suelen deberse a una mala integración con Exchange. Algunas señales claras de desincronización en esta área son:

• El calendario no aparece.
• El estado de presencia no cambia basado en los eventos del calendario.
• Las reuniones no se programan correctamente desde Outlook.

Pasos clave para solventarlo

• • Verifica que la aplicación de calendario de Teams está habilitada en la política de configuración del usuario dentro del centro de administración de Teams.
  • Confirma que el modo de coexistencia permite el uso completo de Teams. Debe estar ajustado como mínimo a “Colaboración y reuniones de Teams”.
  • Ejecuta el test de conectividad de presencia de Teams, una herramienta de diagnóstico que verifica si los eventos del calendario pueden influir en el estado del usuario en Teams.
  • Consulta si Exchange devuelve correctamente la dirección de su servicio EWS. Esto se puede hacer con el siguiente comando:

Invoke-RestMethod -Uri "https://outlook.office365.com/autodiscover/autodiscover.json..."

Fallo de sincronización con Dynamics 365

Dynamics 365 y Microsoft Teams están diseñados para trabajar juntos, pero si no se configura todo correctamente, pueden aparecer errores al compartir registros o acceder a documentos desde cualquier canal de Teams.

Errores comunes al usar Teams con Dynamics 365

• El usuario no tiene permisos para crear sitios de SharePoint o ubicaciones de documento.
• No se pueden anclar registros a canales.
• Aparece pantalla en blanco al acceder desde Teams.
• El entorno de Dynamics no está actualizado o no es compatible.

Recomendaciones para resolverlo

• Comprueba que SharePoint está bien configurado. Teams utiliza la infraestructura de SharePoint para gestionar documentos.
• Verifica que el usuario tenga todos los permisos necesarios en SharePoint Site y Document Location (crear, leer, modificar…).
• Actualiza tanto Teams como Dynamics 365 a su versión más reciente. Algunas funciones requieren que los entornos estén actualizados.
• Evita bloquear el acceso desde dispositivos no gestionados si usas políticas de acceso condicional en SharePoint.
• Activa la autenticación en dos pasos también en Teams si ya la usas en Dynamics para evitar conflictos de seguridad.

Errores cuando Teams impide acceso a Exchange Web Services (EWS)

Uno de los bloqueos más complejos es cuando, por una política de seguridad mal configurada, Teams no puede establecer conexión con Exchange Web Services. Esto impacta directamente en la programación de reuniones, el calendario o el estado de presencia.

Cómo saber si EWS está bloqueado y qué hacer

Desde PowerShell, puedes verificar esta configuración con:

Get-OrganizationConfig | Select-Object Ews*

• • Si ves que EwsApplicationAccessPolicy está en EnforceAllowList, solo las aplicaciones listadas explícitamente pueden acceder. Añade Teams si no está:

Set-OrganizationConfig -EwsApplicationAccessPolicy EnforceAllowList -EwsAllowList @{Add="*Teams/*"}

• • Para usuarios individuales, usa:

Set-CASMailbox usuario@dominio.com -EwsApplicationAccessPolicy EnforceAllowList -EwsAllowList @{Add="*Teams/*"}

Es crucial también que el parámetro EwsEnabled esté en True o en blanco. Si está en False, impide totalmente el acceso.

Errores adicionales de sincronización en Teams

Además de los ya mencionados, pueden aparecer otras complicaciones técnicas como:

• Aplicaciones incrustadas que no funcionan correctamente (por ejemplo, PowerApps).
• Problemas de autenticación cruzada en iframes, que impiden cargar páginas dentro de Teams.
• Limitaciones en dispositivos móviles: algunas funciones de Teams no están habilitadas en móviles.

Este tipo de errores a menudo están relacionados con políticas en Azure AD o nuevas restricciones en la seguridad de Power Apps. Es recomendable revisar si hay restricciones en los nombres de grupos o en los permisos para ciertas funciones.

También es importante revisar los permisos de los usuarios tras abandonar un equipo, ya que podrían seguir teniendo acceso a documentos desde Dynamics 365 incluso sin pertenecer ya al equipo.

La variedad de errores de sincronización en Microsoft Teams abarca desde simples desajustes hasta configuraciones avanzadas de seguridad e integraciones. La mayoría de estos problemas tienen solución una vez identificadas sus causas, por lo que contar con un conocimiento profundo puede facilitar la resolución rápida y mejorar la productividad en el entorno Microsoft 365.