Sincronizar notas entre Google Keep y OneNote

Si usas Google Keep para capturar ideas rápidas y OneNote para organizar proyectos más serios, es normal que quieras que ambas hablen el mismo idioma. La realidad es que la sincronización directa entre Google Keep y Microsoft OneNote no existe de forma nativa, así que toca valerse de funciones de cada app y algunos atajos para que tus notas viajen sin dolor entre plataformas.

En esta guía encontrarás una explicación clara de lo que ofrece cada aplicación, sus pros y contras, cómo comparte y sincroniza OneNote con OneDrive/SharePoint, cómo ver tus notas rápidas (Sticky Notes) en todos tus dispositivos, y varias formas realistas de mover contenido de Keep a OneNote. Además, incluimos opiniones reales de usuarios, una comparativa honesta y una alternativa potente para unir notas y tareas en el mismo lugar.

Qué debes saber antes de intentar sincronizar Google Keep y OneNote

No hay sincronización oficial bidireccional entre Google Keep y OneNote. Google Keep es una app ligera centrada en notas rápidas, listas y recordatorios; OneNote es un cuaderno digital muy visual y potente que vive en el ecosistema de Microsoft. Cada una sincroniza genial en su nube (Google y Microsoft, respectivamente), pero no se sincronizan entre sí por defecto.

La estrategia ganadora consiste en combinar funciones: exportar o copiar desde Keep y capturar o organizar en OneNote. Tienes varias vías: copiar notas de Keep a Google Docs y usar OneNote Web Clipper; enviar notas por correo y aprovechar la función de Email a OneNote; o llevar contenidos de apoyo a unidades compartidas y, desde ahí, integrarlos en tu cuaderno.

Un apunte sobre las fuentes: parte del contenido que posiciona procede de soporte oficial de Microsoft (muy fiable), artículos de blogs comparativos y foros como Reddit que, a menudo, muestran avisos de privacidad antes de ver el contenido. Esto te da una pista: hay hueco para una guía práctica y bien estructurada enfocada justo en “sincronizar” o, mejor dicho, “interconectar” ambos mundos.

Google Keep: cómo es, en qué brilla y por qué gusta tanto

Google Keep viene incluido con cualquier cuenta de Google y funciona en la nube, con acceso desde Android, iOS (iOS 12 o superior) y web. Su filosofía es la inmediatez: abrir, anotar y seguir con tu vida; además, mantiene el contenido sincronizado entre dispositivos.

Tipos de notas que admite: texto normal para escribir a gusto; listas con casillas de verificación; dibujos para garabatear o esbozar ideas (puedes usar fondos cuadriculados, punteados, rayados o lisos e incluso dibujar encima de imágenes); y notas de imagen en las que añades título y descripción para “archivar” lo visual.

Recordatorios inteligentes integrados: puedes establecer avisos por ubicación (por ejemplo, que se muestre la lista de la compra al llegar al supermercado) o por fecha y hora, con posibilidad de repetición; la limitación es que Keep sólo permite un recordatorio por nota.

Compartir y colaborar es muy sencillo en Keep: puedes invitar a otras personas a tus notas para ver y editar en tiempo real, ideal para listas familiares o lluvias de ideas rápidas con el equipo, con la ventaja de separar notas personales y de trabajo sin complicaciones.

Organización sin complicaciones: etiquetas, colores y fijado de notas importantes arriba; además, Keep permite buscar por palabra clave, etiqueta, color o imagen, y recuperar notas borradas o archivadas si la papelera no se ha vaciado aún.

Precio y almacenamiento: Keep no tiene plan Premium propio, es gratuito y aprovecha el almacenamiento de tu cuenta de Google; si almacenas muchísima información, puede interesarte ampliar tu espacio o derivar notas largas a Documentos de Google.

OneNote: cuaderno digital potente, muy visual y lleno de trucos

• Microsoft OneNote funciona como un álbum de recortes o cuaderno creativo donde puedes escribir, dibujar, anotar con lápiz, insertar audio, imágenes o vídeo, y estructurarlo por secciones y páginas con códigos de color. Es especialmente cómodo en la app de escritorio o en tabletas con stylus, aunque también está en móvil y web.
• Organización y etiquetas: incluye etiquetas predefinidas como “Importante” o “Pendiente”, permite crear etiquetas personalizadas y te deja navegar por libretas, secciones y páginas con gran claridad; su enfoque de “páginas” se parece a un diario o wiki personal.
• Colaboración en tiempo real: compartir libretas con compañeros o familia es muy fácil y permite coeditar; además, OneNote está en la nube y soporta modo sin conexión, sincronizando cambios cuando recuperas internet.
• OneNote Ink y OCR: las anotaciones a mano brillan con lápiz óptico en dispositivos Windows, y el reconocimiento óptico de caracteres convierte manuscritos en texto buscable; también sirve para resaltar texto o imágenes con el lápiz.
• Web Clipper e integraciones: el recortador web guarda capturas, imágenes y fragmentos en tu libreta sin arrastrar el ruido de la página; y, como parte del ecosistema Microsoft, se integra con Outlook (extraer puntos de emails), Excel (incrustar hojas), además de servicios como Email to OneNote, Feedly e IFTTT para ampliar automatizaciones.
• Modelo de precios: OneNote es gratis, pero algunas funciones avanzadas se potencian con Microsoft 365; entre las opciones de negocio están Business Basic (~6 USD/mes por usuario), Business Standard (~12,50 USD/mes), Business Premium (~22 USD/mes) y Apps for Business (~8,25 USD/mes), facturadas anualmente.

Comparativa rápida: Keep vs OneNote para tu día a día

• Complejidad y personalización: Keep apuesta por la sencillez y la vista “post-it”; OneNote permite formatos ricos y plantillas, con enorme capacidad de personalización. Elegir una u otra depende de tus hábitos: Keep gana en sencillez, OneNote en opciones avanzadas.
• Tomar notas: Keep cumple para apuntes rápidos, pero si necesitas notas de reunión extensas, código o esquemas complejos, OneNote se siente más cómodo y flexible, sobre todo si ya trabajas en el paquete Microsoft.
• Recordatorios: Keep ofrece recordatorios por tiempo y ubicación muy fáciles de configurar; en OneNote, los recordatorios pueden apoyarse en tareas de Outlook, pero la configuración es menos directa.
• Precio: Keep es gratis sin plan premium específico; OneNote también es gratuito, aunque su mejor integración suele brillar cuando ya cuentas con Microsoft 365 para el resto de herramientas.
• Experiencias de usuarios: hay quien describe OneNote como “un tablero de notas adhesivas digital” y otros destacan que Keep “va genial” para listas compartidas en iOS/Android; también abundan casos donde Keep se usa para recordatorios y cosas a corto plazo, y OneNote se reserva para documentación profunda, finanzas, proyectos y notas extensas a modo de wiki personal.
• Cómo comparte y sincroniza OneNote con OneDrive y SharePoint

OneNote para Windows utiliza OneDrive y SharePoint para almacenar y sincronizar automáticamente tus blocs de notas en la nube, accesibles desde cualquier sitio. Cuando pierdes conexión (por ejemplo, en un vuelo), puedes forzar la sincronización manual al volver a tener red.

• Compartir una sola página desde OneNote (Windows 8/10/11 con gestos o comandos equivalentes): ve a la página y selecciónala en el panel lateral; usa la opción Compartir del sistema, elige el destino (p. ej., Correo), completa destinatarios y asunto, y envía.
• Compartir un bloc completo almacenado en OneDrive: entra en OneDrive, marca la carpeta del bloc (ojo con no compartir por accidente toda “Documentos”), pulsa Compartir, elige Obtener vínculo y decide si das permiso de “ver” o “ver y editar”; copia el enlace y envíalo por email.
• Compartir un bloc completo en SharePoint: desde la lista de blocs en OneNote, selecciona el cuaderno, usa Copiar vínculo al bloc y pega el enlace en tu correo; quien reciba el enlace necesitará permisos en ese sitio de SharePoint.
• Sincronización automática y manual: OneNote sincroniza de forma continua; para hacerlo manualmente, abre cualquier página del cuaderno, entra en la vista de Blocs de notas y elige Sincronizar. Presta atención a los iconos: flechas verdes girando (sincronizando), círculo rojo con X (error, toca para ver detalles) y triángulo amarillo con exclamación (sin conexión; se reanudará al recuperar red).
• Configuración de sincronización: desde Configuración > Opciones puedes decidir si sincronizar automáticamente o no; si optas por sincronización manual, recuerda forzarla tras cambios relevantes.
• Secciones en ubicación incorrecta: si OneNote no encuentra el archivo de una sección durante la sincronización, verás un indicador de “secciones en ubicación incorrecta”; puedes arrastrar esa sección a otro cuaderno para conservar la información, o eliminarla si ya no la necesitas.

Sticky Notes: tus notas rápidas en todos tus dispositivos

Las Notas rápidas (Sticky Notes) se sincronizan con tu cuenta de Microsoft y puedes verlas en Windows 10/11, iPhone, iPad y la web, además de poder integrarlas con Outlook. En Windows, busca “Notas adhesivas” desde Inicio; en iPhone, abre OneNote y toca “Notas adhesivas”; en iPad, el icono de Sticky Notes aparece en la pestaña Inicio; en la web, ve a onenote.com/stickynotes e inicia sesión.

• Para encontrar una nota concreta: desde la página principal toca Buscar, escribe una palabra o frase y filtra por la pestaña “Notas adhesivas”; cierra la búsqueda con la X para volver a la lista completa. Si planeas verlas en Outlook, recuerda añadir la cuenta y elegir la ubicación predeterminada donde se guardan.
• Más contenidos útiles relacionados con Sticky Notes y OneNote: empezar con Notas rápidas, crear y compartirlas, eliminar las que no necesites y consultar la guía de solución de problemas cuando algo no sincronice como debería.

Organiza materiales en Google: unidades compartidas y Drive

Aunque Keep y Drive son herramientas distintas, organizar archivos en unidades compartidas de Google Drive ayuda a que tus notas tengan “contexto” y materiales de apoyo bien localizados. Puedes crear carpetas dentro de una unidad compartida y guardar ahí documentos, imágenes o presentaciones que luego referenciarás en tus notas.

• Crear carpetas en una unidad compartida: en el panel izquierdo, entra en la unidad compartida, pulsa Nuevo > Carpeta, escribe el nombre y confirma. Recuerda que para algunas acciones necesitas al menos rol de colaborador.
• Añadir archivos a la unidad compartida: arrastra ficheros desde tu ordenador o desde Mi unidad; o pulsa Nuevo y elige crear un documento de Google o subir un archivo. Los elementos subidos pasan a ser propiedad del equipo y no desaparecen si alguien abandona la unidad.
• Editar y acceder: abre los archivos con doble clic para editarlos; si no eres propietario pero tienes permiso de edición y el administrador lo permite, podrás moverlos a la unidad compartida. Considera usar Drive para ordenadores si necesitas tenerlos a mano desde tu PC.

Mover contenido de Keep a OneNote: métodos que funcionan en la práctica

• Copiar a Documentos y recortar con OneNote Web Clipper: en Keep, usa “Copiar a Documentos de Google” en las notas que quieras migrar; abre ese Doc en el navegador y utiliza OneNote Web Clipper para guardarlo en tu libreta y sección deseadas, sin el “ruido” de la página completa.
• Enviar por correo a OneNote: comparte la nota desde Keep por email a tu propia dirección y reenvíala a la dirección de “Email to OneNote” asociada a tu cuenta; OneNote la guardará en la libreta/sección predeterminadas, donde podrás organizarla y enriquecerla.
• Captura de pantalla + Ink: si tu nota de Keep incluye dibujos o marcas, una captura rápida y su envío a OneNote te permite anotar encima con Ink y mantener el contexto visual; es simple, pero sorprendentemente eficaz para bocetos o wireframes.
• Estructura y etiquetas en destino: una vez en OneNote, etiqueta lo importante (por ejemplo, “Pendiente” o “Importante”) y coloca cada página en la sección adecuada; si manejas mucho volumen, crear etiquetas personalizadas acelera búsquedas y revisiones.

Consejos de uso cruzado y flujo de trabajo

• Keep para lo inmediato, OneNote para lo profundo: usa Keep para números, recados, recordatorios geolocalizados o listas compartidas de día a día; reserva OneNote para actas, documentación, planes, finanzas o material a largo plazo, con páginas más ricas y estructuradas.
• Recordatorios vs. tareas: Keep gana en recordatorios por ubicación y hora; OneNote se apoya en Outlook para tareas, donde incluso puedes marcar estados o prioridades y consultar desde otras apps del ecosistema (Documentos, Gmail, Calendar, Hojas y Presentaciones según el flujo con el que trabajes).
• Dibujo y multimedia: ambos permiten añadir imágenes y dibujos, pero OneNote se siente más natural con lápiz y tablet; su OCR lo hace buscable, lo cual marca diferencia pasados unos meses de notas acumuladas.
• Integraciones y automatización: OneNote suma puntos con Email to OneNote, Feedly o IFTTT; Keep es minimalista y se apoya en el ecosistema Google. Si trabajas mucho con web, el Clipper de OneNote te ahorra horas de telaraña digital.

Alternativa que unifica notas y gestión de tareas: ClickUp

Si lo que necesitas es un espacio donde tomar notas, colaborar en tiempo real y convertir ideas en acciones sin saltar entre apps, ClickUp te puede cuadrar. Sus Docs son ágiles, personalizables, permiten comentarios y enlaces incrustados, y se relacionan con tareas para que nada se pierda en el limbo.

• Bloc de notas de ClickUp: edita con texto enriquecido, añade listas de control y transforma una nota en tarea con un clic; tener notas y proyectos bajo el mismo techo reduce fricciones cuando vas a mil.
• ClickUp AI: genera resúmenes de hilos largos, propone puntos de acción, da formato a contenidos y tablas, e incluso es capaz de ayudarte con redacción de materiales; tareas de 30 minutos pasan a 30 segundos cuando le pillas el truco.
• Pruébalo gratis: puedes empezar sin tarjeta y ver si te encaja como alternativa a Keep/OneNote cuando lo que buscas es concentración de notas, tareas y equipo en un único flujo.

Antes de cerrar, un punto clave es que no existe un ganador universal entre Keep y OneNote; la clave está en combinarlas con cabeza, apoyarte en sus puntos fuertes y, cuando toque “sincronizar”, usar rutas indirectas como copiar a Docs y recortar con OneNote o el envío por email a tu libreta. De esta forma, tendrás un “puente” sólido entre ambas herramientas sin complicaciones excesivas.