- Domina todas las opciones de recuperación de archivos en OneNote y OneDrive.
- Descubre cómo sacar partido a las copias de seguridad automáticas y manuales.
- Aprende a utilizar software especializado en caso de pérdida irreversible.
Perder una nota importante de OneNote puede provocar auténticos quebraderos de cabeza, sobre todo si se trata de un proyecto académico, un documento profesional o un archivo con información personal de valor. Hoy en día, OneNote es uno de los gestores de notas preferidos por particulares y empresas gracias a su versatilidad, su alcance multiplataforma y las opciones avanzadas de sincronización y copia de seguridad que ofrece. Sin embargo, incluso el mejor software no está exento de errores humanos, caídas del sistema, fallos de sincronización o accidentes digitales que pueden acabar en la desaparición inesperada de archivos.
¿Se pueden recuperar realmente los archivos perdidos en OneNote? La respuesta es sí. Lo cierto es que existen diversos métodos para recuperar notas, cuadernos, secciones o páginas que hayas borrado por accidente o se hayan extraviado por alguna avería. En este artículo descubrirás todas las alternativas posibles para restaurar tus datos, integrando absolutamente todas las soluciones y consejos disponibles actualmente. Aquí tienes una guía completísima, fácil de entender y rigurosa para que no pierdas ninguna nota valiosa.
Principales motivos por los que se pierden datos en OneNote
Las causas que provocan la desaparición de archivos en OneNote pueden ser muy variadas y es fundamental identificarlas para saber cuál es la mejor vía de recuperación.
- Eliminación accidental: Es el motivo más frecuente. Borrar sin querer un apartado, una página o una nota completa puede ocurrirle a cualquiera.
- Errores de sincronización: Si utilizas OneDrive para guardar tus notas, cualquier fallo en el proceso de sincronización puede derivar en pérdidas, sobre todo cuando trabajas desde varios dispositivos.
- Problemas con el disco duro o la unidad de almacenamiento: Una avería física, formateo no deseado o corrupción de una partición también puede causar que los archivos de OneNote desaparezcan localmente.
- Malware o ataques informáticos: Como cualquier otro tipo de documentos, las notas de OneNote pueden verse afectadas por virus que borren, oculten o dañen los datos.
- Cierre inesperado del programa o apagón: Si tu ordenador se apaga de golpe, es posible que las notas no se hayan guardado correctamente.
Conocer el origen te va a facilitar mucho la recuperación, ya que según la causa algunas estrategias serán más efectivas que otras.
¿Dónde se almacenan y cómo se gestionan las notas en OneNote?
OneNote permite guardar las notas en local (en tu dispositivo) o en la nube mediante OneDrive. Además, la aplicación dispone de mecanismos de autosincronización y copias de seguridad automáticas que juegan a tu favor cuando tienes que recuperar información.
En OneNote para Windows, por defecto, los archivos se suelen guardar en la ruta C:\Users\tu_usuario\Documents\OneNoteNotebooks\, pero también puedes haberlos situado en otras carpetas, OneDrive o incluso SharePoint si usas una cuenta de empresa.
La estructura de OneNote se compone de blocs de notas que contienen secciones y páginas. Es importante saber a qué nivel se ha producido la pérdida: ¿has eliminado una página, una sección o el bloc entero?
Recuperar archivos borrados desde la papelera de reciclaje de OneNote
La mayoría de las veces, cuando eliminas algo en OneNote no se borra definitivamente, sino que va a parar a la papelera de reciclaje del bloc de notas. Desde ahí se pueden restaurar fácilmente si no han pasado más de 60 días (que es el periodo máximo que OneNote guarda el contenido eliminado antes de borrarlo permanentemente).
Para hacerlo, solo tienes que:
- Abrir la aplicación de OneNote en tu ordenador o navegador.
- Seleccionar el bloc de notas correspondiente.
- Ir a la pestaña Historial y pulsar en Papelera de reciclaje del bloc de notas.
- Localiza la página o sección que quieres recuperar, haz clic derecho sobre ella y selecciona Mover o copiar.
- Escoge el destino y confirma. ¡Listo! La página vuelve a estar accesible en el bloc.
En la versión de OneNote para Windows 10 o la edición online, deberás ir a la pestaña Ver > Notas eliminadas, seleccionar el elemento y hacer clic en Restaurar a… para devolverlo a su ubicación original o elegir un destino alternativo.
Recuperar notas perdidas usando las copias de seguridad automáticas de OneNote
OneNote genera copias de seguridad de los blocs de notas de manera automática, normalmente cada semana (esto se puede configurar). Estas copias suelen almacenarse en el propio ordenador, lo que resulta útil si la nota ya no está ni siquiera en la papelera de reciclaje.
Los pasos para restaurar desde una copia son:
- Abre OneNote y ve a Archivo > Información > Abrir copias de seguridad.
- En la ventana que se abre, navega por las carpetas y selecciona el archivo de backup que corresponda (cada carpeta es un bloc de notas).
- Haz doble clic sobre la copia de seguridad y se abrirá como si fuera un bloc independiente.
- Puedes copiar la página o sección que desees y pegarla en tu bloc original.
Es recomendable revisar regularmente estas copias y configurar la frecuencia que más te convenga (en Archivo > Opciones > Guardar y copia de seguridad) para minimizar el riesgo de perder información importante en el futuro.
Cómo recuperar notas de OneNote desde OneDrive u otras soluciones en la nube
Si utilizas OneDrive como almacenamiento principal de tus blocs de notas, es fundamental saber que la plataforma ofrece su propia papelera de reciclaje y segundo nivel de protección.
- Accede a OneDrive (desde Microsoft365.com o la app móvil).
- En el panel izquierdo, entra en Papelera de reciclaje.
- Si no encuentras ahí el archivo, revisa la Papelera de reciclaje de segundo nivel (en algunos casos, esta opción aparece justo debajo).
- Marca el bloc, sección, página o archivo que quieras restaurar y haz clic en Restaurar. Volverá a la carpeta original de OneNote.
Búsqueda avanzada para encontrar notas aparentemente perdidas
Antes de entrar en pánico, usa la función de búsqueda de OneNote para localizar notas desaparecidas. Es frecuente pensar que una página se ha borrado cuando en realidad se ha movido a otra sección o cuaderno.
- Pulsa Ctrl + F o usa el icono de lupa en la parte superior del programa.
- Escribe palabras clave relevantes o el título de la nota.
- Puedes aplicar filtros para buscar en todos los blocs, el actual, la sección o solo la página.
OneNote buscará coincidencias incluso en texto manuscrito o palabras que aparezcan en imágenes integradas, facilitando la recuperación de contenido extraviado.
Reapertura de blocs de notas cerrados o desaparecidos
Ocasionalmente, un bloc de notas simplemente se ha cerrado y no está perdido ni borrado. Para comprobarlo:
- Haz clic en el botón de mostrar blocs de notas del lateral.
- Selecciona más blocs de notas para ver una lista completa.
- Reabre el bloc o selecciona el que te interese.
Esta maniobra es rápida y puede sacarte de más de un apuro si has perdido de vista un bloc reciente.
Recuperar notas sincronizando manualmente blocs compartidos
Si trabajas con varios usuarios en un mismo bloc de notas, puede haber problemas de sincronización que provoquen pérdida temporal de contenido en algún dispositivo.
- Haz clic derecho sobre el bloc desde el menú de blocs de notas.
- Elige la opción Sincronizar y selecciona sincronizar solo ese bloc o todos a la vez.
Dicha acción suele resolver muchos errores de desaparición de páginas en equipos colaborativos.
Uso de Historial de archivos de Windows y Time Machine de Mac para recuperar archivos de OneNote
Si las copias de seguridad internas de OneNote han fallado o no aparecen, puedes recurrir a las herramientas del propio sistema operativo:
Recuperar con Historial de archivos en Windows
- En la barra de búsqueda de Windows, escribe “historial de archivos”.
- Selecciona la unidad de copia de seguridad, navega hasta la ruta donde estaban tus archivos de OneNote y escoge la versión a restaurar.
- Haz clic en el botón de restauración. Los archivos volverán a la ubicación original.
Recuperar con Time Machine en Mac
- Desde el Finder, ve a Aplicaciones y abre Time Machine.
- Localiza la carpeta donde estaban tus archivos de OneNote.
- Selecciona los documentos que quieras rescatar y pulsa en Restaurar.
Cómo actuar si los métodos anteriores no funcionan: programas de recuperación de datos
Hay ocasiones en las que la nota se ha borrado de forma permanente y ni la papelera ni las copias de seguridad la contienen. En estos casos, recurrir a un software profesional de recuperación de datos te puede salvar la vida digital.
Entre las opciones más recomendadas se encuentran Disk Drill, 4DDiG Data Recovery, AOMEI Partition Assistant for Recovery, o Wondershare Recoverit. Estas herramientas te permiten escanear discos, particiones, dispositivos externos (pendrives, tarjetas SD) y recuperar archivos de formato .one (OneNote), además de multitud de otros tipos de ficheros (Word, PDF, JPG, etc.).
El proceso habitual es:
- Instala el software de recuperación de tu elección.
- Selecciona la ubicación donde estaban las notas borradas.
- Inicia el escaneo (rápido y profundo, según el programa).
- Previsualiza los archivos encontrados y selecciona los que deseas recuperar.
- Guarda los archivos restaurados en una ubicación diferente para evitar sobrescritura.
Las versiones de prueba suelen permitirte verificar qué archivos son recuperables antes de pasar a la versión premium, lo cual es útil para valorar si merece la pena la inversión.
¿Qué hacer si el cuaderno desaparece en la versión web o móvil?
En OneNote Web o en móviles, la recuperación es similar a la de OneNote para Windows pero con algunas particularidades. Una vez identificado el bloc, sección o página desaparecida, revisa:
- La pestaña de Notas eliminadas en el modo online.
- La papelera de reciclaje de OneDrive.
- Blocs de notas cerrados que pueden estar ocultos en la interfaz.
Es recomendable actuar con rapidez, ya que los elementos eliminados pueden desaparecer definitivamente tras 60 días en la papelera o 30 días en la de OneDrive.
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