Gestores de licencias de software: guía completa y herramientas clave

Un buen gestor de licencias te permite ver de un vistazo qué usas, cuánto pagas y qué riesgos asumes. Además, automatiza tareas pesadas (auditorías internas, renovaciones, reasignaciones de licencias, etc.), reduce el desperdicio de suscripciones infrautilizadas y te prepara para cualquier auditoría de un proveedor sin sobresaltos.

Qué es la gestión de licencias de software y por qué es tan importante

Cuando hablamos de gestión de licencias de software (Software License Management o SLM), nos referimos al proceso de registrar, vigilar y documentar todas las licencias que usa una organización: quién puede usar qué, bajo qué condiciones, durante cuánto tiempo y con qué restricciones. Normalmente forma parte de una estrategia más amplia de Gestión de Activos de Software (SAM).

Cada programa que instalas lleva asociado un contrato o licencia (EULA u otros acuerdos) que define lo que está permitido y lo que no: número de usuarios, equipos autorizados, límites de uso, entorno (nube, on‑premise, híbrido), derechos de downgrade, uso secundario, etc. Incumplir esas condiciones puede acabar en sanciones económicas muy serias o en litigios con los fabricantes. Para entender mejor los riesgos de no revisar esos contratos, consulta aceptar licencias sin leerlas.

Hoy conviven multitud de modelos: licencias perpetuas, por suscripción, por usuario, por dispositivo, concurrentes, basadas en consumo, licencias SaaS puras, claves de hardware, dongles, modelos híbridos… Cada tipo se mide y controla de forma distinta, y ahí es donde un sistema sólido de SLM evita que pierdas el hilo.

Desde el punto de vista de los proveedores, una estrategia de licenciamiento bien implantada sirve para proteger la propiedad intelectual y asegurar ingresos recurrentes. Para las empresas usuarias, la clave está en no pagar de más, mantener el cumplimiento y alinear el gasto en software con el valor real que aporta al negocio; recuerda además cómo el software se convirtió en producto y por qué eso cambió los modelos de licencia.

Breve evolución de la gestión de licencias: de los dongles al SaaS

La historia de estos sistemas arranca en los años 80, cuando comenzaron a expandirse las licencias flotantes que permitían compartir un pool común entre varios usuarios. Frente al modelo de “una licencia por máquina”, que salía carísimo y era rígido, las empresas empezaron a aprovechar soluciones comerciales que les permitían flexibilizar el acceso y, a la vez, dar visibilidad a los fabricantes sobre el uso.

En los 90, muchas compañías se sumaron a este mercado con soluciones basadas en dongles físicos y mecanismos de protección de copia. Los ISV (proveedores de software independientes) entendieron que una buena estrategia de licencias no solo evitaba el pirateo, sino que también ayudaba a segmentar ofertas, lanzar ediciones y mejorar márgenes.

Con el paso del tiempo, la gestión de licencias se volvió mucho más sofisticada, permitiendo a los proveedores afinar métricas y modelos comerciales en función del tipo de producto y del perfil del cliente. Más adelante llegó la nube y los modelos SaaS, que redujeron el peso de los dongles de hardware y dispararon el uso de suscripciones y pago por uso.

En la actualidad, con el auge de la nube y los entornos híbridos, la gestión de licencias es una pieza central para controlar el gasto tecnológico, garantizar la seguridad y mantener la conformidad. Tanto los creadores de software como las empresas usuarias son conscientes de que un sistema SLM bien montado puede marcar la diferencia entre escalar de forma ordenada o vivir en el caos.

Ventajas claras de una buena gestión de licencias

Para cualquier organización, desde una startup hasta una multinacional, implantar prácticas de gestión de licencias sólidas implica beneficios muy tangibles. No se trata solo de “estar al día con los contratos”, sino de traducir la visibilidad sobre el software en ahorro y menos riesgos.

Una de las grandes ventajas es la reducción de costes: un sistema de SLM permite identificar licencias infrautilizadas, duplicadas o directamente olvidadas. Muchas compañías descubren que tienen decenas o cientos de suscripciones pagadas y sin uso, que ciertos equipos acumulan herramientas que hacen lo mismo, o que mantienen planes caros cuando bastaría un tier inferior.

Además, una buena gestión ayuda a mantener el cumplimiento normativo y contractual. En empresas grandes se utilizan docenas de aplicaciones diferentes; si nadie controla quién accede a qué y con qué derechos, es fácil saltarse límites de usuarios, instalar en más dispositivos de los permitidos o usar software en entornos no autorizados, con el consiguiente riesgo legal.

También mejora la eficiencia operativa: cuando toda la información de licencias, contratos, renovaciones y uso está centralizada en una única plataforma, los equipos de IT y compras pueden tomar decisiones rápidas, negociar mejor con proveedores y evitar parones de servicio por caducidades inesperadas. Para ello es crítico contar con buena documentación de una infraestructura TI que actúe como fuente de verdad.

Por último, las herramientas modernas de SLM permiten planificar a futuro: analizar tendencias de uso, prever necesidades de ampliación o reducción de licencias y diseñar presupuestos de IT más realistas y ajustados a la realidad del negocio.

Riesgos de una mala gestión de licencias y prácticas recomendadas

Cuando las licencias se gestionan “a ojo” o con hojas de cálculo desperdigadas, los riesgos se multiplican. El problema evidente es el dinero que se tira en licencias poco o nada utilizadas, pero el mayor peligro suele ser el incumplimiento de los contratos de licencia.

Cada licencia va acompañada de un EULA u otro tipo de acuerdo legal. Si un proveedor inicia una auditoría de software y detecta usos indebidos (más instalaciones de las permitidas, usuarios no autorizados, uso en regiones fuera de contrato, etc.), la organización se expone a multas que pueden ir de miles a millones de euros, además del daño reputacional.

Para evitar este escenario es imprescindible realizar auditorías internas periódicas apoyadas en una buena herramienta de gestión de licencias, de forma que cualquier desvío se localice a tiempo y se corrija antes de enfrentarse a un proveedor. Junto a esto, merece la pena seguir algunas buenas prácticas básicas.

Lo primero es poner orden: recopilar en un repositorio común toda la información sobre programas utilizados, claves, tipos de licencia, contratos, precios y fechas clave. Esta “fuente de verdad” debe estar accesible para los equipos de IT, compras y finanzas para saber qué hay disponible y cómo se está usando realmente.

Otra recomendación es establecer un sistema continuo de control de cumplimiento, en el que se almacenen de forma organizada los contratos, recibos de compra, acuerdos de licencia y cualquier documento legal relevante. De este modo, en caso de auditoría se pueden justificar fácilmente los derechos que se tienen.

También conviene mantener un seguimiento constante de gasto, uso real, previsiones y renovaciones. Las licencias cambian, los equipos rotan y los proyectos se cierran; sin una revisión periódica se acumulan suscripciones inservibles. Por último, es clave configurar recordatorios y flujos de renovación automatizados para no dejar caducar licencias críticas ni renovar de forma automática aquellas que ya no aportan valor. Si buscas opciones para comprar licencias de Windows y Office con mejor criterio, existen guías prácticas que ayudan a tomar decisiones informadas.

Características clave que debe tener una buena herramienta de gestión de licencias

Al evaluar plataformas de SLM y SAM, conviene fijarse en una serie de capacidades que marcan la diferencia en el día a día. Cuantas más de estas funciones reúna, más fácil será tener visibilidad real y recortar costes sin perder cumplimiento.

Es fundamental contar con un inventario centralizado de licencias y activos de software, donde se registre qué aplicaciones utiliza la empresa, qué tipo de licencia tiene cada una, quién es el proveedor, qué derechos de uso se han adquirido, cuántas unidades están en vigor y cuándo caducan.

Otra pieza clave es el seguimiento del uso en tiempo real o casi real: qué usuarios utilizan qué aplicaciones, con qué frecuencia y desde qué dispositivos. Esto permite detectar licencias que apenas se usan, suscripciones infrautilizadas o incluso software instalado sin aprobación del departamento de IT (el famoso shadow IT).

Las herramientas de SLM más completas incorporan funcionalidades de gestión del cumplimiento y cálculo de la Posición Efectiva de Licencias (ELP), comparando automáticamente los derechos adquiridos con el uso real, incluso en escenarios complejos como las métricas de IBM o Oracle.

También son muy valiosas las capacidades de análisis de optimización de costes, que identifican oportunidades de ahorro, recomiendan cambios de plan o consolidación de herramientas, y ayudan a planificar renovaciones y negociaciones basadas en datos en lugar de intuiciones.

No hay que olvidar las alertas y notificaciones automatizadas para fechas de vencimiento, riesgos de incumplimiento, aumento de uso o cambios en condiciones contractuales. Y, sobre todo, la integración fluida con otros sistemas (ITSM, ITAM, ERP, compras, gestión de identidades, SCCM, Intune, vCenter, etc.) que alimenten de datos fiables a la plataforma de licencias.

Cuándo tiene sentido implantar un software específico de gestión de licencias

Muchas empresas aguantan con hojas de cálculo más tiempo del razonable hasta que los problemas se hacen imposibles de ignorar. Hay varias señales que indican que ha llegado el momento de dar el salto a un gestor de licencias serio.

Una de las más claras es el gasto caótico en software: departamentos que adquieren herramientas sin pasar por procesos formales, apps que no encajan con los objetivos estratégicos, compras impulsivas porque alguien ha visto una herramienta “de moda”… Todo esto suele ser síntoma de falta de centralización y políticas de aprobación débiles.

Otra bandera roja son los presupuestos mal asignados entre equipos. Sin un análisis claro de uso y rendimiento de cada aplicación, es habitual infrafinanciar herramientas críticas muy utilizadas y, en cambio, sobredimensionar el presupuesto de soluciones que aportan poco.

También es frecuente descubrir licencias no utilizadas o duplicadas. Muchas PYMES pierden fácilmente sumas millonarias al año en suscripciones que no se utilizan o que se contratan por duplicado en distintos departamentos. A esto se suman los riesgos de proveedores poco evaluados, con posibles impactos en seguridad, reputación y eficiencia operativa; por eso conviene saber dónde encontrar licencias baratas y legales.

Por último, cuando no se gestiona bien quién accede a qué, aparecen las amenazas de acceso interno y los problemas de cumplimiento. Empleados con más permisos de los necesarios, datos sensibles expuestos y uso de herramientas que no cumplen normativas como el RGPD pueden derivar en incidentes de seguridad y sanciones.

Todo este escenario se corrige con un enfoque más automatizado de la gestión de SaaS y licencias, apoyado en plataformas que proporcionen centralización, análisis, control de riesgos y flujos de trabajo de adquisición bien definidos.

Qué debe ofrecer una herramienta moderna de gestión de licencias SaaS

Cuando nos centramos en entornos SaaS, la herramienta ideal de gestión de licencias debe aportar algo más que un simple catálogo de aplicaciones. La centralización de toda la pila SaaS en un único panel es el primer paso para identificar duplicidades, aplicaciones no autorizadas y gastos innecesarios.

El módulo de analítica es igual de importante: un buen gestor SaaS elimina la necesidad de fórmulas complicadas en Excel, ofreciendo informes automáticos sobre uso, rendimiento y ROI de cada aplicación. Con ese nivel de granularidad y los comentarios de los usuarios, se pueden tomar decisiones basadas en evidencias.

La gestión presupuestaria integrada ayuda a que el gasto esté alineado con la realidad: la herramienta debe facilitar la detección de solapamientos de funciones, licencias inactivas y planes sobredimensionados, permitiendo ajustar tamaños y liberar presupuesto para la innovación.

En cuanto a seguridad, las mejores plataformas permiten controlar la expansión del SaaS, identificando aplicaciones no deseadas o no conformes, y configurando permisos de acceso y visibilidad de la información solo para quienes la necesitan. De este modo se reducirá el riesgo de fugas de datos y se mejorará el cumplimiento normativo.

Por último, conviene que el software de licencias incluya funciones que apoyen el ciclo completo de contratación y renovaciones: recordatorios de plazos, flujos de aprobación, automatización de onboarding y offboarding, y herramientas para negociar mejores condiciones con los proveedores.

Principales plataformas para gestionar licencias de software y SaaS

En el mercado conviven soluciones orientadas a gestionar licencias desde el punto de vista del cliente (IT, compras, finanzas) y otras pensadas para proveedores de software que necesitan proteger y comercializar sus productos. A continuación se resumen las más destacadas, agrupando tanto herramientas SAM/SLM como plataformas de gestión SaaS.

Zluri

Zluri es una plataforma nativa en la nube orientada a la gestión integral del portfolio SaaS. Detecta automáticamente todas las aplicaciones en uso (incluyendo aquellas contratadas sin pasar por IT), ofrece visibilidad detallada de licencias y uso, y ayuda a reducir el gasto mediante la automatización de operaciones.

Entre sus funciones destacan la detección de licencias de SaaS, el seguimiento de la actividad de los usuarios para detectar licencias infrautilizadas, la gestión de contratos y renovaciones con alertas, la identificación de shadow IT y la generación de informes de cumplimiento listos para auditoría.

Entre las ventajas destacan su enfoque cloud‑native, más de 800 integraciones nativas y una interfaz sin código que facilita la adopción. Como contras, se limita a entornos SaaS (no cubre licencias on‑premise), tiene paneles personalizados algo restringidos y el precio escala con el volumen de usuarios y aplicaciones.

ManageEngine AssetExplorer

AssetExplorer es una solución on‑premise de ManageEngine (Zoho) que combina gestión de activos de hardware y de software. Incluye un módulo de licencias que ayuda a mantener el cumplimiento, optimizar el uso y preparar auditorías desde una consola centralizada.

Permite rastrear instalaciones, uso y derechos de licencias, descubrir software en la red de forma automática, gestionar varios tipos de licencia (volumen, OEM, concurrente, etc.), controlar contratos y renovaciones, y generar informes de cumplimiento para auditorías internas y de proveedores.

Entre sus puntos fuertes están el buen soporte para múltiples tipos de licencia, la integración con otras herramientas de ManageEngine y una edición gratuita para hasta 25 activos. Como inconvenientes, solo ofrece despliegue on‑premise, una interfaz menos moderna que las soluciones cloud y pocas integraciones con herramientas de terceros fuera del ecosistema Zoho.

FlexNet Manager / Flexera One

FlexNet Manager, disponible también dentro de la suite Flexera One, es una de las soluciones más completas de nivel empresarial para gestionar entornos complejos de licencias que abarcan escritorios, centros de datos y nube.

Su gran baza es un repositorio de derechos centralizado con interpretación automática de las reglas de los proveedores (downgrade, uso secundario, métricas específicas de IBM, Oracle, Microsoft, etc.) y un motor para calcular la posición efectiva de licencias de forma automatizada. Además, ofrece módulos específicos por fabricante y potentes análisis de optimización financiera.

Es especialmente valorada en organizaciones grandes que necesitan un control fino y preparado para auditorías, pero presenta un alto coste de propiedad, una curva de aprendizaje considerable y una interfaz que puede resultar abrumadora, sobre todo en la versión on‑premise.

Altair SAO

Altair Software Asset Optimization (SAO) se centra en un nicho muy concreto: licencias de software de ingeniería y entornos HPC (CAD, CAE, EDA, MATLAB, etc.). Su objetivo es ayudar a exprimir al máximo licencias muy costosas en sectores como automoción, aeroespacial, electrónica o manufactura.

Incluye más de 70 informes detallados basados en datos de los servidores de licencias (FlexLM, Reprise, Dassault SLM y otros), análisis de optimización por usuario, equipo o región, herramientas de planificación de escenarios “what‑if” con SAO Predict y alertas sobre umbrales de uso, caducidades y contratos.

Entre sus pros destacan el foco especializado en software de ingeniería, las capacidades de previsión avanzada y su compatibilidad con la mayoría de gestores de licencias técnicos. Como contrapartida, no es adecuada como solución general de ITAM, requiere integración técnica con servidores de licencias y suele situarse en una gama de precios más elevada, orientada a grandes empresas.

AssetSonar

AssetSonar, de EZO, es una plataforma SaaS de gestión de activos de IT y licencias que ofrece visibilidad en tiempo real de hardware y software. Está diseñada para organizaciones en crecimiento que necesitan unir inventario informático y control de licencias sin montarse un sistema excesivamente complejo.

Proporciona detección automatizada de software mediante agentes, normalización de inventario, seguimiento de licencias por usuario o dispositivo, alertas de cumplimiento y reportes para auditorías, integraciones con Zendesk, Jamf, Intune, Okta, SCCM, así como gestión de contratos y renovaciones.

Sus ventajas son una interfaz limpia con campos personalizados, buena integración basada en agentes y un precio situado en la gama media. Entre las desventajas, carece de herramientas nativas de acceso remoto o despliegue de software, su constructor de informes puede ser poco intuitivo para necesidades avanzadas y la app móvil presenta detalles mejorables.

Snow License Manager

Snow License Manager, parte de Snow Atlas pero utilizable de forma independiente, es una solución SAM empresarial que cubre entornos on‑premise, cloud y SaaS con un fuerte énfasis en normalización de datos y gestión de reglas complejas de proveedores.

Integra inventario y descubrimiento en una vista unificada, reconocimiento automático del software gracias a una amplia biblioteca de productos, gestión de ELP y cumplimiento, análisis de coste y optimización a través de cuadros de mando, además de abundantes integraciones con SCCM, Intune, vCenter y ITSM.

Su gran fortaleza es la capacidad de manejar reglas complicadas (subcapacidades de IBM, CAL de Microsoft, etc.) sin personalización intensa. Como pegas, está muy orientada a grandes empresas, requiere conocimientos especializados de SAM para configurarla bien y puede volverse lenta con volúmenes de datos muy grandes.

Reprise License Manager (RLM)

Reprise License Manager es un kit de herramientas ligero de licenciamiento pensado principalmente para ISV que quieren controlar el acceso a su software, aplicar modelos de licencia flexibles y registrar el uso. Fue creado por parte del equipo original de FLEXlm, lo que le da bastante recorrido en este ámbito.

Permite combinar múltiples modelos de licencia (pruebas, suscripciones, licencias flotantes, bloqueos por hardware, etc.) con mínima codificación. Ofrece protección mediante IDs de host o direcciones MAC, administración de servidores de licencias concurrentes, registro detallado de check‑in y check‑out y un SDK con APIs en diversos lenguajes para integrarlo en las aplicaciones.

Sus ventajas son la facilidad de integración para desarrolladores, la gran flexibilidad de modelos y la alta satisfacción de los ISV. Como desventajas, su alcance está limitado (no es una herramienta de ITAM corporativa), depende de la implementación por parte del proveedor para beneficiar al usuario final y no ofrece una plataforma de análisis tan amplia como los grandes SAM empresariales.

Ivanti License Optimizer (Neurons)

Ivanti License Optimizer, ahora integrado en la plataforma Ivanti Neurons, se basa en las capacidades de ITAM heredadas de LANDesk para ayudar a las organizaciones a controlar el cumplimiento, reducir el gasto en licencias y recuperar licencias no utilizadas.

Incluye descubrimiento automático de software on‑premise y SaaS, cálculo de ELP, detección y recuperación de licencias ociosas, compatibilidad con modelos de Microsoft, Oracle, Adobe y otros proveedores, así como análisis predictivo para planificar necesidades futuras.

Entre los puntos fuertes destacan su enfoque en el ahorro de costes y la integración con el ecosistema Ivanti (ITSM, UEM). Como contras, tiene menor presencia de comunidad que competidores como Flexera o Snow, no llega a la misma profundidad en escenarios SAP/Oracle muy complejos y la transición a Neurons puede generar cierta fricción de UX en algunos clientes.

License Dashboard

License Dashboard es una plataforma SAM especializada, nacida a partir de servicios de consultoría en este ámbito, que se centra exclusivamente en gestionar licencias, contratos y suscripciones de software con profundidad y flexibilidad.

Combina detección, gestión de derechos, análisis y flujos de autoservicio en una sola interfaz. Dispone de un potente motor de normalización de datos con biblioteca de SKU integrada, cuadros de mando de cumplimiento que muestran software sublicenciado, sobrelicenciado y recuperable, y API para integrarse con ITSM, CMDB, RRHH e inventario.

Es una solución “todo en uno” de SAM, con interfaz basada en dashboards clara y rápida de desplegar, y capacidades robustas de reporting para auditorías. Como pegas, es un proveedor más pequeño y menos conocido, sin módulos de hardware o ITSM integrados (hay que enlazar con otras herramientas) y sus precios se basan en presupuestos personalizados no publicados, lo que obliga a negociar caso a caso.

Las 12 mejores herramientas de gestión de licencias de software y SaaS

Junto a las soluciones SAM clásicas, ha surgido una nueva hornada de plataformas centradas en la gestión y optimización de costes de SaaS. A continuación se recogen 12 herramientas destacadas, teniendo en cuenta valoración de usuarios, foco en ahorro y enfoque de seguridad.

En este grupo encontramos opciones como Spendbase, CloudEagle, LicenceOne, Zluri, Spendflo, Torii, Vertice, Cledara, Zylo, BetterCloud, además de las ya mencionadas ManageEngine AssetExplorer y FlexNet Manager de Flexera, que completan un abanico muy amplio de enfoques y precios.

1. Spendbase

Spendbase está orientada a ofrecer una gestión global de SaaS con un fuerte enfoque en optimizar el gasto y la contratación. Permite gestionar un número ilimitado de solicitudes, integraciones, aplicaciones y licencias desde una única plataforma.

Entre sus beneficios se incluyen la detección de shadow IT, informes detallados de gasto y uso, recordatorios en tiempo real de renovaciones, flujos de trabajo de aprovisionamiento automatizados (integrables con Slack) y acceso a expertos negociadores que ayudan a conseguir mejores descuentos.

A nivel de seguridad, presume de certificaciones ISO 27001 y SOC 2, cifrado de datos en AWS y políticas claras para no rastrear cuentas personales de los empleados.

2. CloudEagle

CloudEagle se centra en racionalizar los procesos de gobernanza y adquisición de SaaS, con el objetivo explícito de reducir el gasto en cada compra de software. Ofrece visibilidad total de la pila SaaS para evitar sorpresas de coste.

Sus principales puntos fuertes son la detección y eliminación de shadow IT, informes sobre uso y gastos de aplicaciones, automatización de altas y bajas de usuarios, flujos de aprobación integrados en Slack y calendarios de renovaciones impulsados por IA.

En el apartado de seguridad, cuenta con ISO 27001 y SOC 2, y declara no conservar ni compartir datos más allá de lo estrictamente necesario para la prestación del servicio.

3. LicenceOne

LicenceOne apuesta por un enfoque directo y sin complicaciones para evitar el despilfarro en SaaS. Sus tres pilares son la detección, la prevención y la gestión de accesos, ayudando a las empresas a retomar el control de sus suscripciones.

Ofrece análisis inicial rápido para localizar gastos innecesarios, informes actualizados sobre todas las aplicaciones, visibilidad sobre qué se gasta y quién accede a qué, asignación de responsabilidades por equipo y previsión de renovaciones, además de un soporte humano cercano.

En materia de seguridad, dispone de certificaciones ISO 27001 y SOC 2, reforzadas por estrictos controles de acceso a la información.

4. Zluri (enfocado a automatización)

Aunque ya lo hemos mencionado como plataforma SAM/SaaS general, Zluri destaca especialmente por su capacidad de automatizar tareas y ahorrar tiempo a los equipos de IT. Su motor de descubrimiento de shadow IT utiliza múltiples métodos para auditar profundamente el entorno de aplicaciones.

Entre sus beneficios se encuentran la racionalización y eliminación de redundancias de apps, el seguimiento en profundidad del uso real de cada aplicación, la recuperación automática de licencias no utilizadas y la incorporación prácticamente sin intervención a los sistemas SaaS elegidos.

En seguridad, cuenta con ISO 27001, SOC 2 y cifrado casi de extremo a extremo en el tratamiento de datos.

5. Spendflo

Spendflo sitúa el proceso de aprovisionamiento de SaaS en el centro, ofreciendo una plataforma para controlar el gasto desde la contratación hasta la renovación. Su meta es alinear gestión de proveedores, contratos y uso de las herramientas.

La herramienta proporciona una visión cohesionada de todo el SaaS, identifica duplicidades y shadow IT, genera datos muy detallados sobre costes y utilización, e incorpora encuestas automatizadas para recoger feedback de empleados sobre las aplicaciones que usan.

6. Torii

Torii se ha ganado fama por su capacidad de descubrir rápidamente el 100 % de las aplicaciones utilizadas en la organización y aplicar inteligencia artificial para apoyar la optimización de gasto en SaaS.

Sus ventajas principales son la reducción del gasto gracias a la optimización, la centralización de contratos y renovaciones, y flujos de trabajo personalizables que automatizan operaciones y ayudan a restringir o ampliar accesos en función de reglas claras.

En seguridad, dispone de SOC 2, almacena datos cifrados en AWS y establece acuerdos de confidencialidad sólidos con sus clientes y socios.

7. Vertice

Vertice prioriza tres claves en la compra de SaaS: transparencia, previsibilidad y rentabilidad. Se posiciona como un aliado para localizar oportunidades de reducción de costes y mejorar las condiciones contractuales.

Entre sus beneficios figuran la identificación de áreas con margen de ahorro, flujos de trabajo de aprobación inteligentes que reducen compras impulsivas y el apoyo de compradores de SaaS experimentados que negocian en nombre del cliente.

8. Cledara

Cledara tiene como misión reunir en un solo sitio el gasto en software, nube y publicidad digital. Está muy enfocada en automatizar tareas de gestión cotidiana para ahorrar tiempo a finanzas y IT.

Ofrece un directorio en tiempo real de todo el software y servicios alojados, automatiza solicitudes de acceso, cambios de presupuesto, contratos, facturas y tareas administrativas, y facilita pagos específicamente diseñados para SaaS mediante tarjetas virtuales tokenizadas.

En seguridad, dispone de ISO 27001 y SOC 2, y se apoya en mecanismos de tokenización para garantizar la protección en los pagos.

9. Zylo

Zylo se orienta a proporcionar respuestas claras a las preguntas más habituales de gestión de SaaS, con flujos de trabajo diseñados para que los equipos de IT y finanzas gestionen el software con confianza.

Sus funcionalidades incluyen el ajuste de niveles de licencia según uso real, comparativas entre aplicaciones con funciones similares, gestión centralizada de renovaciones y reportes de utilización que ayudan a afinar el portfolio.

En el campo de la seguridad, dispone de ISO 27001, SOC 2 y un modelo sólido de gestión de terceros.

10. BetterCloud

BetterCloud ofrece una plataforma muy completa para gestión y seguridad del entorno SaaS, con una orientación clara hacia equipos de IT que necesitan automatizar flujos complejos.

Permite evitar solapamientos de suscripciones, optimizar licencias comparándolas con referencias de mercado y uso real, y cuenta con un constructor de workflows de tipo “arrastrar y soltar” que facilita la automatización de procesos de onboarding, offboarding y cambios de permisos.

A nivel de seguridad, integra ISO 27001, SOC 2 y soporte de OAuth 2.0 para autorizaciones estándar abiertas.

11. ManageEngine AssetExplorer (como gestor de activos)

Además de su vertiente de licencias ya comentada, AssetExplorer destaca por una categorización flexible de activos de IT y por aportar una visión de ciclo de vida completo, desde la compra hasta la retirada o caducidad del software.

Incluye flujos de trabajo personalizables para automatizar procesos de alta, cambios y bajas, herramientas para gestionar compras y proveedores, y una CMDB que ayuda a visualizar la infraestructura digital y las relaciones entre componentes.

En seguridad, cuenta con certificación ISO 27001, SOC 2 y mecanismos de cifrado para proteger la información almacenada.

12. FlexNet Manager de Flexera (como motor de datos)

FlexNet Manager, además de su potencia como herramienta de cumplimiento, ofrece informes muy granulares sobre uso y rendimiento de las licencias. Esto permite dimensionar y gestionar los activos de forma precisa en entornos complejos.

Dispone de una biblioteca de derechos extensa que automatiza el cálculo de posiciones efectivas de licencia para numerosos proveedores, minimizando el trabajo manual y reduciendo el margen de error en los análisis de cumplimiento.

A nivel de seguridad, Flexera trabaja con estándares como ISO 27001 y SOC 2, y utiliza configuración robusta de TLS para cifrar las comunicaciones.

Con esta panorámica de conceptos, riesgos, buenas prácticas y herramientas —desde los grandes nombres empresariales hasta las plataformas de optimización de SaaS— resulta mucho más sencillo diseñar una estrategia de gestión de licencias que combine visibilidad total, cumplimiento normativo y reducción real de costes, alineando el gasto en software con el valor que aporta al negocio.