Gestionar correctamente las carpetas de correo electrónico en Outlook es un auténtico salvavidas para quienes manejan cientos de mensajes cada día. No solo ayuda a mantener la bandeja de entrada despejada, sino que también facilita encontrar mensajes importantes, mejorar la productividad y evitar el temido caos digital. Dedicar unos minutos a organizar tus carpetas puede cambiar radicalmente tu experiencia con Outlook, permitiéndote trabajar de forma más cómoda y eficiente en tu día a día.
En este artículo vamos a repasar, con la mayor claridad y detalle, todas las posibilidades que ofrece Outlook —ya sea en su versión de escritorio, web o móvil— para crear, organizar, modificar y automatizar la gestión de carpetas. Analizaremos cómo crear carpetas y subcarpetas, cómo mover, cambiar el nombre o eliminar carpetas, emplear reglas para automatizar la organización y algunos consejos prácticos para mantener tu correo bajo control. Todo explicado en un lenguaje sencillo y cercano, para que puedas ponerlo en práctica nada más terminar de leer.
¿Por qué organizar tu correo en carpetas?
Manejar el correo electrónico sin una estructura puede hacer que pierdas mensajes relevantes o dediques mucho tiempo buscando información. Outlook pone a tu disposición un sistema de carpetas y subcarpetas que te permitirá clasificar mensajes por proyecto, cliente, prioridad o cualquier otro criterio que tú elijas. Una correcta organización de las carpetas ahorra tiempo y dolores de cabeza, sobre todo si recibes grandes volúmenes de correo a diario.
Las carpetas predeterminadas de Outlook
Cuando empiezas a usar Outlook, te encontrarás con varias carpetas predeterminadas que cumplen funciones específicas. No todas pueden eliminarse o modificarse, pero es útil conocer para qué sirve cada una:
- Bandeja de entrada: Aquí llegan todos los mensajes nuevos, salvo que establezcas reglas que los reubiquen automáticamente.
- Correo no deseado: Filtra los mensajes sospechosos de spam para que no contaminen tu bandeja principal.
- Borradores: En esta carpeta se guardan los mensajes que estás preparando pero que aún no has enviado.
- Elementos enviados: Guarda una copia de los correos que hayas enviado desde tu cuenta.
- Elementos eliminados: Recoge todos los mensajes y carpetas que has descartado, funcionando como una papelera de reciclaje.
- Archivar: Perfecta para almacenar mensajes que ya no necesitas tener a mano, pero que quieres conservar para futuras consultas.
Estas carpetas forman la base de tu organización, pero el verdadero control llega cuando empiezas a personalizar el sistema con carpetas y subcarpetas propias.
Cómo crear carpetas y subcarpetas en Outlook
Ya sea que utilices la aplicación de escritorio, la versión web o accedas desde un dispositivo móvil, crear carpetas y subcarpetas en Outlook es sencillo. Veamos cómo hacerlo en cada plataforma:
En el nuevo Outlook para Windows y Outlook Web
- Ve al panel de carpetas situado en la parte izquierda.
- Haz clic derecho sobre tu dirección de correo electrónico (o sobre “Carpetas”). Aparecerá un menú contextual.
- Selecciona “Crear nueva carpeta” para añadir una carpeta al nivel principal.
- Introduce el nombre que desees y pulsa Enter. La nueva carpeta aparecerá en el listado.
Para crear una subcarpeta, repite el proceso pero haciendo clic derecho sobre la carpeta bajo la que quieras ubicar esa subcarpeta, y elige la opción “Crear nueva subcarpeta”.
En Outlook.com
- En la barra lateral de carpetas haz clic derecho sobre “Carpetas”.
- Elige “Crear nueva carpeta” e introduce el nombre.
- Para subcarpetas, haz clic derecho sobre la carpeta base y selecciona “Crear nueva subcarpeta”. Nómbrala y pulsa Enter.
En versiones clásicas de Outlook (2016, 2019, 2021, Microsoft 365)
- Haz clic derecho sobre el nombre de tu buzón en el panel de carpetas.
- Selecciona “Nueva carpeta” en el menú desplegable.
- Escribe el nombre de la carpeta y confirma pulsando Enter.
Esta lógica se mantiene tanto para carpetas principales como para subcarpetas. La clave está en elegir dónde la quieres situar antes de iniciar el proceso —puedes crear tantos niveles como necesites para adaptar tu organización.
Personalizar y gestionar las carpetas
Una vez tengas tus carpetas creadas, Outlook te da un montón de opciones para gestionarlas según cambien tus necesidades. Veamos las operaciones más habituales y cómo realizarlas:
Cambiar el nombre de una carpeta
- Navega hasta la carpeta que deseas renombrar en el panel lateral.
- Haz clic derecho sobre ella y escoge “Cambiar nombre”.
- Introduce el nuevo nombre y confirma con Enter.
Ten en cuenta que las carpetas predeterminadas (como Bandeja de entrada, Elementos enviados, Correo no deseado) no pueden cambiar su nombre ni ser eliminadas.
Mover carpetas y reorganizar el panel
Outlook permite que reubiques las carpetas que creas. Puedes reorganizar el panel de carpetas arrastrando y soltando cada una en la posición que prefieras. ¿Qué tener en cuenta?
- Las carpetas estándar (como los elementos enviados o eliminados) tienen posiciones fijas y no se pueden reordenar o mover.
- Las carpetas creadas por ti pueden moverse libremente, incluso creando estructuras jerárquicas (subcarpetas dentro de carpetas principales).
- En la vista “Favoritos” puedes añadir las carpetas que más utilizas, simplemente haciendo clic derecho en la carpeta y seleccionando “Agregar a Favoritos”. Esto las sitúa en la parte superior para un acceso rápido.
Ordenar carpetas alfabéticamente
Si has reordenado el panel de carpetas pero quieres devolverlas al orden alfabético, Outlook permite hacerlo de manera automática:
- En el menú superior ve a la pestaña “Ver”.
- Selecciona “Ordenar carpetas” y luego “Ordenar carpetas de la A a la Z”.
Esto puede ayudarte cuando el panel de carpetas crece y quieres encontrarlo todo fácilmente.
Eliminar carpetas y subcarpetas
- Haz clic derecho sobre la carpeta (o subcarpeta) que quieras borrar.
- Selecciona “Eliminar carpeta”.
- Confirma la eliminación. El contenido de la carpeta también se moverá a Elementos eliminados.
Insistimos: las carpetas predeterminadas no pueden eliminarse. Si necesitas limpiar espacio, elimina el contenido de dichas carpetas, pero no la carpeta en sí.
¿Qué hago si no veo alguna carpeta?
En ocasiones puede ocurrir que el panel de carpetas de Outlook no muestre todas tus carpetas, ya sea por un problema de visualización o por una configuración activada accidentalmente. Algunas formas sencillas de resolverlo:
- Cierra sesión en Outlook.com o Outlook Web, borra la caché del navegador y vuelve a iniciar sesión.
- Cierra todas las pestañas y ventanas del navegador para asegurarte de que no hay conflictos de sesiones abiertas.
- Asegúrate de que el panel de carpetas está expandido. Ve a “Ver” > “Panel de carpetas” > “Normal” y revisa que no esté minimizado.
- En la propia ventana de Outlook, pulsa la flechita lateral para expandir el panel de carpetas si está oculto.
Cómo mover correos electrónicos entre carpetas
A la hora de mantener tus carpetas ordenadas, es tan importante crearlas como mover los mensajes correctamente. Existen varias maneras de mover correos entre carpetas en Outlook:
- Arrastrar y soltar: Selecciona el mensaje, arrástralo hasta la carpeta deseada y suéltalo allí.
- Menú contextual: Selecciona uno o varios correos, haz clic derecho y usa la opción “Mover a carpeta”, elige la carpeta de destino.
- Comandos de la barra superior: Con el mensaje seleccionado, haz clic en “Mover a” y elige la carpeta o busca el destino con el buscador integrado.
El proceso es exactamente igual para mensajes individuales o grupos de mensajes. Utiliza el método que te resulte más cómodo según el dispositivo o la versión de Outlook que uses.
Añadir y gestionar carpetas en Favoritos
Si tienes carpetas que consultas constantemente o que son claves en tu día a día, añadirlas a Favoritos te ahorra mucho tiempo. Esta sección aparece en la parte superior del panel de carpetas:
- Haz clic derecho sobre la carpeta y elige “Agregar a Favoritos”.
- Para quitarla de Favoritos, haz clic derecho y selecciona “Quitar de Favoritos”.
- En Favoritos puedes reordenar las carpetas como prefieras, para que las más importantes estén siempre a mano.
Eliminar mensajes y vaciar la papelera
Cuando eliminas un mensaje o una carpeta, estos se trasladan automáticamente a “Elementos eliminados”. Puedes borrarlos manualmente de manera definitiva o configurar Outlook para que vacíe la papelera al cerrar sesión:
- Accede a las opciones de configuración (“Configuración” > “Administración de mensajes” > “Correo”).
- Marca la casilla “Vaciar la carpeta de Elementos eliminados al cerrar sesión”.
- No olvides hacer clic en “Guardar” para aplicar el cambio.
¿Necesitas restaurar algún mensaje? Outlook ofrece opciones para recuperar elementos eliminados de tu papelera, salvo que los hayas eliminado de manera permanente.
Automatiza la organización con reglas y comandos
Uno de los puntos fuertes de Outlook frente a otros gestores de correo es la posibilidad de automatizar la clasificación de los mensajes según criterios que definas. Esto se consigue mediante reglas y comandos rápidos:
Crear reglas para mover automáticamente mensajes
- En la bandeja de entrada, selecciona un mensaje del remitente o con las características que quieras automatizar.
- Haz clic en el menú de opciones (normalmente “…” o en la barra de comandos superior) y selecciona “Crear regla”.
- Aparecerá un cuadro de diálogo donde puedes definir las condiciones: remitente, asunto, destinatario, etc.
- Elige la carpeta a la que quieres que se muevan automáticamente esos mensajes.
- Puedes configurar más acciones avanzadas seleccionando “Más opciones”.
- Guarda la regla y Outlook hará el trabajo de clasificar por ti a partir de ese momento.
Comandos rápidos para limpiar y mover mensajes
- Limpiar: Permite eliminar rápidamente todos los correos de un remitente, conservar solo los mensajes más recientes o eliminar automáticamente los más antiguos.
- Mover a: Te ayuda a transferir mensajes seleccionados a la carpeta que prefieras sin necesidad de arrastrar uno a uno.
Estos comandos aparecen en la barra superior de Outlook.com al seleccionar cualquier mensaje. Con ellos puedes ahorrar mucho tiempo en la limpieza y organización de la bandeja de entrada.
Consejos para una organización eficiente de las carpetas
La funcionalidad de Outlook es amplia, pero la clave está en encontrar un sistema que realmente te ayude en tu día a día. Aquí van algunos consejos prácticos:
- Pon las carpetas clave en la parte superior para un acceso más rápido —agrégalas a Favoritos.
- Agrupa carpetas por temática o tipo de contenido: proyectos, clientes, asuntos personales, etc. Esto facilita búsquedas rápidas.
- Revisa y actualiza la estructura de carpetas cada cierto tiempo. El trabajo y la vida cambian, y tu correo debe reflejar esa evolución.
- No abuses de las subcarpetas: demasiados niveles pueden acabar complicando la gestión en vez de simplificarla.
Recuerda que el objetivo es tener una visión clara y recuperar la información sin perder tiempo. No dudes en experimentar hasta encontrar el sistema que más te convenga.
Soluciones rápidas a problemas frecuentes
Si alguna vez te encuentras con que faltan carpetas, no puedes cambiar el orden o no encuentras mensajes, aquí tienes algunas recomendaciones:
- Verifica que el panel de carpetas no está minimizado o colapsado.
- Cierra sesión, borra la caché del navegador y vuelve a entrar.
- Para Outlook clásico, revisa la configuración bajo la pestaña “Ver”.
- Si una carpeta ha desaparecido, revisa que no se haya movido accidentalmente dentro de otra carpeta.
Cómo mover correos electrónicos entre carpetas
A la hora de mantener tus carpetas ordenadas, es tan importante crearlas como mover los mensajes correctamente. Existen varias maneras de mover correos entre carpetas en Outlook:
- Arrastrar y soltar: Selecciona el mensaje, arrástralo hasta la carpeta deseada y suéltalo allí.
- Menú contextual: Selecciona uno o varios correos, haz clic derecho y usa la opción “Mover a carpeta”, elige la carpeta de destino.
- Comandos de la barra superior: Con el mensaje seleccionado, haz clic en “Mover a” y elige la carpeta o busca el destino con el buscador integrado.
El proceso es exactamente igual para mensajes individuales o grupos de mensajes. Utiliza el método que te resulte más cómodo según el dispositivo o la versión de Outlook que uses.
Añadir y gestionar carpetas en Favoritos
Si tienes carpetas que consultas constantemente o que son claves en tu día a día, añadirlas a Favoritos te ahorra mucho tiempo. Esta sección aparece en la parte superior del panel de carpetas:
- Haz clic derecho sobre la carpeta y elige “Agregar a Favoritos”.
- Para quitarla de Favoritos, haz clic derecho y selecciona “Quitar de Favoritos”.
- En Favoritos puedes reordenar las carpetas como prefieras, para que las más importantes estén siempre a mano.
Eliminar mensajes y vaciar la papelera
Cuando eliminas un mensaje o una carpeta, estos se trasladan automáticamente a “Elementos eliminados”. Puedes borrarlos manualmente de manera definitiva o configurar Outlook para que vacíe la papelera al cerrar sesión:
- Accede a las opciones de configuración (“Configuración” > “Administración de mensajes” > “Correo”).
- Marca la casilla “Vaciar la carpeta de Elementos eliminados al cerrar sesión”.
- No olvides hacer clic en “Guardar” para aplicar el cambio.
¿Necesitas restaurar algún mensaje? Outlook ofrece opciones para recuperar elementos eliminados de tu papelera, salvo que los hayas eliminado de manera permanente.
Automatiza la organización con reglas y comandos
Uno de los puntos fuertes de Outlook frente a otros gestores de correo es la posibilidad de automatizar la clasificación de los mensajes según criterios que definas. Esto se consigue mediante reglas y comandos rápidos:
Crear reglas para mover automáticamente mensajes
- En la bandeja de entrada, selecciona un mensaje del remitente o con las características que quieras automatizar.
- Haz clic en el menú de opciones (normalmente “…” o en la barra de comandos superior) y selecciona “Crear regla”.
- Aparecerá un cuadro de diálogo donde puedes definir las condiciones: remitente, asunto, destinatario, etc.
- Elige la carpeta a la que quieres que se muevan automáticamente esos mensajes.
- Puedes configurar más acciones avanzadas seleccionando “Más opciones”.
- Guarda la regla y Outlook hará el trabajo de clasificar por ti a partir de ese momento.
Comandos rápidos para limpiar y mover mensajes
- Limpiar: Permite eliminar rápidamente todos los correos de un remitente, conservar solo los mensajes más recientes o eliminar automáticamente los más antiguos.
- Mover a: Te ayuda a transferir mensajes seleccionados a la carpeta que prefieras sin necesidad de arrastrar uno a uno.
Estos comandos aparecen en la barra superior de Outlook.com al seleccionar cualquier mensaje. Con ellos puedes ahorrar mucho tiempo en la limpieza y organización de la bandeja de entrada.
Consejos para una organización eficiente de las carpetas
La funcionalidad de Outlook es amplia, pero la clave está en encontrar un sistema que realmente te ayude en tu día a día. Aquí van algunos consejos prácticos:
- Pon las carpetas clave en la parte superior para un acceso más rápido —agrégalas a Favoritos.
- Agrupa carpetas por temática o tipo de contenido: proyectos, clientes, asuntos personales, etc. Esto facilita búsquedas rápidas.
- Revisa y actualiza la estructura de carpetas cada cierto tiempo. El trabajo y la vida cambian, y tu correo debe reflejar esa evolución.
- No abuses de las subcarpetas: demasiados niveles pueden acabar complicando la gestión en vez de simplificarla.
Recuerda que el objetivo es tener una visión clara y recuperar la información sin perder tiempo. No dudes en experimentar hasta encontrar el sistema que más te convenga.
Redactor apasionado del mundo de los bytes y la tecnología en general. Me encanta compartir mis conocimientos a través de la escritura, y eso es lo que haré en este blog, mostrarte todo lo más interesante sobre gadgets, software, hardware, tendencias tecnológicas, y más. Mi objetivo es ayudarte a navegar por el mundo digital de forma sencilla y entretenida.