Filtrado y clasificación de datos en Access: Guía detallada y ejemplos prácticos

Filtrar y clasificar datos en Access es uno de los pilares básicos para gestionar y extraer valor de cualquier base de datos relacional. Si tienes cientos o miles de registros, encontrar la información relevante puede convertirse en una tarea complicada si no dominas bien las herramientas de filtrado y ordenación que ofrece Microsoft Access.

En este artículo te explico, con todo lujo de detalles, cómo puedes filtrar y ordenar tus datos, combinando todas las opciones básicas y avanzadas que existen en Access. Ya seas principiante o tengas experiencia, tras leer este contenido tendrás una idea clara de cómo personalizar vistas, consultas e informes para mostrar únicamente la información que necesitas de cada tabla, formulario o reporte.

¿Por qué es tan importante filtrar y ordenar en Access?

Access está diseñado para trabajar con grandes volúmenes de información, donde la visualización rápida y la búsqueda eficiente se hacen esenciales. Si alguna vez te has visto perdido buscando un registro concreto, ya sabes lo que significa no saber aprovechar los filtros. Los filtros y la ordenación actúan como una lupa y una regla: te permiten centrarte y estructurar los datos, escondiendo lo que no necesitas temporalmente y ayudando a detectar patrones y tendencias.

La combinación de ambos procesos facilita el análisis, la presentación profesional de informes y la toma de decisiones informadas. Un registro bien filtrado y ordenado es mucho más fácil de comprender, compartir y utilizar como base para nuevas consultas o informes.

Conceptos fundamentales: Qué es filtrar y clasificar datos en Access

Antes de pasar a la práctica, conviene dejar claros los términos:

• Filtrar significa mostrar en pantalla solo los registros que cumplen uno o varios criterios, ocultando el resto de manera temporal y no destructiva.
• Ordenar consiste en reestructurar la disposición de los registros según el valor de uno o más campos, ya sea de manera ascendente o descendente.

Ambas acciones no modifican físicamente los datos guardados en la tabla, solo cambian cómo se presentan en tu vista de trabajo.

¿Dónde se pueden aplicar filtros y ordenaciones en Access?

Prácticamente en cualquier objeto de Access: tablas, consultas, formularios e informes permiten filtrar y/o ordenar los datos. Dependiendo del objeto, algunas funciones están más accesibles o presentan opciones de personalización distintas. Por ejemplo:

• Tablas: ideales para un filtrado rápido de datos en bruto.
• Consultas: el filtrado puede formar parte de la propia consulta (criterios en la fila de diseño).
• Formularios: muy cómodo para filtrar visualmente o por formulario, pensado para el usuario final.
• Informes: permiten aplicar filtros en vista previa antes de imprimir o exportar.

Diferentes tipos de filtros que ofrece Access

Access integra varios mecanismos de filtrado para adaptarse a distintos escenarios y niveles de experiencia. Selecciona el tipo de filtro más adecuado en función de la complejidad de lo que buscas:

Filtros comunes

Son los más rápidos y directos, ya que Access te ofrece opciones preestablecidas según el tipo de datos de la columna. No necesitas escribir criterios ni fórmulas. Simplemente:

• Haz clic en la flecha desplegable del encabezado de la columna o campo a filtrar.
• Puedes marcar/desmarcar elementos concretos, filtrar por rangos o por condiciones específicas como ‘es igual a’, ‘contiene’, ‘empieza por’, ‘mayor que’, etc.
• Para campos de fecha encontrarás filtros por periodos, meses, entre fechas, hoy, ayer, la semana pasada, etc.
• Si seleccionas «(Espacios en blanco)», filtras los registros vacíos o nulos en ese campo.

Este método es ideal para revisiones rápidas o cuando sólo necesitas filtrar por un criterio sencillo.

Filtro por selección

Permite filtrar en función de un valor concreto simplemente seleccionándolo en la celda. Por ejemplo, si haces clic en un nombre concreto y eliges ‘Filtrar por selección’, Access ocultará todos los registros salvo los que tengan ese valor exacto en ese campo. Puedes:

• Seleccionar una palabra, parte del texto, una fecha o un número, y filtrar por lo seleccionado (principio, fin, contiene, etc.).
• Combinar varios filtros por selección en diferentes campos para refinar aún más el resultado.
• Para eliminar el filtro, solo tienes que pulsar en ‘Alternar filtro’ o en ‘Borrar todos los filtros’ desde la pestaña de inicio, grupo ordenar y filtrar.

Filtro por formulario

Este tipo de filtro es especialmente potente para buscar registros que cumplan varios criterios en diferentes campos. Access genera una versión en blanco del formulario o de la hoja de datos, donde puedes rellenar los campos con los valores que quieres buscar (puedes dejar algunos vacíos y rellenar solo los necesarios). Es ideal para búsquedas complejas del tipo:

• Todas las personas cuya ciudad sea «Madrid» y cuyo puesto sea «Gerente».
• Puedes hacer búsquedas alternativas usando la pestaña ‘O’, es decir, mostrar registros que cumplan uno u otro conjunto de criterios (por ejemplo: País = ‘España’ O País = ‘Francia’).
• Como en el resto de modos, quitar el filtro es tan sencillo como volver a pulsar ‘Alternar filtro’.

Filtro avanzado

El modo avanzado es lo más parecido a diseñar una consulta, permitiendo expresar condiciones complejas y personalizadas en la cuadrícula de diseño. Es recomendable si tienes experiencia con expresiones y criterios:

• Accede a la opción ‘Filtro u ordenación avanzada’ dentro del grupo ‘Ordenar y filtrar’.
• Añade los campos que quieras filtrar a la cuadrícula y especifica criterios en la fila ‘Criterios’ (puedes usar operadores lógicos, funciones, expresiones como en las consultas).
• Utiliza la fila ‘O’ si quieres establecer criterios alternativos.
• Puedes cargar criterios de una consulta previa o guardar este filtro como una nueva consulta para usarlo en el futuro.

Aplicando filtros paso a paso según el tipo de objeto

Filtrar en tablas

Supongamos que tienes una tabla de empleados y quieres ver solo los que tienen un salario superior a 50.000 euros:

1. Abre la tabla en vista Hoja de datos.
2. Haz clic en la flecha del encabezado de la columna ‘Salario’.
3. Elige ‘Filtros de número’ y selecciona ‘Mayor que’, introduce 50000.
4. Access mostrará únicamente los empleados que cumplan esa condición.

Puedes combinar filtros en otras columnas, por ejemplo: departamento = ‘Ventas’ Y salario > 50000, usando el filtro por formulario.

Filtrar en consultas

Las consultas permiten incorporar criterios directamente en la fila de diseño, de modo que cada vez que ejecutes la consulta, Access muestre solo los datos filtrados. Por ejemplo, para ver ventas superiores a 1000 euros:

1. Abre la consulta en vista de diseño.
2. En la fila ‘Criterios’ bajo el campo ‘Monto’, escribe «>1000».
3. Ejecuta la consulta para obtener únicamente los resultados que encajan.

Puedes combinar varios criterios usando ‘Y’ u ‘O’ para afinar más.

Filtrar datos en formularios

Los formularios están pensados para una experiencia de usuario intuitiva. Filtrar desde aquí es tan fácil como hacer clic en el dato que te interesa y aplicar el filtro o usar el filtro por formulario para búsquedas avanzadas.

Filtros en informes

Si tienes un informe (por ejemplo, una lista de empleados), puedes filtrar desde la propia vista de informe antes de imprimirlo:

1. Haz clic con el botón derecho sobre el dato (por ejemplo, apellido) y selecciona ‘Filtros de texto > Comienza por’.
2. Introduce la letra o texto y acepta.

Puedes imprimir el informe filtrando solo la parte de los datos que te interese en ese momento. Para guardar el filtro como consulta y reutilizarlo, utiliza la función de ‘Filtro u ordenación avanzada’ dentro de la cinta de opciones.

Cómo quitar o volver a aplicar filtros

Quitar un filtro es inmediato: basta pulsar el botón ‘Alternar filtro’ en la barra superior. Esto elimina el filtro temporalmente pero lo deja guardado, de modo que puedes reactivarlo con otro clic. Si decides borrar el filtro (usando ‘Borrar todos los filtros’), Access olvida la selección y tendrás que volver a aplicarla si la necesitas para futuras sesiones.

Guardando filtros para reutilizarlos

Access recuerda los filtros activos al cerrar las tablas, formularios o informes, de modo que puedes volver a aplicar el mismo filtro automáticamente en la siguiente sesión.

• Para asegurarte de que un filtro se aplique siempre al abrir un objeto, ve a la hoja de propiedades y activa la opción ‘FilterOnLoad’.
• Aprende más sobre consultas avanzadas en Access para filtrar y clasificar datos.

Ejemplos prácticos de filtrado en Access

Filtrado simple

Si tienes una tabla de pedidos y quieres ver solo los realizados el último mes:

1. Filtra la columna ‘Fecha de pedido’ seleccionando el mes correspondiente en los filtros de fecha.

Filtrado compuesto o personalizado

Ver solo empleados con salario mayor de 50.000 euros y que trabajen en ventas:

• Aplica el filtro compuesto desde el menú avanzado: salario > 50000 Y departamento = ‘Ventas’.

O, si lo prefieres, usa el rellenando ambos campos con los valores deseados.

Filtrar en informes para impresión

Filtra un informe para mostrar solo clientes de una ciudad concreta:

• Abre el informe en vista de impresión, haz clic en el campo ciudad y utiliza el filtro de texto ‘Igual a’ o ‘Contiene’.

Imprime o exporta el informe filtrado según la necesidad del momento.

Ordenación de datos en Access

Ordenar datos es igual de importante para la presentación y comprensión, tanto en tablas como en consultas o informes.

Ordenar en tablas

1. Abre la tabla en vista Hoja de datos.
2. Haz clic en el encabezado de la columna que quieras ordenar.
3. Pulsa sobre el icono de orden ascendente (A-Z) o descendente (Z-A).

Puedes ordenar por varias columnas, aunque la principal será la seleccionada en primer lugar.

Ordenar en consultas

En la vista de diseño, en la fila de ‘Orden’, selecciona si quieres la ordenación ascendente o descendente por uno o varios campos.

Por ejemplo: Ordena primero por nombre de producto (ascendente) y luego por fecha (descendente), para analizar ventas recientes de cada producto.

Ordenar en informes

Accede a las opciones de ordenación desde las propiedades del informe o utiliza la vista de diseño para especificar los criterios de ordenación multi-campo.

Combinando filtros y ordenaciones para análisis avanzado

La verdadera potencia de Access está en combinar filtrado y ordenación, consiguiendo vistas personalizadas que te permiten descubrir tendencias o analizar el negocio en profundidad.

• Filtra primero los datos clave para limitar la vista, por ejemplo, ventas de más de 2000 euros.
• Ordena después por fecha, por empleado, por producto, o por cualquier otro campo relevante.
• Puedes guardar esta configuración como una consulta para reutilizarla cuando lo necesites.

Persistencia y reutilización de configuraciones

Muchos usuarios desconocen que Access permite guardar la configuración de filtros y ordenación, asignarle un nombre y acceder directamente a esa vista personalizada en futuras sesiones. Aprovecha esta función para analizar siempre los datos clave sin volver a configurar todo desde cero.

Filtros y ordenación en formularios y su experiencia de usuario

En los formularios puedes aplicar filtros desde la propia interfaz, con menús intuitivos o campos de búsqueda directa.

• Selecciona el campo o valor y filtra desde el menú contextual.
• Usa filtro por formulario si necesitas combinar criterios en varios campos.
• Las opciones pueden estar en la barra de herramientas, cintas de acceso rápido o menús específicos del propio formulario.

Ejercicios y casos prácticos para dominar el filtrado y la clasificación

Para que termines de entender la versatilidad de Access, aquí tienes algunos ejercicios y estudios de caso para practicar:

Ejercicios interactivos

• Inventario de tienda: Filtra los productos cuyo stock esté por debajo de 10 y ordénalos por precio descendiente.
• Gestión de proyectos: Muestra solo las tareas pendientes y ordénalas por fecha de vencimiento ascendente.
• Seguimiento de clientes: Filtra clientes cuya última compra haya sido hace más de tres meses y ordénalos por estado de membresía.

Casos de estudio

• RRHH: Filtra empleados del departamento de ventas y ordénalos por salario descendente.
• Análisis de ventas: Filtra solo las ventas del último trimestre y ordénalas por cantidad descendente.
• Investigación académica: Filtra proyectos en curso y ordénalos por fecha de inicio.

Consejos avanzados y mejores prácticas para grandes volúmenes de datos

Si tu base de datos empieza a crecer y los filtros o las ordenaciones tardan, toma nota de estas recomendaciones:

• Índices bien configurados: Indexa las columnas que filtrarán y ordenarán con más frecuencia para acelerar las búsquedas.
• Aplica primero el filtro y después la ordenación: Procesar menos registros es siempre más rápido.
• Evita filtros excesivamente complejos en una sola consulta. Divide en consultas más sencillas y júntalas después si es necesario.
• Selecciona solo las columnas que necesitas mostrar; evita el ‘seleccionar todo’ para mejorar la eficiencia.
• Desactiva la actualización automática en la vista de diseño para consultas muy complejas y trabaja con una muestra.
• Si manejas muchos datos, considera dividir la información en varias tablas relacionadas.

Características adicionales de los filtros en Access

No olvides que Access te muestra si hay algún filtro activo mediante un icono de embudo en la cabecera de la columna y en la barra de navegación de registros.

Si dejas el cursor sobre el encabezado de un campo filtrado, verás un tooltip con los criterios del filtro actualmente aplicados, útil para recordar rápidamente las condiciones sin necesidad de revisar toda la configuración.