¿Cuándo es el mejor momento para llevar los registros financieros? Aquí tienes una guía rápida

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¿Te has preguntado alguna vez cuánto tiempo se tarda en llevar los registros financieros? ¿Y los extractos bancarios? ¿Cuántos registros podrían considerarse un lío inútil? En caso de nuevos errores, ¿qué registros serán los más cruciales? ¿Qué registros debes conservar y cuáles debes eliminar?

Aquí tienes información sobre el tiempo que debes conservar los distintos tipos de registros financieros. Debes conservar los registros que no puedas tirar.

Registros financieros que debes conservar para siempre/permanentemente

Hay algunos documentos financieros que deberías conservar para siempre «por si acaso» se necesitan. Son documentos esenciales y puedes necesitarlos por diversos motivos. Puede que no necesites algunos documentos con tanta frecuencia.

Sea cual sea el objetivo, es esencial llevar un buen registro. También es importante que digas a tus familiares dónde guardas estos documentos en caso de que quedes incapacitado o les preceda la muerte.

Debes guardar estos documentos en un lugar seguro, preferiblemente en una caja fuerte o ignífuga. También hay sobres ignífugos o impermeables a menor coste. Pero estas opciones son menos eficaces que tener una bolsa ignífuga/impermeable Caja fuerte ignífuga

Algunos de los documentos más importantes son los que deben conservarse para siempre, «por si acaso».

Récords de todos los tiempos

Aquí tienes una lista que te ayudará a mantener los registros para siempre.

Certificados de nacimiento/documentos de adopción

Suelen ser necesarios para los trabajos, la matrícula escolar, el permiso de conducir, las prestaciones, los seguros complementarios, etc.

Certificados de defunción

Suelen ser necesarios para cerrar, cancelar o transferir cuentas. También necesitarás esta información para completar las pólizas de seguro de vida y las pensiones.

Certificado de matrimonio

Suele ser necesario para el estado de la Administración de la Seguridad Social o el cambio de nombre, el cambio de nombre del carné de conducir y las hipotecas.

Testamentos

Esto es necesario en el momento del fallecimiento para designar los bienes, derechos y reclamaciones del fallecido. Además, el registro ayuda a identificar errores en el sistema de archivo de un funcionario o la falta de archivo.

Registro de pagos de hipotecas sobre terrenos y viviendas.

Documentos como las escrituras o fideicomisos y los pagarés pueden ser muy importantes. Especialmente en caso de errores administrativos por parte de la oficina hipotecaria, la oficina del abogado o la oficina del registrador del condado, al transferir o vender una vivienda o propiedad.

Declaraciones de aportaciones a la cuenta individual de jubilación (IRA) para demostrar que has pagado los impuestos

Estos documentos son necesarios para evitar posibles sanciones fiscales si te equivocas o presentas la declaración incorrectamente.

Estos documentos son importantes

Guarda estos documentos en un lugar seguro, ya que son la prueba de ciertos acontecimientos y transacciones inmobiliarias.

Muchos de estos documentos también pueden presentarse ante el Oficina del Registrador de Actos Se encuentra en el mismo condado en el que se encuentra la propiedad, o en el lugar en el que ocurrió el suceso. Es importante conservar estos registros, sobre todo si se cometieron errores al presentarlos o si no se presentaron.

Puedes acceder a los documentos necesarios para presentarlos en tu registro local en línea. Algunos documentos, como los registros vitales, sólo pueden ser obtenidos en persona por una persona autorizada.

Para las cosas que ocurren activamente, hay que llevar registros financieros

Si tienes contratos, préstamos u otras obligaciones/contribuciones financieras que están activas, querrás conservar esos registros indefinidamente.

He aquí algunos ejemplos:

• Documentos del seguro
• Contratos
• Contribuciones a la pensión
• Registros de acciones/capital
• Declaraciones de intermediación
• Mejoras caseras de bricolaje
• Registros de impuestos sobre la propiedad
• Pagos continuos de la deuda
• Registro de artículos con garantías activas
• Registro de los artículos que se han devuelto dentro del periodo de devolución

Ten estos documentos a mano por si los necesitas. Pueden surgir muchos problemas en los próximos años y estos documentos te serán de gran ayuda.

Ha habido casos en los que los problemas de propiedad no se descubrieron hasta décadas después. Por lo tanto, es importante conservar estos documentos indefinidamente.

¿Cuándo debes guardar tus declaraciones de la renta y otros documentos?

Algunos documentos ya no es necesario conservarlos después de siete años. Esto es especialmente cierto en el caso de elementos como las deudas que se han pagado. Esto se debe a que 7 años es el periodo más común durante el cual se pueden impugnar estos artículos.

Puedes conservarlos todo el tiempo que quieras. Están disponibles los siguientes tipos de registros:

• Declaraciones de impuestos
• Registros relacionados con los impuestos, por ejemplo, pensiones alimenticias, contribuciones benéficas y otros registros relacionados con los impuestos

Directrices del IRS para conservar tus declaraciones de impuestos

También es importante tener en cuenta los siguientes puntos Directrices del IRS Tenlo en cuenta cuando prepares tu declaración de la renta

Devoluciones o créditos fiscales

Conserva todos los registros durante al menos 3 años después de la fecha de presentación original. También puedes conservar los registros durante 2 años después del pago del impuesto. La fecha más tardía si solicitas la devolución o el crédito es el día siguiente a la presentación de la declaración de la renta.

Reclamaciones por pérdidas

Si quieres reclamar una pérdida por valores sin valor, o una deducción por deudas incobrables, conserva los registros durante siete años.

Ingresos no declarados

Conserva los registros durante al menos 6 años en caso de que no declares ningún ingreso.

No hay declaración de la renta

Si no presentas la declaración de la renta, conserva tus registros el mayor tiempo posible.

Informes fraudulentos

Si tienes que hacer informes fraudulentos, guarda tus registros.

Registro de impuestos sobre el empleo

Debes conservar los registros del impuesto sobre el trabajo durante un máximo de 4 años a partir de la fecha en que el impuesto sea exigible o se pague.

Al menos 3 años de registros financieros

Algunos registros no necesitan conservarse durante más tiempo, pero aun así debes conservarlos. Para demostrar el pago, la resolución o la notificación de una reclamación, muchos de estos documentos deben conservarse durante al menos 3 años.

• Anulación de las pólizas de seguro
• Registros de Venta de Propiedades, Inversiones e Inmuebles
• Desde el último pago por el tratamiento, facturas médicas pagadas
• Todos los documentos que necesitas para declarar los impuestos sobre las plusvalías o para justificar tus deducciones en la declaración de la renta

Todos los siniestros abiertos en pólizas anteriores deben conservarse durante tres años después de la resolución del siniestro.

¿Cuánto tiempo debes conservar tus extractos bancarios?

Extractos bancarios Los registros financieros que debes conservar durante al menos un año entran en la categoría de registros financieros. Tus extractos bancarios son un registro de todas tus transacciones, y deben conservarse durante al menos un año.

Estos serán los documentos más comunes. Los necesitarás para probar o impugnar transacciones.

También debes conservar los siguientes documentos de la declaración:

• Cheques cancelados
• Registros de cheques de nómina
• Registros fiables para facturar los pagos

Nota : Estos documentos serán necesarios para deducir los impuestos. Necesitarás que se queden más tiempo.

Muchas empresas ofrecen servicios en línea, como nóminas electrónicas, pago de facturas y servicios bancarios. Debes encriptar todos los archivos o documentos que guardes utilizando estos servicios.

También son necesarias medidas de seguridad comunes. Un ordenador y un dispositivo con la última protección contra el malware es un ejemplo Es importante cambiar tu contraseña regularmenteUtiliza dispositivos con los que no te sientas cómodo.

¿Cuándo deben conservarse los registros de la empresa?

Tu empresa puede tener normas diferentes para conservar los documentos. Habrá muchos registros porque la mayoría de las empresas tratan con muchas personas y tienen muchas partes móviles. Además, los requisitos de conservación de registros de la empresa suelen ser más estrictos.

Algunos registros tratan directamente con la empresa, otros con los clientes y los empleados. Otros se ocupan de los clientes Servicio de Impuestos Internos.

¿Cuánto tiempo se tarda en almacenar los distintos tipos de documentos?

He aquí algunos documentos que las empresas deben conservar, junto con una sugerencia sobre el tiempo que deben guardarse.

Impuesto sobre la renta

Estos registros deben conservarse durante seis años. Consérvalos durante siete años si tienes deducciones por pérdidas de crédito, cheques sin fondos u otros motivos.

Registros de impuestos y pagos de los empleados

Los registros deben conservarse durante cuatro años después de la fecha de pago o de vencimiento.

Registros de compensación de los trabajadores

Los registros deben conservarse durante al menos 10 años.

Costes y gastos de explotación de la empresa

Muchos de estos gastos deben considerarse documentación justificativa a efectos fiscales. Todo lo que se considere documentación justificativa debe conservarse durante tres años, a menos que Hacienda tenga otras directrices.

Si la compañía de seguros lo exige, la documentación relacionada con la cobertura de la póliza de seguro debe conservarse durante más tiempo. Si la cobertura es superior a 3 años, la documentación no debe destruirse.

Extractos bancarios para empresas

Estos deben conservarse durante siete años. Se recomienda llevar un registro detallado de cada año para reducir el papeleo asociado a las declaraciones mensuales.

Nota: A efectos fiscales, debes seguir las directrices del IRS. Puedes consultar el sitio web oficial de la Agencia Tributaria o ver más arriba.

Puntos clave del IRS sobre los registros financieros

La Agencia Tributaria menciona específicamente dos puntos, tanto para los particulares como para las empresas. No es obligatorio, pero es posible.

• Si no declaras los ingresos que tienes que declarar durante seis años, haz un seguimiento.
• No has presentado la declaración de la renta Si no presentas la declaración de la renta, conserva tus registros el mayor tiempo posible.
• ¿Has caído en el fraude fiscal? Si tienes que presentar declaraciones fraudulentas, guarda tus registros.

Hoy en día, muchas empresas utilizan la tecnología para gestionar sus servicios financieros y de facturación. Para evitar el fraude y la usurpación de identidad, es crucial que estos servicios se utilicen para la facturación y los fines financieros.

Se te puede aconsejar que ahorres todo tu dinero para tu negocio. Esta es una opción si puedes permitirte un almacenamiento ilimitado, digital o físico, y si eres muy organizado.

Guárdalo, aunque no estés seguro de si merece la pena conservar algo.

Entonces, ¿dónde guardas tus documentos financieros y otra información?

Escanear y encriptar tus documentos es el método más seguro. Estos documentos pueden almacenarse localmente en un disco duro con una copia de seguridad encriptada en la nube.

Algunos bancos ofrecen cajas fuertes virtuales, que te permiten almacenar documentos digitales sin tener que instalarlos tú mismo. Estas cajas te permiten subir tus documentos de forma segura, y muchas son gratuitas si no superan ciertos tamaños de almacenamiento.

Puede que las copias digitales no sean para ti. También puedes guardar copias en papel de forma segura en una caja fuerte. Debe ser a la vez resistente al agua y al fuego. También puedes guardarlos en un contenedor de depósito seguro en tu banco.

Aquí están nuestras mejores opciones de cajas fuertes:

• Il SentrySafe ofrece una caja fuerte ignífuga. El cierre con llave plana impide que la tapa se abra durante un incendio y viene con dos llaves. Esta caja se puede utilizar para guardar archivos colgantes de tamaño carta.Se compra por separadoPara guardar fácilmente los pasaportes y las tarjetas de la seguridad social, así como los certificados de nacimiento, utiliza la siguiente dirección:

• Il Caja fuerte de seguridad AmazonBasics. Tiene una capacidad de 0,5 pies cúbicos. Puedes guardar de forma segura muchos objetos, como documentos legales y financieros. Los pasaportes, las joyas, el dinero en efectivo y otros objetos de valor son fácilmente accesibles.

Es importante tener en cuenta lo siguiente Testamento vital Una caja fuerte no debe contener documentos que suelen necesitarse rápidamente o en caso de emergencia.

Puedes, por ejemplo, acceder a los documentos que contienen la última voluntad de una persona. El acceso a estos documentos suele estar limitado al horario de apertura del banco. Normalmente sólo pueden acceder a ellas las personas autorizadas.

¿Qué documentos hay que destruir?

Esta lista te ayudará a decidir qué documentos deben ser destruidos.

1. Envío de ofertas de tarjetas de crédito Sólo tú puedes obtener crédito por ti mismo.
2. Los cheques pueden ser cancelados o anulados. Los cheques tendrán tu número de cuenta y la información de la ruta.
3. Tarjetas de crédito caducadas. Todavía contiene información codificada.
4. Nóminas del pasado. Esta información puede solicitarse a tu empleador.

Es importante recordar que si decides no conservar un archivo financiero o personal, es conveniente destruirlo para evitar el robo de identidad.

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Un buen historial financiero puede ayudarte a evitar mucho estrés

Llevar un registro financiero es esencial para garantizar que tienes una imagen completa de tus finanzas. También puedes protegerte del robo de identidad llevando un registro de todo.

Si te quedas discapacitado, asegúrate de que los familiares que los necesiten sepan cómo localizarlos. Es importante asegurarse de que la persona que tendrá que pagar las facturas y encontrar los documentos pueda acceder a ellos fácilmente.

Recuerda, si no estás seguro de que debes conservar algo, consérvalo. Es mucho mejor conservar algo que tirarlo.