Cómo crear fórmulas condicionales en Excel: Guía completa con ejemplos, trucos y aplicaciones

Dominar las fórmulas condicionales en Excel es, hoy por hoy, una habilidad imprescindible tanto para quienes trabajan con datos a diario como para aquellos que quieren elevar su nivel de organización y productividad en cualquier ámbito. Seguramente te has encontrado alguna vez frente a la necesidad de sumar solo ciertos valores, contar registros que cumplen una condición concreta, o destacar una información automáticamente en una hoja de cálculo. La buena noticia es que Excel te permite hacer todo esto —y mucho más— de forma sencilla, rápida y muy flexible gracias a sus funciones condicionales.

En este artículo descubrirás cómo funcionan estas fórmulas, para qué sirven realmente y cómo puedes integrarlas a tu flujo de trabajo para ahorrar muchísimas horas. Te mostraremos ejemplos claros y prácticos, resolveremos las dudas más habituales y te desvelaremos trucos que utilizan los expertos para llevar la gestión de datos a otro nivel. Ponte cómodo y abre Excel, ¡que este recorrido promete ser útil para principiantes y avanzados por igual!

¿Qué es una fórmula condicional en Excel y por qué deberías aprender a utilizarlas?

Las fórmulas condicionales en Excel permiten que realices cálculos o acciones solamente si se cumple una condición específica. Funcionan como una especie de pregunta lógica: si lo que se plantea es verdadero, se produce un resultado; si es falso, otro distinto. Esto no solo hace más inteligentes tus hojas de datos, sino que te permite automatizar procesos, evitar errores manuales y analizar grandes volúmenes de información con una eficiencia impresionante.

Cuando alguien empieza a aprender a programar, las sentencias condicionales (como IF-ELSE) suelen ser lo primero que se estudia. En Excel, el equivalente son las condiciones que podemos establecer mediante fórmulas, que resultan indispensables para el análisis de datos, la toma de decisiones y la visualización profesional de resultados. La función SI es la más conocida de todas, pero en realidad el universo de condicionales incluye muchas más: CONTAR.SI, SUMAR.SI, PROMEDIO.SI y sus variantes por conjuntos, además de combinaciones con funciones lógicas (Y, O, NO).

¿En qué te va a ayudar saber crear estas fórmulas? Desde automatizar informes, clasificar registros, controlar inventarios, detectar errores, resaltar patrones y tendencias ¡hasta aumentar tus posibilidades de conseguir un mejor trabajo! Excel es una de las herramientas más demandadas en el mercado laboral, y el dominio de sus funciones condicionales puede marcar la diferencia.

¿Para qué sirven exactamente las funciones condicionales?

Las funciones condicionales están diseñadas para realizar operaciones matemáticas, estadísticas o de organización sobre un conjunto de datos, pero solo bajo ciertos criterios que tú determines. Son útiles tanto para casos sencillos del día a día como para proyectos complejos de análisis profesional. Veamos algunas de sus aplicaciones más habituales:

• Automatizar cálculos repetitivos: minimizan los errores y ahorran tiempo, ya que te permiten hacer en segundos operaciones que, de otro modo, tendrías que realizar manualmente una y otra vez.
• Filtrar y analizar datos relevantes: con ellas es posible extraer solo la información que cumple ciertas condiciones, por ejemplo, ventas superiores a cierto umbral, empleados pertenecientes a un departamento concreto, fechas próximas a vencer…
• Identificar patrones y tendencias: cuando combinas las fórmulas condicionales con herramientas visuales como el formato condicional, puedes destacar valores extremos, outliers, gustos de clientes, fechas críticas, etcétera, de un solo vistazo.
• Tomar decisiones informadas: al permitirte analizar grandes cantidades de información bajo diferentes ángulos, te ayudan a fundamentar tus conclusiones y acciones basadas en datos, no en suposiciones.
• Crear tableros y cuadros de mando: los dashboards más útiles y visuales se apoyan casi siempre en condicionales para visualizar los indicadores clave de manera dinámica y automatizada.

No es de extrañar que, a día de hoy, se consideren una competencia básica en puestos de oficina, administración, finanzas, logística, control de calidad, recursos humanos, etc. Dentro y fuera del trabajo, saber utilizar condicionales te hará la vida más fácil.

¿Qué tipo de fórmulas condicionales existen en Excel?

Excel integra varias funciones condicionales de serie, cada una pensada para resolver problemas cotidianos como sumar, contar, promediar, buscar, comparar o devolver información según criterios personalizados. También pueden combinarse entre sí para obtener resultados más avanzados y adaptarse a tareas cada vez más exigentes.

Estas son las principales:

• Función SI: Realiza una comprobación lógica y devuelve un resultado si es VERDADERO y otro si es FALSO.
• Función CONTAR.SI: Cuenta cuántas celdas de un rango cumplen una condición.
• Función SUMAR.SI: Suma los valores de celdas que cumplen un requisito definido.
• Función PROMEDIO.SI: Calcula la media de los valores de celdas que cumplen con un criterio.
• Funciones por conjunto: CONTAR.SI.CONJUNTO, SUMAR.SI.CONJUNTO y PROMEDIO.SI.CONJUNTO permiten aplicar varios criterios al mismo tiempo, muy útil en análisis complejos.
• Funciones lógicas y operadores: Y, O, NO te permiten construir condicionales múltiples o más sofisticadas.

Además, puedes anidar funciones, es decir, usar una dentro de otra para comprobar condiciones encadenadas o jerarquías de decisión, una práctica clave cuando se trata de clasificar o agrupar datos en diferentes categorías.

Entendiendo la diferencia entre «criterio» y «condición» en Excel

En el contexto de Excel, es importante distinguir entre condición y criterio:

• Condición: se refiere a una expresión lógica completa con operador y valor (ejemplo: A2 <= 3). Se utiliza en funciones como SI, Y, O, NO, etc.
• Criterio: es la parte concreta que Excel interpreta como filtro al contar, sumar o promediar (por ejemplo, «>50» en CONTAR.SI).

Los criterios suelen ir entre comillas, y pueden ser tan simples como un número exacto o tan elaborados como una referencia y un operador lógico juntos.

La función SI: el punto de partida de las fórmulas condicionales

La función SI es, sin duda, la base de todas las fórmulas condicionales en Excel. Se utiliza en una inmensa variedad de contextos, y es el equivalente al IF de la programación clásica.

Su sintaxis es:

=SI(prueba_lógica; valor_si_verdadero; valor_si_falso)

Cada uno de estos elementos cumple un papel:

• prueba_lógica: donde defines la condición a comprobar (por ejemplo, A1 > 50).
• valor_si_verdadero: lo que debe ocurrir si la condición es cierta (puede ser texto, número, una operación, o incluso otra función).
• valor_si_falso: lo que ocurre si la condición resulta falsa.

Ejemplo sencillo: si tienes una columna de notas (B2) y quieres marcar como «Aprobado» a los que tienen 60 o más, y «Reprobado» al resto:

=SI(B2>=60; «Aprobado»; «Reprobado»)

Puedes copiar esta fórmula hacia abajo para evaluar una lista entera de calificaciones, y modificar la condición o el texto según tu necesidad. Y si lo que necesitas es clasificar en más de dos categorías, basta con anidar más de una función SI dentro de otra:

=SI(B2>=90; «Excelente»; SI(B2>=60; «Aprobado»; «Reprobado»))

Los errores más habituales al usar SI suelen deberse a paréntesis no cerrados, referencias equivocadas o argumentos incompletos. Si recibes un 0 inesperado o un error #¿NOMBRE?, revisa la fórmula detenidamente.

Combinando funciones condicionales: SI con Y, O y NO

En situaciones más complejas, puedes necesitar analizar más de una condición al mismo tiempo. Es aquí donde puedes combinar SI con funciones lógicas como Y, O y NO.

• =SI(Y(cond1; cond2); valor1; valor2): Solo si ambas condiciones son ciertas se cumple la acción.
• =SI(O(cond1; cond2); valor1; valor2): Basta con que una condición sea verdadera para aplicarlo.
• =SI(NO(cond1); valor1; valor2): Devuelve lo contrario de la prueba lógica especificada.

Por ejemplo, para aprobar solo si la nota es mayor que 60 y la asistencia es mayor que 80%:

=SI(Y(B2>=60;C2>80);»Aprobado»;»No aprobado»)

La flexibilidad de las funciones lógicas permite crear jerarquías de decisión y reglas avanzadas que aportan muchísima potencia a tus hojas.

Función CONTAR.SI y CONTAR.SI.CONJUNTO para contar según condiciones

Cuando requieres saber cuántos registros cumplen un requisito, la función CONTAR.SI es la aliada perfecta. Su sintaxis es:

=CONTAR.SI(rango; criterio)

Por ejemplo, para contar cuántas veces aparece el apellido «Martínez» en una lista:

=CONTAR.SI(A2:A10; «Martínez»)

Puedes utilizar referencias a celdas en vez de texto directo, e incluso aplicar criterios más avanzados, como mayores que, menores que, igual a celda, texto específico, etc.

Si quieres contar celdas que cumplan varios criterios a la vez, la función adecuada es CONTAR.SI.CONJUNTO. Su estructura es:

=CONTAR.SI.CONJUNTO(rango1; criterio1; rango2; criterio2; …)

Por ejemplo, para saber cuántos productos son de color «Beige» y además tienen cantidad igual a 1:

=CONTAR.SI.CONJUNTO(A2:A10; «Beige»; B2:B10; 1)

Función SUMAR.SI y SUMAR.SI.CONJUNTO para sumar condicionado

Cuando la pregunta es ¿Cuánto suman los valores que cumplen una condición? entra en juego la función SUMAR.SI:

=SUMAR.SI(rango; criterio; )

El rango es donde se aplicará el filtro, el criterio la condición establecida, y rango_suma (opcional) es el área que efectivamente se sumará. Si no se especifica, suma el propio rango de búsqueda. Por ejemplo, para sumar las ventas del vendedor Pérez:

=SUMAR.SI(A2:A20; «Pérez»; B2:B20)

Si hay más de una condición, la función adecuada es SUMAR.SI.CONJUNTO. Su estructura es:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_suma; rango_criterio1; criterio1; rango_criterio2; criterio2; …)

De esta forma puedes sumar, por ejemplo, todas las ventas mayores de 500 euros en el mes de marzo:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(B2:B20; C2:C20; «>500»; D2:D20; «Marzo»)

PROMEDIO.SI y PROMEDIO.SI.CONJUNTO: calculando medias condicionadas

Las fórmulas para calcular el promedio de un rango según una condición siguen la misma lógica:

=PROMEDIO.SI(rango; criterio; )

Por ejemplo, para calcular el salario medio de empleados apellidados «Pérez»:

=PROMEDIO.SI(A2:A100; «Pérez»; B2:B100)

Y si necesitas que cumplan más de una condición, utiliza PROMEDIO.SI.CONJUNTO.

Funciones lógicas Y, O y NO con formato condicional

Además de usarlas para calcular o clasificar, las funciones lógicas Y, O y NO también se utilizan mucho para dar formato condicional a celdas automáticamente. Puedes aprender más sobre cómo aplicar estos trucos en nuestro tutorial en trucos y consejos para aprovechar la calculadora de Windows.

Desde la pestaña Inicio – Formato condicional – Nueva regla, puedes seleccionar “Usar una fórmula que determine las celdas para aplicar formato” y escribir una fórmula tipo:

• =Y(A2>10;B2<5)
• =O(A2=»Sí»;B2=»No»)
• =NO(A2>50)

Esto permite, por ejemplo, resaltar automáticamente en rojo las celdas que cumplen varias condiciones a la vez. Es la mejor forma de detectar datos clave sin esfuerzo.

Problemas habituales y cómo solucionarlos

¿Qué hago si mi función devuelve 0 o un error? En muchos casos, los errores se deben a referencias equivocadas, paréntesis mal cerrados o argumentos omitidos. Si ves un cero inesperado, revisa que no falte ninguno de los tres argumentos en SI. Si aparece un #¿NOMBRE?, suele indicar un error de escritura o uso de comas/ puntos y comas erróneos según la configuración regional.

Para evitarlo, escribe siempre las funciones usando el asistente de fórmulas de Excel y revisa los argumentos uno a uno.