Bitácora de Mantenimiento: Qué es, Tipos, Estructura

En esta entrada se hablará de lo que es una bitácora de mantenimiento. Cualquier oficina o negocio que cuente con algún tipo de equipo que requiera mantenimiento, necesita que se encuentre en las condiciones óptimas para cumplir con su función y así evitar contratiempos. Por ello para llevar registro del mantenimiento y saber cuándo “le toca”, te será de gran ayuda una bitácora de mantenimiento.

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Muchos equipos electrónicos ya vienen con una bitácora o libro de mantenimiento y garantía, sin embargo cuando se tiene un gran número de equipos se vuelve complicado dar seguimiento a las fechas y programación de los siguientes mantenimientos. Por ello en es mejor tener una bitácora de mantenimiento en donde se pueda llevar registro de varios equipos. 

A continuación te daremos todos los elementos que debes considerar para hacer una bitácora de este tipo de la mejor manera posible y que puedas vaciar tu información en ella de forma exitosa.

Índice De Contenidos

    ¿Qué es una bitácora de mantenimiento?

    Esta te permite llevar un registro cronológico y ordenado de los avances de un trabajo. Asimismo la bitácora de mantenimiento es el registro de los cuidados necesarios de los equipos para su funcionamiento. Este registro puede llevarse a cabo de manera diaria, semanal o mensual, según lo requiera cada caso particular.

    Por otro lado, la bitácora de mantenimiento funciona como un historial del cuidado de los equipos desde su instalación, permitiendo encontrar fallas o composturas anteriores. Esta bitácora es un respaldo del buen cuidado de los equipos y el buen trabajo del área de mantenimiento.

    Existen dos tipos de mantenimiento que se realizan a los equipos: mantenimiento preventivo y mantenimiento correctivo. En ambos es necesario contar con un control adecuado por medio de una bitácora.

    Mantenimiento preventivo

    Su finalidad es encontrar problemas menores y corregirlos antes de que provoquen una falla. Con este mantenimiento, se pretende prever y anticipar fallos a través de datos sobre los sistemas y subsistemas, incluyendo sus partes. Es aquí donde suele realizarse el cambio de piezas que sufren un desgaste constante o que son necesarias cambiar con cierta regularidad. Con esto se evitan los paros y se obtiene una alta efectividad.

    Este tipo de mantenimiento se refiere, entonces, a acciones como: reemplazos, adaptaciones, restauraciones, inspecciones, evaluaciones, etc., hechas en períodos de tiempos por calendario o uso de los equipos.

    Mantenimiento correctivo

    Este es la acción que resulta de una falla repentina en los equipos, puede ser por falta del mantenimiento preventivo o por algún factor externo que los haga fallar. También puede encontrarse la necesidad de parar la función del equipo en el momento de realizar el mantenimiento preventivo y encontrar una falla grave. Este tipo de mantenimiento consta, simplemente, de la reparación de los sistemas y subsistemas, incluyendo sus partes.

    Tipos de Bitácora de Mantenimiento

    Existen esencialmente dos tipos de bitácoras que son los más usados. Ambos poseen formatos simples en donde sea posible suministrar la información requerida.

    Manual

    Es un registro a manera de diario en el cual datos comunes son: fecha, hora, proceso, observaciones. Es rellenado por la misma persona creadora de la bitácora y es muy sencilla.

    Electrónico

    Estos generalmente recopilan información de todo tipo y pueden ser escritos por uno o más autores. Como los blogs.

    Blogs

    Son bitácoras virtuales publicadas en internet de una manera no tan formal sin embargo, los requerimientos de eficacia son los siguientes:

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    1. Información: debe estar actualizada mantenerse al tanto de los últimos avances.

    2. Actualización frecuente: se debe actualizar dos o tres días como mínimo para despertar el interés de los internautas.

    3. Cantidad de contenido: debe contener suficiente información.

    4. Simple, claro y conciso: es necesario emplear un lenguaje práctico y conciso.

    5. Palabras claves: ideas para los motores de búsqueda, el usar palabras clave en lo encabezados o en el desarrollo.

    6. Gramática: debe ser impecables (sin errores de ortografía)

    7. Credibilidad: debe contener información totalmente transparente (limpia) y no proyectar una imagen que no permita obtener cumplir su función.

    8. Tono: los contenidos deben ser coloquiales, informal, de lectura fácil y rápida.

    9. Interactividad: siempre debe estimular la participación.

    Estructura de una bitácora de mantenimiento

    En general, la estructura de este tipo de bitácora es muy simple. Se trata de una tabla en la que se incluyen los datos de la empresa que brinda el mantenimiento y los equipos.

    Nombre de la empresa

    Se identifica la empresa encargada del mantenimiento: se incluyen nombre y logotipo.

    Fechas y número de reporte

    Se expone la fecha en la que se realiza el mantenimiento y la fecha de entrega en caso de que sea necesario realizar mantenimiento correctivo. También es importante que en cada ocasión se genere un número de reporte propio que funcionará como número de folio de identificación de la bitácora.

    Datos del técnico

    Es importante que la persona encargada y autorizada para realizar el mantenimiento se identifique. En la bitácora deben figurar su nombre, teléfono, número de identificación y firma cotejada con la identificación.

    Descripción del equipo

    Aquí deben apuntarse todos los datos del equipo que recibe el mantenimiento. El tipo de equipo, la marca y modelo y una descripción detallada en la que se expongan todos los aspectos generales y particulares del equipo. Aquí pueden incluirse daños físicos, desgastes notorios a simple vista e incluso la ubicación del equipo.

    Evaluación de mantenimiento preventivo

    Se hace un CheckList de los aspectos a revisar como parte del mantenimiento preventivo.

    Mantenimiento correctivo

    Se debe describir de manera detallada los procesos correctivos que se hayan hecho al equipo. Si fue necesario cambiar piezas y si se puede hacer el cambio en el momento o es necesario trasladar el equipo para un tratamiento especializado.

    Firmas

    El documento deberá estar firmado por el técnico que realizó el mantenimiento, la persona que supervisó o revisó y la persona que autoriza el mantenimiento, el correctivo o cambio de piezas.

    Cómo hacer una bitácora de mantenimiento

    Puede llevarse a cabo en carpetas, cuadernos o algún documento digital como Word o Excel. Se trata de una herramienta de elaboración sencilla. Algunas recomendaciones para la correcta administración de la bitácora son:

    1. Actualizar la información periódicamente para que siempre esté actualizada.
    2. Incluir siempre toda la información necesaria para el correcto mantenimiento. Que todo funcione de manera óptima depende de la correcta administración de la bitácora y de lo completa que sea la información que se incluye.
    3. Emplear siempre lenguaje sencillo y práctico. Toda la información debe ser clara y concisa, de tal forma que cualquier persona pueda interpretar lo que se expone en la bitácora.

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