Qué es PDF24: guía completa de esta suite PDF gratuita

Si trabajas con documentos digitales a diario, tarde o temprano te preguntas qué demonios es PDF24 y por qué todo el mundo lo recomienda. Este software gratuito se ha ganado un hueco muy importante entre las herramientas PDF gracias a la combinación de sencillez, potencia y cero costes tanto para particulares como para empresas.

A lo largo de este artículo vas a descubrir qué es exactamente PDF24, qué componentes incluye (PDF24 Tools, PDF24 Creator, PDF24 Fax), qué funciones ofrece, qué ventajas tiene frente a otras soluciones y en qué casos te puede venir de perlas. Verás que, aunque hay muchas aplicaciones para trabajar con PDF, esta suite alemana tiene argumentos de sobra para convertirse en tu compañera habitual.

Qué es PDF24 y quién está detrás del proyecto

PDF24 es, en esencia, una suite de herramientas especializadas en trabajar con archivos PDF, disponible tanto en versión online como en software para Windows. Su objetivo es cubrir prácticamente cualquier necesidad habitual con este tipo de documentos: crear, convertir, editar, firmar, proteger, comprimir, fusionar o dividir.

El desarrollo de PDF24 corre a cargo de Geek Software GmbH, una empresa alemana que lleva trabajando en el proyecto desde 2006. A lo largo de los años, el programa ha ido creciendo en funciones y estabilidad hasta convertirse en uno de los referentes dentro del software PDF gratuito, con desarrollo activo y un ritmo de actualizaciones constante.

Un punto muy interesante es que PDF24 está disponible en 32 idiomas, entre ellos español, inglés y alemán, lo que facilita mucho su adopción en entornos educativos, administrativos o corporativos donde la diversidad lingüística es importante.

En cuanto a su modelo de distribución, PDF24 Creator se ofrece bajo una licencia freeware propietaria. Esto significa que puedes utilizarlo sin pagar, tanto a nivel personal como profesional (según la distribución concreta que adopte cada institución), pero no está permitido modificar el software ni revenderlo, ya que mantiene restricciones claras de copyright.

Componentes principales de PDF24: Tools, Creator y Fax

Dentro del ecosistema PDF24 encontrarás varios componentes con nombres muy similares pero con usos algo distintos. Comprender qué hace cada uno te ayuda a elegir la opción adecuada según estés en un ordenador con Windows, navegando desde otro sistema operativo o necesites enviar un fax.

PDF24 Tools: las herramientas PDF online

PDF24 Tools es la parte web del proyecto: un conjunto de herramientas PDF online, gratuitas y muy fáciles de usar, accesibles directamente desde el navegador. No necesitas instalar nada, basta con cargar tus archivos y empezar a trabajar.

Estas utilidades online permiten realizar tareas como fusionar documentos, comprimir archivos, convertir a y desde PDF, proteger con contraseña o firmar digitalmente. Todo ello con una interfaz muy limpia, pensada para que cualquier usuario, incluso sin experiencia técnica, pueda completar procesos en pocos clics.

PDF24 Creator: la solución completa para Windows

PDF24 Creator es el corazón de la suite en escritorio. Se trata de un programa gratuito para Windows que reúne en una sola aplicación la inmensa mayoría de herramientas PDF24 y las pone a tu disposición de forma offline. En otras palabras, tus documentos se procesan en tu propio PC, sin depender de una conexión a Internet.

Tras la instalación, PDF24 Creator añade una impresora virtual PDF al sistema operativo. Eso te permite crear archivos PDF desde cualquier programa que incluya la opción «Imprimir»: procesadores de texto, hojas de cálculo, aplicaciones de diseño, navegadores, etc. Simplemente eliges la impresora PDF24 y el resultado será un archivo PDF en lugar de un documento en papel.

Internamente, PDF24 Creator se apoya en Ghostscript, un intérprete de PDF y PostScript de código abierto, que se instala como instancia privada del propio programa. Gracias a este motor, el software puede generar y procesar documentos PDF con un alto grado de compatibilidad y calidad.

Una vez «imprimes» un documento en la impresora virtual PDF24, se abre automáticamente un asistente desde el que puedes guardar el archivo, editarlo, combinarlo con otros documentos, reorganizar páginas o aplicar otras operaciones antes de darlo por definitivo.

PDF24 Fax: envío y recepción de fax sin máquina física

Otro componente destacado del ecosistema es PDF24 Fax. Su función es permitirte enviar y recibir faxes sin necesidad de una máquina de fax tradicional. En la práctica, se comporta como un puente entre el mundo digital y el sistema de fax clásico.

Con PDF24 Fax puedes enviar documentos PDF como si estuvieras mandando un fax desde una oficina, ahorrando en hardware, papel y mantenimiento. Es especialmente útil para empresas y profesionales que aún necesitan tratar con organismos o clientes que siguen utilizando el fax como vía oficial de comunicación.

Cómo funciona PDF24 Creator en el día a día

La filosofía de PDF24 Creator se basa en ofrecer una experiencia de uso muy simple, con procesos guiados y tareas accesibles desde una misma interfaz. Una vez instalado, prácticamente todo gira en torno a dos ideas: la impresora virtual y la caja de herramientas.

Por un lado, tienes la ya mencionada impresora PDF24, que permite crear documentos PDF desde cualquier programa que permita imprimir. El flujo es muy natural: eliges Imprimir, seleccionas PDF24, y el sistema genera el PDF. A partir de ahí, puedes decidir si lo guardas tal cual o si lo abres en la suite para realizar más acciones.

Por otro lado, desde la interfaz del programa accedes a una especie de panel principal con una colección de herramientas independientes. Desde ahí es posible fusionar archivos, dividirlos, comprimir, extraer páginas, encriptar, firmar, realizar OCR y muchas otras operaciones, todo concentrado en un único lugar.

Un punto fuerte de este enfoque es que la mayoría de funciones comparten una forma de uso muy parecida: seleccionas la herramienta, arrastras y sueltas el archivo (o pulsas en «Seleccionar archivos»), y sigues unos pasos muy directos. Esto reduce mucho la curva de aprendizaje, incluso para usuarios con pocos conocimientos informáticos.

Además, el programa ofrece opciones como marcar herramientas como favoritas o usar un cuadro de búsqueda interno para localizar más rápido una función concreta cuando tienes prisa o gestionas muchos documentos al día.

Funciones principales y características destacadas de PDF24

Uno de los grandes reclamos de PDF24 es la cantidad de tareas que abarca. La suite incluye en torno a 50 funciones distintas relacionadas con archivos PDF, organizadas en un entorno muy accesible. A continuación se detallan las más relevantes.

Creación y conversión de archivos PDF

El primer uso obvio de PDF24 es generar archivos PDF a partir de casi cualquier tipo de documento. Tú trabajas en tu aplicación habitual (Word, Excel, un programa de diseño, un navegador, etc.) y, en lugar de imprimir en papel, seleccionas la impresora PDF24.

Además, el programa permite convertir documentos desde y hacia PDF en muchos formatos habituales. De este modo, puedes transformar un PDF en imágenes, o un documento ofimático en PDF estándar, lo que facilita compartir información en un formato unificado, compacto y difícil de modificar accidentalmente.

Fusión, división y reorganización de páginas

Otra de las capacidades estrella es la gestión de páginas. Con PDF24 puedes fusionar varios archivos PDF en un único documento de forma muy visual, algo ideal cuando recibes muchos PDFs separados y quieres entregarlos o archivarlos en un solo archivo.

Igualmente, es posible dividir un PDF en varios documentos separados, por ejemplo cuando un archivo es demasiado grande o solo te interesa distribuir determinadas partes. La herramienta también permite extraer páginas concretas para generar un PDF nuevo solo con esos elementos seleccionados.

En el mismo apartado, PDF24 incluye opciones para cambiar el orden de las páginas, insertar páginas nuevas o eliminar las que no te interesan. Todo se realiza con una vista previa integrada que facilita ver qué estás haciendo antes de guardar los cambios.

Compresión y reducción del tamaño de archivos PDF

Cuando trabajas con documentos muy pesados, sobre todo si incluyen imágenes de alta resolución, suele ser necesario reducir su tamaño. Para esto, PDF24 integra herramientas específicas de compresión de PDF que permiten reducir el tamaño del archivo sin sacrificar demasiado la calidad.

Esta función resulta especialmente útil para enviar documentos por correo electrónico, subirlos a plataformas online o compartirlos en redes internas, donde a menudo existen límites de tamaño. Poder controlar el peso de los archivos sin esfuerzo marca una gran diferencia en la productividad diaria.

Seguridad: cifrado, contraseñas y firma digital

En el terreno de la seguridad, PDF24 no se queda corto. Dispone de funciones para cifrar documentos PDF y protegerlos con contraseña, de modo que solo las personas con la clave correcta puedan abrirlos o modificarlos.

Además de la protección básica, el programa permite configurar diferentes permisos, por ejemplo bloqueando la impresión, la copia de texto o la edición del contenido. De este modo, tienes control fino sobre lo que se puede hacer con el archivo una vez lo compartes.

Otra prestación interesante es la firma digital de documentos PDF, que te ayuda a validar la autoría y la integridad del archivo. Esta función se vuelve esencial en entornos profesionales, administrativos o académicos donde se exigen garantías adicionales sobre la autenticidad de la documentación.

Edición, anotaciones y marca de agua

PDF24 integra herramientas para realizar ediciones rápidas y sencillas sobre documentos PDF. No pretende sustituir a un editor avanzado de escritorio, pero sí cubre muy bien las necesidades habituales del día a día.

Entre estas utilidades destacan opciones para añadir o modificar metadatos del archivo (como autor, título o asunto), incorporar marcas de agua o sellos personalizados, y combinar páginas con un «papel digital», es decir, aplicar fondos o plantillas prediseñadas.

También incluye funciones para ennegrecer (ocultar) información sensible en los documentos PDF, algo que se incorporó a partir de la versión 10.0.0. Esta característica resulta crucial cuando necesitas compartir archivos con datos confidenciales y quieres asegurarte de que no se puedan leer ni recuperar fácilmente.

OCR y reconocimiento de texto con Tesseract

Uno de los saltos de calidad más importantes en PDF24 llegó con la integración de un motor OCR. A partir de la versión 8.8.0, el programa incluye el motor Tesseract OCR para reconocer el texto dentro de imágenes o PDFs escaneados.

Gracias a esta función, puedes convertir documentos escaneados en archivos PDF con texto seleccionable y buscable. Es decir, pasas de tener simples imágenes a poder copiar, buscar y editar el contenido textual, lo que acelera muchísimo el trabajo con documentación archivada en papel.

Visor PDF ligero y completo

A partir de la versión 8.7.0, PDF24 añade un lector de PDF ligero pero con todas las funciones básicas necesarias. No solo sirve para abrir documentos, sino también para navegar cómodamente, revisar páginas, comprobar anotaciones y, en general, trabajar sobre los archivos sin recurrir a programas externos.

Este visor integrado reduce la dependencia de otras aplicaciones, ya que concentra la lectura y la edición ligera dentro del propio entorno PDF24. Para muchos usuarios, esto significa que no necesitan instalar lectores de terceros, ahorrando recursos y evitando duplicidades.

Varias impresoras virtuales y caja de herramientas

Otra característica avanzada es la posibilidad de configurar varias impresoras PDF virtuales con propósitos diferentes. Desde la versión 7.7.0, se pueden definir perfiles de impresión específicos (por ejemplo, uno para alta calidad, otro para tamaño reducido, etc.) y seleccionarlos en función de la necesidad concreta.

Además, desde la versión 10.0.0, PDF24 Creator incorpora una caja de herramientas adicional (Toolbox) que reúne de forma muy clara las distintas funciones del programa. Esta Toolbox mejora la usabilidad, ya que presenta todas las acciones disponibles mediante iconos y descripciones breves, haciéndolas más accesibles incluso para usuarios que abren el programa por primera vez.

Instalación, descarga y versiones disponibles de PDF24 Creator

En Windows, la instalación de PDF24 Creator es bastante directa. El fabricante ofrece versiones en formato EXE y MSI, pensadas para distintos escenarios de uso: equipos individuales o despliegues en redes corporativas.

Si vas a instalarlo en tu propio ordenador, lo normal es descargar el instalador EXE y ejecutarlo con permisos de administrador. El asistente te guía por los pasos necesarios y, en pocos minutos, tendrás la impresora virtual y la suite completamente integradas en tu sistema.

Para entornos empresariales o institucionales donde se gestionan muchos equipos, resulta más práctico emplear el paquete MSI, que facilita la distribución centralizada a través de políticas de grupo u otras herramientas de administración de sistemas.

El desarrollador también mantiene versiones específicas, incluyendo una rama 9.x basada en la 11.x pero sin algunos componentes como Toolbox, OpenJDK ni WebView2. Esta variante es útil cuando se requieren instalaciones más ligeras o existen restricciones de software adicional en la organización.

En muchos casos, la descarga se inicia automáticamente desde la web oficial una vez pulsas el botón correspondiente, y el propio sitio te avisa de que revises tu carpeta de descargas. También es posible acceder a versiones anteriores si necesitas compatibilidad con sistemas más antiguos o integraciones concretas.

Usos recomendados y público objetivo de PDF24

Por su combinación de gratuidad, potencia y facilidad de uso, PDF24 se adapta bien a perfiles muy diversos: estudiantes, personal académico, técnicos, investigadores, administrativos y docentes. Cada grupo puede aprovechar un conjunto de funciones ligeramente distinto según sus necesidades diarias.

En el ámbito educativo, por ejemplo, los alumnos pueden generar y entregar trabajos en PDF, combinar apuntes, proteger documentos o comprimir archivos para enviarlos por plataformas de e-learning. Los profesores, por su parte, pueden preparar materiales, formularios interactivos, exámenes y dosieres, gestionando fácilmente grandes volúmenes de documentos.

Dentro de la administración y la gestión universitaria o empresarial, PDF24 resulta muy útil para unificar formatos, firmar documentos, preparar expedientes y archivar información de manera ordenada. La posibilidad de crear PDFs desde cualquier aplicación simplifica enormemente la digitalización de trámites internos.

Para investigadores o técnicos académicos, las funciones de OCR, fusión de documentos, compresión y protección permiten trabajar con bibliografía, informes, resultados de laboratorio y documentación escaneada sin tener que recurrir a herramientas de pago más complejas.

Además, al tratarse de un software freeware con restricciones claras de copyright, se recomienda su uso para fines personales o institucionales sin ánimo de revender el producto. No se permite modificar ni comercializar el programa, pero sí integrarlo en el flujo de trabajo diario de prácticamente cualquier organización.

Ventajas de PDF24 frente a otras soluciones PDF

En un mercado repleto de aplicaciones para trabajar con PDF, PDF24 ha logrado destacar por varios motivos. La primera gran ventaja es obvia: es completamente gratuito frente a alternativas como PDFCreator. Tanto usuarios individuales como empresas pueden beneficiarse de sus funciones sin afrontar licencias costosas.

A esta gratuidad se suman la facilidad de uso y la interfaz intuitiva. Incluso usuarios con poca experiencia en informática pueden moverse con soltura por las distintas herramientas, gracias al enfoque de arrastrar y soltar archivos y a la organización visual de la caja de herramientas.

Otra fortaleza importante es la amplia cobertura de funciones. No se limita a crear PDFs, sino que cubre toda la cadena: desde la generación inicial hasta la edición ligera, la compresión, la protección, la firma o el reconocimiento de texto, todo en un único paquete.

El hecho de que exista tanto una versión online (PDF24 Tools) como una versión offline (PDF24 Creator) amplía mucho las posibilidades. Puedes usar la web cuando trabajas desde otro sistema operativo o un ordenador donde no puedes instalar programas, y el software de escritorio cuando necesitas más privacidad o vas a manipular documentos sensibles.

A nivel de reputación, PDF24 Creator ha alcanzado más de cinco millones de descargas y ha llegado a situarse en el top 3 de la categoría «Software PDF» en portales tecnológicos como Chip.de (referencia alemana en el sector). Esto aporta un plus de confianza respecto a su estabilidad y seriedad.

Licencia, limitaciones y responsabilidad de uso

Aunque PDF24 se ofrece como freeware, conviene tener claras algunas cuestiones relacionadas con la licencia. El software es de uso libre, pero no de código abierto, lo que implica que no estás autorizado a modificarlo, descompilarlo ni redistribuirlo con fines comerciales.

En la práctica, esto se traduce en que puedes instalarlo, utilizarlo a diario y aprovechar todas sus funciones sin coste económico, siempre que respetes las condiciones de copyright establecidas por Geek Software GmbH. Es responsabilidad del usuario y de las organizaciones verificar que el uso se ajusta a estas condiciones.

En determinados contextos institucionales (como universidades o administraciones públicas), se suele indicar explícitamente que el software está autorizado para uso personal y profesional interno, pero no para su reventa ni para crear productos derivados basados en él.

Antes de desplegar PDF24 en entornos corporativos o académicos de gran tamaño, es recomendable que los responsables de tecnología revisen la licencia y las políticas de la organización, de modo que el uso del programa se mantenga dentro del marco legal y normativo correspondiente.

Considerando todo lo anterior, se puede decir que PDF24 se ha consolidado como una solución muy equilibrada para la gestión de documentos PDF, combinando un abanico enorme de herramientas, un manejo sencillo, una integración cómoda en Windows y la posibilidad de trabajar también desde el navegador. Para la mayoría de usuarios y organizaciones que buscan una alternativa gratuita y fiable, resulta una opción que cumple sobradamente con las exigencias del día a día.