ClickUp vs Trello: cuál elegir según tu equipo y proyecto

Elegir la herramienta de gestión de proyectos adecuada puede ser tan enrevesado como resolver varios cubos de Rubik a la vez. Entre apps minimalistas, plataformas todo‑en‑uno y soluciones no‑code, las opciones se multiplican y la elección pesa directamente en la productividad y la colaboración del equipo.

Para despejar dudas, enfrentamos cara a cara dos referentes: ClickUp y Trello. Revisaremos a fondo sus funciones, automatizaciones, vistas, precios y valoraciones públicas (incluyendo percepciones que circulan en Reddit) para que puedas decidir con criterio qué encaja mejor con tu forma de trabajar.

Trello de un vistazo

Trello es una herramienta de colaboración que organiza el trabajo mediante tableros, listas y tarjetas. De un vistazo sabes qué se está haciendo, quién lo hace y en qué punto del flujo se encuentra cada tarea, con una interfaz muy visual y simple.

Es especialmente popular entre equipos pequeños y profesionales independientes por su curva de aprendizaje baja, y desde su integración en el ecosistema Atlassian se ha beneficiado de más integraciones y complementos. Incluso detalles como el modo oscuro y la aparición de más Power‑Ups gratuitos (por ejemplo, el calendario Planyway) han animado a usuarios que lo retoman tras años.

Funciones clave de Trello

• Tableros, listas y tarjetas para representar proyectos, etapas y tareas.
• Arrastrar y soltar para mover tareas entre listas con total facilidad.
• Flujos personalizables adaptables a cada proyecto y equipo.
• Power‑Ups para ampliar funciones (calendario, campos personalizados, etc.).
• Colaboración básica: asignación, fechas, adjuntos y comentarios.
• Aplicaciones móviles completas para gestionar sobre la marcha.
• Automatizaciones Butler con reglas, botones y comandos programados.

La vista por defecto es el Kanban, pero en planes superiores añade vistas como calendario, cronograma, tabla o incluso mapa, además de colecciones de tableros para agrupar y mejorar la visibilidad del flujo.

ClickUp de un vistazo

ClickUp se define como “una app para sustituirlas todas”: no solo gestiona tareas, también integra documentos, recordatorios, objetivos, calendarios, bandeja de entrada y más, con un nivel de personalización profundo para que cualquier equipo configure su forma ideal de trabajar.

Su enfoque todo‑en‑uno cubre desde funciones sencillas (Kanban, gestión de tareas y time tracking) hasta automatizaciones avanzadas, vistas múltiples y utilidades con IA generativa para acelerar resúmenes, subtareas y actualizaciones sin esfuerzo.

Funciones clave de ClickUp

• Múltiples vistas: lista, tablero, box, calendario, Gantt y más.
• Personalización: estados, campos y prioridades a medida.
• Docs integrados para centralizar el conocimiento.
• Gestión del tiempo: estimación y registro dentro de cada tarea.
• Metas y OKR para alinear esfuerzos y medir avances.
• Recordatorios e Inbox para que nada se escape.
• Automatizaciones + IA para eliminar trabajo repetitivo y generar contenido.

ClickUp destaca además por su API robusta y un ecosistema de integraciones que enlaza con herramientas como Google Drive, Slack o GitHub, y por una interfaz que hace muy sencillo crear y asignar tareas, editar documentos de forma colaborativa en tiempo real y trabajar con un “Everything View” que reúne todo el trabajo en un único panel.

Similitudes entre ClickUp y Trello

Ambas plataformas comparten una base sólida de funciones de gestión de tareas y colaboración, con permisos, comentarios, adjuntos y opciones móviles para trabajar desde cualquier lugar.

• Gestión de tareas con asignación, fechas y seguimiento del progreso.
• Colaboración en tarjetas/listas, archivos adjuntos y comentarios.
• Flujos personalizables para distintos requisitos de proyecto.
• Integraciones con apps populares (por ejemplo, Slack, Google Drive).
• Aplicaciones móviles para gestionar sobre la marcha.
• Automatizaciones que reducen trabajo manual.
• Interfaces intuitivas y fáciles de usar.

Diferencias clave

Donde realmente se separan es en el alcance: Trello apuesta por la simplicidad del Kanban, mientras ClickUp abarca escenarios complejos con vistas, reporting y documentación integrados.

• Complejidad: Trello es directo para proyectos simples; ClickUp cubre casos complejos.
• Grado de personalización: ClickUp llega más lejos (estados, campos, vistas); Trello depende de Power‑Ups.
• Vistas: Trello se centra en tablero; ClickUp ofrece lista, calendario, Gantt, etc.
• Documentos nativos: ClickUp los incluye; Trello requiere integraciones.
• Tiempo y estimaciones: ClickUp lo incorpora; en Trello no es nativo.
• Metas/OKR: ClickUp integra objetivos; Trello no.
• Curva de aprendizaje: Trello es más rápido de dominar; ClickUp exige configuración.

Pros y contras

Antes de elegir conviene ponderar los puntos fuertes y débiles de cada uno en tu contexto de equipo y proyecto.

Trello

Ventajas

• Interfaz simple e intuitiva.
• Diseño visual tipo Kanban muy claro.
• Puesta en marcha rapidísima.
• Amplio catálogo de Power‑Ups para ampliar funciones.
• Ideal para equipos pequeños y proyectos sencillos.

Inconvenientes

• Funciones avanzadas de proyecto limitadas.
• Sin time tracking nativo avanzado.
• Dependencia de Power‑Ups que pueden encarecer el conjunto.
• Menos apto para escenarios complejos.

ClickUp

Ventajas

• Muy versátil, con muchas vistas y personalización.
• Conjunto de funciones potente para gestión compleja.
• Documentos y time tracking integrados.
• Metas y seguimiento del rendimiento nativos.
• Escalable de pequeños equipos a empresas.

Inconvenientes

• Puede abrumar al principio por su riqueza funcional.
• Curva de aprendizaje más pronunciada.
• Algunas capacidades sobran si el uso es muy simple.
• Configurar y afinar requiere tiempo inicial.

Casos de uso típicos

Elegir bien pasa por alinear la herramienta con el tipo de proyecto y equipo que gestionas hoy y el que esperas dentro de unos meses.

• Trello: perfecto para equipos pequeños e individuos con proyectos simples, gestión visual y flujos Kanban; útil para freelance y tareas personales o de clientes.
• ClickUp: brilla en equipos medianos y grandes con proyectos complejos, necesidad de múltiples vistas, flujos personalizables, time tracking y documentación integrada, además de metas y OKR.

Kanban: la comparativa directa

Ambas ofrecen Kanban de calidad, pero ClickUp lo refuerza con Everything View (visión global), grupos personalizados por asignatario o fecha, y generación de tableros con IA.

Trello conserva el encanto del Kanban clásico con listas y tarjetas muy ágiles, etiquetas por prioridad y colecciones para organizar tableros; sin embargo, en el plan gratuito limita el número total de tableros (según fuentes y momento, entre 5 y 10 por workspace), mientras ClickUp permite tableros ilimitados en su plan Free.

Si buscas el Kanban “puro” y la experiencia más depurada, Trello es comodísimo; si quieres Kanban + visión global + IA, ClickUp saca ventaja.

Automatizaciones

La automatización reduce tareas repetitivas y conecta ecosistemas. ClickUp combina biblioteca de automatizaciones predefinidas, creación de reglas con más de 50 triggers/acciones y un asistente de IA para resumir, proponer subtareas o redactar actualizaciones.

En Trello, Butler permite reglas, botones y comandos programados, además de integrarse con apps como Slack o el correo, y puede activarse manualmente desde las tarjetas.

En potencia y alcance, la dupla automatizaciones + IA de ClickUp ofrece más posibilidades y flexibilidad, especialmente en escenarios cambiantes.

Gestión de proyectos

ClickUp adopta un enfoque “todo en uno”: subtareas, checklists, dependencias, time tracking, Sprints, Gantt, Timeline y más, todo centralizado y sin salir de la plataforma.

Trello mantiene un enfoque sencillo en torno al Kanban y añade vistas (calendario, tabla) en planes superiores, pero sin el abanico amplio de ClickUp para marcos ágiles o reporting avanzado.

Si gestionas múltiples proyectos con dependencias, cargas de trabajo y metas, ClickUp es un powerhouse; para proyectos acotados y workflows simples, Trello es ligerísimo y efectivo.

Colaboración

En ClickUp puedes comentar con @menciones, usar Chat nativo, enviar emails desde la app y grabar clips de vídeo sin recurrir a terceros, lo que acelera la comunicación síncrona y asíncrona.

Trello concentra la conversación en comentarios por tarjeta; para chat, aprobaciones o votaciones suelen necesitarse Power‑Ups de terceros, lo que añade coste y fricción de integración.

La experiencia colaborativa nativa de ClickUp es más completa, aunque Trello puede acercarse mediante complementos bien escogidos.

Informes y analítica

ClickUp incorpora tableros y gráficos personalizables, roll‑ups de progreso, objetivos con condiciones y seguimiento visual centralizado.

Trello no trae reporting nativo avanzado; se suele recurrir a integraciones externas o exportaciones para análisis.

Si necesitas medir OKR, cargas de trabajo o tiempos invertidos sin salir de la herramienta, ClickUp lleva la delantera.

Precios y valor por dinero

La comparativa de planes ayuda a ver dónde obtienes más funciones por euro según tu caso.

ClickUp: planes

• Free Forever: tableros ilimitados, gestión de Sprints, invitados, vista calendario, chat y grabación de vídeo en la app, docs colaborativos.
• Unlimited (7 $/usuario/mes): almacenamiento e integraciones ilimitadas, Gantt, email y time tracking.
• Business (12 $/usuario/mes): equipos ilimitados, personalización avanzada, timesheets, mapas mentales y gestión de cargas.
• Enterprise (contacto comercial): funciones como lógica condicional en formularios, roles personalizados ilimitados y espacios de equipo.
• ClickUp AI en planes de pago: 5 $/miembro de Workspace/mes.

ClickUp mantiene un soporte 24/7 en todos los planes de pago y aporta documentos y gestión de equipo sin obligarte a contratar apps adicionales.

Trello: planes

• Free: hasta 10 tableros por workspace, Power‑Ups e integraciones ilimitados, registro de actividad y almacenamiento ilimitado (con límite de subida de 10 MB).
• Standard (5 $/usuario/mes): checklists avanzadas, invitados por tablero y campos personalizados.
• Premium (10 $/usuario/mes): vistas avanzadas, colecciones de tableros y exportación sencilla de datos.
• Enterprise (17,50 $/usuario/mes): workspaces ilimitados, administración a nivel de organización, invitados multi‑tablero y permisos de adjuntos.

Aunque Trello parte de un precio inferior, ofrece menos funciones en cada escalón; para documentación o gestión avanzada, suele requerir Confluence o Jira (coste extra). El soporte 24/7 en Trello se reserva para Enterprise.

Valoraciones y reputación públicas

Las opiniones agregadas reflejan la satisfacción general y la percepción de valor.

• ClickUp: G2 4,7/5 (9.200+ reseñas) y Capterra 4,7/5 (3.900+ reseñas).
• Trello: G2 4,4/5 (13.400+ reseñas) y Capterra 4,6/5 (23.000+ reseñas).

En muchos comentarios, ClickUp destaca por su relación calidad/precio y amplitud de funciones; Trello por su claridad y rapidez para arrancar.

Seguridad e integraciones

Ambas plataformas alojan datos en AWS, cifran con AES‑256 y TLS en reposo y tránsito, y cumplen con SOC 2 e ISO en entornos de infraestructura con acceso restringido.

A nivel de acceso, ofrecen 2FA y, en planes superiores, SAML SSO. En integraciones nativas se mencionan más de 50 en ClickUp y 23 en Trello, con posibilidad de ampliar a miles vía Zapier; además, Trello cuenta con aportes open‑source en GitHub.

ClickUp presume de una API sólida y conectividad con más de 1.400 aplicaciones, abriendo la puerta a flujos avanzados entre herramientas.

Apps de escritorio y móvil, y facilidad de uso

ClickUp y Trello tienen apps para Windows, macOS, Android e iOS; si buscas opciones en Apple, consulta programas de gestión de proyectos para Mac, además de aplicaciones web completas, para que puedas trabajar sin depender siempre del navegador.

En móvil, ClickUp va un paso más allá al permitir edición colaborativa de documentos; en ambos casos podrás crear y asignar tareas, añadir fechas, actualizar estados, subir archivos y comunicarte.

La interfaz de ClickUp es funcional y potente; algunos usuarios ven sus whiteboards o mind maps algo toscos, pero la plataforma compensa con vídeos, artículos y ClickUp University. Trello, por su parte, es de las opciones más amigables para novatos, y su YouTube y base de conocimiento ayudan a resolver dudas al vuelo.

Opiniones reales (incluido Reddit)

Entre usuarios que han probado varias herramientas, se repite que ClickUp aporta una flexibilidad que satisface gustos diversos dentro de un mismo equipo, aunque esa versatilidad puede complicar el aprendizaje inicial.

También se señala que ClickUp ofrece el mejor “bang for the buck”: muchas funciones y personalización por el precio, frente a Trello que a menudo necesita plugins de pago para equipararse.

Quienes migran de Trello suelen buscar más que un Kanban; varias personas cuentan que el equipo quedó satisfecho al cambiar a ClickUp cuando el negocio creció y necesitaron vistas, reporting y automatizaciones más potentes.

Ahora bien, hay usuarios que regresan a Trello porque valoran su claridad visual y odian el “ruido” de opciones en herramientas más complejas. Para proyectos simples, Trello sigue siendo una bendición; su límite es la falta de complejidad cuando el contexto la exige.

Recomendaciones según lo que buscas

Si quieres colaborar a tope, medir rendimiento y adaptar metodologías, la balanza se inclina hacia ClickUp; si priorizas rapidez, coste ajustado y Kanban impecable, Trello es un acierto.

• Elige ClickUp si necesitas: chat y email integrados, Gantt, dependencias, dashboards avanzados, IA para acelerar flujos y el mejor valor global.
• Elige Trello si prefieres: la mejor experiencia Kanban, integraciones ilimitadas (incluso en Free) y una herramienta sencilla, económica y sin enredos.

Otras alternativas a considerar

No todo es blanco o negro: existen opciones que equilibran simplicidad y flexibilidad. Un ejemplo es Nuclino, que unifica conocimiento, documentos y proyectos con vistas en lista anidada, Kanban, tabla o un gráfico tipo mapa mental.

En Nuclino, cada tarjeta es un documento colaborativo con objetivos, decisiones, to‑dos, fechas y archivos embebidos, y puedes comentar con menciones. Su interfaz limpia reduce la curva de aprendizaje, situándose entre la potencia de ClickUp y la ligereza de Trello.

Tomando todo lo anterior, si tu equipo necesita algo más que un Kanban bonito —documentación, reporting, automatizaciones, objetivos y colaboración rica— ClickUp encaja como un guante; si lo tuyo es visualizar tareas con cero fricción y empezar en minutos, Trello sigue siendo una apuesta excelente. Piensa en la complejidad real de tus proyectos, en cuánto quieres escalar y en el presupuesto total (incluidos Power‑Ups), y tendrás muy claro hacia dónde inclinar la balanza.