Qué formatos de archivos es mejor elegir en Office

Elegir qué formato de archivo usar en Office (o en cualquier suite ofimática) no es tan trivial como parece. PDF, DOCX, ODT, XLSX, PPTX, HTML… cada uno tiene sus ventajas, limitaciones y usos recomendados. Si te dedicas a estudiar, trabajar en oficina o gestionar documentos a diario, acertar con el tipo de archivo te puede ahorrar muchos problemas de compatibilidad, pérdida de calidad o imposibilidad de edición.

A lo largo de esta guía vamos a repasar los formatos de documentos más habituales en entornos ofimáticos: qué permite cada uno, en qué casos conviene usarlo, qué programas los abren bien y qué puntos débiles tienen. Verás también la diferencia entre formatos abiertos y propietarios, y qué conviene elegir si trabajas con Microsoft Office, LibreOffice, Google Docs u otras alternativas.

Qué es un formato de documento y por qué importa

Cuando guardas un archivo en Word, Excel, PowerPoint o cualquier editor, en realidad estás eligiendo una forma concreta de almacenar el contenido: texto, imágenes, tablas, macros, estilos… El formato de documento define cómo se organizan esos datos por dentro y qué características soporta (seguridad, compatibilidad, tamaño del archivo, etc.).

Un mismo texto puede guardarse en distintas extensiones: .docx, .odt, .pdf, .txt, .html… y cada una tendrá implicaciones distintas. Algunos formatos están pensados para la edición continua, otros para la distribución fija (que no se toque nada), otros para automatizar tareas o para garantizar la interoperabilidad entre programas.

Además, el formato determina quién podrá abrir el archivo y cómo lo verá. Un documento creado en Word puede abrirse en LibreOffice o Google Docs, pero según el tipo de archivo habrá más o menos fidelidad en el formato, las fuentes, los márgenes o los elementos avanzados como macros y formularios.

PDF: el estándar para compartir y conservar documentos

El Portable Document Format (PDF), creado por Adobe y convertido en estándar internacional, es el formato rey cuando lo que buscas es conservar la apariencia del documento exactamente igual en cualquier dispositivo o sistema operativo. Es ideal para informes finales, contratos, manuales, facturas, catálogos, formularios y en general cualquier fichero “cerrado”.

Un PDF puede incluir texto, imágenes, tablas, enlaces clicables, audio, vídeo e incluso modelos 3D, además de formularios interactivos que el usuario puede rellenar. La gran ventaja es que su contenido se renderiza siempre igual, sin que las fuentes o los márgenes cambien al abrirlo en otro equipo.

Entre sus puntos fuertes destacan varias características importantes de cara al trabajo profesional: protecciones con contraseña, marcas de agua, firmas digitales y permisos (por ejemplo impedir la impresión o la copia, o controlar quién puede editar el archivo). También permite una compresión muy eficiente sin pérdida apreciable de calidad, lo que facilita enviarlo por correo o almacenarlo en la nube.

Otra ventaja clara es la universalidad a la hora de abrirlos: cualquier navegador moderno (Chrome, Edge, Firefox, Safari…) puede mostrar PDF sin instalar nada, y si necesitas opciones avanzadas cuentas con programas como Adobe Acrobat, ABBYY FineReader, Preview en macOS u editores online y de escritorio como ONLYOFFICE Docs.

La cara B del formato PDF es que editarlo en profundidad suele ser complicado y a menudo de pago. Puedes hacer anotaciones, resaltar texto o rellenar formularios fácilmente, pero modificar el contenido como si fuera un documento de Word requiere software específico o pasar por una conversión a formatos editables (por ejemplo, de PDF a DOCX), con el riesgo de que se pierda algo de maquetación.

DOC y DOCX: los formatos nativos de Word para texto editable

En el ecosistema de Microsoft Office, DOC y DOCX son los dos formatos clásicos para documentos de texto creados con Word. Han sido durante años el estándar de facto en empresas, educación y uso doméstico, y siguen siendo los más habituales cuando se trata de archivos que hay que seguir editando.

El tipo .doc corresponde al formato binario tradicional de Word, usado de forma masiva hasta la llegada de Office 2007. Es un formato propietario, relativamente pesado y con menos compatibilidad con otras suites ofimáticas modernas. Todavía lo verás en documentos antiguos o en entornos muy desactualizados, y Word mantiene la opción de guardarlo así por compatibilidad hacia atrás.

El formato .docx, en cambio, es la evolución moderna: está basado en XML y empaquetado en un contenedor ZIP, lo que permite generar archivos más ligeros, más estructurados y más fáciles de interpretar por otras aplicaciones que no sean Word. Hoy en día es la opción recomendada en prácticamente cualquier escenario donde vayas a seguir editando el texto.

Con DOCX puedes trabajar con todo el arsenal de herramientas de Word: estilos, encabezados y pies de página, índices automáticos, referencias cruzadas, comentarios, control de cambios, plantillas, macros (en combinación con formatos específicos), complementos de terceros y mucho más. Es el formato natural para redactar informes, trabajos académicos, cartas, documentación interna o apuntes del día a día.

En cuanto a compatibilidad, DOCX se abre sin demasiados problemas en Microsoft Word, Google Docs, LibreOffice, ONLYOFFICE, WPS Office, Pages de Apple y otras soluciones similares. Eso sí, no todas las funciones avanzadas se conservan siempre al 100 %; macros, algunos estilos complejos o elementos muy específicos pueden sufrir ligeras alteraciones.

Por contra, DOCX no es tan potente como PDF en temas de seguridad y protección del contenido final. Puedes establecer contraseñas de apertura o de edición, pero no ofrece el mismo nivel de control fino ni la misma robustez que un PDF cuando la prioridad es evitar modificaciones y distribución no deseada.

ODT y ODF: el estándar abierto de documentos de texto

Más allá del mundo Microsoft, existe una alternativa abierta llamada OpenDocument Format (ODF), que agrupa varios tipos de archivo: ODT para texto, ODS para hojas de cálculo, ODP para presentaciones, etc. El más común de todos en el día a día es .odt, equivalente directo a DOCX pero de código abierto.

El formato ODT es utilizado por suites como LibreOffice, Apache OpenOffice y ONLYOFFICE Docs, entre otras. Su gran ventaja es que se trata de un estándar abierto, por lo que no depende de una sola empresa y su especificación está disponible públicamente. Esto significa que, incluso si en el futuro cambian las licencias de un programa concreto, el contenido seguirá siendo accesible para cualquier software que implemente el estándar.

En lo funcional, los editores que trabajan con ODT ofrecen un conjunto de herramientas de formato muy similar a DOCX: estilos de párrafo, imágenes, tablas, notas al pie, índices, comentarios, etc. Para el usuario medio, la experiencia de redacción no difiere demasiado de la de Word.

El principal inconveniente de ODT es que, fuera de los entornos que usan suites libres, su presencia es menor. Si envías un archivo ODT a alguien que sólo utiliza Microsoft Office o que está acostumbrado exclusivamente a Google Docs, existe el riesgo de que no sepa cómo abrirlo, o de que lo abra pero con pequeños cambios en el formato.

Microsoft Office y Google Docs pueden abrir ODT, pero la compatibilidad no siempre es perfecta. Es habitual que haya advertencias o pequeñas diferencias en estilos, márgenes o elementos de maquetación avanzada. Por eso muchas personas que usan LibreOffice u otras suites libres optan por trabajar internamente en ODT y, cuando tienen que compartir, exportan a PDF o a DOCX según el caso.

HWP y WPS: formatos específicos de suites asiáticas

Además de los formatos más conocidos en el ámbito internacional, existen extensiones muy usadas en mercados concretos. Un caso claro es HWP (Hangul Word Processor), formato desarrollado por Hancom y ampliamente utilizado en Corea del Sur, especialmente en administración pública, educación y empresas locales.

Los archivos HWP están optimizados para trabajar con el sistema de escritura coreano, soportando correctamente tanto Hangul como Hanja. Esto los hace especialmente adecuados para documentos que necesitan respetar con exactitud la composición de caracteres propios del idioma coreano, algo que puede resultar más problemático en otros formatos generalistas.

Para abrir y editar archivos HWP de forma nativa es habitual recurrir a Hancom Office, aunque existen algunas soluciones alternativas y visores online. Fuera del entorno surcoreano, sin embargo, la compatibilidad es bastante más limitada y muchas veces hay que convertirlos a DOCX o PDF para poder trabajarlos con normalidad.

Por otro lado, el formato .wps está asociado con la suite WPS Office, desarrollada por la empresa china Kingsoft. Los documentos WPS proceden de WPS Writer, el procesador de textos de esta suite, y cumplen un papel similar al de DOC/DOCX en Word.

Los archivos WPS pueden incluir texto, imágenes, tablas, gráficos y otros elementos, y hoy en día muchas versiones de WPS Office pueden abrir y guardar también en formatos de Microsoft para mejorar la compatibilidad. Aun así, si trabajas con personas que usan casi exclusivamente Word, suele ser más práctico enviarles el documento en DOCX o en PDF para evitar malentendidos.

XLS y XLSX: hojas de cálculo para datos y análisis

Cuando hablamos de datos estructurados, presupuestos, balances contables o análisis de marketing, entran en juego las hojas de cálculo. Dentro de Office, los formatos más característicos son XLS (clásico) y XLSX (moderno), ambos asociados a Microsoft Excel.

El formato .xls es el antiguo tipo de archivo de Excel, binario y heredado, mientras que .xlsx es el formato XML comprimido que lo sustituye, equivalente a lo que ocurre con DOC y DOCX. XLSX permite guardar las hojas como un conjunto de ficheros estructurados en un ZIP, donde se almacenan datos, fórmulas, gráficos y estilos en tablas bien definidas de filas y columnas.

Un archivo XLSX puede manejar cantidades enormes de datos, realizar cálculos complejos, funciones estadísticas, tablas dinámicas, gráficos y automatización mediante fórmulas o macros (estas últimas suelen guardarse en formatos específicos como XLSM). En sectores como la contabilidad, el análisis financiero, la ciencia de datos básica o simplemente para un control casero de gastos mensuales, Excel y sus formatos son casi imprescindibles.

Es cierto que al principio las hojas de cálculo pueden imponerse un poco, pero con unos conocimientos básicos de fórmulas y formato condicional, automatización se convierte en una herramienta extremadamente potente para automatizar tareas repetitivas y centralizar información que de otro modo tendrías dispersa.

En cuanto a compatibilidad, XLSX se abre en Microsoft Excel, Google Sheets, LibreOffice Calc, Numbers de Apple, ONLYOFFICE Docs, WPS Office y muchas otras aplicaciones. Si necesitas mantener macros de VBA, la compatibilidad ya no es tan universal y conviene quedarse en entornos de Microsoft o estudiar bien las alternativas.

PPT y PPTX: presentaciones y diapositivas

Para exposiciones orales, clases, demostraciones comerciales o pitch de proyectos, lo normal es usar presentaciones de diapositivas. En Office, los formatos clásicos son PPT (antiguo) y PPTX (moderno), ambos asociados a Microsoft PowerPoint.

El formato .ppt corresponde a versiones antiguas, mientras que .pptx es el estándar actual basado en XML comprimido, con las mismas ventajas que en Word y Excel en términos de tamaño reducido y mayor interoperabilidad. PPTX permite crear diapositivas con texto, imágenes, gráficos, audio, vídeo, transiciones, animaciones y una gran variedad de objetos incrustados.

La fuerza de las presentaciones es que ayudan a visualizar conceptos e ideas de forma clara. Está demostrado que muchas personas retienen mejor la información cuando la ven y la escuchan al mismo tiempo, por lo que PowerPoint (y sus equivalentes) se ha convertido en una herramienta básica en educación, empresa y divulgación.

Los archivos PPTX pueden abrirse no sólo en PowerPoint, sino también en Google Slides, Keynote de Apple, LibreOffice Impress, ONLYOFFICE Docs, WPS Office y otros visores. Eso sí, si tu presentación es muy compleja, con muchas animaciones y efectos especiales propios de PowerPoint, pueden aparecer pequeñas diferencias al abrirla en otros programas.

Cuando la prioridad es simplemente mostrar el contenido sin miedo a que se descuadre, se recurre a menudo a exportar la presentación a PDF. Así todo el mundo la verá igual, aunque perderás animaciones y transiciones, algo que en muchos contextos no es tan grave.

HTML: documentos para la web

El HyperText Markup Language (HTML) es el lenguaje estándar para construir páginas web. Aunque a primera vista parezca ajeno al mundo Office, en realidad también puede considerarse un formato de documento, porque define cómo se organiza y muestra el contenido en un navegador: párrafos, encabezados, listas, imágenes, botones, formularios, etc.

Un archivo HTML está compuesto por texto y etiquetas de marcado que indican al navegador qué representa cada elemento y cómo debe colocarse. Prácticamente todo lo que ves en una web (excepto recursos externos como imágenes o vídeos embebidos) está descrito en HTML.

Desde el punto de vista de la accesibilidad, los archivos HTML tienen la ventaja de que pueden abrirse en cualquier navegador moderno, independientemente del sistema operativo, y también pueden visualizarse en editores de texto sencillos como Notepad, Sublime Text o Atom para revisar o editar el código directamente.

Hay flujos de trabajo en los que, por ejemplo, un redactor crea contenidos en DOCX y luego un desarrollador web los adapta a HTML para publicarlos en una página. A la inversa, también es posible convertir HTML a otros formatos, incrustar documentos de texto o incluso generar PDFs a partir de plantillas HTML.

Otros formatos de texto y código habituales

Fuera de los grandes formatos ofimáticos, hay extensiones que te encontrarás con frecuencia y que también es útil conocer. Entre ellas destacan .txt, .rtf y varios tipos de archivos de código que, aunque no sean documentos de oficina al uso, se utilizan para intercambiar información textual.

El formato .txt es el más básico de todos: sólo contiene texto sin formato, sin negritas, cursivas ni estilos complicados. Se abre con cualquier editor (Bloc de notas en Windows, TextEdit en macOS, editores de código, etc.) y es perfecto para apuntes rápidos, configuraciones simples o datos sin maquetar.

También puedes encontrar archivos de extensión como .csv, .json u otros de texto estructurado que se usan para grandes volúmenes de datos, programación o intercambio de información entre sistemas. En estos casos, más que un formato de documento ofimático, se trata de estructuras pensadas para ser procesadas por aplicaciones o scripts.

Formatos de imagen más usados en documentos

Los documentos ofimáticos casi siempre incluyen imágenes, y ahí entran en juego formatos específicos. Los más frecuentes son JPEG, PNG, GIF, TIFF, RAW, PSD, PDF, EPS, SVG y AI, cada uno con sus peculiaridades. Conviene distinguir entre imágenes raster (mapa de bits) y vectoriales.

Las imágenes raster están formadas por una cuadrícula de píxeles, cada uno con su color. Tienen un tamaño fijo y, si las amplías por encima de su resolución nativa, se ven borrosas o pixeladas, porque el programa “se inventa” los datos que faltan. En esta categoría entran, por ejemplo, JPEG, PNG, GIF, TIFF, RAW y normalmente PSD.

El formato JPEG es quizá el más popular para fotografías y gráficos web ligeros. Permite comprimir la imagen para que ocupe poco espacio, a costa de perder algo de calidad. Es perfecto para fotos en webs, emails, banners o documentos donde el tamaño del archivo importa más que la máxima fidelidad.

Los GIF suelen usarse para imágenes animadas cortas, muy comunes en redes sociales y páginas web. Son ligeros, soportan transparencia limitada y mantienen toda la información de la imagen original a pesar de la compresión, pero no son ideales para una edición intensa ni para fotografías de alta calidad.

El formato PNG es similar al GIF pero soporta una gama de colores mucho más amplia y transparencia de alta calidad. Se utiliza sobre todo para logotipos, gráficos con fondo transparente, iconos y elementos de interfaz en la web. No es el mejor candidato para imprimir fotografías, pero es excelente para ilustraciones digitales.

TIFF destaca por ofrecer imágenes de alta calidad sin pérdidas, muy usadas en entornos de diseño e impresión profesional. No es el formato más ligero para web, pero sí uno de los más fiables para imprimir fotos o artes finales.

Los archivos RAW contienen datos fotográficos sin procesar, directamente del sensor de la cámara. Son ideales para edición avanzada en programas como Photoshop o Lightroom, porque guardan muchísima información que permite corregir exposición, balance de blancos y otros parámetros sin degradar tanto la imagen. No son adecuados para usarlos tal cual en documentos o impresoras, por lo que se suelen convertir después a TIFF o JPEG.

El formato PSD es el tipo de archivo nativo de Adobe Photoshop. Permite trabajar con capas, máscaras, efectos y combinaciones de raster y vector, siendo perfecto para edición fotográfica avanzada, ilustración digital, diseño de maquetas web o prototipos. Para integrarlo en documentos ofimáticos suele exportarse a JPEG, PNG o PDF.

En el lado vectorial están formatos como PDF, EPS, SVG y AI. Las imágenes vectoriales se basan en fórmulas matemáticas que definen líneas, curvas y formas. Esto permite escalar la imagen a cualquier tamaño sin pérdida de calidad, lo que las hace ideales para logotipos y elementos gráficos que deben verse bien en una tarjeta de visita y en una valla publicitaria.

El propio PDF puede contener gráficos vectoriales o raster, y por su versatilidad es muy usado para imprimir documentos, folletos, carteles, etc. Muchas herramientas permiten exportar a PDF desde formatos nativos para asegurarse de que la impresión respete el diseño original.

El formato EPS suele emplearse para logotipos y elementos gráficos que se colocan dentro de otros diseños. Puede contener contenido raster o vectorial, pero se recomienda sobre todo para elementos vectoriales individuales que luego se integrarán en maquetaciones más grandes.

SVG está pensado para gráficos vectoriales en dos dimensiones, muy frecuente en la web para iconos, diagramas y gráficos escalables. Su principal virtud es que permite redimensionar sin pérdida y suele pesar poco, además de ser legible como texto, lo que facilita su edición por desarrolladores.

Los archivos AI son el formato nativo de Adobe Illustrator, centrado en gráficos vectoriales. Son perfectos para logotipos, ilustraciones, tipografías personalizadas y piezas de impresión de una sola página, como tarjetas o flyers. No se utilizan para fotografía, pero son un estándar en diseño gráfico profesional.

Elegir formato según lo que vayas a hacer con el documento

Con todas estas extensiones sobre la mesa, la pregunta lógica es: ¿qué formato me conviene en cada caso? No hay un tipo de archivo perfecto para todo, sino opciones más adecuadas según tu objetivo y el programa que use la otra persona.

Si necesitas un documento de texto que otras personas vayan a editar, la apuesta más segura es .docx, por su amplia compatibilidad con Word, Google Docs, LibreOffice y otras suites. Si sabes que el destinatario no usa productos Microsoft, puedes valorar .odt, aunque conviene confirmar antes que su software lo soporte bien.

Cuando quieres enviar un texto que no se debe modificar (por ejemplo, un contrato, un informe final, un currículum terminado o una memoria de proyecto), lo más sensato es convertirlo a PDF. De este modo, el receptor verá el documento con la misma maquetación y fuentes, y tendrás a tu disposición opciones de seguridad como contraseñas y firmas digitales.

En el caso de hojas de cálculo, los formatos habituales son .xls y .xlsx, siendo este último el más recomendado por compatibilidad y prestaciones. Si compartes datos con usuarios que trabajan con Excel, Google Sheets o LibreOffice, XLSX normalmente funcionará mejor que otros tipos. Para datos tabulares más técnicos o procesados por programas, CSV puede ser una alternativa simple.

Para presentaciones, PPTX es el estándar cuando las otras personas van a modificarlas o reutilizar las diapositivas. Si solo necesitas que las vean y no quieres quebraderos de cabeza con fuentes o diseños rotos, exportar a PDF suele ser una jugada inteligente, especialmente si se va a proyectar desde un ordenador que no controlas.

Cuando envías imágenes sueltas, tienes varias opciones: JPEG para fotos comprimidas y uso general, PNG para logotipos o gráficos con transparencia, TIFF si vas a imprenta y necesitas máxima calidad, y PDF si es un documento gráfico que se va a imprimir o compartir en alta resolución.

Si tienes carpetas o conjuntos muy pesados de archivos, es habitual comprimirlos a ZIP o formatos similares para enviarlos. No obstante, en contextos donde la edición colaborativa es importante, muchos servicios online permiten combinar compresión y gestión de documentos sin necesidad de archivos comprimidos tradicionales, reduciendo el riesgo de corrupción del conjunto entero.

Al final, la clave está en preguntarte dos cosas: ¿van a editar este archivo, o sólo lo van a ver? y ¿con qué programas lo van a abrir?. Con esas respuestas en mente, elegir entre DOCX, ODT, PDF, XLSX, PPTX o formatos de imagen será mucho más sencillo y evitarás sorpresas desagradables.

Conocer las fortalezas y debilidades de cada formato —desde PDF como estándar mundial para compartir, DOCX y ODT para textos editables, XLSX y PPTX para datos y presentaciones, hasta HTML, HWP, WPS y los distintos tipos de imágenes raster y vectoriales— te permite adaptar el tipo de archivo a cada tarea, mejorar la compatibilidad con otras personas y mantener tus documentos más seguros y mejor organizados.