Shin kun taɓa tsayawa don yin tunani game da adadin bayanan sirri da na sirri waɗanda za su iya ɓacewa tare da daftarin aiki lokacin da kuke raba shi? Bayan rubutun da kuke gani, akwai ɓoyayyun bayanai — metadata da sharhi — waɗanda zasu iya bayyana fiye da yadda kuke zato. Daga sunan mai amfani, kwanan wata, bita, da sharhi don shigar da hanyoyin da bayanan haɗin gwiwar, za a iya fallasa wannan bayanin idan ba ku share shi da kyau ba.
Cire metadata da sharhi kafin aika daftarin aiki na Word yana ɗaya daga cikin ƙananan ayyuka waɗanda zasu iya yin tasiri wajen kare sirrin ku da na kamfanin ku. Ba kwa buƙatar zama ƙwararre ko rikitar da rayuwar ku tare da kayan aiki masu rikitarwa: akwai hanyoyin aminci 100%, duka a cikin Word kanta da kuma abubuwan amfani na waje, don tsaftace fayil ɗin ku kafin raba shi. Anan zamu nuna muku duk zaɓuɓɓuka daki-daki don kar ku bar wata alama.
Menene metadata kuma me yasa yake da mahimmanci?
Metadata bayanai ne da ke bayyanawa da kuma cika wasu bayanai a cikin fayil. A cikin yanayin takaddun Word, wannan metadata na iya haɗawa da sunan marubucin, ƙirƙira da kwanakin gyarawa, daftarin aiki version, tarihin abokin aiki, comentarios, adireshin imel, da sauran bayanai na ciki da yawa. Yawancin waɗannan bayanan ba sa iya gani ga ido tsirara, amma duk wanda ke da ƙarancin sani zai iya duba shi, ko da rubutun daftarin ya bayyana a tsabta.
La muhimmancin metadata Amfani da metadata ya girma sosai a cikin 'yan shekarun nan. Ba wai kawai don dalilai na keɓantawa ba, har ma don kare bayanan ciki a cikin wuraren sana'a. A cikin kamfanoni da ƙungiyoyi, rashin kulawa lokacin raba fayiloli tare da metadata na iya ba da cikakkun bayanai na dabaru, sunayen ma'aikata, ko mahimman bayanai kamar hanyoyin hanyar sadarwa, adiresoshin imel, samfuran da aka yi amfani da su, ko yanke shawara na bita. Don haka, kafin raba daftarin aiki, yana da mahimmanci a bita da share wannan bayanan da aka ɓoye.
Wane boyayyar bayanai da metadata ke ɓoye daftarin aiki?
Takardun da aka ƙirƙira a ciki Microsoft Word Suna adana bayanan ɓoye iri-iri masu ban mamaki. Waɗannan su ne wasu daga cikin mafi yawan waɗanda yakamata ku bincika kafin aika wani abu zuwa ƙasashen waje:
- Sharhi, sharhi da bayanai: Duk bayanan da aka yi yayin aiwatar da gyara, sigar baya, canje-canjen da aka yi, da sharhi, gami da sunayen masu dubawa da masu haɗin gwiwa.
- Kaddarorin daftarin aiki da bayanan sirri: Marubuci, batu, take, ƙirƙira/kwanakin gyare-gyare, taƙaitawa, sunan mai amfani, Samfurin daftarin aiki, da sauran kaddarorin atomatik da yawa waɗanda Kalmar za ta iya cika su.
- Maganganun imel, lissafin rarrabawa: Idan an aika da takaddar don dubawa ko raba ta imel, wannan bayanan na iya kasancewa a ciki.
- Masu kai, ƙafa, da alamun ruwa: Bayanin da aka ƙara a waɗannan wuraren yakan ƙunshi sunaye, kwanan wata, da saƙonnin ciki.
- Rubutun boye: Kalma tana ba ka damar sanya rubutu a matsayin ɓoyayyiya, wanda ba a iya gani a kallon al'ada, amma ana iya murmurewa cikin sauƙi kuma a bar shi fallasa.
- Gabatar da bayanan don dubawa: Canja bayanin bin diddigin, wanda ya yi me, lokacin da aka duba fayil ɗin, da sauransu.
- Kaddarorin Sabar Sabar: Idan an haɗa takaddun cikin tsarin kamar SharePoint, na iya ƙunsar hanyoyi, manufofin gudanarwa, da bayanan da ke da alaƙa da cibiyar sadarwar kasuwanci.
- Bayanan fayil XML na al'ada: Bayanan fasaha, sau da yawa ganuwa, waɗanda za a iya haɗa su kuma ba za a iya gani ba ko da lokacin gyara rubutu akai-akai.
- Abubuwan da ba a iya gani: Abubuwa, siffofi, hotuna, ko abubuwan da basu bayyana a daidaitaccen ra'ayi ba, amma har yanzu ana adana su a cikin fayil ɗin.
Wannan yana nufin cewa ko da kuna tsammanin takardar ku ta shirya, ƙila za a sami sauran bayanai da yawa waɗanda za a iya tsaftace su da kayan aikin da suka dace..
Hanyoyin duba, gyara, da share metadata a cikin Word
Akwai hanyoyi da yawa don sarrafa metadata da ɓoyayyun tsokaci a cikin takaddun Word.Daga ginanniyar fasalin Microsoft Word, zuwa zaɓuɓɓukan tsarin aiki, zuwa kayan aikin kan layi da shirye-shirye na ɓangare na uku. Anan ga duk zaɓuɓɓukan da zaku iya amfani da su, tare da fa'idodinsu da gazawar su.
1. Amfani da Mai duba Takardun Kalma
Kalma ta ƙunshi ginanniyar kayan aikinta don dubawa da sauri da aminci da cire metadata da sharhi. Wannan ita ce hanyar da aka fi ba da shawarar kuma wacce ke ba da sakamako mafi kyau a yawancin yanayi:
- Yi kwafin ainihin takaddar kafin farawa. Ta wannan hanyar, idan kuna buƙatar ci gaba da sharhi da bita don amfanin cikin gida, koyaushe za ku sami cikakken fayil ɗin.
- Bude daftarin aiki a cikin Word. Jeka tab Amsoshi kuma zaɓi Bayani.
- Danna kan Duba ga matsaloli kuma zaɓi Duba daftarin aiki.
- A cikin akwatin maganganu da ya bayyana, duba duk zaɓuɓɓukan da suka dace don nemo kowane nau'in bayanan ɓoye: sharhi, bita, bayanan sirri, kanun labarai, ƙafafu, rubutun ɓoye, bayanan XML, da sauransu.
- Pulsa Duba don Word don nazarin fayil ɗin.
- Duba sakamakonIdan an gano mahimman bayanai, faɗakarwa (yawanci alamar jan kira) da maɓalli zasu bayyana kusa da kowane abu. Cire duka. Danna kan shi don share wannan bayanan.
- Idan kun gama, rufe taga, ajiye takaddun, kuma zai kasance mai tsabta kuma yana shirye don rabawa.
Wannan tsari yana da tsaro kuma baya shafar babban abun ciki na takaddar; yana kawar da ɓoyayyun bayanai da sharhi waɗanda zasu iya bayyana bayanan sirri.
2. Duba ku gyara metadata daga Windows
Idan ba ka da Word ko fi son hanya kai tsaye, za ka iya bincika da kuma gyara wasu metadata daga cikin babbar manhajar Windows da kanta.
- Danna-dama a kan fayil ɗin kuma zaɓi "Properties."
- Shiga shafin Detalles don ganin duk abubuwan da ke akwai (marubuci, kamfani, kwanan wata, da sauransu).
- A ƙasan zaka sami zaɓi Cire dukiyoyi da bayanan sirriWannan yana buɗe mayen da ke ba ka damar zaɓar da share metadata wanda tsarin ke ba ka damar gyarawa.
Da fatan za a lura cewa wannan fasalin baya rufe kowane nau'in bayanan ciki wanda Word zai iya tattarawa, kuma baya share sharhi ko bita. Yana da amfani ga saurin gogewa na abubuwan da suka fi mahimmanci, amma Idan kana son cikakken tsaftacewa, yi amfani da Inspector Takardu.
3. Kayan aikin kan layi da aikace-aikacen waje
Akwai hanyoyin kan layi don cire metadata daga takardu, kodayake ana ba da shawarar hankali. lokacin da ake mu'amala da mahimman bayanai, tunda ya zama dole a loda fayil ɗin zuwa uwar garken waje.
- MetaClean, MetaCleaner, Get-Metadata da sauran ayyukan kan layi suna ba ku damar yin nazari da tsaftace metadata daga fayilolin Word, PDF, hotuna, da sauransu. Kawai loda daftarin aiki, duba bayanan, kuma share su idan ana so kafin zazzage sigar mai tsabta.
Ventajas: Ba kwa buƙatar shigar da komai, yana da sauri da sauƙi. Rashin amfani: Kada ku loda fayilolin sirri ko na sirri zuwa sabis waɗanda ba za ku iya tantance sirrinsu ba.
A cikin saitunan ƙwararru ko lokacin sarrafa bayanai masu mahimmanci, yana da kyau koyaushe don zaɓar hanyoyin da aka gina cikin Word kanta ko mafita na gida.
Menene Mai duba Takardun Kalma ba zai iya cirewa ba?
Yayin da kayan aikin binciken Word ya cika sosai, akwai wasu abubuwan da ba zai iya cirewa ta atomatik ba:
- Fayilolin da aka haɗa da abubuwa: Takaddun bayanai, hotuna, daidaito, sigogi, da sauran abubuwan da aka saka a cikin fayil ɗin na iya riƙe nasu metadata.
- Macros da VBA code: A lokuta na takardu tare da shirin, samfura ko siffofi, dole ne a yi gogewa da hannu don hana fayil ɗin tsayawa aiki yadda ya kamata.
- Bayanan da aka adana da hanyoyin haɗin waje: Hanyoyin haɗi zuwa bayanan waje, yanayin yanayin Excel, ko masu tacewa na iya ƙunshi ɓoyayyun bayanan da ba koyaushe ake cire su tare da Inspector ba, don haka yana da kyau a sake duba su da hannu.
Koyaushe bitar gargaɗin da Sufeto ya nuna kuma la'akari da cire abubuwa da hannu waɗanda mai yiwuwa har yanzu sun ƙunshi mahimman bayanai.
Marubuci mai sha'awa game da duniyar bytes da fasaha gabaɗaya. Ina son raba ilimina ta hanyar rubutu, kuma abin da zan yi ke nan a cikin wannan shafi, in nuna muku duk abubuwan da suka fi ban sha'awa game da na'urori, software, hardware, yanayin fasaha, da ƙari. Burina shine in taimaka muku kewaya duniyar dijital ta hanya mai sauƙi da nishaɗi.