Cómo ejecutar consultas SQL en Microsoft Excel

Microsoft Excel es una de las herramientas más utilizadas en el ámbito empresarial y de análisis de datos. Sin embargo, lo que muchos desconocen es que es posible ejecutar consultas SQL directamente sobre hojas de cálculo de Excel, lo que facilita la manipulación y el filtrado de grandes volúmenes de datos de manera eficiente.

En este artículo, vamos a explorar cómo podemos realizar consultas SQL en archivos de Excel, abrir una conexión SQL, recuperar información específica y ejecutar algunas de las consultas más útiles para filtrar y modificar datos sin necesidad de recorrer cientos de filas manualmente.

Cómo abrir una conexión SQL con un archivo de Excel

Antes de comenzar a ejecutar consultas SQL en un archivo de Excel, es imprescindible establecer una conexión con el documento. Para ello, se debe configurar una cadena de conexión adecuada, que permita que la consulta interactúe con la información contenida en el archivo.

Para lograrlo, puedes emplear la siguiente cadena de conexión en tu software o proceso de automatización:

Provider=Microsoft.ACE.OLEDB.12.0;Data Source=C:\ruta\archivo.xlsx;Extended Properties=»Excel 12.0 Xml;HDR=YES»;

Donde Data Source debe apuntar a la ubicación exacta del archivo Excel en tu dispositivo.

Ejecutar consultas SQL en un archivo de Excel protegido con contraseña

Si el archivo de Excel está protegido con contraseña, es necesario eliminar la protección antes de ejecutar las consultas SQL. Para ello, sigue estos pasos:

• Abre el archivo manualmente o mediante un software de automatización.
• Introduce la contraseña correctamente.
• Dirígete a Archivo > Información > Proteger libro > Cifrar con contraseña.
• Elimina la contraseña introduciendo una cadena vacía en el campo correspondiente.
• Guarda el archivo sin protección y usa la conexión SQL como se explicó en el apartado anterior.

Leer el contenido de una hoja de cálculo con SQL

Para obtener todos los datos de una hoja de Excel puedes utilizar la siguiente consulta SQL:

SELECT * FROM [Hoja1$]

Si deseas obtener únicamente las filas que cumplen con un criterio específico, puedes emplear una consulta con la cláusula WHERE:

SELECT * FROM [Hoja1$] WHERE [NombreColumna] = 'Ejemplo'

Eliminar datos de una fila en Excel mediante SQL

A diferencia de una base de datos tradicional, Excel no permite el uso de DELETE en consultas SQL. Sin embargo, se puede modificar una fila estableciendo los valores de las celdas como nulos:

UPDATE [Hoja1$] SET [Columna1]=NULL, [Columna2]=NULL WHERE [Columna1]='Ejemplo'

Filtrar información excluyendo una fila determinada

Si necesitas obtener todos los registros de una hoja de Excel excepto aquellos que tienen un valor específico en una columna, puedes ejecutar la siguiente consulta SQL:

SELECT * FROM [Hoja1$] WHERE [Columna1] IS NOT NULL OR [Columna2] IS NOT NULL

Ejecutar consultas SQL desde Excel con servidores vinculados

Otra opción avanzada para ejecutar consultas SQL en Excel es a través de servidores vinculados. Es posible conectar Excel con SQL Server y realizar consultas directamente desde la base de datos con los siguientes pasos:

• Configurar un origen de datos OLE DB en SQL Server.
• Agregar un servidor vinculado con el procedimiento almacenado sp_addlinkedserver.
• Ejecutar consultas directamente desde SQL Server utilizando Excel como fuente de datos.

Ejemplo de consulta SQL en un servidor vinculado:

SELECT * FROM OPENQUERY(ExcelServ,''SELECT * FROM [Hoja1$]'')

Aprovechar la versatilidad de SQL dentro de Excel permite manipular datos de manera más eficaz, reduciendo el tiempo necesario para realizar filtrados y análisis complejos.