Cómo usar BUSCARV y BUSCARX en Excel: guía completa y ejemplos prácticos

¿Te has encontrado alguna vez perdido entre las miles de filas y columnas de una hoja de cálculo al buscar datos concretos? Si trabajas habitualmente con Excel, seguro que has oído hablar de BUSCARV y BUSCARX, dos funciones que marcan la diferencia cuando de automatizar búsquedas y agilizar tareas se trata. Dominar estas funciones supone un salto de calidad en el día a día de cualquier usuario, desde quienes gestionan simples listas de contactos hasta quienes analizan grandes bases de datos en empresas.

Este artículo es tu guía definitiva para entender y usar BUSCARV y BUSCARX en Excel como un auténtico profesional. Aquí desgranamos todos los secretos, ventajas, limitaciones y trucos prácticos, partiendo de las bases y profundizando en ejemplos, sintaxis y formas de sacarles el máximo partido, para que nunca más una búsqueda en Excel te pare los pies.

¿Qué son BUSCARV y BUSCARX en Excel?

BUSCARV y BUSCARX pertenecen a la familia de funciones de búsqueda y referencia en Excel. Son herramientas que facilitan localizar datos específicos en grandes listas o tablas, devolviendo información relacionada de manera rápida y sin errores. Su uso es tan diverso como necesario: facturación, inventarios, informes, recursos humanos, CRM, contabilidad… Si tienes que encontrar algo en un mar de datos, estas funciones son tu mejor aliado.

BUSCARV (VLOOKUP, en inglés) es la fórmula clásica para buscar datos en vertical, es decir, dentro de una columna. Ha sido un pilar en Excel durante años. Sin embargo, con las nuevas versiones ha llegado BUSCARX (XLOOKUP), una función aún más potente y flexible que resuelve muchas de las limitaciones de BUSCARV.

¿Por qué es tan importante aprender ambas? Porque muchas empresas aún trabajan con versiones antiguas de Excel, donde BUSCARX no existe, y porque BUSCARV sigue siendo útil y altamente compatible. Ahora bien, si tienes la versión adecuada, BUSCARX te abre un mundo de nuevas posibilidades.

¿Para qué sirve cada una? Usos básicos y situaciones reales

La función BUSCARV se utiliza para encontrar un dato tomando como referencia un valor en la columna más a la izquierda de una tabla, devolviendo algo relacionado que está en otra columna de la misma fila. Por ejemplo: tienes una lista de productos con códigos, descripciones y precios, y quieres que al introducir el código te muestre su descripción y precio automáticamente. BUSCARV te lo pone en bandeja.

BUSCARX lleva este concepto al siguiente nivel: permite buscar tanto en vertical como en horizontal, en cualquier columna o fila, y devolver uno o varios datos sin las restricciones de BUSCARV. Además, puedes personalizar el comportamiento de la búsqueda, el resultado en caso de error, buscar con comodines, entre otras funciones avanzadas.

Vamos a verlo con un ejemplo práctico muy habitual: gestión de facturas. Imagínate que eres una pyme que vende suministros médicos. No tienes un sistema avanzado de facturación y necesitas sacar datos de una lista de más de 3.000 artículos cada vez que entra un pedido. Rellenar los datos manualmente sería eterno y propenso a errores. Con BUSCARV o BUSCARX puedes automatizar el proceso para que, solo con el código del producto, se rellenen automáticamente la descripción, presentación y precio.

Diferencias clave: ¿Qué limita BUSCARV y por qué BUSCARX es la evolución?

BUSCARV es una grandísima función, pero tiene algunas limitaciones que en hojas complejas resultan incómodas:

• Sólo busca de izquierda a derecha. El dato de referencia tiene que estar siempre en la primera columna del rango que se indica. Si el dato a buscar no está ahí, hay que reorganizar la tabla o hacer combinaciones extra.
• Devuelve un solo valor. Si necesitas extraer varios datos relacionados (por ejemplo, nombre, apellido y departamento), tienes que usar varias fórmulas.
• Hay que indicar el número de la columna a devolver. Si luego se reorganizan columnas en la tabla, la fórmula se puede romper o devolver resultados erróneos.
• El resultado por defecto ante un dato no encontrado es el error #N/A. Hay que combinarla con SI.ERROR para mostrar un mensaje personalizado.
• No admite comodines ni búsqueda inversa (de abajo hacia arriba), ni búsqueda binaria avanzada.

BUSCARX elimina prácticamente todas estas restricciones y añade mejoras decisivas:

• Permite buscar en cualquier columna o fila, sin importar la posición. Puedes buscar en la columna del medio y devolver algo de la primera, por ejemplo.
• Devuelve múltiples valores al usar rangos de varias columnas, facilitando búsquedas para bases de datos más complejas.
• No tienes que contar columnas. Seleccionas directamente el rango de resultado.
• Puedes personalizar el mensaje de no encontrado sin fórmulas adicionales.
• Disponible la búsqueda exacta, aproximada y con comodines para encontrar parcial o exactamente lo que buscas.
• Posibilidad de búsqueda inversa (de abajo a arriba) y binaria (ideal para datos ordenados).
• Búsqueda en varias tablas simultáneamente y uso de BUSCARX anidado, lo que amplía las posibilidades de automatización.

¿Qué versiones de Excel permiten usar cada función?

La función BUSCARV está disponible en todas las versiones modernas de Excel, desde las más antiguas hasta las más recientes. Lo encontrarás tanto en Microsoft 365 como en las versiones perpetuas de Excel para escritorio.

BUSCARX, en cambio, sólo está disponible a partir de la versión 1910 de Excel. Si tienes Excel 2016 o una de las primeras de 2019, probablemente no la tengas. Para saber si puedes usar BUSCARX, basta con que escribas =BUSCARX en la barra de fórmulas y veas si aparece en la lista de sugerencias.

Si tu versión aún no lo soporta, no desesperes. Domina BUSCARV mientras puedas actualizar, y cuando llegue el momento, salta a BUSCARX para aprovechar sus mejoras.

Sintaxis de BUSCARV: desgranando cada argumento

Vamos a destripar la fórmula BUSCARV para saber exactamente cómo funciona:

=BUSCARV(valor_buscado; matriz_tabla; indicador_columnas; )

• valor_buscado: El dato que deseas encontrar (puede estar escrito directamente o en una celda de referencia).
• matriz_tabla: El rango completo donde buscar, incluyendo la columna donde está el dato de referencia y las columnas de información a obtener.
• indicador_columnas: El número (empezando por 1) de la columna desde la que quieres extraer el resultado dentro del rango seleccionado. Si quieres el dato de la segunda columna del rango, aquí pondrás un 2.
• : Opcional. Si es VERDADERO o se omite, busca una coincidencia aproximada; si es FALSO, solo devuelve coincidencias exactas.

Ejemplo típico: tienes una tabla de clientes en el rango A1:D16. Quieres encontrar el número de teléfono (que está en la columna 4, o sea, columna D) para el cliente con ID 8. La fórmula sería:

=BUSCARV(8;A1:D16;4;FALSO)

Si el dato no existe y pides coincidencia exacta, aparecerá el error #N/A. Si permites coincidencia aproximada, te devolverá el resultado más cercano por debajo.

Trucos y variantes avanzadas de BUSCARV

BUSCARV no se limita a buscar por la primera columna: puedes redefinir el rango para buscar por cualquier columna. Por ejemplo, si tienes los nombres en la columna B y necesitas buscar por nombre en vez de por ID, simplemente define el rango desde columna B en adelante y ajusta el indicador de columna:

=BUSCARV(«Miguel Perea Ramos»;B1:D16;3;FALSO)

Esto buscará por el nombre y te devolverá, por ejemplo, el teléfono correspondiente.

Otra combinación útil es BUSCARV con listas desplegables: puedes dejar que el usuario seleccione un valor de una lista y que, automáticamente, otra celda muestre información relevante usando BUSCARV. Es ideal para fichas, informes automáticos, catálogos, etc.

Y si quieres evitar errores feos, combina BUSCARV con SI.ERROR para mostrar mensajes personalizados si el dato no existe:

=SI.ERROR(BUSCARV(8;A1:D16;4;FALSO);»Cliente no encontrado»)

Sintaxis de BUSCARX: argumentos y su potencial

La fórmula BUSCARX se estructura así:

=BUSCARX(valor_buscado; matriz_buscada; matriz_devuelta; ; ; )

• valor_buscado: El dato que quieres localizar (celda o valor directo).
• matriz_buscada: Rango donde Excel debe buscar ese dato.
• matriz_devuelta: Rango de donde extraer el resultado. Puede ser una columna o varias si quieres varios datos a la vez, a diferencia de BUSCARV.
• : Opcional. Si no se encuentra el valor, puedes indicar el mensaje o dato que quieres que aparezca (por ejemplo, «No encontrado»).
• : Opcional. Define cómo se busca el valor: 0 para exacta, -1 para exacta o siguiente menor, 1 para exacta o siguiente mayor, 2 para coincidencia de comodines.
• : Opcional. Permite elegir cómo recorrer los datos: 1 de arriba a abajo, -1 de abajo a arriba, 2 búsqueda binaria ascendente, -2 binaria descendente.

Ejemplo típico de uso con BUSCARX: quieres buscar un producto en una lista (códigos en la columna A y precios en la E), mostrar el precio y personalizar el mensaje si el producto no existe. La fórmula sería:

=BUSCARX(B2;Precios!$A$1:$A$7000;Precios!$E$1:$E$7000; «No encontrado»; 0)

Aquí, si el elemento no existe, directamente te mostrará «No encontrado» sin necesidad de SI.ERROR.

Desglose de todos los argumentos opcionales de BUSCARX

Una de las grandes ventajas de BUSCARX es la flexibilidad de sus argumentos opcionales. Veamos uno por uno:

• : Puedes devolver texto, un número o incluso una celda vacía indicando «». Olvídate del error visual #N/A y personaliza la experiencia.
• :
  • 0: Coincidencia exacta (predeterminada).
  • -1: Coincidencia exacta o siguiente valor menor.
  • 1: Coincidencia exacta o siguiente valor mayor.
  • 2: Coincidencia de comodines (* para varios caracteres, ? para uno solo, ~ para ignorar el carácter especial).
• :
  • 1: De la primera a la última fila (por defecto).
  • -1: De la última a la primera (búsqueda inversa).
  • 2: Búsqueda binaria ascendente (requiere datos ordenados de menor a mayor).
  • -2: Búsqueda binaria descendente (requiere datos ordenados de mayor a menor).

Ejemplos prácticos de BUSCARX en acción

Te mostramos cómo BUSCARX saca ventaja en diversos escenarios reales:

• Búsqueda de un solo dato: Busca el nombre de un país y devuelve su código de teléfono.
• Búsqueda de varios datos: A diferencia de BUSCARV, puedes devolver toda una fila de información (nombre, departamento, etc.) con una sola fórmula.
• Personalización sin errores: Si quieres evitar el típico #N/D cuando no existe el dato, solo tienes que usar el argumento .
• Búsqueda combinada (vertical y horizontal): Puedes anidar BUSCARX para cruzar valores en una tabla en ambas dimensiones, parecido a combinar INDICE y COINCIDIR.
• Rangos dinámicos: Si tienes dos rangos de datos (varias tablas), puedes concatenar ambos en la fórmula y BUSCARX buscará en ambas simultáneamente.
• Búsqueda parcial con comodines: Encuentra datos por coincidencia parcial usando *, ? o ~ en tu valor de búsqueda.

Comparativa rápida de argumentos: BUSCARV vs BUSCARX

BUSCARV requiere siempre el número de columna donde está el dato a devolver y solo permite buscar en la primera columna del rango. En cambio, BUSCARX no depende ni del orden de las columnas ni de su posición, basta con indicar los rangos precisos para buscar y para devolver.

Además, BUSCARX es compatible con matrices dinámicas: cuando la matriz_devuelta agrupa varias columnas, puedes devolver una serie de datos contiguos en varias celdas de una sola vez, sin tener que repetir la fórmula.

Argumentos de ejemplo y casos resueltos

Imagina una tabla de países con datos de población, esperanza de vida y códigos. Si sólo quieres la población, defines la matriz_devuelta como la columna de poblaciones. Si quieres varios datos, defines la matriz_devuelta como varias columnas. Al colocar la fórmula en la celda G6, los datos de las columnas H6 e I6 también se rellenarán de forma dinámica.

¿Qué pasa si buscas un dato que no existe? Con BUSCARV, si buscas Uruguay (y no está en la lista) y no usas SI.ERROR, te aparecerá el error #N/A. Con BUSCARX, decides el mensaje que aparece, el número o el resultado que desees.

Más allá de la búsqueda exacta: modo_de_coincidencia y sus usos

• Para buscar el siguiente valor menor, usa -1. Por ejemplo: Buscar 46.520 en una tabla de descuentos, si no existe, te devolverá el descuento del importe inmediatamente inferior.
• Para el siguiente valor mayor, usa 1. Útil si buscas rangos progresivos.
• Para usar comodines, emplea 2. Por ejemplo, busca «*sur*» y te saldrán «Sur», «Sureste», «Norte-sur»…

¿Cómo funcionan los comodines en BUSCARX?

El asterisco (*) sustituye a cualquier número de caracteres. Si buscas «*este», aparecerán «Este», «Sureste», «Noreste»…

El signo de interrogación (?) sustituye sólo a un carácter. ¿Tienes dudas sobre «María» o «Mario»? Prueba «Mar?a» y ambos serán encontrados.

La virgulilla (~) anula el valor comodín. Si buscas «¿Cómo~?» no te encontrará «¿Cómor», sino solamente «¿Cómo?».

¿Qué es la búsqueda binaria que ofrece BUSCARX?

Cuando tienes grandes listas ordenadas, la búsqueda binaria permite localizar datos velozmente. Imagina un libro de 100 páginas: con la binaria partes a la mitad, eliges el bloque donde puede estar y reduces el número de comprobaciones. Eso sí, necesitas que el rango esté bien ordenado (ascendente o descendente según el modo elegido), de lo contrario, los resultados no tendrán fiabilidad.

¿Puedo buscar en varias tablas o por más de un criterio a la vez?

BUSCARX permite buscar a la vez en varios rangos concatenados usando la sintaxis adecuada. Por ejemplo, si tienes dos tablas de países, la matriz_buscada puede ser ambas áreas separadas por el símbolo de dos puntos, igual que la matriz_devuelta. Todo en la misma fórmula y sin esfuerzo extra.

¿Y si quiero cruzar varios criterios? Aquí entra el uso de BUSCARX anidado: puedes usar una búsqueda inicial para determinar el rango de columnas y otra para la fila, devolviendo el dato exacto en la intersección, como si fuera una versión avanzada de INDICE + COINCIDIR.

¿Cuánto puedo personalizar los resultados de BUSCARX?

Una ventaja poco conocida de BUSCARX es que puedes devolver varios tipos de resultados en caso de error. Puedes mostrar un texto personalizado, un número o dejar la celda en blanco según tus necesidades. Además, cuando devolvemos varias columnas, el resultado ocupa celdas adyacentes, que no pueden editarse individualmente desde Excel, pero que sí se podrían modificar eliminando la fórmula principal.