- Excel y Microsoft 365 permiten revisar de forma detallada todos los cambios realizados en tus archivos.
- La auditoría avanzada de Purview ofrece informes personalizables y búsquedas filtradas para controlar la actividad de edición, acceso y compartición de archivos.
- La exportación y transformación de registros con Power Query facilita el análisis profundo de cambios, accesos o incidentes.
- Combinar funcionalidades nativas, PowerShell y soluciones externas como ADAudit Plus ofrece máxima seguridad, trazabilidad y cumplimiento normativo.
Gestionar y registrar cualquier alteración en archivos de Excel se ha convertido en un tema clave para empleados, responsables de TI y directores de seguridad de la información, especialmente en entornos donde la colaboración y el cumplimiento normativo son críticos. Si alguna vez has necesitado saber quién ha cambiado qué, cuándo y cómo en un libro de Excel, tanto si trabajas con archivos locales como en la nube, este artículo te resolverá todas las dudas. También abordaremos el uso de soluciones como ADAudit Plus y las opciones de auditoría avanzadas de Microsoft 365 para que puedas tener todo bajo control.
Las funcionalidades para registrar, auditar y extraer informes detallados sobre los cambios en un archivo Excel han avanzado mucho. Aunque Excel ofrece herramientas interesantes, las empresas suelen necesitar soluciones que integren auditorías de seguridad, acceso, modificaciones y exportaciones de datos. Aquí te presentamos, de manera sencilla pero exhaustiva, cómo aprovechar todas las posibilidades de Excel, Microsoft 365 Purview, Power Query y herramientas externas para tener un control absoluto de la actividad sobre tus archivos.
Visualiza y registra cambios en Excel: primeros pasos
Excel actualmente proporciona la capacidad de mostrar un historial detallado de modificaciones en el archivo, especialmente en su versión de Microsoft 365. Gracias a la función «Mostrar cambios», puedes identificar rápidamente qué se ha modificado, quién lo ha hecho y en qué momento. Esta herramienta es esencial si compartes archivos con otros usuarios y necesitas mantener un registro fiable.
- El historial de cambios se guarda hasta 60 días, lo que te permite revisar modificaciones pasadas.
- Puedes restringir la lista de cambios a una hoja específica, un rango o una celda concreta para filtrar la información relevante.
- El sistema muestra los detalles de cada cambio: usuario, celda, valor antiguo y valor nuevo.
- Si se han hecho modificaciones masivas, Excel agrupa los cambios para facilitar la revisión.
Para revisar estos cambios en todo el libro, simplemente accede a la pestaña Revisar y selecciona Mostrar cambios. Aparecerá un panel lateral donde se pueden consultar todas las ediciones, filtrando al gusto por rango, hoja o celda. Si deseas conocer los cambios realizados en masa, puedes ampliarlos para ver cada detalle.
Filtra y examina modificaciones específicas
Una de las funcionalidades más potentes es la posibilidad de filtrar los cambios solo en las celdas o rangos relevantes. Así puedes detectar rápidamente si ha habido ediciones en información sensible o en fórmulas clave.
- Selecciona una celda, rango o incluso toda una hoja.
- Haz clic derecho y elige la opción Mostrar cambios para ver la actividad en esa zona específica.
- Desde el panel lateral puedes acotar por rango escribiendo el nombre o referencia de celda y luego confirmando.
Este nivel de personalización ayuda a auditar datos críticos en segundos, sin perderte en un mar de modificaciones generales.
Auditoría avanzada en Microsoft 365: la potencia de Purview y el registro de auditoría
Si necesitas mucho más que un simple historial de cambios, entra en juego la auditoría de Microsoft 365, especialmente a través de Microsoft Purview. Esta herramienta recoge y consolida los registros de actividad de toda la suite (incluyendo Excel, SharePoint, OneDrive, Teams y muchos otros servicios empresariales) para ofrecerte informes y búsquedas avanzadas sobre cualquier interacción con archivos y datos.
En la plataforma de Microsoft Purview puedes:
- Buscar y exportar registros de acceso, modificación, eliminación y compartición de archivos (incluidos los de Excel) en tus sistemas.
- Filtrar actividades por usuario, rango de fechas, tipo de operación o elemento concreto.
- Consultar detalles técnicos de cada actividad: fuente, dispositivo, dirección IP, tipo de acción, resultado y más.
Esto es especialmente útil en entornos donde hay que justificar quién accedió o modificó una hoja concreta por motivos legales, de privacidad o ante auditorías externas.
Interpretación y exportación avanzada de registros: el truco del JSON en Excel
Cuando exportas resultados del registro de auditoría, normalmente obtendrás un archivo .CSV con una columna AuditData en formato JSON. Puede parecer intimidante al principio, pero Excel tiene una opción muy sencilla para convertir esa columna JSON en múltiples columnas con información clara.
- Abre el archivo CSV en Excel usando la función «Desde texto o CSV».
- En el Editor de Power Query, localiza la columna AuditData, haz clic derecho, elige «Transformar» y selecciona «JSON».
- Expande la columna para ver todas las propiedades y decide cuáles necesitas ver.
- Podrás ordenar y filtrar por usuario, operación, fecha, archivo, rango afectado, etc.
Darle este formato a los registros te permite investigar incidentes, evaluar cambios masivos o encontrar puntos de fallo de forma rápida y visual.
Combinando auditoría nativa, PowerShell y ADAudit Plus
En organizaciones con una exigencia muy elevada de control, es habitual combinar la auditoría integrada de Excel y Microsoft 365 con scripts de PowerShell para realizar búsquedas automatizadas y exportación masiva de logs. Por ejemplo, puedes ejecutar:
$auditlog = Search-UnifiedAuditLog -StartDate -EndDate -RecordType SharePointFileOperationEsto permite extraer registros de acceso, modificación y compartición de archivos Excel alojados en SharePoint y OneDrive, integrando el resultado en tu sistema de SIEM o plataforma de seguridad.
Además, soluciones como ADAudit Plus llevan la monitorización a otro nivel, generando alertas en tiempo real cada vez que un archivo crítico se toca, cambia o elimina. Este tipo de herramientas permiten:
- Programar informes automáticos en múltiples formatos (CSV, PDF, XML…), personalizando los parámetros de seguimiento.
- Recibir correos o notificaciones push cuando alguien modifica documentos clave.
- Cumplir los requisitos de normativas como RGPD, SOX, HIPAA o PCI-DSS con reportes listos para auditores.
Si buscas máxima trazabilidad y protección, lo ideal es combinar todas estas opciones y adaptar la estrategia según el entorno y las políticas corporativas.
¿Qué actividad se puede auditar en la práctica?
El ecosistema Microsoft 365 es capaz de registrar infinidad de actividades relacionadas con los archivos Excel (y cualquier otro documento). Algunas de las más destacadas son:
- Acceso a archivos: Quién abrió, descargó o visualizó un archivo.
- Modificaciones: Cambios en celdas, rangos, hojas completas, edición de fórmulas, borrados o añadidos de datos.
- Eliminaciones y restauraciones: Quién movió a la papelera un archivo y posterior recuperación.
- Comparticiones: Envío de invitaciones, creación de enlaces, cambios de permisos y acceso externo.
- Cambios en configuraciones: Directivas de retención, etiquetas de confidencialidad, bloqueos o desbloqueos de registros, y asignación de permisos.
El sistema también audita operaciones avanzadas como asignación de roles, administración de aplicaciones, actividades de Power BI, Power Apps y Teams, lo que aporta un control total sobre el ciclo de vida de los datos.
Buscar, filtrar y analizar registros en profundidad
Gracias a la detallada estructuración de los logs, puedes filtrar por tipo de operación, usuario, archivo, fecha y estado. También es posible analizar eventos específicos como modificaciones de contenido, eliminaciones definitivas, cambios de directiva y actividades administrativas sospechosas.
El análisis es muy sencillo una vez que tienes los datos en Excel, Power BI o cualquier otra herramienta de análisis. La combinación de filtros y tablas dinámicas te permite responder a preguntas como:
- ¿Quién accedió a la información confidencial la semana pasada?
- ¿Cuándo se borró el archivo crítico y quién lo hizo?
- ¿Qué usuarios comparten archivos fuera de la organización?
- ¿Se han editado etiquetas de confidencialidad o cambiado directivas de retención?
Esta flexibilidad es clave para adaptarse a auditorías internas, investigaciones forenses o requisitos regulatorios.
Soluciones para empresas: informes personalizables y alertas en tiempo real
Para quienes necesitan un control proactivo, herramientas como ADAudit Plus permiten generar informes automáticos que se pueden exportar en varios formatos. Además, se pueden programar alertas personalizadas, por ejemplo:
- Avisar cuando se accede o edita un archivo en una carpeta sensible.
- Detectar cambios de permisos inesperados.
- Notificar accesos fuera del horario laboral o desde ubicaciones atípicas.
De este modo se pueden anticipar incidentes, responder con agilidad ante amenazas internas y mantener a salvo la información más delicada.
Gestión de registros, seguridad y cumplimiento normativo
Un aspecto crucial es la conservación de los registros de auditoría. Microsoft asegura un almacenamiento de hasta 180 días para la mayoría de logs, aunque el historial de cambios en Excel suele limitarse a 60 días. En todo caso, siempre puedes exportar los eventos relevantes a sistemas propios para mantenerlos el tiempo necesario y cumplir normativas como RGPD.
La administración de permisos, el seguimiento de roles y la aplicación de etiquetas de confidencialidad añaden otra capa de seguridad y cumplimiento. Esto es especialmente importante en organizaciones sujetas a auditorías legales o sectoriales.
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