Cómo personalizar informes en Power BI: Guía completa y actualizada

Power BI se ha convertido en una herramienta indispensable para empresas y profesionales que desean analizar, visualizar y compartir datos de manera eficiente. Pero, más allá de la creación de informes básicos, una de sus funcionalidades más potentes es la posibilidad de personalizar completamente la apariencia y el comportamiento de esos informes.

Desde aplicar colores corporativos y configurar estilos visuales hasta permitir que los usuarios ajusten sus propias visualizaciones, Power BI permite una personalización detallada que se adapta tanto a necesidades individuales como a estándares de empresa. El objetivo de este artículo es ofrecerte una guía completa, actualizada y práctica sobre todas las formas en las que puedes personalizar los informes en Power BI, incluyendo el uso de temas integrados y personalizados, configuraciones mediante archivos JSON, herramientas interactivas y mucho más.

Temas para informes en Power BI: qué son y cómo usarlos

Uno de los primeros pasos para personalizar informes en Power BI es aplicar un tema. Un tema es un conjunto de definiciones preestablecidas que cambian la apariencia visual de todos los elementos del informe. Esto incluye colores, tipografías, fondos y bordes. Power BI ofrece dos tipos:

• Temas integrados: opciones prediseñadas con combinaciones de colores comunes, similares a otros productos de Microsoft.
• Temas personalizados: se crean desde cero o modificando uno existente. Se pueden guardar e importar mediante archivos JSON.

Aplicar un tema integrado

Para aplicar un tema integrado en Power BI Desktop:

1. Ve a la pestaña Ver.
2. Haz clic en la flecha junto al botón Temas.
3. Selecciona uno de los temas integrados disponibles. También puedes acceder a la Galería de temas para descargar otros temas creados por la comunidad.

Al aplicar un tema, todos los objetos visuales del informe se actualizan automáticamente con los nuevos colores y estilos. Puedes volver a cambiarlo en cualquier momento sin perder contenido.

Crear y editar un tema personalizado

Si quieres un control más preciso, puedes personalizar un tema directamente en Power BI Desktop:

1. Selecciona un tema base en Ver > Temas.
2. Haz clic en Personalizar tema actual.
3. En el cuadro de diálogo, podrás modificar aspectos como colores, texto, fondos, panel de filtros y más.
4. Guarda y aplica tus cambios para reutilizar ese tema.

Las opciones están organizadas en secciones claras como Nombre y colores, Texto, Objetos visuales, Página y Panel Filtro.

Uso de archivos JSON para temas avanzados

Para una personalización aún más avanzada, Power BI permite importar archivos JSON que definen con exactitud todos los elementos gráficos del informe. Estos temas JSON pueden incluir colores, tipografía, estilo de líneas, bordes, tamaños de texto y hasta configuraciones específicas para cada tipo de visualización.

¿Qué puede incluir un archivo JSON de tema?

• Definición de colores de datos.
• Colores estructurales como fondos, bordes, líneas de cuadrícula, etc.
• Clases de texto con configuración de fuente, tamaño y color.
• Estilos visuales específicos para objetos como gráficos, tarjetas, matrices, entre otros.

Un ejemplo básico de archivo JSON sería:

{ "name": "Mi tema personalizado", "dataColors":  }

Este archivo se puede importar desde Buscar temas > Importar en Power BI Desktop. También puedes exportar un tema existente para editarlo más adelante.

Personalización profunda con visualStyles

Con la propiedad visualStyles dentro del JSON se puede establecer una personalización detallada por tipo de visual:

{ "visualStyles": { "barChart": { "*": { "gridlines":  } } } }

Esto desactiva las líneas de cuadrícula en todos los gráficos de barras del informe. Este tipo de ajuste permite establecer un estilo unificado para toda una categoría de objetos visuales.

Personalizar cada objeto visual del informe

Power BI permite editar individualmente cada gráfico, tabla o tarjeta del informe. Esto puede hacerse tanto desde el panel de Visualizaciones como desde la pestaña Formato, donde podrás:

• Cambiar colores de barras, líneas o fondos.
• Modificar bordes, sombras y estilos visuales.
• Aplicar formato condicional basado en valores numéricos o campos.
• Ajustar etiquetas, leyendas y encabezados.

Un truco útil es usar la opción Restablecer valores predeterminados si deseas revertir todos los cambios realizados en un visual.

Colores individuales por punto de datos

En gráficos como barras o columnas, puedes aplicar un color único por categoría seleccionando el elemento y configurando el color desde la sección Colores de datos. Esto permite, por ejemplo, resaltar un segmento de ventas que ha tenido un rendimiento excepcional.

Permitir la personalización por parte del usuario

Una de las funciones más novedosas de Power BI es la posibilidad de que el propio usuario final personalice los objetos visuales en la vista de lectura del informe, sin necesidad de permisos de edición ni contactar con el autor. Esta funcionalidad permite:

• Intercambiar columnas o medidas.
• Cambiar el tipo de visualización (por ejemplo, de gráfico de barras a líneas).
• Agregar o quitar leyendas o etiquetas.
• Guardar vistas personalizadas mediante marcadores personales.

Estos cambios son temporales y solo afectan al usuario en cuestión, quien puede volver a la versión original en cualquier momento.

Habilitar la opción de personalizar objetos visuales

Para activar esta funcionalidad:

1. En Power BI Desktop o el servicio, ve a Formato de página.
2. Activa la opción Permitir personalizar objeto visual.
3. También se puede limitar la opción por visual individual o por página según convenga.

Asimismo, puedes usar perspectivas creadas en herramientas como Tabular Editor para ofrecer una vista centrada con solo ciertos campos disponibles para personalizar, lo cual es ideal para modelos de datos muy extensos.

Personalizar informes en espacios de trabajo propios

Otro enfoque importante es crear un espacio de trabajo personalizado que te permita controlar mejor el acceso y la visualización de datos. Esto es especialmente útil cuando utilizas capacidades como minería de procesos o informes personalizados por usuario.

Al crear un espacio de trabajo en Power BI, puedes:

• Asignar roles y permisos a distintos usuarios.
• Importar análisis desde otras herramientas como Power Automate.
• Permitir la actualización y publicación de informes directamente desde Power BI Desktop.

Esto es crucial cuando cada usuario necesita ver solo los datos que le corresponden, por ejemplo, un jefe de proyecto que únicamente debe acceder a sus propios KPIs y métricas.

Filtros, modelos y visualización personalizada por usuario

Una de las funcionalidades más potentes de Power BI es la posibilidad de crear filtros que se aplican a nivel de usuario. Esto se logra estableciendo relaciones entre el usuario conectado y los datos que puede ver, mediante funciones como:

• Campos de seguridad en la base de datos (por ejemplo, ‘Cód. responsable’).
• Roles y reglas de seguridad a nivel de fila (RLS).
• Uso de parámetros dinámicos para filtrar datasets.

Esto asegura que cada persona acceda solamente a su información, respetando la confidencialidad de la empresa.

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Isaac

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