- Solo el organizador o miembros con permisos pueden grabar con la función integrada de Teams
- Las grabaciones se almacenan automáticamente en OneDrive o SharePoint según el tipo de reunión
- Existen alternativas externas para grabar reuniones cuando la función nativa está restringida
Microsoft Teams se ha convertido en el epicentro de las videollamadas, reuniones y seminarios web en entornos laborales, académicos y personales. Sin embargo, muchos usuarios aún desconocen todas las posibilidades y limitaciones cuando necesitan grabar una reunión en Teams. La cantidad de configuraciones, permisos y herramientas disponibles puede resultar abrumadora si no sabes por dónde empezar.
Recopilar toda la información relevante sobre cómo grabar, guardar, gestionar y compartir las reuniones de Teams resulta esencial para sacar el máximo provecho a esta funcionalidad, evitar errores y cumplir con la normativa sobre privacidad. Además, existen soluciones adicionales para grabar desde cualquier dispositivo, incluso si no tienes privilegios de organizador. A continuación te mostramos paso a paso todas las alternativas, trucos y precauciones que debes conocer.
¿Quién puede grabar una reunión en Microsoft Teams?
Grabar reuniones en Teams no está habilitado por defecto para todos los usuarios ni en todas las circunstancias. Es fundamental tener en cuenta estos puntos antes de intentar realizar una grabación:
- Solo el organizador y ciertos participantes de la misma organización con licencias adecuadas pueden iniciar o detener la grabación.
- Debes contar con una de las siguientes licencias: Office 365 Enterprise E1, E3, E5, F3, A1, A3, A5, Business Essentials, M365 Business o Business Premium.
- El administrador de TI de tu empresa debe habilitar la función de grabación en la configuración de Teams.
- Los invitados externos, usuarios de otras organizaciones y participantes anónimos no pueden grabar utilizando la función integrada, salvo para casos de cumplimiento empresarial específicos.
En caso de ser invitado, participante externo o si tu organización ha restringido las grabaciones, existen opciones alternativas con herramientas externas que explicamos más adelante.
Requisitos y consideraciones antes de grabar
Antes de iniciar cualquier grabación, asegúrate de cumplir las condiciones técnicas y legales:
- Utiliza una versión actualizada de la aplicación Teams en tu dispositivo, disponible en la web oficial o las tiendas de aplicaciones móviles.
- Comprueba que tu micrófono y cámara funcionen correctamente si deseas registrar audio y vídeo de calidad.
- Confirma que tienes una conexión a Internet rápida y estable para evitar interrupciones o pérdidas en la grabación.
- Informa siempre a los demás participantes y obtén su consentimiento explícito para grabar, cumpliendo con normativas como la GDPR.
- Ten presente que algunas funciones no se graban, como pizarras blancas y notas compartidas.
Advertencia: Grabar sin el conocimiento o consentimiento de los asistentes puede ser ilegal en algunos países o regiones, y está sujeto a la política interna de tu organización.
Cómo grabar una reunión en Teams con la función integrada
La manera más sencilla y directa de registrar una reunión es a través de la funcionalidad interna de Teams. El proceso es prácticamente igual para todas las plataformas (Windows, Mac, web y móvil):
- Únete o inicia la reunión en Microsoft Teams.
- Accede a la barra de controles y haz clic en los tres puntos horizontales (Más acciones).
- Elige la opción Iniciar grabación. Todos los asistentes serán notificados en pantalla de que la sesión se está grabando.
- Para detener la grabación, repite el proceso y selecciona Detener grabación. La grabación también finalizará automáticamente si todos abandonan la reunión.
Una vez finalizada, la grabación se almacena en la nube (en OneDrive o SharePoint, según el tipo de reunión). Aparecerá un enlace directo en el chat de la reunión para que los asistentes puedan verla, compartirla o descargarla según los permisos asignados.
Dónde se guardan y cómo se gestionan las grabaciones
La ubicación de las grabaciones varía en función del tipo de reunión:
- Para reuniones de canal: se almacenan en la carpeta de SharePoint asociada al canal.
- En reuniones privadas o no vinculadas a un canal: la grabación queda guardada en tu OneDrive personal.
Accederás a la grabación desde el chat de la reunión, en la pestaña Grabaciones y transcripciones, o directamente desde OneDrive/SharePoint. Puedes compartir el archivo con miembros internos o externos (siempre que tengas permisos y cumpliendo la política de privacidad).
Las grabaciones tienen una fecha de caducidad predeterminada (normalmente 120 días, configurable por el administrador de tu organización). Puedes modificar o eliminar la fecha límite desde la página de detalles del archivo.
Limitaciones y particularidades de la grabación en Teams
- No se puede grabar más de una vez la misma reunión a la vez. Solo puede haber una grabación simultánea por sesión.
- Las pizarras digitales y notas compartidas no se incluyen en la grabación.
- La duración máxima de una grabación es de 4 horas seguidas.
- No es posible capturar videollamadas de más de cuatro participantes de forma simultánea en todos los casos (depende de la configuración y versión).
- La grabación permanece activa si el organizador sale de la reunión, y se detiene solo cuando todos los asistentes abandonan.
Grabación automática: opciones avanzadas y asistentes virtuales
Para quienes asisten a muchas reuniones y buscan automatizar el proceso, existen asistentes virtuales y herramientas externas como MeetGeek o Bluedot que permiten grabar automáticamente cualquier reunión, tomar notas inteligentes, transcribir contenido y generar resúmenes.
- Se pueden enlazar calendarios para que el asistente grabe todas o solo ciertas reuniones de Teams, Zoom o Google Meet.
- Una vez finalizada la reunión, los participantes reciben resúmenes y enlaces a las grabaciones de forma automática.
- Las grabaciones se pueden compartir de manera sencilla sin depender de los permisos internos de Teams.
Estas soluciones suelen requerir configuración previa y consentimiento de los asistentes, pero facilitan mucho la gestión de grandes volúmenes de reuniones y aseguran que nada importante se pierda.
Métodos alternativos: grabar reuniones en Teams con programas de terceros
Si por cualquier motivo no puedes usar la función nativa de Teams (por ejemplo, eres invitado, tienes restricciones administrativas o quieres grabar sin notificación), puedes recurrir a programas como:
- DemoCreator de Wondershare: graba pantalla, audio y vídeo, con opciones de edición avanzadas y calidad hasta 4K/8K.
- OBS Studio: aplicación de código abierto muy popular entre streamers y usuarios avanzados.
- EaseUS RecExperts: permite grabar de forma discreta, programar grabaciones y exportarlas fácilmente, tanto en Windows como en Mac.
- Xbox Game Bar (solo en Windows 10/11): permite grabar cualquier ventana, incluida la de Teams, de forma rápida con un atajo de teclado.
Para dispositivos móviles, existen apps como aplicaciones para grabar llamadas en iPhone que pueden ser útiles si quieres captar reuniones sin restricciones, aunque debes tener en cuenta la cuestión legal del consentimiento.
Grabación de clips cortos de vídeo o audio en Teams
Teams permite grabar y enviar clips de hasta un minuto en chats privados o de canal. El procedimiento es sencillo:
- Abre el chat o canal.
- Selecciona Acciones y aplicaciones > Grabar un clip de vídeo.
- Elige si quieres grabar vídeo, pantalla o solo audio y pulsa Iniciar grabación.
- Recorta y revisa el clip si lo deseas; después envíalo.
Para descargar estos clips o sus transcripciones, simplemente abre el mensaje en el chat, selecciona Más opciones y elige la opción de descarga deseada.
Permisos, políticas y administración de la grabación en Teams
Administradores y responsables de IT pueden definir políticas avanzadas de grabación, transcripción y retención para reuniones, seminarios web y eventos mediante el Centro de administración de Teams o PowerShell:
- Restringir o permitir la grabación por usuario, grupo o tipo de reunión.
- Automatizar la grabación y la transcripción según plantillas o políticas.
- Establecer la expiración automática de grabaciones y transcripciones, configurando el tiempo de retención (por defecto, 120 días y modificable).
- Bloquear o habilitar la descarga de grabaciones de canal (permitiendo solo streaming online).
- Configurar el consentimiento explícito de participantes para la grabación, obligatorio en muchas organizaciones.
- Ajustar la privacidad y mostrar tu propia política de privacidad personalizada.
Las grabaciones antiguas pueden eliminarse manualmente o mediante reglas de expiración y retención, aunque las grabaciones sujetas a retención de conformidad permanecerán accesibles para cumplimiento legal en la biblioteca de conservación de documentos.
Redactor apasionado del mundo de los bytes y la tecnología en general. Me encanta compartir mis conocimientos a través de la escritura, y eso es lo que haré en este blog, mostrarte todo lo más interesante sobre gadgets, software, hardware, tendencias tecnológicas, y más. Mi objetivo es ayudarte a navegar por el mundo digital de forma sencilla y entretenida.