Cómo gestionar etiquetas en OneNote paso a paso

La gestión de etiquetas dentro de OneNote se ha convertido en una funcionalidad imprescindible para usuarios que desean organizar, priorizar y acceder fácilmente a sus notas. Ya no basta con anotar información; lo esencial en la era digital es poder filtrar, encontrar y visualizar rápidamente los datos más relevantes en cualquier dispositivo, sea un portátil, móvil o tablet. Por fortuna, OneNote ofrece un sistema de etiquetas flexible y potente para quienes precisan un mayor grado de control sobre sus apuntes, tareas pendientes y recordatorios.

Si alguna vez has tenido que buscar a contrarreloj una anotación importante, sabrás el valor de etiquetar correctamente la información. No solo te permite clasificar tus ideas y tareas, sino que también puedes crear una auténtica red de prioridades, seguir el avance de tus proyectos e incluso personalizar la organización ajustándola a tus propios métodos. Entender cómo gestionar etiquetas en OneNote es la clave para una productividad mucho más eficaz y una experiencia de usuario que te ahorra tiempo día tras día.

¿Qué son las etiquetas en OneNote y para qué sirven?

Las etiquetas en OneNote funcionan como marcadores visuales o categorías que puedes aplicar a cualquier parte de tus notas. Permiten asignar una prioridad, clasificar por tema o señalar tareas pendientes, preguntas o aspectos clave de manera rápida y sencilla. Esto no solo ayuda a localizar después información concreta, sino que agiliza la revisión de listas y resalta los elementos principales de un proyecto o una clase.

Por ejemplo, podrías emplear una etiqueta de «Crítico» para recordar asuntos importantes o la de «Tarea» para marcar lo que aún tienes pendiente. Las etiquetas te dan la posibilidad de visualizar de un vistazo aquello que más importa sin tener que leer toda la nota.

Ventajas de usar etiquetas en OneNote

• Organización visual: Al emplear distintos iconos y colores, puedes identificar por prioridad o tema, facilitando la comprensión de tus notas.
• Búsqueda y filtrado eficiente: En vez de perder tiempo buscando manualmente, OneNote permite filtrar por etiquetas mostradas en todas tus páginas y blocs de notas.
• Acceso multiplataforma: Las etiquetas aplicadas en cualquier dispositivo se sincronizan automáticamente, por lo que siempre tendrás la información disponible y actualizada.
• Personalización: Puedes crear etiquetas propias, adaptando la organización totalmente a tu flujo de trabajo.

Cómo agregar etiquetas en OneNote (Windows, Mac y Web)

El proceso para añadir etiquetas es similar en las distintas versiones de OneNote, aunque existen pequeñas diferencias según el sistema operativo que utilices.

Para usuarios de Windows

1. Sitúa el cursor al comienzo de la línea o selecciona el texto que quieras marcar.
2. En la pestaña Inicio, localiza el grupo de Etiquetas.
3. Despliega la lista de etiquetas mediante las flechas y selecciona el icono que prefieras (por ejemplo, “Importante”, “Tarea”, “Pregunta”, etc.).
4. Si quieres ver todas las etiquetas posibles, haz clic en la flecha Más en la esquina inferior del panel de etiquetas.

Las etiquetas pueden aplicarse tanto a una línea concreta como a un párrafo completo, permitiendo así marcar desde frases sueltas hasta bloques de información de mayor tamaño.

En OneNote para Mac

1. Haz clic o selecciona el texto a etiquetar.
2. En el menú Inicio, pasa el cursor sobre la galería de Etiquetas.
3. Despliega el menú pulsando la flecha hacia abajo en la parte inferior de la galería.
4. Selecciona el icono de etiqueta que deseas aplicar. Por ejemplo, “Pregunta” si es información a verificar más adelante, o “Tarea” para acciones pendientes.
5. Para ver más etiquetas, usa las flechas adicionales o abre el menú completo de todas las disponibles.

OneNote para Mac facilita una gestión visual intuitiva de las etiquetas y la posibilidad de crear etiquetas nuevas si las predefinidas no se ajustan a tus necesidades.

Personalizar y crear nuevas etiquetas

Si las etiquetas estándar de OneNote no cubren tus preferencias, puedes crear tus propias etiquetas personalizadas. Este proceso varía ligeramente según la versión:

1. Selecciona el texto que deseas personalizar con una etiqueta única.
2. Accede a la galería de Etiquetas y haz clic en la flecha hacia abajo.
3. Elige la opción Crear nueva etiqueta.
4. Asigna un nombre descriptivo y selecciona un icono identificativo. Puedes optar por iconos destacados o navegar por la lista completa para encontrar el que mejor se adapte.
5. Guarda la nueva etiqueta y aplícala cuando la necesites, localizándola dentro de la galería.

De este modo, puedes añadir etiquetas tan específicas como «Contacto urgente», «Ideas para el equipo» o cualquier otra clasificación que facilite tu día a día.

Cómo quitar etiquetas de tus notas

Eliminar etiquetas de tus notas en OneNote es igualmente sencillo y útil para mantener tu bloc limpio y actualizado. Existen diferentes formas de borrar etiquetas según quieras eliminar solo una o varias a la vez:

• Quitar una sola etiqueta: Haz clic derecho sobre la etiqueta en cuestión y selecciona Quitar etiqueta.
• Eliminar varias etiquetas simultáneamente: Selecciona todo el texto que contenga las etiquetas a borrar y usa el atajo de teclado CTRL+0 en Windows.
• En Mac, vuelve al menú de galería de Etiquetas y haz clic de nuevo en la etiqueta aplicada para que se elimine automáticamente.

De esta forma, solo conservarás las etiquetas estrictamente necesarias y tus búsquedas serán mucho más precisas.

Buscar y filtrar notas por etiquetas en OneNote

Uno de los mayores beneficios de este sistema es que puedes buscar rápidamente todas las notas marcadas con una etiqueta concreta. Esto resulta extremadamente útil en contextos como el trabajo en equipo, la gestión de proyectos o el seguimiento de asuntos personales.

1. En la barra lateral de navegación de OneNote, pulsa el botón Buscar.
2. No tienes que introducir el nombre exacto de la etiqueta; simplemente dirígete a la parte inferior del panel y selecciona una de las etiquetas que aparecen actualmente en tu bloc de notas.
3. Al pulsar sobre una etiqueta, verás todas las páginas que la contienen. Si seleccionas una de ellas, OneNote abrirá esa página y resaltará todas las ocurrencias de la etiqueta.
4. Puedes ajustar el ámbito de la búsqueda, optando por “Todos los blocs de notas”, el bloc actual, grupo de secciones, la sección específica o incluso la página concreta.
5. Si prefieres, introduce manualmente el nombre de la etiqueta en el cuadro de búsqueda y luego selecciona la pestaña Etiquetas para ver los resultados clasificados.

Esta funcionalidad convierte a OneNote en una herramienta eficiente para revisar entregas, temas de estudio o tareas pendientes, permitiéndote acceder en segundos a la información prioritaria sin perder tiempo navegando por todas tus notas.

Generar páginas de resumen usando etiquetas

OneNote permite ir un paso más allá y crear automáticamente páginas de resumen que agrupan todas las notas etiquetadas, sin importar en qué bloc o sección se encuentren. Esta característica resulta especialmente valiosa para quienes deben gestionar grandes volúmenes de información dispersa en diferentes proyectos o áreas.

Para generar una página de resumen:

1. Accede a la búsqueda de etiquetas en OneNote.
2. Filtra por tipo de etiqueta, sección o cualquier otro parámetro relevante.
3. Haz clic en cualquier elemento de la lista para abrir directamente la página de origen de esa nota etiquetada.
4. Si lo deseas, puedes crear una nueva página con el resumen de todas las etiquetas, ya sean del mismo bloc o de varios diferentes.

De esta forma, tendrás una visión global y actualizada de todas tus tareas, recordatorios e ideas pendientes independientemente de dónde hayan sido anotadas originalmente.

Usar etiquetas para listas de tareas y seguimiento

Uno de los usos más populares de las etiquetas en OneNote es la gestión de listas de tareas. Por ejemplo, la etiqueta «Tarea» es interactiva y puedes marcarla o desmarcarla según vayas completando acciones. Para aprovechar todo su potencial:

• Aplica la etiqueta de «Tarea» a cada elemento de tu lista.
• Al realizar la búsqueda de etiquetas, selecciona la opción “Mostrar solo los elementos sin marcar” para ver rápidamente qué tareas tienes aún pendientes en todas tus páginas.
• Puedes actualizar la búsqueda en cualquier momento para comprobar el progreso y mantenerte al día con tus compromisos.

Así, OneNote se convierte en un auténtico gestor de tareas con recordatorios visuales y resúmenes actualizables en tiempo real.

¿Qué debes saber si usas OneNote en equipos de trabajo?

En entornos colaborativos, las etiquetas permiten a todo el equipo identificar prioridades y compartir información relevante de forma visual inmediata. Puedes filtrar por etiquetas para ver a qué miembro le corresponde una tarea o marcar dudas que otros deban resolver.

Mantén un acuerdo sobre la nomenclatura de las etiquetas para que todos entendáis su significado y aprovecha esta funcionalidad para incrementar la productividad de vuestros proyectos comunes.

Cambios recientes y compatibilidad

A partir de junio de 2023, Microsoft ha realizado cambios en las etiquetas para adaptarlas a nuevas directrices de cumplimiento. Si echas en falta antiguas etiquetas tras esta fecha, deberás recrearlas siguiendo el proceso de creación de etiquetas personalizadas. Esto garantiza que tus datos cumplen con los estándares de seguridad y privacidad actuales y que puedes seguir organizando tu información de la forma que más te convenga.

La gestión de etiquetas está disponible en las versiones de OneNote para Microsoft 365, OneNote 2024, 2021, 2016 y 2013, así como en la versión para Mac y en la aplicación web. Sin embargo, algunas funcionalidades avanzadas, como la personalización o la creación de páginas de resumen, pueden variar ligeramente según la plataforma y la actualización.

Dominar la gestión de etiquetas en OneNote es un gran paso hacia la productividad digital, permitiéndote controlar tu información, acceder a tus apuntes clave en segundos y adaptar la organización de tu bloc de notas a tus propias necesidades. Apostar por una buena estructura de etiquetas puede marcar la diferencia entre la confusión y la eficiencia en tu día a día, sea para uso personal, académico o profesional.

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Isaac

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