Cómo convertir archivos DOCX a PDF correctamente

Convertir archivos de Word a PDF parece algo sencillo, pero si quieres hacerlo correctamente y sin perder el diseño, hay más miga de la que parece. Entre formatos DOC, DOCX, opciones de guardado, herramientas online, programas para Windows y funciones como el OCR, es fácil liarse o acabar con un PDF que no se ve como debería en otros dispositivos.

En esta guía vas a encontrar todo lo que necesitas para pasar documentos DOCX a PDF manteniendo su formato, tanto si quieres convertir un solo archivo como si necesitas hacer una conversión masiva por lotes. También veremos cómo tratar documentos escaneados, qué ajustes de OCR conviene activar y una macro de Word muy útil para automatizarlo todo si trabajas con muchos archivos.

Qué significa realmente convertir DOCX a PDF “correctamente”

Cuando hablamos de hacerlo “bien”, no se trata solo de que el archivo se abra en formato PDF, sino de que el resultado respete el diseño del DOCX original: tipos de letra, márgenes, encabezados, número de páginas, tablas, imágenes incrustadas, etc. Es decir, que quien abra ese PDF en su móvil, en un lector de sobremesa o en la nube lo vea exactamente igual.

El formato PDF se ha convertido en el estándar universal para compartir documentos. Da igual si lo abres con Adobe Acrobat, en el navegador, en un lector básico o desde Google Drive: el diseño se mantiene. Esto es justo lo contrario de lo que puede pasar con un DOCX si el destinatario no tiene la misma versión de Word, no tiene instaladas tus fuentes o usa otro procesador de textos distinto.

Al convertir DOCX a PDF se consigue además que el tamaño del archivo se reduzca en muchos casos, lo que facilita enviarlo por correo, compartirlo por mensajería o subirlo a servicios de almacenamiento. Aun así, incluso cuando el PDF se comprime, la visualización sigue siendo estable y coherente en cualquier dispositivo.

Algo clave es entender que muchas herramientas online y programas permiten convertir gran variedad de formatos a PDF, no solo DOCX: presentaciones, imágenes y fotos, hojas de cálculo e incluso documentos escaneados. Pero para que la conversión sea “correcta”, hay que elegir bien la herramienta, el método y los ajustes de salida.

DOCX frente a DOC: por qué importa el tipo de archivo

Desde 2007, Microsoft apostó por el formato DOCX como evolución del clásico DOC. Aunque mucha gente piense que uno sustituyó al otro, la realidad es que hoy en día ambos siguen existiendo y conviviendo en mil oficinas y ordenadores.

Un archivo DOCX no es un fichero monolítico como lo era el DOC, sino un conjunto de archivos agrupados en un ZIP. Dentro de ese “paquete” tienes el texto en XML, los gráficos, estilos y otros datos estructurados, que Word interpreta y muestra con el formato adecuado.

Esa estructura basada en Office Open XML hace que DOCX sea un formato más moderno, flexible y eficiente. El texto y el diseño se codifican de manera abierta, mientras que ciertos elementos gráficos o partes concretas pueden seguir recurriendo a formatos binarios más antiguos, algunos de ellos protegidos por patentes o cubiertos por licencias específicas.

Cuando conviertes DOCX a PDF, esa organización interna se traduce mejor a un resultado final estable. En cambio, los documentos en formato DOC, sobre todo si son muy antiguos o están llenos de macros y elementos heredados, pueden comportarse de manera más impredecible durante la conversión, con cambios en el espaciado, saltos de página distintos o errores de fuente.

Por eso, si tienes documentos antiguos en DOC y quieres garantizarlos en PDF, es aconsejable actualizarlos primero a DOCX desde Word, guardando una copia en el nuevo formato, y después hacer la conversión definitiva a PDF desde esa versión modernizada.

Ventajas de convertir DOCX a PDF antes de compartir tus documentos

Una vez que tienes claro cómo se estructuran los archivos, es más fácil entender por qué casi siempre compensa convertir a PDF antes de enviar un documento. Las ventajas son bastante claras, tanto a nivel profesional como personal.

La más evidente es que todos verán lo mismo. Si envías un DOCX, el receptor puede abrirlo con otra versión de Word, con LibreOffice o incluso con una app móvil muy limitada. En ese salto, es relativamente habitual que cambien los saltos de página, se desplacen tablas o se deformen imágenes. En PDF, el contenido queda “congelado” en su maquetación.

Otra ventaja importante tiene que ver con la compatibilidad con lectores y dispositivos. Un PDF se abre en navegadores, lectores especializados, apps de móvil y servicios en la nube como Google Drive sin necesidad de Word. Esto simplifica mucho la vida cuando compartes información con gente que no forma parte de tu organización o que no tiene Office instalado.

También hay un beneficio en términos de archivo y conservación: los PDF, sobre todo si se crean con buenas opciones de compatibilidad, son más adecuados como formato final para guardar versiones firmadas, presentaciones cerradas, informes oficiales o documentos legales, donde no quieres que se hagan cambios accidentales en el texto.

A todo esto se suman las herramientas de conversión y edición que ofrecen muchas plataformas especializadas en PDF: puedes combinar archivos, añadir páginas, anotar, firmar o proteger con contraseña, partiendo de un DOCX original al que ya no tendrás que volver cada vez que quieras compartirlo.

Métodos básicos para convertir un DOCX a PDF sin complicarte

Si solo necesitas pasar uno o unos pocos archivos, puedes tirar de las opciones estándar que ya incluyen Word y muchos servicios online. Son rápidas, están pensadas para el usuario medio y, si el documento no es muy complejo, suelen respetar bastante el diseño del original.

La forma más directa desde Microsoft Word es usar la función de Guardar como PDF o Exportar. En la mayoría de versiones modernas, basta con abrir el documento DOCX, ir al menú Archivo y elegir la opción de guardar en formato PDF. Ahí puedes ajustar cosas como el rango de páginas, la calidad o añadir marcas de agua.

Otra posibilidad es utilizar servicios de conversión online que admiten subir un DOCX desde tu ordenador o desde la nube y descargar el PDF resultante. La mayoría muestran un pequeño panel donde ves mensajes del tipo “Subiendo archivo 0 de 0” o “Tiempo restante – segundos – Velocidad de subida – MB/S” mientras el archivo se procesa en sus servidores.

Tras la subida, verás un mensaje similar a “Convirtiendo Word a PDF…” y, al cabo de unos segundos, podrás descargar el documento final. Algunas de estas webs incluyen secciones de “Información” o apartados explicando sus herramientas adicionales para trabajar con PDF, como edición, fusión, compresión o numeración de páginas.

Además, muchos servicios web ofrecen opciones específicas como conversión con OCR, selección de idioma, filtros para mejorar el texto escaneado o ajustes para conservar el diseño lo máximo posible, algo que resulta útil cuando el DOCX incluye imágenes, estilos avanzados o tablas complejas.

PDF24 Creator y otras alternativas para Windows

Si trabajas en Windows y conviertes documentos con frecuencia, puede ayudarte mucho instalar una herramienta dedicada, en lugar de depender siempre de Word o de páginas online. Una de las soluciones más conocidas es PDF24 Creator, una aplicación gratuita que funciona como una especie de “navaja suiza” para PDF.

PDF24 Creator incluye funciones similares a las de muchas webs, pero en versión de escritorio: crear PDF desde cualquier programa que permita imprimir, combinar archivos, reorganizar páginas, comprimir documentos o convertir entre distintos formatos. Para DOCX a PDF, te ofrece varias rutas, como la impresión a su impresora virtual PDF24 o la conversión directa.

La ventaja de usar una aplicación así es que evitas subir documentos sensibles a servidores externos, algo que muchas empresas y profesionales valoran por cuestiones de privacidad. Además, puedes trabajar con grandes volúmenes de archivos sin depender tanto de la velocidad de subida o los límites de las herramientas web.

Microsoft también tiene disponibles distintas utilidades relacionadas con la conversión a PDF en su ecosistema. En la propia Microsoft Store puedes encontrar herramientas que permiten instalar conversores de DOCX a PDF orientados a integrarse con Word o con otros programas de Office en Windows, con descargas e instalaciones gratuitas en muchos casos.

Si ya utilizas de forma habitual aplicaciones de escritorio para gestionar documentos, puede que te compense evaluar si te conviene una solución todo en uno como estas o si prefieres mantenerte en el combo clásico de Word más conversor online puntual cuando lo necesitas.

Conversión masiva de DOCX a PDF mediante una macro en Word

Donde las cosas se ponen realmente interesantes es cuando tienes que convertir un montón de DOCX a PDF de golpe. Hacerlo uno por uno se vuelve un suplicio bastante rápido, y aunque hay herramientas de terceros que lo automatizan, muchas veces ya tienes todo lo necesario instalado: Microsoft Word y las macros de VBA.

Imagina que tienes decenas o cientos de informes, contratos o trabajos académicos en DOCX y quieres dejarlos todos en PDF para archivarlos o enviarlos. En lugar de ir abriendo cada archivo y guardando a mano, puedes usar una macro que recorra todos los documentos de una carpeta y genere automáticamente su versión en PDF.

Un usuario que se vio exactamente en esta situación quiso convertir masivamente muchos DOCX a PDF y no encontró un método sencillo a base de “unos pocos clics”. Para solucionar el problema, pidió ayuda a una IA (en este caso, Gemini) para que generara una macro de Word capaz de hacer este trabajo por lotes, y el resultado fue tan útil que decidió compartirlo como tutorial paso a paso.

El proceso se basa en crear una carpeta con todos los archivos a convertir, abrir Word, crear una macro nueva y pegar el código que se facilita. A partir de ahí, con un simple clic en la macro, Word se encarga de abrir cada archivo, exportarlo como PDF y cerrarlo sin guardar cambios en el original, repitiendo el ciclo hasta que no queda ningún DOC más en la carpeta.

Cómo crear paso a paso la macro de conversión por lotes

Para aplicar este método de conversión masiva en tu propio equipo, el procedimiento general es muy sencillo, aunque la primera vez pueda imponerte un poco eso de editar macros. Una vez lo haces una vez, verás que no tiene tanto misterio.

Lo primero es crear una carpeta en tu ordenador y colocar dentro todos los archivos DOCX (o DOC, según cómo adaptes la macro) que quieras convertir a PDF de golpe. Cuanto más ordenados los tengas, más fácil será luego localizar tanto los documentos originales como sus correspondientes PDFs.

Después, abre Microsoft Word (cualquier versión relativamente reciente sirve; por ejemplo, Office 365 funciona sin problema) y carga un documento cualquiera, no importa cuál. Si el archivo procede de otra fuente y te sale el aviso de protección, acuérdate de habilitar la edición para poder trabajar con macros sin restricciones innecesarias.

A continuación, ve a la pestaña “Vista” de la cinta de opciones y localiza el botón de Macros. Haz clic ahí, escribe un nombre provisional para la nueva macro (no te preocupes, luego se ajusta en el código) y pulsa en “Crear” para abrir el editor de Visual Basic donde pegarás el contenido que se ha compartido en el tutorial.

En la ventana que se abre verás un bloque de código generado automáticamente. Selecciónalo todo, bórralo y pega el texto de la macro proporcionado en la guía, que contiene el procedimiento “SaveAllAsPDF”. Al terminar, cierra el editor de macros para volver a Word y, desde la pestaña “Vista”, vuelve al menú de macros para ejecutar la macro SaveAllAsPDF, que será la que haga la magia.

Qué hace exactamente la macro SaveAllAsPDF en Word

La macro compartida en el tutorial está escrita en VBA (Visual Basic for Applications) y se llama SaveAllAsPDF. Su función es recorrer una carpeta con documentos y convertirlos todos en PDF de manera automática, pidiéndote primero que elijas el directorio donde se guardan y donde se generarán los PDFs.

Nada más ejecutarse, inicia un cuadro de diálogo de tipo msoFileDialogFolderPicker, que no es más que una ventana estándar para que selecciones la carpeta que quieres usar. El título del diálogo se establece como “Select folder to save PDF files”, se impide la selección múltiple y se fija una vista inicial en forma de lista para facilitar la búsqueda.

Si en ese cuadro de diálogo pulsas en cancelar, la macro detecta que el usuario ha interrumpido la acción y sale sin hacer nada. Si eliges una carpeta, el código se asegura de que la ruta termine con la barra invertida correspondiente, concatenándola si hace falta, para que los nombres de archivos se formen correctamente cuando se unan ruta y nombre.

Antes de ponerse a convertir, la macro cierra todos los documentos que puedan estar abiertos en Word, utilizando la instrucción Documents.Close con wdPromptToSaveChanges. De esta forma, si tienes documentos con cambios sin guardar, podrás decidir en ese momento si los guardas o no, pero se evita que interfieran con el proceso masivo.

A partir de ahí, comienza un bucle usando la función Dir$ para encontrar todos los archivos con extensión .doc en la carpeta seleccionada. Por cada archivo que encuentra, lo abre en Word, calcula su nombre sin extensión (para reutilizarlo en el PDF), ejecuta el método ExportAsFixedFormat indicando wdExportFormatPDF como tipo de salida y cierra el documento original sin guardar cambios. El bucle continúa hasta que ya no queda ningún archivo que coincida con el patrón.

Detalles y limitaciones de la macro de conversión

Aunque la macro es muy útil, hay varios matices que merece la pena tener claros para evitar sustos o malentendidos. Uno de ellos es que en la versión compartida originalmente el filtro de búsqueda está configurado para archivos “*.doc”, lo que significa que solo procesará documentos en formato DOC clásico, y no DOCX.

Si quieres trabajar con DOCX, tendrías que ajustar el patrón de Dir$ a «*.docx» o bien crear otro bucle adicional que recorra ambos formatos. En cualquier caso, el principio es el mismo: el código abre documentos, exporta su contenido a PDF y los cierra sin tocar el original, por lo que tu documentación de partida se mantiene intacta.

Otro punto importante es que la macro, por defecto, no abre los PDFs generados una vez convertidos, ya que el parámetro OpenAfterExport está establecido en False. Esto es cómodo para convertir grandes cantidades de archivos, ya que no te inundará la pantalla de ventanas de visor PDF tras cada conversión.

También conviene tener en cuenta que, como se cierran todos los documentos de Word al inicio, es recomendable guardar antes cualquier trabajo que tengas abierto. De lo contrario, te aparecerán advertencias pidiéndote que decidas si quieres guardar o no cada archivo, lo que ralentizará el proceso y puede romper la automatización que buscas.

Por último, aunque la macro se centra en archivos .doc en su ejemplo original, la lógica que utiliza es perfectamente válida para crear variantes más avanzadas: podrías añadir filtros por nombre, subcarpetas o incluso opciones de calidad si te manejas con VBA, adaptando la herramienta a tus necesidades específicas de conversión en Word.

Conversión con OCR: cuando tus documentos son escaneos

Otro escenario frecuente es el de los documentos que no contienen texto “real” editable, sino que son básicamente imágenes escaneadas dentro de un PDF o un DOCX. Si intentas convertir eso a PDF sin más, seguirás teniendo un archivo donde no puedes seleccionar el texto ni buscar palabras clave.

Para estos casos, muchas herramientas de conversión ofrecen una opción llamada o reconocimiento óptico de caracteres. Su función es analizar las imágenes de cada página, localizar las letras y reconstruir el texto de manera que luego puedas copiarlo, modificarlo o indexarlo en un buscador interno.

Lo habitual es que estas plataformas tengan una casilla o un interruptor con algo como “Convertir con OCR”, acompañado de un aviso del tipo “Las páginas escaneadas se convertirán en texto que puedes editar”. Muchas veces verás iconos con información adicional explicando que esta función está pensada para archivos donde el texto no es editable, lo más común en documentos escaneados.

Dentro de las opciones de OCR, suele aparecer un selector de “Método de OCR” que te permite elegir si prefieres que el proceso intente mantener el diseño original (Layout) o que priorice el reconocimiento de texto puro, aunque se sacrifique parte del maquetado (Text recognition). Esta segunda opción puede alterar columnas, cuadros de texto o posiciones exactas de elementos.

También verás un campo para indicar el “Idioma original de tu archivo”, donde se recomienda seleccionar todos los idiomas que aparezcan en el documento. Esto permite que el motor de OCR reconozca mejor acentos, caracteres especiales y palabras específicas del idioma, reduciendo errores sobre todo en textos técnicos o legales.

Ajustes extra de OCR: mejora monocroma y filtros

Además del método y el idioma, algunas herramientas ofrecen ajustes extra para mejorar el resultado cuando los escaneos no tienen muy buena calidad. Uno de ellos es la opción de “Mejorar OCR” convirtiendo el texto a monocromo, es decir, eliminando todos los colores para quedarte con un contraste máximo entre texto y fondo.

Al activar esta casilla (a menudo marcada como «ocr_monochrome» o similar internamente), el documento se procesa en blanco y negro, lo que puede ayudar a que el reconocimiento distinga mejor letras y números cuando el original está ligeramente borroso, tiene sombras de escaneo o el papel ha amarilleado con el tiempo.

Otra opción habitual es aplicar un filtro previo al OCR, señalado en opciones con un campo tipo “Aplicar filtro”. El objetivo de este filtro es limpiar el documento de ruidos, manchas o fondos irregulares antes de intentar reconocer el texto, mejorando de nuevo la precisión en documentos problemáticos.

Eso sí, tanto la mejora monocroma como estos filtros tienen una contrapartida clara: al usarlos se suele advertir que el documento resultante perderá sus colores originales. Es decir, si el archivo tenía logotipos a color, gráficos con degradados o resaltados específicos, la versión final puede verse más básica visualmente, aunque gane en legibilidad.

Por tanto, conviene valorar si te interesa más conservar la estética original a todo color o si, en ese caso concreto, te compensa sacrificar parte del aspecto para obtener un texto editable y fácilmente buscable, por ejemplo, para archivar lotes de facturas o contratos escaneados.

Herramientas integrales para gestionar tus PDF tras la conversión

Una vez que has convertido tus DOCX a PDF, sea mediante Word, macros, aplicaciones de escritorio o servicios online con OCR, entra en juego otro tipo de necesidades relacionadas con el uso de esos PDFs en tu día a día. Es aquí donde brillan las plataformas especializadas en PDF.

Muchas de estas herramientas no se limitan a convertir, sino que ofrecen catálogos completos de funciones para manipular PDF: editar texto, añadir o borrar páginas, firmar electrónicamente, proteger con contraseña, desencriptar, añadir marcas de agua, combinar varios archivos o dividir uno grande en varios pequeños.

Si trabajas con mucha documentación, tiene sentido integrar estas utilidades en tu flujo habitual: puedes convertir tus DOCX a PDF, revisarlos, hacer pequeñas correcciones, optimizar su tamaño para enviarlos por correo y, finalmente, organizar tus PDFs en carpetas o sistemas de gestión documental que te faciliten el acceso posterior.

El objetivo final de todas estas herramientas es permitir que puedas compartir tus documentos PDF con la mejor calidad posible, asegurando que cualquiera que los reciba pueda abrirlos y consultarlos cómodamente, sin líos de formatos, fuentes faltantes o versiones incompatibles de programas.

En conjunto, combinar un buen método de conversión desde DOCX con funciones adicionales de edición, OCR y gestión de PDFs te da un entorno de trabajo mucho más sólido que confiar solo en guardar como PDF de forma aislada cada vez que necesitas mandar un documento.

Al final, dominar las distintas formas de convertir archivos DOCX a PDF correctamente —desde los guardados básicos de Word hasta las conversiones masivas con macros o el uso de OCR para escaneos— te da una ventaja enorme a la hora de compartir y archivar documentación, evitando sustos con el formato y ahorrando un tiempo considerable cuando trabajas con grandes volúmenes de archivos.