iOS y la app Archivos: guía completa para dominar tus documentos

Si usas iPhone o iPad a diario, habrás descubierto que la app Archivos ya no es ese extra escondido, sino una herramienta clave para trabajar, estudiar o simplemente organizar tu vida digital. Dominar cómo funcionan los archivos en iOS marca la diferencia entre ir a trompicones o manejar tu dispositivo como un auténtico profesional, sobre todo ahora que el sistema se ha ido llenando de opciones, nubes y ajustes algo escondidos.

Además, con las últimas versiones del sistema han aparecido cambios importantes: tipos de archivo que se abren en apps raras, descargas que “desaparecen”, problemas al escribir en documentos que se congelan… Todo esto tiene solución si conoces bien la app Archivos y las opciones que ofrece iOS para abrir, guardar, buscar y compartir tus documentos, así que vamos a verlo todo paso a paso y con bastante detalle.

Qué es exactamente la app Archivos en iOS y por qué es tan importante

La app Archivos llegó a iPhone y iPad hace unos años como respuesta de Apple a algo que muchos llevábamos pidiendo tiempo: un gestor de archivos “de verdad” que recordase a las carpetas de Mac o Windows, pero adaptado al móvil. Desde entonces, se ha convertido en el centro neurálgico donde se juntan documentos locales, nubes y descargas.

Con Archivos puedes tener tus documentos guardados en tu dispositivo, en iCloud Drive o en servicios de terceros como Box, Dropbox, OneDrive, Google Drive o Adobe Creative Cloud. Lo bueno es que todo se presenta bajo la misma interfaz de carpetas y subcarpetas, de manera que no tienes que ir saltando entre aplicaciones distintas para encontrar tus cosas.

La estructura es muy sencilla: verás ubicaciones como “En mi iPhone” o “En mi iPad” para lo que está guardado en local, y otras como “iCloud Drive” o las diferentes nubes que hayas añadido. Para mover un archivo de un sitio a otro basta con arrastrarlo o usar las opciones de copiar, mover y duplicar, igual que harías en un ordenador.

Uno de los mayores avances que trajo esta app fue que ya no necesitas un ordenador para hacer tareas que antes eran imposibles en iOS: cambiar extensiones de archivo, descomprimir ZIP, renombrar en masa o acceder a documentos que estaban ocultos dentro de las apps.

Cómo abrir la app Archivos y localizar tus documentos

En cualquier iPhone o iPad moderno encontrarás la app Archivos instalada de serie. Solo tienes que tocar su icono en la pantalla de inicio o buscar “Archivos” desde Spotlight deslizando hacia abajo en la pantalla.

Una vez dentro, tienes varias formas de moverte:

• Pestaña Examinar: muestra todas tus ubicaciones (iCloud, En mi iPhone, servicios de terceros, etc.).
• Pestaña Recientes: enseña los documentos a los que has accedido últimamente, ideal si trabajas siempre con lo mismo.

Si quieres abrir un documento concreto y conoces su nombre, puedes usar el buscador de la parte superior. Escribe el nombre del archivo o parte de él y Archivos mostrará resultados filtrados por ubicación y tipo, así que no tendrás que ir carpeta por carpeta.

Para entrar en un archivo solo hay que tocarlo. Archivos es capaz de mostrar directamente muchos formatos sin necesidad de apps externas: PDFs, imágenes, vídeos, documentos de texto sencillos, archivos comprimidos y más.

Cambiar la app con la que se abren los archivos en iOS

Con las últimas versiones de iOS ha habido un cambio que ha despistado a mucha gente: ciertos archivos han empezado a abrirse en apps como Vista Previa, VLC u otras, en lugar de mostrarse dentro de Archivos. Esto puede ser muy molesto si quieres verlo todo de manera uniforme o aprovechar la previsualización rápida.

En iOS puedes indicar qué aplicación se usará por defecto para abrir determinados tipos de archivos. Es algo que se hace archivo a archivo, pero afecta a todo el tipo de archivo (por ejemplo, todas las imágenes JPG o todos los PDFs), así que merece la pena configurarlo bien una sola vez.

Para cambiar la app por omisión a la hora de abrir un archivo, en iPhone:

1. Abre la app Archivos en tu dispositivo.
2. Localiza el archivo cuyo tipo quieras “reconfigurar” y mantenlo pulsado unos segundos.
3. En el menú contextual, toca en “Obtener información”.
4. Busca el apartado “Abrir siempre con esta aplicación” (debajo de la previsualización) y toca el menú emergente para elegir la app que prefieras.
5. Confirma el aviso que aparece para cambiar la app por omisión para ese tipo de archivo.

Otra forma práctica, sobre todo si en tu versión de iOS aparecen opciones tipo Vista Previa o Vista rápida, es esta:

1. En Archivos, mantén pulsado el archivo hasta que salga el menú contextual.
2. Toca en “Abrir con”.
3. Selecciona “Vista previa con Vista rápida” u otra opción que quieras usar siempre desde Archivos.

La clave está en que tendrás que repetir este proceso para cada tipo de archivo distinto: una vez para imágenes, otra para vídeos, otra para PDFs, etc. Pero cuando lo haces, la próxima vez que pulses sobre un archivo de ese tipo se abrirá justo con la app que hayas elegido.

Funciones avanzadas de la app Archivos: mucho más que un explorador

Archivos no se limita a enseñar carpetas; es un auténtico centro de control para manejar documentos, imágenes, ficheros comprimidos y mucho más. Si exploras un poco sus menús verás que es posible hacer prácticamente todo lo que antes obligaba a usar un ordenador.

Entre las funciones más útiles de Archivos están:

• Renombrar ficheros y carpetas de manera rápida y organizada.
• Comprimir archivos en formato ZIP para enviarlos por correo o mensajería.
• Descomprimir ZIP en carpetas para acceder a su contenido.
• Reorganizar carpetas, copiar, mover y duplicar archivos sin salir de iOS.
• Marcar PDFs e imágenes con anotaciones: subrayar, firmar, dibujar, etc.
• Abrir documentos sin necesidad de apps externas en muchos casos.
• Entrar en la carpeta de descargas del sistema y ver lo que has bajado desde Safari u otras apps.
• Eliminar archivos no visibles de aplicaciones que ocupan espacio de forma silenciosa.

Si además utilizas apps complementarias como Documents u otras similares, puedes sacarle aún más partido a tu iPhone o iPad: gestionar vídeos, escuchar música, leer PDFs y audiolibros o descomprimir archivos complejos sin tocar el ordenador.

Ventajas reales de usar Archivos frente a otras apps o guardarlo todo “a pelo”

Una de las grandes bazas de Archivos es su integración con todo el ecosistema de Apple. No hay app de terceros que se comunique tan bien con iCloud, con las apps del sistema y con funciones como AirDrop o Mensajes, y eso se nota a diario.

Por ejemplo, si tienes activado iCloud Drive con un plan grande (2 TB, por ejemplo), puedes guardar en la nube todas tus fotos, documentos de trabajo, archivos personales y mucho más. Basta con organizar tus carpetas dentro de iCloud Drive desde Archivos para que estén siempre disponibles en tu iPhone, iPad y Mac sin que tengas que pensar en sincronizaciones raras.

Otro punto fuerte es la accesibilidad. Si quieres enseñar una foto o un documento a alguien, solo tienes que ir a la carpeta correspondiente en Archivos y compartirlo al momento por AirDrop, iMessage, correo electrónico o el método que te venga mejor.

Archivos también te deja aplicar etiquetas de colores a tus carpetas y documentos. Con un sistema de colores (rojo para fotos, azul para trabajo, verde para temas personales, por ejemplo) puedes tenerlo todo a golpe de vista y encontrar lo que buscas en segundos.

La opción de compartir documentos con otras personas es otra de las joyas de la corona: puedes invitar a alguien por correo o enlace para que trabaje contigo en un archivo en tiempo real, igual que en Google Drive, pero sin salir del ecosistema Apple.

Y por último, frente a la alternativa de tenerlo todo guardado solo en la memoria del teléfono, usar Archivos con iCloud u otras nubes te evita sustos si cambias de dispositivo, te quedas sin espacio o pierdes el móvil. Todo viaja contigo mientras tu cuenta siga activa.

iCloud, almacenamiento local y otras nubes: cómo organizarte sin volverte loco

Cuando abres Archivos ves varias “ubicaciones” distintas, y es normal que al principio desconcierten un poco. La diferencia clave es saber qué está en el dispositivo, qué está en la nube de Apple y qué está en otras nubes para no duplicar cosas ni perder espacio.

Las ubicaciones principales suelen ser:

• En mi iPhone / En mi iPad: archivos guardados físicamente en la memoria del dispositivo.
• iCloud Drive: tu nube de Apple, accesible desde cualquier equipo con tu Apple ID.
• Servicios de terceros: Box, Dropbox, OneDrive, Google Drive, Adobe Creative Cloud, etc.

Una forma muy cómoda de trabajar es ir migrando poco a poco tus documentos a iCloud Drive. Esto te permite acceder a ellos desde el Mac, desde otro iPhone o desde un iPad diferente sin que tengas que copiarlos manualmente. El problema es que la cuenta gratuita solo ofrece 5 GB.

Si necesitas más, Apple ofrece planes de pago: 50 GB por 0,99 €, 200 GB por 2,99 € y 2 TB por 9,99 € al mes aproximadamente, tarifas que suelen ser suficientes para la mayoría de usuarios. Aun así, mucha gente opina que Apple debería regalar tantos gigas en la nube como la capacidad del iPhone que compres, lo cual tendría bastante sentido en la práctica.

La buena noticia es que no estás obligado a quedarte solo con iCloud. Puedes añadir tus cuentas de Dropbox, OneDrive, Google Drive u otras y usarlas desde Archivos como si fueran carpetas más. Así aprovechas nubes que ya pagas o planes gratuitos más generosos.

Cuando guardas documentos en la nube, ganas la posibilidad de acceder a ellos desde cualquier dispositivo y liberar memoria del iPhone. Eso sí, conviene revisar de vez en cuando qué se queda en local y qué se queda solo online para no saturar ni una cosa ni la otra.

Dónde se guardan las descargas en iOS y cómo encontrarlas

En un ordenador lo normal es tener una carpeta de “Descargas” bien visible, pero en iPhone no hay una carpeta con ese nombre en la pantalla de inicio. Esto hace que mucha gente piense que lo que baja de internet desaparece, cuando en realidad está perfectamente guardado en Archivos.

Si navegas con Safari o con otras apps y descargas PDFs, documentos o cualquier fichero, el proceso es el siguiente: al iniciar la descarga, aparece un icono con una flecha hacia abajo junto a la barra de direcciones de Safari. Si tocas esa flecha, verás un pequeño listado de descargas activas o recientes.

Desde ese listado puedes abrir el archivo directamente, compartirlo, mostrarlo en su carpeta u analizar archivos sospechosos. Sin embargo, la forma más clara de localizar descargas una vez pasado un tiempo es ir directamente a la app Archivos.

Dentro de Archivos, las descargas suelen estar en uno de estos dos sitios:

• En mi iPhone > Descargas: si las has configurado para que se guarden en local.
• iCloud Drive > Descargas: si se almacenan en la nube, accesibles también desde otros dispositivos.

Estas carpetas se pueden añadir a “Favoritos” dentro de Archivos para no tener que buscarlas cada vez. Solo tienes que mantener pulsada la carpeta de Descargas y seleccionar “Favorito” o una opción similar, y aparecerá siempre en la barra lateral.

Cómo cambiar la carpeta de descargas de Safari en iPhone y iPad

Si no te convence que todo lo que descargas vaya a la carpeta actual, puedes modificarla fácilmente desde los ajustes del sistema. Safari permite elegir si quieres usar iCloud, memoria local u otras ubicaciones compatibles como carpeta de descargas por defecto.

Para cambiar la ruta de descarga de Safari:

1. Abre la app Ajustes en tu iPhone o iPad.
2. Desplázate hacia abajo y entra en Safari.
3. Toca en la sección Descargas.
4. Elige entre iCloud Drive, “En mi iPhone” u otra ubicación compatible (por ejemplo, dentro de una nube de terceros).

Si eliges iCloud Drive como destino, las descargas se sincronizarán con el resto de tus dispositivos. Si prefieres “En mi iPhone”, se guardarán solo en la memoria interna. Y si usas un servicio como Dropbox u OneDrive, quedarán allí organizadas según tu estructura de carpetas.

Este comportamiento se parece bastante a lo que ocurre en Mac: tienes una carpeta de descargas definida y eres tú quien decide si luego limpias, mueves o archivas esos ficheros. Conviene revisar esa carpeta con cierta frecuencia, porque suele llenarse de archivos que solo necesitaste una vez.

Problemas frecuentes con archivos en iOS y cómo minimizarlos

Con toda la potencia que ha ganado iOS para manejar archivos también han aparecido algunos quebraderos de cabeza. Uno de los más molestos es cuando una app se congela mientras estás editando un documento y, al volver, parte o todo lo que habías escrito ha desaparecido, sin opción clara de recuperación.

Algunos usuarios han perdido trabajos importantes por este motivo, sobre todo al editar archivos de texto largos dentro de ciertas aplicaciones que no guardan cambios en segundo plano. Lo más prudente es acostumbrarse a trabajar con apps que tengan guardado automático y versiones en la nube, como Notas, Pages u otras herramientas ofimáticas bien integradas con iCloud o servicios tipo Google Drive.

Si estás trabajando en un archivo desde Archivos con una app externa, es recomendable guardar cada cierto tiempo o duplicar el documento antes de hacer cambios grandes. También puede ayudar desactivar de fondo apps muy pesadas para evitar que el sistema cierre la que estás usando por falta de memoria.

Otro lío habitual surge cuando los archivos empiezan a abrirse en aplicaciones inesperadas. Si cada vídeo se abre en un reproductor distinto o cada imagen salta a una app concreta sin preguntarte, revisa las opciones de “Abrir con” y “Abrir siempre con esta aplicación” como hemos visto, para unificar la experiencia.

Por último, muchos usuarios se encuentran con que el almacenamiento del iPhone se llena sin entender muy bien por qué. Archivos te ayuda a localizar documentos grandes, ZIPs olvidados, descargas antiguas y archivos ocultos de aplicaciones que puedes borrar sin miedo cuando ya no los necesitas.

Al final, conocer bien la app Archivos, saber dónde van las descargas, cómo se elige la app por defecto para cada tipo de fichero y qué ventajas ofrece iCloud frente al almacenamiento local te permite trabajar con tu iPhone o iPad casi como si fuera un ordenador, pero con la comodidad de llevarlo siempre encima, evitando pérdidas de documentos, problemas de espacio y aperturas extrañas en aplicaciones que no te interesan.