Cómo fusionar varias hojas de Excel en una sola: todas las opciones

Si sueles trabajar con muchos libros de cálculo, seguro que más de una vez te has visto copiando y pegando como si no hubiera un mañana para juntar información desperdigada en varias pestañas. Fusionar varias hojas de Excel en una sola no solo ahorra tiempo: también reduce errores, facilita los informes y te permite analizar los datos con mucha más comodidad.

La buena noticia es que no estás limitado al típico copiar y pegar. Excel y algunas herramientas externas ofrecen varios métodos para combinar hojas de un mismo archivo, de varios libros distintos, con o sin duplicados, e incluso basándose en columnas comunes como un identificador de producto. Vamos a ver, paso a paso, todas las alternativas prácticas y qué te conviene usar en cada caso.

Qué opciones tienes para juntar varias hojas de Excel

Antes de meternos de lleno con los pasos, viene bien tener claro el panorama. Existen enfoques muy diferentes para unificar hojas de cálculo: desde funciones internas de Excel (Consolidar, Power Query) hasta macros en VBA o servicios web externos y soluciones de automatización como Coupler.io o ASPOSE.

El mejor método dependerá de si tus tablas tienen la misma estructura, si están en el mismo archivo o en carpetas distintas, y de cuánto domines Excel. No es lo mismo reunir totales numéricos para un informe de dirección que enlazar tablas de ventas y finanzas mediante una columna común para hacer un análisis detallado.

Unir datos de varias hojas con la función Consolidar de Excel

Una de las formas más clásicas y menos conocidas de juntar información es usar el comando Consolidar de Excel. Consolidar permite resumir datos numéricos dispersos en varias hojas o libros y agruparlos en una hoja “maestra” con totales, promedios, recuentos, etc.

Imagina que llevas un control de gastos por delegaciones: una hoja por oficina, todas con una tabla de gastos similar. Con la consolidación puedes construir en pocos clics una hoja corporativa que reúna los datos de todas las sedes y calcule sumas, medias, existencias o cualquier otra métrica que necesites.

Excel ofrece dos modos de consolidación: por posición y por categoría. La elección depende de cómo estén organizados tus rangos en las distintas hojas: si las celdas están alineadas en las mismas coordenadas o si te apoyas en etiquetas de filas y columnas.

Consolidar por posición: cuando todas las hojas están “maquetadas” igual

La consolidación por posición funciona muy bien cuando todas las hojas tienen el mismo diseño de tabla: mismas columnas en el mismo orden, mismas filas en la misma secuencia y sin huecos en blanco dentro de la lista de datos.

Para que este sistema vaya fino, revisa cada hoja de origen y asegúrate de que los rangos de datos ocupan exactamente las mismas celdas en todas ellas, sin filas ni columnas vacías intercaladas. Es como superponer varias transparencias: Excel sumará o procesará los datos que caen en la misma “casilla”.

El proceso general es este:

• Abre todas las hojas o libros de origen con los datos que quieres sumar o resumir y comprueba que la tabla esté alineada en cada una.
• En el libro donde quieras mostrar el total, ve a la hoja de destino y selecciona la celda superior izquierda donde quieres que arranque la tabla consolidada.
• En la pestaña de datos, entra en la herramienta adecuada (en versiones en español suele ser Datos > Consolidar).
• En la ventana de Consolidar, escoge en el cuadro Función si quieres sumar, promediar, contar, etc.
• Para cada hoja de origen, selecciona el rango que contiene los datos a consolidar; Excel irá añadiendo cada referencia a la lista de rangos que componen la consolidación.
• Cuando tengas todas las áreas incluidas, pulsa Aceptar para que Excel cree la tabla conjunta con los resultados.

Es un método muy cómodo si necesitas, por ejemplo, obtener un resumen numérico de varias hojas periódicas (meses, delegaciones, proyectos) que comparten estructura idéntica.

Consolidar por categoría: cuando mandan las etiquetas, no la posición

El otro modo de consolidación funciona mejor cuando no todas las hojas tienen las filas y columnas en el mismo orden, pero sí comparten las mismas etiquetas. Aquí Excel se guía por los encabezados de filas y columnas para saber qué debe sumar con qué.

Este enfoque es ideal si tus tablas son listas de datos sin huecos vacíos pero con pequeñas diferencias de orden, siempre que los nombres de las categorías estén escritos de forma coherente. Si en una hoja pones “Prom.” y en otra “Promedio”, Excel las tratará como campos distintos y no los combinará.

Para usar la consolidación por categoría:

• Abre todas las hojas de origen que contengan los datos a agrupar.
• En la hoja donde quieras ver el resumen, selecciona de nuevo la celda superior izquierda del rango de salida.
• Accede de nuevo a Datos > Consolidar y elige la función que quieras (suma, promedio, etc.).
• Marca las casillas que indican dónde están las etiquetas: Fila superior, Columna izquierda o ambas, según cómo estén tus encabezados.
• Para cada hoja de origen, selecciona el rango de datos incluyendo las filas o columnas donde están las etiquetas, de forma que Excel pueda reconocer las categorías.
• Una vez añadidos todos los rangos, confirma con Aceptar para que se genere la tabla consolidada.

De esta manera puedes fusionar datos numéricos que comparten categorías aunque no estén perfectamente alineados en todas las hojas, siempre y cuando los nombres de columnas y filas sean consistentes.

Combinar varias hojas de Excel manualmente desde el propio programa

Si lo que quieres no es tanto consolidar valores sino tener en un solo libro varias hojas que ahora mismo están en archivos separados, Excel también te lo pone relativamente fácil con las opciones de mover o copiar hojas.

El método más básico consiste en abrir los archivos implicados y, desde la hoja que quieres duplicar, usar la opción de formato para mover o copiar. Es un enfoque sencillo que no necesita fórmulas ni automatizaciones, perfecto cuando son pocas hojas.

Los pasos, a grandes rasgos, son:

• Abre todas las hojas de Excel que quieras unificar en un mismo libro.
• Colócate en la pestaña de la hoja que quieres copiar hacia otro libro.
• Ve a la pestaña Inicio y, dentro del bloque de Celdas, entra en la opción Formato, donde aparece el comando para mover o copiar hoja.
• En el cuadro que aparecerá podrás elegir a qué libro enviar la hoja (uno ya abierto o un nuevo libro que se creará) y en qué posición colocarla.
• Asegúrate de activar la casilla Crear una copia si quieres que la hoja original permanezca en su archivo de origen.

Cuando las hojas que quieres juntar ya están todas en el mismo libro, también puedes seleccionar varias pestañas a la vez usando Ctrl (para elegir hojas sueltas) o Shift (para rangos consecutivos) y repetir el proceso de mover o copiar. Así puedes recopilar en un único archivo diferentes hojas de varios libros sin perder las originales.

Unir varias hojas desde distintos archivos mediante código VBA

Cuando los datos están muy dispersos en muchos ficheros y quieres automatizar el proceso, VBA (Visual Basic for Applications) es una navaja suiza muy potente. Con una macro puedes abrir una carpeta llena de libros de Excel y copiar todas sus hojas a un archivo principal en cuestión de segundos.

Eso sí, no nos vamos a engañar: usar macros requiere cierto nivel de comodidad con el código. No hace falta ser programador profesional, pero sí saber abrir el editor de Visual Basic, pegar una macro y ejecutarla sin miedo.

Un ejemplo típico de macro para fusionar hojas de varios archivos hace lo siguiente: abre un cuadro de selección de archivos, te permite elegir varios libros, abre cada archivo, recorre todas sus hojas y las va copiando al final del libro principal, y al terminar cierra los libros de origen.

El flujo de trabajo es parecido al siguiente:

• Crea un libro nuevo que actuará como archivo “maestro”.
• Pulsa ALT + F11 para abrir el Editor de Visual Basic.
• Inserta un Módulo nuevo y pega el código de la macro que se encargará de recorrer los libros y copiar las hojas.
• Guarda el archivo como libro habilitado para macros y ejecuta la macro (F5) desde el editor.
• Cuando aparezca el explorador, selecciona los archivos Excel que contienen las hojas a unificar y acepta.

Tras unos momentos, verás que en tu libro principal han aparecido todas las hojas de los archivos que has elegido, colocadas una detrás de otra. A partir de ahí puedes reorganizar, renombrar o depurar lo que necesites.

Otra variante muy utilizada es un script VBA que recorre automáticamente todos los archivos .xlsx de una carpeta determinada, los abre uno a uno y copia sus hojas a tu libro principal. Es un enfoque fantástico cuando vas a repetir la operación con frecuencia y siempre guardas los informes en la misma carpeta.

Mostrar datos de varias hojas en una maestra con la herramienta Consolidar

Además de copiar hojas enteras, muchas veces lo que buscas es tener una sola hoja maestra con los datos resumidos de muchas hojas, sin necesidad de manipular manualmente cada pestaña. Ahí vuelve a entrar en juego la función de consolidación de Excel.

La idea es que tengas tus hojas de detalle por separado (por ejemplo, una por mes, o una por área de negocio) y construyas una tabla en la hoja maestra que refleje la suma, el promedio o el recuento de todas ellas. Esta hoja maestra puede ser la base para gráficos, paneles de control o informes periódicos.

Según cómo estén organizados tus datos, puedes optar por consolidación por posición o por categoría, tal y como hemos visto antes. Lo importante es que los rangos de origen estén definidos como listas limpias (sin filas ni columnas vacías intermedias) y que las etiquetas y estructuras sean coherentes entre las distintas hojas.

Este enfoque es especialmente útil cuando manejas grandes volúmenes de información y solo necesitas en la hoja maestra un resumen y no todo el detalle línea por línea. Aun así, siempre puedes mantener las hojas originales con el detalle por si necesitas profundizar más adelante.

Fusionar varias hojas sin duplicados: combinar y limpiar

Otra situación muy habitual es cuando fusionas varias hojas con registros similares (por ejemplo, listados de clientes, productos o movimientos) y te aparecen filas repetidas después de juntar todo. Excel no tiene un botón mágico que combine hojas y a la vez elimine duplicados, pero sí puedes encadenar dos herramientas para conseguirlo.

La idea está clara: primero combinas las hojas (con Copiar y Pegar, con Power Query, con Coupler.io o con el método que prefieras) para tener todos los datos juntos en una tabla; una vez hecho esto, pasas a depurar la tabla usando la opción Quitar duplicados del propio Excel.

Para hacerlo desde la cinta de opciones:

• Selecciona la tabla donde tienes los datos ya fusionados.
• Ve a la pestaña Datos y dentro del grupo Herramientas de datos haz clic en Quitar duplicados.
• En la ventana que aparece, marca o desmarca Mis datos tienen encabezados según corresponda, para que Excel distinga bien las cabeceras.
• Elige qué columnas quieres usar para detectar registros repetidos; si seleccionas todas las columnas, solo se borrarán las filas que coincidan en todos los campos.
• Acepta y Excel te mostrará cuántos duplicados ha eliminado y cuántos valores únicos quedan.

Con esta combinación de fusión + limpieza, terminas con una única tabla depurada sin repeticiones, perfecta para informes, tablas dinámicas o exportaciones a otros sistemas.

Fusionar hojas de Excel basándose en una columna común

En muchos escenarios reales no solo quieres apilar registros, sino enlazar información complementaria repartida en tablas distintas. Por ejemplo, una tabla de finanzas con importes asociados a un ID de producto y otra tabla de ventas con detalles del mismo producto; lo lógico es querer juntarlas usando esa clave común.

Hay dos grandes formas de hacer esto en un entorno de usuario: utilizando una herramienta externa como Coupler.io, que automatiza la unión, o tirando de Power Query, que viene integrado en Excel moderno y también permite combinaciones tipo base de datos (joins) entre tablas.

Método con Coupler.io para unir hojas por una columna

Coupler.io es una solución en la nube pensada para automatizar informes y mover datos entre distintas fuentes. Entre sus funciones, permite importar varias hojas de Excel, combinarlas y cargar el resultado en otra hoja o incluso en herramientas de análisis como BigQuery o Looker Studio.

Si quieres unir, por ejemplo, una hoja llamada “Finance Table” y otra “Sales Table” basándote en la columna Product ID, el flujo típico sería este:

• En Coupler.io eliges tanto el origen como el destino como Microsoft Excel en el formulario inicial y continúas.
• Conectas tu cuenta de Microsoft, seleccionas el archivo de Excel y eliges como primera fuente la hoja Finance Table.
• Usas la opción de conectar otra fuente para añadir la segunda hoja, en este caso Sales Table, del mismo archivo o de otro.
• En el paso de configuración de combinación, escoges el tipo de operación: Append (para apilar tablas con la misma estructura) o Join (para emparejar datos mediante una columna de identificador único).
• Seleccionas Join y defines como columna clave “Product ID” en ambas hojas.
• Revisas la vista previa de los datos ya unidos y ajustas las columnas que quieres conservar.

Después, en el apartado de destino, eliges el archivo y la hoja de Excel donde se guardará la tabla combinada. Puedes programar actualizaciones automáticas para que Coupler.io refresque los datos periódicamente sin que tengas que repetir todo el proceso manualmente.

Unir hojas con Power Query a partir de una columna común

Si prefieres quedarte dentro del ecosistema de Excel, Power Query es la herramienta perfecta para combinar tablas basadas en columnas coincidentes. Es un complemento gratuito en Excel 2010 y 2013, y una función integrada a partir de Excel 2016.

Supongamos de nuevo que tienes dos tablas: una en la hoja “Finance Table” y otra en “Sales Table”, ambas con la columna “Product ID”. El objetivo es crear una única tabla que reúna los datos de las dos basándose en ese identificador.

El proceso se puede dividir en varios pasos:

Paso 1: Crear las conexiones de Power Query

• En tu libro de Excel, sitúate en la primera tabla (por ejemplo, en una celda de la hoja “Sales Table”).
• En la pestaña Datos, en la sección Obtener y transformar, elige la opción Desde tabla o rango para cargar esa tabla en Power Query.
• En el cuadro que se abre, marca o desmarca Mi tabla tiene encabezados según corresponda; en la mayoría de los casos, dejarás esta casilla activada.
• Se abrirá el Editor de Power Query. Si no quieres cargar todavía la tabla al libro, selecciona Cerrar y cargar en… y marca la opción Solo crear conexión.
• Repite el proceso con la otra hoja (por ejemplo, “Finance Table”) para crear su correspondiente conexión. En el panel de consultas del libro verás ahora ambas conexiones.

Paso 2: Fusionar las consultas con una columna común

• En Excel, selecciona cualquiera de las consultas y ve a Datos > Nueva consulta (o directamente desde el panel de consultas) > Combinar consultas > Combinar.
• En la ventana de combinación, elige como primera tabla “Finance Table” y como segunda “Sales Table”.
• En cada tabla, haz clic en la columna “Product ID” para marcarla como campo coincidente; verás que se resalta cuando la selección se realiza correctamente.
• Deja el tipo de combinación (join) por defecto o ajusta el que necesites (por ejemplo, combinación interna, izquierda, etc.).
• Acepta para que Power Query genere una nueva consulta con una columna adicional que contiene, para cada fila, la tabla relacionada de “Sales Table”.

Paso 3: Expandir las columnas de la tabla combinada

• En el Editor de Power Query, verás una columna con el nombre de la segunda tabla, que contiene la palabra “Table” en cada fila.
• Pulsa el icono con las dos flechas al lado del nombre de esa columna para expandirla.
• En el cuadro emergente, selecciona qué columnas de la tabla “Sales Table” quieres añadir a la combinación (por ejemplo, “Items” e “Amount ($)”).
• Si no quieres que el nombre de la tabla original aparezca como prefijo en los campos, desmarca la casilla de usar el nombre de columna original como prefijo y acepta.

Paso 4: Cargar la tabla fusionada en Excel

• Con la tabla ya combinada y limpia en el Editor de Power Query, ve a Cerrar y cargar en….
• Elige si quieres cargar los datos como tabla en una nueva hoja o en una hoja existente, según te convenga organizar tu libro.

Al terminar, tendrás en Excel una tabla lista con los datos de ambas hojas enlazados por la columna común, con todos los campos que hayas seleccionado en el paso de expansión.

Usar Consultas y Conexiones para juntar hojas del mismo archivo

Muchos usuarios descubren casi por accidente que las Consultas y Conexiones de Excel permiten combinar fácilmente varias hojas de un mismo archivo, siempre que compartan estructura. Esta función se apoya en Power Query, pero la interfaz es bastante amigable.

Si, por ejemplo, tienes tres hojas con las mismas columnas (Fecha – Artículo – Valor) y quieres listar todos los registros en una sola tabla ordenada por fecha, este enfoque es muy práctico y flexible.

Los pasos típicos serían:

• En la pestaña Datos, elige Nueva consulta (o “Obtener datos”, según tu versión) > Desde archivo > Desde libro.
• Selecciona el archivo de Excel que contiene las hojas que quieres combinar; puede ser incluso el propio libro en el que estás trabajando.
• En el Navegador, activa la casilla de Seleccionar varios elementos y marca todas las hojas que quieras incluir.
• Haz clic en Transformar datos para abrir las tablas en el Editor de Power Query.
• En cada consulta, elimina las columnas que no necesites y asegúrate de que todas las tablas tienen exactamente la misma estructura (mismas columnas, mismo tipo de datos).
• Usa las opciones del menú Inicio en Power Query para anexar (append) las consultas, de forma que al final tengas una única consulta que contenga las filas de todas las hojas.
• Cuando la consulta final esté lista, pulsa Cerrar y cargar para que se añada al libro como tabla en una hoja nueva.

A partir de ahí puedes ordenar por fecha, aplicar colores según el origen de los datos o incluso añadir una columna que identifique de qué hoja viene cada registro, lo cual es muy útil para análisis más avanzados.